Информационные технологии в управлении предприятием

• сбор и долгосрочное хранение информации, поступающей в виде отчетов от предприятий и организаций;
• проверка корректности данных бухгалтерских отчетов;
• сведение квартальных и годовых бухгалтерских отчетов по всем видам деятельности;
• автоматизировать расчет показателей отчетности и  бизнес-плана экономического и социального развития  сельскохозяйственной организации, используя описания форм отчетности, бизнес-плана и вспомогательных расчетных таблиц, нормативных справочников и списков номенклатуры;
• переносить данные показателей из прошлых периодов, выполнять расчет показателей используя данные нормативных справочников, выполнять контроль по увязкам;
• выполнять своды и необходимый контроль сводных отчетов и бизнес-планов;
• производить оперативный  выбор показателей отчетности и бизнес-плана;
• выполнять экономический анализ хозяйственной деятельности предприятий, сопоставляя данные бизнес-плана с данными иных видов отчетности по современным технологиям;
• выполнять группировки  информации любой сложности;
• получать выходные формы как в печатном виде, так и в виде таблиц, легко обрабатываемых средствами операционной системы Windows.

     Программный комплекс "Бухстат" включает два взаимоувязанных комплекса:

1. Программный комплекс "Отчеты", позволяющий создавать многоуровневые базы данных бухгалтерской, статистической и оперативной отчетности. Сбор данных выполняет с использованием Интернет-технологий в УП "ГИВЦ Минсельхозпрода".

     Данный  комплекс обеспечивает:

• формирование бухгалтерской, статистической и оперативной отчетности в автоматизированном режиме при функционировании программного комплекса "Бухучет";
• формирование бухгалтерской, статистической и оперативной отчетности путем ручного ввода показателей в ранее заготовленные шаблоны;
• свод квартальной и годовой бухгалтерской отчетности по всем видам деятельности;
• создание баз данных бухгалтерской, статистической и оперативной отчетности для работы программного комплекса "Бизнес-анализ".

2. Программный комплекс "Бизнес-анализ" предназначен для проведения разностороннего анализа финансовой и производственной деятельности предприятий, производственных объединений, отраслей агропромышленного комплекса на основании баз данных бухгалтерской и статистической отчетности с использованием современных информационных технологий. Диалоговый режим открывает перед пользователем широчайшие возможности для полного и точного отображения необходимой информации.

     База  данных программного комплекса «Бухстат»  предназначена для работы конструктора запросов по плановым и отчетным показателям  предприятий. База данных включает:

• Нормативные справочники и списки номенклатуры;
• Справочники предприятий;
• Справочники плановых и отчётных периодов;
• Справочники показателей форм и расчетных таблиц; 
• Данные предприятий по показателям и отчетным периодам;
• Перечень сводов;

     Структура отчетов и сводов выглядит следующим  образом (рисунок 2.11):

     Рисунок 2.11 – Структура отчетов и сводов 

       Для более детального представления обработки отчетов предприятия, вышеприведенную схему можно изобразить в разрезе подчиненных организаций и управлений (рисунок 2.12):

     Рисунок 2.12 – Схема обработки отчетов  предприятия в разрезе подчиненных  организаций и управлений 

     Технологический процесс программного комплекса «Бухстат»

     ПК  «Бухстат» включает два приложения: рабочего места администратора в вышестоящей организации «администратор» и клиентского рабочего места в организациях «клиент» .

     Рабочее место администратора ПК «Бухстат»  обеспечивает:

• создание и редактирование базы нормативно-справочной информации (НСИ), включающей в себя реестр предприятий, номенклатурные списки, справочники норм и расчетные таблицы, используемые при создании бизнес-плана организации, формы отчетности;
• создание и редактирование структуры форм бизнес-плана и отчетности организации для каждого планируемого периода;
• работу с арифметическими правилами и формулами, по которым должны выполняться увязки и расчеты показателей;
• разработку шаблонов печатных форм отчетности и бизнес-плана организации;
• выгрузку НСИ и структуры форм бизнес-плана и форм отчетности в файл для передачи на клиентские места
• загрузку бизнес-планов организаций и данных отчетности подготовленных на клиентских местах
• обработку собранной информации, создание сводов  в разрезе района, области, республики.

    Клиентское  рабочее место ПК «Бухстат» позволяет:

• загрузку в базу нормативно-справочной информации (НСИ),  форм отчетности и бизнес-плана из файла, присланного вышестоящей организацией. НСИ может содержать номенклатурные списки, справочники норм, расчетные таблицы, формы отчетности, а также шаблоны печатных форм;
• собственно процесс создания бизнес-плана организации и формирования данных отчетности, включающий в себя заполнение расчетных таблиц, форм отчетности. Формирование расчетных показателей выполняется по правилам, заложенным в формулах, разработанных вышестоящей организацией и присланных вместе с НСИ. При этом могут  используются данные из номенклатурных списков и справочников норм;
• распечатку на бланке шаблоны MS Word нового отчета или бизнес-плана;
• выгрузку данных нового бизнес-плана либо отчета в файл и передача файла вышестоящей организации.

     Процесс ввода/обработки данных состоит  из следующих основных этапов:

• формирование файла обновления НСИ в центре и рассылка файла на места;
• загрузка полученного файла обновления на местах в локальные БД;
• формирование файлов данных на местах на основе полученной из центра НСИ, и передача файлов в центр;
• загрузка полученных файлов в центральную БД;
• контроль значений показателей в БД на непротиворечивость и полноту;
• редактирование значений показателей до достижения непротиворечивости и полноты;
• создание (корректировка) шаблонов выходных форм (конструктор запросов);

     Файл обновления НСИ содержит всю необходимую  справочную информацию для текущего отчётного периода, в частности:

• описания форм/строк/граф;
• нормативные справочники;
• списки номенклатуры;
• синонимы номенклатур;
• арифметики;
• увязки;
• шаблоны бланков для печати форм в текстовом режиме и MS Word.

     Файл  обновления создаётся для каждого  отчётного периода и рассылается  на места, где установлен комплекс либо клиентское рабочее место комплекса.

     Файлы данных могут поступать из следующих  источников:

• выгружаться в виде текстовых файлов из находящихся в эксплуатации комплексов (имеет место для бухгалтерской отчётности, данные которой выгружаются из ПО СОД);
• формироваться вручную в виде текстовых файлов либо конвертироваться в текстовые файлы из других форматов (имеет место для статистической отчётности (т.н. формы 1П-срочная, 1-труд, 5-финансы и т.д.) – изначально получаются в виде dbf-файла);
• формироваться с помощью программы ручного ввода "Бухстат-клиент", входящей в состав комплекса;
• выгружаться в виде двоичных сжатых файлов из БД комплекса.

     После того, как значения показателей первичных  отчётов загружены в БД, начинается итеративный процесс их выверки, а затем расчёта и выверки  значений показателей сводных отчётов.

     Каждая  итерации при контроле первичных  отчётов состоят из следующих  шагов:

• контроль увязок: имеется обширный список формул, устанавливающих связи между различными показателями – увязки. Контроль состоит в том, что рассчитывается значения по каждой формуле (рабочее окно "Перечень отчётов"). Если результат равен True, то увязка выполнена, иначе делается запись в протокол;
• оператор по полученному протоколу ошибок уточняет данные;
• уточнённые данные заносятся в БД. Возможно непосредственное редактирование в БД из рабочего окна "Перечень отчётов" (в основном, для отчётов, вводимых непосредственно операторами МСХП), либо можно повторно загрузить текстовый файл с уточнёнными данными через механизм конвертации (для отчётов от первичных организаций);

     При работе со сводными отчётами возможны следующие варианты:

• Если отчёт получен в виде файла, то в этом случае помимо контроля увязок, который может выявить противоречивые показатели на уровне сводного отчёта, выполняется контроль полноты отчёта (рабочее окно "Перечень отчётов"): т.е. отчёт сначала рассчитывается на основании значений показателей подчинённых отчётов (суммирование и расчеты по формулам), а затем полученные значения сравниваются с имеющимися в БД. Таким образом можно выявить недостающие отчёты от первичных организаций либо неполностью сформированный список подчинённых организаций;
• Если отчёт рассчитан на основании подчинённых отчётов, то в этом случае контроль полноты не имеет смысла, а расчёт увязок (при условии, что они выполняются для подчинённых отчётов) может указать на неверную формулу расчёта показателя, либо отсутствие таковой вообще.

2.3.4 Информационные системы  предприятия

           В РСУП «Совхоз Городок» создан отдел технической поддержки, целью деятельности которого является организация и проведение комплекса  работ по проектированию, монтажу, наладке, вводу в действие, ремонту, эксплуатации и модернизации информационных систем предприятия:

• Вычислительной сети (кабельные линии, сетевое оборудование (серверы, коммутаторы, маршрутизаторы, концентраторы, модемы, средства монтажа и коммуникации);
• Персональных компьютеров и графических станций;
• Периферийных устройств (принтеров, сканеров и проч.);
• Множительных аппаратов;

     На  предприятии существует несколько  видов защиты компьютерной информации:

• Программные (защита от несанкционированного доступа к     информации).

• Пароли на вход в сеть и в компьютер;

• Программы-антивирусы (программы-фильтры, -доктора, ревизоры,-детекторы и программы-вакцины);

3. ПРИМЕНЕНИЕ ПРОГРАММНОГО КОМПЛЕКСА «БУХСТАТ» В АВТОМАТИЗАЦИИ ОТЧЁТНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЙ НА ПРИМЕРЕ РСУП «СОВХОЗ ГОРОДОК»

    Комплекс  автоматизации отчетности "Бухстат" (далее комплекс "Бухстат") предназначен для сбора и обработки бухгалтерской  и статистической информации, поступающей  от сельскохозяйственных и обрабатывающих предприятий страны (более 4,5 тысяч  хозяйств и заводов). Данные поступают  в комплекс "Бухстат" через  различные (существующие) транспортные связи. Комплекс предоставляет пользователям  инструмент для конструирования  необходимых отчетных форм в реальном времени.

    В комплекс "Бухстат" входит:

• сбор и долгосрочное хранение информации, поступающей в виде отчетов от предприятий и организаций;
• проверка корректности данных бухгалтерских отчетов;
• сведение квартальных и годовых бухгалтерских отчетов по всем видам деятельности;
• оперативный выбор данных бухгалтерской отчетности;
• глубокий экономический анализ хозяйственной деятельности предприятий и организаций отрасли;
• группировки информации любой сложности;
• получение выходных форм как в печатной форме, так и в виде таблиц, легко обрабатываемых средствами операционной системы Windows.