Влияние формальных и неформальных структур на эффективность деятельности организации

    В обиходной речи слово «формальный» имеет негативный оттенок, означающий не заинтересованность в результатах, равнодушное отношение к выполнению должностных обязанностей. И действительно, злоупотребление формальностями ведет  кразличного рода бюрократическим  извращениям. Однако формальное имеет  ряд достоинств:

– делает общим достоянием полученные знания и, основывающиеся на них, передовые  технологии и приемы работ;

– устанавливает  единые нормы и правила для  всех, чем исключает произвол и  способствует объективизации деятельности;

– обеспечивает «прозрачность» постановки дела для  контроля и гласность для взаимодействия с общественностью, что, безусловно, важно для демократизации управления.

     Таким образом, формальная группа имеет следующие  особенности:

1. Она  рациональна, т.е. в основе ее  лежит принцип целесообразности, сознательного движения к известной  цели;

2. Она  безлична, т.е. рассчитана на индивидов,  отношения между которыми устанавливаются  по составленной программе. 

     Структура и тип формальной организации  стоятся руководством сознательно  с помощью проектирования, в то время как структура и тип  неформальной организации возникают  в результате социального взаимодействия. Люди, вступая в формальную организацию, как правило, либо хотят осуществлять цели организации, либо им нужно вознаграждение в виде дохода, либо ими руководят соображения престижа, связанные с принадлежностью к этой организации. У них также имеются причины и для вступления в группы и неформальные организации, к которым относится чувство принадлежности, взаимопомощь, взаимозащита, тесное общение и заинтересованность, но люди часто не осознают их.

     Формальная  организация – это предварительно спланированная структура полномочий и функций, которая устанавливается  на основе сложившегося взаимодействия между компонентамиорганизации. Она  ориентирована на достижение приемлемого  уровня производства и общих целей  организации. Формальная структура  определяет всю систему отношений  и набор функций, позволяющих  осуществлять целенаправленную деятельность.

     Формальная  организация создается по воле руководства. Но как только она создана, она  становится также и социальной средой, где люди взаимодействуют отнюдь не по предписаниям руководства. Люди из разных подгрупп общаются за чашкой кофе, во время собраний, за обедом и после работы. Из социальных взаимоотношений рождается множество дружественных групп, неформальных групп, которые все вместе

представляют  неформальную организацию.  
 
 
 
 

3. Неформальные  группы

     Неформальные  группы представляют собой спонтанно (самопроизвольно) сложившуюся систему  социальных связей, норм, действий, являющихся продуктом более или менее  длительного межличностного общения. Они возникают в следствии принципиальной неполноты формальных групп, поскольку должностными инструкциями все возможные ситуации, какие могут случиться, предусмотреть попросту невозможно, а формализовать все субъективные представления в качестве норм для регуляции общественных отношений возможно только при тоталитарных политических режимах.

     Неформальные  группы создаются не распоряжениями руководства и формальными постановлениями, а членами организации в соответствии с их взаимными симпатиями, общими интересами, одинаковыми увлечениями  привычками и т.п. Данные группы существуют во всех организациях, хотя они не представлены в схемах, отражающих строение организации, ее структуру.

     Неформальные  группы обычно имеют свои неписаные  правила и нормы поведения, люди хорошо знают, кто входит в их неформальную группу, а кто нет. В неформальных группах складывается определенное распределение ролей и позиций. Обычно эти группы имеют явно или  неявно выраженного лидера. Во многих случаях неформальные группы могут  оказывать на своих членов влияние  равное или даже большее, чем формальные структуры.

Неформальная  группа проявляется в двух разновидностях:

1. Представляет собой вне формальную организацию, в которой неформализованные служебные отношения несут функциональное (производственное) содержание, и существуют параллельно с формальной организацией. Например, оптимальная система деловых связей, стихийно складывающейся между работниками, некоторые формы рационализации и изобретательства, способы принятия решения и т.д.

2. Представляет  социально-психологическую организацию,  выступающую в виде межличностных  связей, возникающих на основе  взаимного интереса индивидов  друг к другу вне связи с  функциональными нуждами, т.е.  непосредственная, стихийно возникающая  общность людей, основанная на  личном выборе связей и ассоциаций  между ними, например, товарищеские  отношения, любительские группы, отношения престижа, лидерства, симпатий  и т.д. 

    Неформальная  организация – это спонтанно  образовавшаяся группа людей, которые  вступают в регулярное взаимодействие для достижения определенной цели. Как и у формальных организаций, эти цели являются причиной существования  такой неформальной организации. Но наиболее существенными чертами формальной группы являются наличие поставленной высшим руководством организации перед группой задачи, а также формально закрепленной, максимально стандартизованной системы поведенческих норм, санкций, ролевых требований⁶.

     Важно понять, что в большой организации  существует не одна неформальная организация. Большинство из них свободно объединены в своего рода сеть. Поэтому некоторые  авторы считают, что неформальная организация  – это, по существу, сеть неформальных организаций. Для образования таких  групп особенно благоприятна трудовая среда. Благодаря формальной структуре  организации и ее задачам, одни и  те же люди обычно собираются вместе каждый день, иногда на протяжении многих лет. Люди, которые в других условиях вряд ли бы даже встретились, часто  вынуждены проводить больше времени  в обществе своих коллег, чем в  своей собственной семье. Более  того, характер задач, которые они  решают, во многих случаях заставляет их часто общаться и взаимодействовать друг с другом. Члены одной организации во многих аспектах зависят друг от друга. Естественным результатом этого интенсивного социального взаимодействия является спонтанное возникновение неформальных организаций.

     Самой первой причиной вступления в неформальную группу является удовлетворение потребности  в чувстве принадлежности. Люди, чья работа не дает возможности устанавливать  и поддерживать социальные контакты, склонны бытьнеудовлетворенными. Возможность  принадлежать к группе, поддержка  с ее стороны тесно связаны  с удовлетворенностью сотрудника. И  все же, несмотря на то, что потребность  в принадлежности широко признается, большинство формальных организаций  сознательно лишают людей возможностей социальных контактов. Поэтому люди часто вынуждены обращаться к  неформальным организациям, чтобы эти  контакты обрести.

     В идеальном варианте подчиненные  должны иметь возможность без  всякого стеснения обращаться к  своему непосредственному начальству за советом или для обсуждения своих проблем. Если этого не происходит, то начальнику следует внимательно  разобраться в своих взаимоотношениях с подчиненными. Многие люди считают, что их начальник в формальной организации плохо о них подумает, если они будут спрашивать его, как  им выполнить определенную работу. Другие бояться критики. Более того, в каждой организации есть множество  неписаных правил, которые касаются мелких процедурных вопросов, как, например: каково отношение начальника к болтовне и шуткам, как следует одеваться, чтобы заслужить всеобщее одобрение, а также, насколько все эти  правила обязательны. В этих и  других ситуациях люди часто предпочитают прибегать к помощи своих коллег. Например, новый рабочий скорее попросит другого рабочего объяснить ему, как произвести ту или иную операцию, чем обратится к руководителю. Это приводит к тому, что новые  рабочие тоже стремятся участвовать  в уже сформировавшейся социальной группе, где есть опытные рабочие. Получение помощи от коллеги полезно обоим: и тому, кто получил ее, и тому, кто ее оказал. В результате оказания помощи дающий ее приобретает престиж и самоуважение, а получающий – необходимое руководство к действию.

     Потребность в защите также является важной причиной вступления людей в те или иные группы. Хотя сегодня редко можно  говорить о существовании реальной физической опасности на рабочих  местах, самые первые профсоюзы зародились именно в социальных группах, которые  собирались в пивных и обсуждали свои претензии к начальству. И сегодня члены неформальных организаций защищают друг друга от причиняющих им вред правил. Эта защитная функция приобретает еще более важное значение, когда начальству не доверяют.

     Необходимость в общении возникает потому, что  люди хотят знать, что происходит вокруг них, особенно, если это затрагивает  их работу. И все же во многих формальных организациях система внутренних контактов  довольно слабая, а иногда руководство  намеренно скрывает от своих подчиненных  определенную информацию.

     Поэтому одной из важных причин принадлежности к неформальной организации является доступ к неформальному каналу поступления  информации – слухам. Это может  удовлетворить потребности отдельной  личности в психологической защите и принадлежности, а также обеспечить ей более быстрый доступ к нужной для работы информации.

     Люди  также часто присоединяются к  неформальным группам просто для  того, чтобы быть ближе к тем, кому они симпатизируют. Они могут  ходить вместе обедать, обсуждать свои рабочие и личные дела во время  перерывов, или обращаться к начальству с просьбой о повышении зарплаты и улучшении условий работы. Люди скорее склонны устанавливать более  тесные отношения с другими людьми, находящимися в непосредственной близости к ним, чем с теми, кто находиться на расстоянии нескольких метров. На работе люди склонны взаимодействовать  с теми, кто рядом. Людей обычно тянет к тем, кто, по их мнению, может удовлетворить их потребность в принадлежности, компетентности, защите, уважении и др.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 2. Особенности функционирования формальных и неформальных структур в организации и их влияние на ее деятельность.

2.1. Функционирование  формальных  и  неформальных групп  в организации

Формальная  организация – это предварительно спланированная структура полномочий и функций, которая устанавливается  на основе сложившегося взаимодействия между компонентамиорганизации. Она  ориентирована на достижение приемлемого  уровня производства и общих целей  организации. Формальная структура  определяет всю систему отношений  и набор функций, позволяющих  осуществлять целенаправленную деятельность.

      Формальная  организация характеризуется определенной степенью стандартизации трудовых функций. Существуют их исчерпывающие описания, множество организационных правил, четко определенные процедуры, охватывающие трудовой процесс в организации, где степень формализации высока. Чем выше уровень стандартизации трудовых функций, тем меньше должен быть личный вклад каждого работника  в конечный результат. Стандартизация не только не способствует альтернативному  поведению работников, но и устраняет  всякую необходимость каких-либо альтернатив. В разных организациях степень формализации различна.

       Формальная организация создается  по заранее выработанному плану.  Главной функцией формальной  организации является соединение  людей со средствами и целями  коллективного труда. Преимущества  формальных организаций - то, что  они обеспечивают максимальную  эффективность деятельности за  счет определенного ограничения  разнообразия, т.е. они направляют  усилия людей в узкое русло  выполнения целей и задач организации.  Также они создают целостность  коллектива как единого организма  со своими законами и правилами  жизни. Формальная организация  стремится к стиранию личностных  характеристик людей и использования  их в сугубо функциональных целях. Главные задачи формальной организации – наиболее рационально организовать выполнение целей и задач

     Формальные  группы создаются для осуществления  производственной деятельности в соответствии с выбранной по воле руководителя организации. Они имеют формально  назначенного руководителя, формальную структуру, позицию внутри группы, их задачи и функции описаны и  формально закреплены в соответствующих  документах. Эти группы могут быть созданы как на постоянной, так  и временной основе.

     В организации существует три основных типа групп: группы руководителей, рабочие  группы и комитеты.

     Группа  руководителя состоит из руководителя и его непосредственных подчиненных, которые, в свою очередь, также могут  быть руководителями. Президент компании и старшие вице-президенты – вот  типичная командная группа.

     Второй  тип формальной группы – это рабочая  группа. Она обычно состоит из лиц, вместе работающих над одним и  тем же заданием. Хотя у них есть общий руководитель, эти группы отличаются от командной группы тем, что у  них значительно больше самостоятельности  в планировании и осуществлении  своего труда.