Управление оптовой закупкой товаров

     ЗАО «Торговый ряд» предлагает покупателям непродовольственные товары отечественных товаропроизводителей в широком ассортименте:

     посуда (стальная эмалированная, стальная оцинкованная, алюминиевая, фарфоровая, фаянсовая);

     школьно-письменные товары;

     галантерея;

     товары  хозяйственного назначения;

     мебель  мягкая и корпусная, кухни.

     Погрузочно-разгрузочные работы осуществляются высококлассными  специалистами на электропогрузчиках ЭП-103 с подъемом груза на высоту до 4 м. Полезная высота складского корпуса  составляет около 6 м.

     Имеется возможность установить металлические  стеллажи, изготовленные в соответствии с ГОСТ, что позволяет максимально  использовать площадь склада в высоту. Частота полок-стеллажей регулируется в зависимости от веса и габаритов груза.

     Предприятие имеет на балансе котельную, работающую на газе, которая обеспечивает в  отопительный сезон температуру  в складском корпусе в пределах 13-15 С°.

     Для обеспечения сохранности товарно-материальных ценностей складской корпус оборудован охранной сигнализацией, а также  спринклерной системой пожаротушения. Складской корпус огражден железобетонным забором, затрудняющим проникновение  посторонних лиц на территорию. Территория склада освещается в ночное время.

     Предприятие располагает собственной АТС  с достаточным количеством внешних (городских) и внутренних телефонов. Строго соблюдается порядок въезда и выезда на территорию и с территории по соответствующим документам. Вся  территория предприятия охраняется круглосуточно военизированной  охраной.

     К услугам клиентов открыты промтоварный магазин, продовольственный магазин  с кафетерием, салон мебели с широким  ассортиментом отечественных товаропроизводителей.

     К услугам клиентов имеются оборудованные  площадки под стоянку грузовых автомашин  и личного транспорта.

     Таким образом, рассматриваемое предприятие  оборудовано по всем требованиям, предъявляемым  к оптовым торговым организациям.

     Офис  находится в одном здании со складом. Поэтому менеджеры могут контролировать наличие материала на складе, отгрузку, погрузку и проводить инвентаризацию в непосредственной близости от офиса. Благодаря этому упрощена схема  документооборота.

     Рассматриваемое нами предприятие выполняет следующие  основные функции:

     закупка товаров;

     хранение;

     сбыт;

     доставка.

     Управлением предприятия в целом занимается генеральный директор. В его ведении  находятся вопросы стратегического  характера.

     Финансовый  директор подчиняется непосредственно  генеральному и фактически управляет  деятельностью компании на оперативном  уровне. Он контролирует деятельность всех отделов. Также в его компетенции  вопросы движения финансовых потоков.

     Центральная проблема организации в сфере  закупок состоит в координации  закупок и продажи. В виду небольшого размера рассматриваемого предприятия  закупка и продажа находится  в одних руках. Т.е. эти отделы имеют одного руководителя, в компетенцию  которого входят вопросы закупки  по всему ассортименту. Преимущество этой формы состоит в том, что  руководитель владеет сферой сбыта  и информацией о спросе, что  дает ему быстро реагировать на изменения  на рынке. На предприятии не используется разделения в соответствии с группами товаров, степени обслуживания, величине покупателей и т.д.

     Отдельно  выделен бухгалтерский отдел. По сути, этот отдел состоит из главного бухгалтера, кассира и двух человек, оформляющих документы. В обязанности  главного бухгалтера входит ведение  бухгалтерского учета, формирование отчетов  для налоговой инспекции, начисление налогов, решение всех вопросов связанных  с налоговой отчетностью и  др. Кассир принимает выручку у  экспедиторов. Два человека оформляют  документы по движению товара.

     В отделе закупок и сбыта работают 5 менеджеров. Задачи этого отдела являются наиболее важными:

     формирование  ассортимента товаров;

     поиск поставщиков;

     организация закупок;

     приемка товаров;

     управление  торговыми агентами;

     прием заказов на поставку товаров;

     организация доставки.

     Каждый  из менеджеров отвечает за определенные ему функции. Так менеджер по закупкам отвечает за организацию поставок товаров, поиск поставщиков, приемку товаров, слежением за товарными запасами. Менеджер по работе с покупателями решает вопросы, связанные с качеством  товаров и предоставляемых услуг, вырабатывает политику поддержания  связей с покупателями, следит за расчетами  с покупателями. Менеджер по сбыту  координирует действия торговых агентов. Занимается приемом их на работу, увольнение, начислением зарплаты, контролирует качество их работы, готовит необходимые  материалы (бланки заказов и рекламную  продукцию). Он же занимается приемом  заказов от покупателей по телефону. Менеджер по доставке контролирует деятельность экспедиторов, следит за отгрузкой  товара и возвратами от покупателей. Еще один менеджер занимается организационными вопросами, анализом деятельности.

     На  рассматриваемом предприятии для  доставки товаров в магазины имеются  водители и собственный автотранспорт. В их обязанности входит доставка товаров в магазины и инкассация средств за товар.

     Задачей торговых агентов является регулярное посещение магазинов, прием заказов, доставка рекламных материалов, сбор информации о магазинах, поиск новых  покупателей.

     Отношения между отдельными местами и задачами характеризуются отношениями подчиненности  сверху и снизу, или отношениями  по горизонтали.⁶ 
 
 

     3.2 Технологические потоки на предприятии 

     Под организацией производственных процессов  понимают пространственную и временную  организацию деятельности на предприятии.

     Таким образом, предприятие вначале определяет потребность в товаре. Затем осуществляется поиск наиболее подходящего поставщика. После заключения с поставщиком  договора осуществляется поставка товара на склад. На складе товар разгружают и проверяют на соответствие количеству и качеству. При расхождении составляется акт приемки товар, где указываются  все претензии. В этом случае товар  может быть возвращен, поставщик  может заменить или допоставить  товар.

     После этого товар отправляется к месту  хранения. На полученные заказы от покупателей  оформляются документы для доставки, отгрузки и оплаты товара каждому  заказчику и документ на загрузку машины на складе. На складе производится подсортировка заказа и погрузка. После чего товар доставляется в  магазины.

     Приемка товара в розничной точке производится по той же схеме, что и на складе. Покупатель принимает товар или  его часть. Не годный товар не принимается  или заменяется. Так выглядит товарный поток.

     Помимо  товарных потоков не менее важное значение имеют финансовые потоки. Очень важно контролировать задолженность  получателей и задолженность  перед поставщиками для оптимального управления денежными средствами. Предприятие  работает с поставщиками по договорам  купли-продажи, консигнации и комиссии. В случае договора купли-продажи  задолженность перед поставщиком  возникает в момент, указанный  в договоре. Это может быть и  предоплата, и оплата по факту, и  оплата в рассрочку. В случае договора консигнации или реализации товар  не переходит в собственность  покупателя и задолженность перед  поставщиком возникает по мере реализации товара.

     Движение  документов, относящихся к основной деятельности можно описать следующими потоками. Договора с покупателями заключаются агентами в самих  магазинах и хранятся в офисе. Заказы от покупателей принимают  также агенты непосредственно в  магазине или по телефону. После  этого заполненные бланки заказов  поступают в отдел выписки  документов. На основании заказов  формируются документы на доставку и оплату покупателям. При выписке  документов производится контроль задолженности  покупателя перед предприятием на данный момент. В случае превышения задолженности  критической суммы документы  не выписываются, а информация об этом доводится до менеджеров по работе с покупателями. Также формируется  документ на отгрузку товара со склада на каждую машину.

     После развоза товаров по магазинам  экспедиторы привозят на склад не принятые и возвращенные товары. Документы, подтверждающие это, сдаются в отдел  бухгалтерию, где производится выписка  документов для сдачи товаров  на склад. Выручка (если оплата товара производится наличными) сдается в  кассу.

     Что касается закупок, то принятие решений  по закупке товара осуществляется коллегиально. После чего финансовый директор ЗАО  «Торговый ряд» дает указание менеджеру по сбыту изучить рынок предложений данного товара и определить наиболее выгодного поставщика. После чего производится анализ спроса. В результате этих манипуляций принимается окончательное решение о закупке товара или продолжении поиска наиболее выгодных вариантов.⁷ 

     3.3 Закупки и сбыт 

     Закупка и продажа товаров, составляющие содержание коммерческих связей торговых предприятий, участвующих в поставках  товаров, являются начальной стадией в организации доведения товаров из сферы производства в сферу потребления.

     Для оптовых предприятий совершение оптовых закупок и продажи  составляет основу их коммерческой деятельности. Розничные предприятия, участвующие  в оптовой торговле, совершают  преимущественно оптовые закупки, которые являются важнейшим условием их основной деятельности — продажи  товаров населению.

     Коммерческая  работа по оптовым закупкам товаров  в рыночных условиях базируется на принципах современного маркетинга. Коммерческие работники с помощью стратегий (политик) маркетинга получают информацию и на ее основе должны определить:

• что закупить;
• сколько закупить;
• у кого закупить;
• на каких условиях закупить.

     Решения по первым двум вопросам должны приниматься  во взаимодействии специалистов отдела закупки и отдела (службы) маркетинга, а при отсутствии в штате маркетологов — совместно с менеджерами (продавцами) отдела продаж, складскими работниками.

     Принятие  решения, у кого закупить и на каких  условиях, является непосредственной обязанностью лица, занимающегося закупочной деятельностью.

     Коммерсанты получают сведения:

     в каких регионах спрос на данные изделия (емкость рынка) наиболее высокий;

     где закупка продукции и ее сбыт могут  принести наибольшую прибыль.

     Коммерческие  фирмы руководствуются результатами маркетинговых исследований и строят свою политику закупок. Они заключают долгосрочные соглашения с поставщиками тех товаров, на которые ожидается повышение спроса.

     Информация  маркетинговых служб позволяет  коммерсантам заблаговременно подготовиться  к смене поставщиков морально устаревших товаров на других, которые  освоили выпуск более современных  или принципиально новых товаров.

     В каждом конкретном случае коммерсанты  учитывают условия, в которых  работает торговое предприятие, условия  прогноза, информационное обеспечение  и другие факторы.

     Работа  по оптовым закупкам товаров включает в себя комплекс взаимосвязанных  коммерческих операций. Весь процесс  закупочной работы состоит из предварительных, собственно закупочных и заключительных коммерческих операций.

     Коммерческая  работа  по  оптовой  закупке  товаров  складывается   из следующих  этапов:

     изучение  и прогнозирование покупательского  спроса;

     выявление и изучение источников поступления  и поставщиков товаров;

     организация  рациональных  хозяйственных  связей  с   поставщиками товаров,  включая  разработку  и  заключение  договоров   поставки, предоставление заказов и заявок поставщикам;