Методи паблік рилейшнз

3. Ефективне  застосування сучасних засобів  комунікації.  

4. Ретельне  визначення критеріїв успіху  вживаних заходів.  

5. Вибір  кваліфікованих керівників і  їх розумне використовування.  
 
 
 

2.1. Інтегрована  теорія спілкування 

У теорії паблік рилейшнз комунікація ділиться на спілкування із співробітниками (так зване «внутрішнє спілкування») і налагодження інформаційного потоку і спілкування з діловими партнерами і громадськістю (так звана «зовнішня  ділова комунікація»).  

У середній або великій компанії є цілком певна система розповсюдження інформації від вищого керівництва до співробітників. Від того, наскільки швидко, точно  і ефективно ця система діє, залежить успіх підприємства. Дослідження, проте, виявили ряд серйозних недоліків  в цій найважливішій ланці  організації управління.  

З'ясувалося, зокрема, що з боку свого заступника керівник може розраховувати на розуміння  не більш 60% інформації, яку він намагається  передати тому з якого-небудь складного, але важливого питання. У свою чергу підлеглий заступника також  зрозуміє не більш 60% того, що намагався  пояснити йому його начальник, і так  далі — до останньої ланки в  керівному ланцюжку. Таким чином, якщо керівництво складається з  п'яти рівнів, наймолодший зрозуміє тільки 13% значення первинного розпорядження. Це відноситься до усного спілкування. При використовуванні письмових  документів результат може бути ще нижчим, оскільки розуміння письмового розпорядження може складати всього 15% на кожному рівні. [7; 247]  

При задієнні декількох каналів спілкування  результат став кращим, ніж при  простому складанні ступеня розуміння  по окремих каналах. Це підтверджує  істину, що якнайкращі результати досягаються, коли інформація з вибраного питання  розповсюджується одночасно по декількох  каналах.  

В даний  час все більш актуальною стає думка про вироблення єдиної інтегрованої теорії спілкування. Підйом інтересу громадськості  до діяльності підприємства, потреба  підприємства, що росте, у виробленні індивідуального стилю, що допомагає  в конкурентній боротьбі, вимоги співробітників, що підвищуються, до умов праці примушують перебудовувати минулу стратегію спілкування. В майбутньому успіх програм  паблік рилейшнз залежатиме від того, наскільки підприємству вдасться привести до єдиної інтегрованої концепції всю  сукупність заходів щодо налагодження двостороннього спілкування.  

Інтеграція  має на увазі не тільки координацію  внутрішнього і зовнішнього спілкування, але і взаємозгоду всіх зусиль підприємства по організації спілкування. Іншими словами, підприємство повинне  «говорити однією мовою» на всіх рівнях.  

Інтегрована ділова комунікація означає використання різних елементів ділового спілкування  так, щоб вони доповнювали і підсилювали  один одного, сприяючи встановленню конструктивного  взаєморозуміння.  

Стратегія ділового спілкування. Як і в інших  областях бізнесу, в діловій комунікації  для досягнення задуманих цілей  виробляється певна стратегія.  

Стратегія у області ділової комунікації  є середньо- і довгострокові програми ухвалення управлінських рішень. Вони повинні чітко, логічно, цілеспрямовано намічати керівництву підприємства рамки для ухвалення рішень і  дозволяти керівникам вибрати з  цілої низки заходів найнеобхідніші в даний момент.  

Однією  з основних цілей сучасної ділової  комунікації є досягнення підприємницької  гнучкості, тобто забезпечення підприємству достатнього простору для прояву ініціативи. Підприємець може легко  втратити контроль над ситуацією, якщо він буде вимушений реагувати  на події без підготовки. Засобами досягнення гнучкості в ухваленні  рішень можуть бути, наприклад, визначення власних тим для контактів  з громадськістю, конструктивні  вимоги до оточуючих, тактично правильне  уміння спілкуватися (опонент вимушений  сам відповідати на питання, а  не задавати їх). Важливим елементом  стратегії паблік рилейшнз служить  точна постановка задачі. Задача повинна  бути не тільки реалістична, але і  співвідноситися з метою фірми  і її традиціями. Наступним кроком при здійсненні стратегії ділового спілкування є вироблення плану  діяльності.  

Для того, щоб було простіше аналізувати результати діяльності, рекомендується виділяти в загальній програмі спілкування  комунікаційні плани, які в свою чергу діляться на оперативні кроки (часткові проекти). При реалізації кожного проекту швидко досягається  успіх на шляху до головної мети спілкування. При проведенні заходів  паблік рилейшнз систематичні дії по досягненню часткових результатів  забезпечують необхідну виконавську  дисципліну. Крім того, вони дозволяють скласти уявлення про ефективність програми паблік рилейшнз вже на етапі  її здійснення.  

Якщо  план, розрахований на тривалу перспективу, пропрацює до найдрібніших деталей, то через поточну зміну зовнішніх  чинників він може втратити своє значення для діяльності підприємства. Стратегія  ділового спілкування дозволяє підприємцю коректувати плани, приводячи їх у відповідність із змінною метою, потребами, цінностями партнерів і  загальною ситуацією на ринку.  
 
 
 

2.2. Дослідження  і науковий аналіз як інструменти  ділової комунікації 

Центральим елементом концепції ділового спілкування є визначення проблем, які вимагають рішення. Стратегія ділового спілкування може розвиватися успішно тільки з умови, що проводиться аналіз ситуації, що склалася, і уважно розглядається пройдений шлях. Вирішальне питання, що вимагає з'ясування, формулюється так: чи досягаються поставлені цілі в результаті комунікаційної активності, що проводиться?  

Концепція ділового спілкування, орієнтована  на досягнення позитивного результату, припускає наявність солідного  інформаційного базису. Необхідно постійно накопичувати інформацію з наступних  питань.  

Де є  слабкі місця в комунікації мого підприємства?  

Наскільки ефективна моя нова концепція  спілкування?  

Чи стоїть дохід, одержаний в результаті проведення заходів спілкування, витрачених засобів?  

Які сторони  мого підприємства хороші або погані з погляду спілкування?  

Які тенденції в змінах умов спілкування? Ці і інші питання показують, наскільки велика потреба ПР в джерелах інформації. Без отримання відповідної інформації фахівець з відносин підприємства з громадськістю вимушений діяти навмання.  
 
 
 

2.3. Контроль  за результатами діяльності як  необхідний елемент сучасної  ділової комунікації 

Контроль  за результатами діяльності є тим  важливим елементом, без якого не можна добитися успіху при здійсненні програм ділового спілкування. Він  повинен здійснюватися виходячи з поставлених перед програмою  спілкування задач, проте слід постійно мати на увазі довгострокові цілі підприємства і його образ в очах громадськості.  

Ефективність  спілкування може бути визначена  до початку програми паблік рилейшнз, протягом цієї програми (якщо програма проводиться поетапно або частинами) або після завершення програми в  цілому. Для контролю використовується весь методологічний інструментарій —  кількісні і якісні показники. Ухваленню  рішення про проведення програми спілкування може передувати експеримент  або групова дискусія. Результати комунікаційної активності можуть бути перевірені шляхом проведення опитування громадськості і фахівців. Переваги завчасного контролю полягають у  тому, що програма може бути скоректована або, в крайньому випадку, відмінена. Програми паблік рилейшнз, особливо якщо вони носять довгостроковий характер, повинні проводитися під постійним  контролем за їх результатами і регулярно  перевірятися з погляду їх ефективності.  

Успіх програми ділового спілкування часом  важко визначити через вплив  різних обставин і умов, в яких вони вимушені проводитися. Успіх не завжди полягає в поліпшенні іміджу компанії. Часто успіхом можна рахувати обмеження шкоди, що наноситься престижу підприємства. Прикладом тому може служити комунікаційна активність урядів багатьох країн, на території  яких є атомні електростанції, після  відомих подій на Чорнобильській АЕС. Низький соціальний рейтинг  в очах громадськості, безумовно, негативно  впливає на образ підприємства. Доводиться робити значні зусилля для того, щоб позначити різницю між  даною конкретною атомною станцією і галуззю в цілому.  

Важливо також розуміти, що контроль за результатами діяльності є динамічним процесом, що має зворотний зв'язок. Дослідження  і науковий аналіз в рамках програми спілкування, визначення цілей і  заходів щодо їх досягнення, створення  програми, її здійснення, контроль за результатами утворюють круг, в якому ступінь  успіху або невдачі привзодить до коректування програми ще на етапі  її виконання.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3. Методи  паблік рилейшнз 

3.1. Відносини  із засобами масової інформації 

Підтримка відносин з пресою не входить в  обов'язок організації, але якщо діяльність останньої викликає інтерес громадськості, засоби масової інформації поміщатимуть про неї матеріали і повідомлення. Якщо ж при цьому пресі сприятиме, то це значно понизить вірогідність спотворень і неточностей в повідомленнях. Крім того, відносини з пресою використовуються в цілях реклами.  

Відносини із засобами масової інформації є  двосторонніми. Організація надає  матеріали про свою діяльність і  робить кроки для випуску коментарів і інформаційних повідомлень. Взаємна  довіра і пошана між організацією і засобами масової інформації служать  необхідною заставою гарних відносин.  

Популярні видання звичайно віддають перевагу сенсаційним повідомленням тим, які описують заплановані події. Розібравшись в потребах газет, журналів, радіо- і телепрограм, можна знайти багато способів звернути на себе увагу. Всі засоби масової інформації готові поміщати чисто інформаційні матеріали, навіть якщо вони по-різному до них  відносяться через відмінності  в редакційній політиці і читацької  довіри. Преса завжди вітає будь-яку  статтю або інформаційне повідомлення, що містить елемент новизни, лише б матеріал був достовірним і  своєчасним. Довірчі засади, достовірність  і своєчасність — ось ті основи, на яких адміністрація підприємства повинна будувати свої відносини  з mass media.  

Від імені  адміністрації у відносини із засобами масової інформації вступає  відповідальний за зв'язок з пресою. Він вирішує три основні задачі:  

1. Надавати  матеріали для друку, по яких  потім пишуться статті, нариси, репортажі  і т.д.;  

2. Відповідати  на запити преси і надавати  комплексні інформаційні послуги;  

3. Стежити  за повідомленнями друку, радіо  і телебачення, оцінювати результати, вживати з потреби заходи до  виправлення помилок, виступати  з відповідними спростуваннями.  

Відповідальний  за зв'язок з пресою зобов'язаний забезпечити  безперервний потік новин, витікаючих від організації. Приміщення статі  — вельми ефективний спосіб привернути увагу громадськості до підприємства і його діяльності. Всі редактори  зацікавлені в тому, щоб одержати пропозицію надрукувати статтю, і  якщо ідея статті їм сподобається, вони попросять або прислати статтю, або  надати журналісту можливість одержати матеріали, необхідні для її написання.  

Найпоширеніший  спосіб подачі інформації пресі —  інформаційне повідомлення, або прес-реліз. Після написання його направляють  звичайною поштою або по каналах  комп'ютерного зв'язку в різні газети і періодичні видання, на радіо і  телебачення. Головна вимога, що пред'являється  до прес-релізу, полягає у тому, що він повинен бути ясним, без двозначностей.  

Іншим способом спілкування із засобами масової  інформації є прес-конференції. Вони проводяться звичайно в тих випадках, коли необхідно продемонструвати які-небудь зразки або інші предмети або ж  коли йдеться про важливу тему, по якій у присутніх журналістів  можуть виникнути питання. Прес-конференції  дають також прекрасну можливість для розповсюдження інформації, яку  по тих або інших міркуваннях небажано роздруковувати.

3.2. Друкарська  продукція в паблік рилейшнз 

Під друкарською  продукцією розуміються різні бланки, візитні картки, рахунки і інші друкарські матеріали, що не мають безпосереднього  відношення до паблік рилейшнз, але  виконуючі значну роль при формуванні організацією власного стилю. Друкарське слово ще довго служитиме основним засобом спілкування будь-якої організації  з своїми клієнтами, контрагентами, акціонерами і т.д. Тому «власна  особа» в оформленні друкарської  продукції є одним з сильних  засобів маркетингової комунікації. Багато організацій розробили такий  власний фірмовий стиль, що їх товари і рекламні оголошення взнаються  з першого погляду. Власний стиль  може полягати в емблемі, у вигляді  і типі шрифтів, кольорі або поєднанні  цих засобів. Достатньо привести приклад компаній «Кока-кола» або  «Пилип Морріс». Хороший стиль відрізняється  тим, що без змін використовується у  всіх видах наочної агітації —  від фірмових бланків до бортів автомобілів.