Анализ автоматизированной системы управления гостиницы

Основными требованиями гостиниц к системам автоматизации являются:

• Мощные функциональные возможности управления тарифной политикой, номерным фондом и обслуживанием гостей;S
• Использование всех существующих каналов продаж гостиничных услуг (интернет, GDS, call– центры, и т.п.);
• Широкие возможности финансового контроля и аудита;
• Управление множеством центров прибыли (номерной фонд, рестораны, бары, фитнес, прачечная, бизнес-центр и т.п.);S
• Организация проведения мероприятий (конгрессов, банкетов, конференций);S
• Наличие интерфейсов с системами автоматической авторизации кредитных карт;
• Наличие интерфейсов с периферийными системами (интерактивное ТВ, телефония, замки, минибары, управление энергетикой);
• Возможность реализации программ постоянных гостей и участие в бонусных программах авиакомпаний;
• Расчет причитающихся турагентствам комиссионных платежей;
• Возможность осуществлять групповое бронирование с гибкой системой индивидуальных расчетов с гостями;S
• Надежность и отказоустойчивость;
• Сопровождение и круглосуточная поддержка;
• Постоянное развитие систем в соответствие с требованиями рынка.

Все перечисленные  сферы деятельности гостиницы автоматизируются в единую систему, тем самым обеспечивая  комплексное управление всех отделов  гостиницы. Система подбирается  для каждого отеля отдельно, исходя их индивидуальных особенностей гостиницы: размер номерного фонда; наличие дополнительных услуг, предлагаемых гостям; местонахождение; контингент гостей Sи др.

Оптимальный выбор  системы автоматизации позволяет  управляющим отеля получить не один положительный результат. Информационные технологии помогают работать различным службам отеля быстро, слаженно и эффективно, улучшают общение между гостями, персоналом и руководящим составом, помогают снизить затраты на обслуживание отеля, повысив его доходность и, самое главное, позволяют предоставлять гостям сервис самого высокого уровня. Кроме того, автоматизированные системы управления отелем позволяют оптимально использовать ресурсы гостиницы, в частности ее номерной фонд, до минимума сократить время на обработку данных.

В конечном счете  автоматизация гостиницы позволяют гибко и быстро реагировать на рыночные изменения, своевременно видеть наиболее востребованные услуги, предугадывать пожелания гостей, завоевывая тем самым их расположение, а значит идти на один шаг впереди своих конкурентов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 3: Применение информационных технологий в гостиничном бизнесе.

3.1 Современные комплексные информационные  системы класса ERP.

Предприятия индустрии  гостеприимства осваивают все большее  количество ранее не свойственных им видов деятельности, что ведет к серьезной реорганизации. Многие современные отели уже сейчас представляют собой не одну компанию, а группу компаний, объединенных в холдинговую структуру. Управление таким комплексом с огромным количеством ресурсов и финансовых потоков становится более сложной задачей. Если раньше в центре внимания руководства отеля находились вопросы управления номерным фондом, то сейчас акценты смещаются на управление всеми ресурсами предприятия, предлагающего множество услуг (номерной фонд – всего лишь один из ресурсов) и организацию эффективного финансового менеджмента. Установленные в гостиницах информационные системы часто перестают соответствовать насущным потребностям бизнеса уже сегодня, не говоря уже о ближайших перспективах. Положение усугубляется тем, что, вместо единого комплексного решения в отелях ставится несколько разрозненных программных продуктов.

Одним из выходов  сложившейся ситуации является использование  решения на базе современной комплексной  информационной системы (класса ERP), обеспечивающей автоматизацию всех бизнес-процессов гостиничного комплекса, эффективное планирование и всесторонний анализ результатов деятельности.

Преимущества  такого решения очевидны. Во-первых, в его центре находится не PMS, а мощный финансовый контур, обеспечивающий ведение полноценного финансового, бухгалтерского и налогового учета, управление закупками, логистикой, персоналом прочими ресурсами предприятия в соответствии с требованиями законодательства и потребностями бизнеса. Во-вторых, благодаря открытой платформе ERP-система обеспечивает возможность эволюции решения вместе с развитием бизнеса без привлечения серьезных дополнительных инвестиций. В-третьих, только полностью интегрированное решение на базе ERP-системы позволяет анализировать деятельность предприятия. В-четвертых, внедрение ERP-системы, как таковое, значительно повышает инвестиционную привлекательность предприятия, в том числе в глазах иностранных инвесторов.

В настоящее  время на рынке гостиничных услуг  более широко представлены ERP-системы западных производителей, среди которых следует отметить системы управления epitome Enterprise Solutions от корпорации Hotel Information Systems (HIS), ее официальным партнером и дистрибьютором в России является компания Libra International; систему управления отелями Opera и Fidelio V8, от MICROS – FIDELIO, официальный представитель в Москве – компания HRS и другие.

Если рассматривать  структурный состав программных  комплексов, то здесь следует отметить схожую направленность в реализации.

В основе ERP лежит принцип создания единого хранилища данных, содержащего всю деловую информацию, накопленную отелем в процессе ведения деловых операций. Это устраняет необходимость в передаче данных от системы к системе. Кроме того, любая часть информации, которой располагает гостиница, становится одновременно доступной для всех работников, обладающих соответствующими полномочиями.

Концепция ERP стала очень известной, поскольку планирование ресурсов позволило сократить время передачи информации между различными службами отеля (служба бронирования, поселения, служба горничных), снизить уровень товарно-материальных запасов, а также улучшить обратную связь с гостями при одновременной сокращении административного аппарата.

3.2 Стандартный пример автоматизации  служб гостиничного предприятия.

Стандартный программный  продукт представляет собой комплекс систем, которые помогают повысить эффективность работы служб гостиницы:

1. Дирекция гостиницы.

 Автоматизация  помогает руководителю следить  за  всеми службами, тем самым давая возможность непосредственно участвовать в работе гостиницы.

2. Служба приема и размещения.

 Система  позволяет в считанные минуты  заселить и выписать гостя,  без необходимости оформления  множества бумаг, что особенно  важно для гостей, ценящих свое  время.

3. Служба бронирования.

 Система  включает в себя полный спектр  функций, которые не только  помогут  упростить процесс  бронирования и поселения гостей, но и значительно сократить  время на все операции, что  позволит повысить уровень обслуживания.

4. Служба общественного питания.

 Система содержит мощные отчетные возможности, позволяющие осуществлять контроль над действиями персонала, проводить анализ меню, а также финансовый, маркетинговый и статистический анализ.

5. Служба housekeeping.

  К особенности данной системы можно отнести контроль за статусом номера и его изменение через интерфейс с телефонной системой, поиск номера по его статусу, а также можно распределять функции горничных (обычные дни или дни отъезда гостей) для каждого номера и создавать отчеты по действиям персонала, распределять горничных на дневные и вечерние смены, просматривать историю номера.

6. АТС.

 Стыковка  системы управления и АТС позволяет  существенно облегчить работу персонала гостиницы. Среди функций новой интегрированной системы: заселение/выписка гостя с одновременной блокировкой/разблокировкой телефонной линии, побудка, уведомление об ожидающем сообщении (на индикаторе телефонного аппарата) и многое другое.

7. Коммерческий отдел.

 Система  помогает оптимизировать предоставляемые  услуги, проанализировать состояние  гостиничного рынка и изучить более подробно потребности клиентов.

8. Бухгалтерия.

 Система обеспечивает  решение всех задач, стоящих  перед бухгалтерской службой:  введение бухгалтерского и налогового  учета, подготовка всех отчетов,  введение учета инвентаря и  много другое.

 

 

Рис. 4 Структурная схема гостиницы

И этот список далеко не полон, однако представляет основные функции системы, которые помогают успешному функционированию гостиницы.

Рассматривая  гостиничное предприятие как  совокупность функциональных отделов, можно получить следующую структуру  АСУ:

Рис. 5 Пример автоматизации гостиничного предприятия

 В России  в настоящее время существует  довольно много систем автоматизации  гостиничных комплексов. Отличаясь по нескольким характеристикам друг от друга, они, тем не менее, имеют единый ряд компонентов, которые повторяют основные функции любого гостиничного предприятия.

Рассмотрим  некоторые из этих систем:

Fidelio V8

Эта система  способна решать задачи от продаж, бронирования, приёма и размещения гостей, организации конференций и банкетов и управления связями с клиентами до предоставления полных данных для финансового контроля и управленческого учёта деятельности предприятия. Она также имеет определенный набор комплексных систем, которые помогают повысить эффективность работы служб гостиницы:

1. Property Management System – система управления службой приема и размещения;
2. Reservation System – система управления службой бронирования;
3. MICROS Hospitality Management System – система управления службой общественного питания;
4. POS –системы – системы управления кассовыми аппаратами;
5. Fidelio Sales & Gathering - система автоматизации отдела продаж и маркетинга
6. Quality Management Systems – система управления службой housekeeping.

Помимо основных систем, в программе также есть и дополнительные, такие как:

• Customer Relationship Management - система управления связями с клиентами. Это новый расширенный модуль, который  позволит иметь полную картину всех пожеланий и предпочтений  гостей, и соответственно оказывать самый высокий уровень сервиса. Conference and Catering Management – система управления конференций и банкетов;

Кроме того, Fidelio V8 может взаимодействовать с различными системами Micros-Fidelio и третьими системами: системой управления ресторанами, телефонными системами и системами тарификации телефонных звонков, системой автоматических минибаров, системой управления счетами клиентов, системами платного телевидения, системами электронных замков, системой авторизации кредитных карт, а также бухгалтерскими системами, системой Fidelio V8 Material Control (MC) и многими другими.

Все программы Fidelio работают как единая интегрированная система. Она функционирует в операционной среде Windows. Стоимость установки Fidelio  рассчитывается для каждого заказчика индивидуально и в первую очередь зависит от комплектации системы и размеров гостиницы. ¹

Lodging Touch LIBICA – epitome PMS

Система epitome PMS проста в  использовании и обладает необходимой  гибкостью для применения в управлении гостиницами любого типа, категории и размера. Мощный функциональный инструментарий Epitome PMS позволит создать успешную технологию ведения бизнеса гостиницы, повысить финансовые показатели и достичь высокого уровня сервиса для гостей.

Система состоит из следующих  основных модулей:

1. Property Management System – система управления службой приема и размещения;
2. Reservation System – система управления службой бронирования;
3. POS –системы – системы управления кассовыми аппаратами;
4. SquirrelOne POS – система управления ресторанами;
5. Quality Management Systems – система управления службой housekeeping;
6. Accounting Systems – система финансово-бухгалтерского учета;
7. Epitome Business Intelligence – система автоматизации отдела продаж и маркетинга система.