Информационно-коммуникационные аспекты государственного и муниципального управления

Массовая коммуникация - это процесс сообщения информации с помощью технических средств - средств массовой информации или коммуникации (печать, радио, телевидение, компьютерные сети и т.д.) - численно большим аудиториям. Разновидностью массовой коммуникации является коммуникация в государственных и муниципальных органах, осуществляющих функции государственного и муниципального управления.

По типу используемых для передачи информации средств, выделяют речевую, паралингвистическую (жест, мимика, мелодия), вещественно-знаковую (в частности, художественную) коммуникацию. Кроме  того, в научной литературе выделяют коммуникацию в широком и узком  смысле этого слова. В широком  смысле коммуникация представляет собой  одну из основ человеческой жизнедеятельности  и многообразные формы рече-языковой деятельности, не обязательно предполагающие наличие содержательно-смыслового плана. В узком смысле коммуникация представляет собой информационный обмен в технологически организованных системах, одной из которых является и государство.

На рисунке показаны виды коммуникаций как социальной технологии в управлении:

Существует так же подход, в соответствии с которым особый вид общения - коммуникационная деятельность - это  деятельность по передаче информации от источника (коммуникатора) к получателю (реципиенту) посредством определенного  канала. Между коммуникатором и реципиентом  может осуществляться "обратная связь", то есть процесс, с помощью которого коммуникатор получает информацию о том, в какой мере и с каким качеством реципиент получил информацию.

Кроме того, в литературе встречается  определение, в соответствии с которым  коммуникация является сложнейшим процессом  с рядом компонентов, а именно:

• субъекты коммуникационного процесса - отправитель и получатель сообщения (коммуникатор и реципиент);
• средства коммуникации - код, используемый для передачи информации в знаковой форме (слова, картины, графики, ноты и т.п.), а также каналы, по которым передается сообщение от коммуникатора к реципиенту (письмо, телефон, радио, телеграф и т.п.);
• предмет коммуникации (какое-то явление, событие и т.п.) и отображающее его сообщение (статья, радиопередача, телевизионный сюжет и т.д.);
• эффекты коммуникации - выраженные в изменении внутреннего состояния субъектов коммуникационного процесса, в их взаимоотношениях или в их действиях последствия коммуникации.

Коммуникационная сеть – это совокупность всех информационных потоков в организации. Направление движения этих информационных потоков может быть:

• вертикальное (нисходящее - передача информации от руководства к подчиненным и восходящее - передача информации от подчиненных к руководству);
• горизонтальное (передача информации между равными уровнями управления).

В зависимости от того, насколько  централизовано управление в организации, коммуникационная сеть также может быть централизованная и децентрализованная.

Чтобы эффективнее управлять информационными  потоками, необходимо знать, из чего состоит  процесс коммуникации:

• этап отправления (отправитель, формулирование информации, кодирование информации);
• канал, по которому передается информация;
• этап получения (получатель, раскодирование информации, то есть ее восприятие, понимание и принятие);
• обратная связь (получатель становится отправителем, а отправитель – получателем).

Эффективность коммуникаций разных видов различна. Данные зарубежных   исследований показывают, что результативность горизонтальных связей достигает 90%, вертикальных - 20-25%, (т.е. такое количество исходящей от дирекции информации доходит до рабочих и правильно понимается ими). Другими словами, исполнители способны реализовать свои функции, располагая лишь пятой частью предназначенной им информации.

Недостаточную эффективность  вертикальных как восходящих, так  и нисходящих коммуникаций подтверждают данные о том, что ближайший начальник рабочих (бригадир), покидая кабинет первого руководителя предприятия, выносит только 30% информации, а управляющий цехом - около 40%. Коммуникации снизу вверх ещё более неэффективны, так как до начальства доходит не более 10% информации. Это свидетельствует о существующих неиспользованных резервах организации коммуникаций, возможностях их качественного улучшения.

В процессе коммуникации на любом ее этапе возможно искажение  смысла передаваемой информации. Это  называется шумом или коммуникативными барьерами. Умение преодолевать эти  барьеры и есть умение управлять  информационными потоками, информацией.

Коммуникативные барьеры условно можно разделить на индивидуальные или межличностные (те, которые зависят от понимания и интерпретации передаваемой информации между людьми) и организационные (те, которые зависят от структуры и управления в организации). Методы их преодоления показаны в табл. 2.

Таблица 2

Коммуникационные барьеры  и методы их преодоления

Глава 2. Сущность и значение информации и коммуникации в системе государственного и муниципального управления.

Государство является обладателем, носителем  и распорядителем публичной власти. Важным и необходимым условием функционирования власти являются получение, анализ, выдача и эффективное использование информации. Поэтому государственное и муниципальное управление - это, в частности, принятие и реализация решений, основанных на результативности использования современных информационных и коммуникационных технологий.

По разным оценкам специалистов, руководители затрачивают от 30 до 80% своего времени на работу с информацией, что вполне обоснованно, так как наличие достоверной информации и ее своевременная передача являются существенными условиями обеспечения эффективного управления. С позиции кибернетики как науки об общих принципах управления «процесс управления всегда и в любом случае сводится к передаче и обработке информации»³.

Управленческая функция информации проявляется наиболее заметно в  государственном и муниципальном управлении. Здесь информация существует в нескольких формах: как источник власти, как фактор регулирования политических систем и процессов, как момент политического управления и как продукт управленческого процесса.

Информация, циркулирующая в органах государственного и муниципального управления, разнородна и разнообразна. Она может относиться к внешнеполитической, экономической, социально-политической и экологической обстановке. Она имеет самостоятельную ценность также для соответствующих региональных управленческих структур, когда они выступают как органы, принимающие решения в пределах своей компетенции. Информационное обеспечение – это база, на которой строится управленческая деятельность государственного аппарата. Информацию здесь нужно рассматривать как некую совокупность различных сообщений, сведений, данных о соответствующих предметах, явлениях, процессах, отношениях и т.д.

Государственная информация имеет  самостоятельную ценность, служит в  качестве основы для нормативных  документов, управленческих решений  и действий. Она имеет свои специфические  закономерности функционирования и  развития, способна к опережающему воздействию на государственную  политику, выступает непосредственной причиной, определяющей выбор того или иного варианта административно-политического  решения, поведения различных социальных групп и отдельных граждан, перевода системы государственного и муниципального управления в новое состояние с целью более эффективного воздействия на общественную жизнедеятельность.

Основная цель систем информационного  обеспечения государственного и муниципального управления заключается в получении из собранных исходных данных обработанной, агрегированной информации, являющейся основой для принятия управленческих решений. Та цель достигается решением ряда частных задач, среди которых числится сбор первичной информации, ее хранение, распределение между структурными подразделениями органа управления и их работниками, подготовка к переработке, переработка, предоставление органу управления в переработанном виде, обеспечение прямых и обратных связей в ее циркуляции так далее. При современных потоках информации эффективное решение этих задач невозможно без использования средств вычислительной техники и новых информационных технологий.

Информацию в органах государственного и муниципального управления классифицируют по разным основаниям и признакам. Например, она может разделяться на официальную и неофициальную, общезначимую и региональную, горизонтальную и вертикальную, по содержанию и целевому назначению, возможным социальным последствиям, степени доступности, а также на основе ее соотношения со временем (информация о прошлом, в режиме реального времени, прогнозы о будущем). В государственном и муниципальном управлении она рассматривается с точки зрения актуальности, достоверности, оперативности, достаточности и адекватности для принятия соответствующих решений.

Исходя из вышеперечисленного, информацию в структурных подразделениях органов государственного и муниципального управления можно классифицировать по следующим основным признакам:

• функциональное назначение и характер деятельности структурных подразделений;

• отношение сообщения к субъекту, управляющему структурным подразделением;

• тип связи структурного подразделения и внешней среды (выделяется информация, циркулирующая в прямой и обратной связи между отделами органа управления, отделами и самим органом управления, между отделами и внешней средой; анализируются взаимосвязи региональных структур и СМИ, органов государственной власти и т.д.);

• степень комплектности (комплектная документальная, пригодная для использования в первичном виде; некомплектная, применяемая только в связи с другими видами данных и сведений);

• емкость и стабильность (исчерпывающая, не нуждающаяся в дополнении; требующая дополнения; постоянная; переменная; характеризующая вероятность наступления события);

• форма и способ получения (получаемая из органа управления, посредством изучения статей и других публикаций, проведения мониторингов, исследования общественного мнения, обмена опытом работы различных информационных подразделений органов государственного управления);

• упорядоченность (систематизированная; сведения о нормативно-правовых актах, принимаемых государственными структурами; строго регламентированная во времени, пространстве, по лицам, источникам опубликования и содержанию).

Информация и ее потоки в государственном и муниципальном управлении также могут классифицироваться в зависимости от источников, качественного содержания, количественных характеристик.

Специфика текущего периода развития общества, коренное преобразование государственного и муниципального управления, изменение сферы государственного регулирования приводят к модификации потоков и объемов поступающей информации, что согласуется с компетенционным принципом информационного обеспечения в государственном и муниципальном управлении. Характер и объем информации, поступающей в государственный или муниципальный орган, должны соответствовать возложенным на этот орган функциям. Обеспечение указанного соответствия - необходимое условие эффективности государственного и муниципального управления.

Информационное обеспечение становится настолько важным условием функционирования любых субъектов государственного и муниципального управления, что позволяет говорить об их «информационном статусе» как части их общего социального, в том числе и правового, статуса. Информационный статус закрепляется нормами права на федеральном и на региональном уровнях и включает в себя содержание, виды и системы информации, права и обязанности в информационной сфере и так далее. Однако на сегодня правовое регулирование информационного статуса органов государственного и муниципального управления весьма недостаточно.

Основу информационного обеспечения  государственного и муниципального управления составляют информационные ресурсы, под которыми в Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. понимаются «отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других информационных системах)». Информационные ресурсы, как следует из определения, являются центральной частью информационных систем. Соответствие информационных ресурсов потребностям органов государственного и муниципального управления в значительной части определяет эффективность создаваемых информационных систем. Если назначение информационной системы состоит в предоставлении государственным и муниципальным органам или руководителям информации, обеспечивающей принятие обоснованных и эффективных решений, то информационные ресурсы предоставляют данные, которые обрабатываются технологическими процедурами, персоналом и преобразуются в информацию для подготовки и принятия управленческих решений.