Теория организации

     Итак, люди объединяются в группы не только для выполнения определенной работы, получения результата и вознаграждения за него. Группа - это среда самоутверждения  и самопознания, это объективная  потребность человека в коммуникациях.

     1.2. Природа социальных групп в организациях 

     Индивиды  очень редко работают в изоляции от других. Это может происходить  только в тех исключительных случаях, когда работник выполняет строго индивидуальное задание, контролируемое только высшим руководством организации, когда он автономно контактирует с внешней средой и принимает решения в основном самостоятельно. Однако большинство ситуаций, возникающих в ходе организационной деятельности, характеризуют именно групповые отношения. Группы в организациях являются основой эффекта синэргии (определение 1 Приложение А), и, как правило, члены организации просто не мыслят свою деятельность вне социальной группы.

     Отличительная особенность организации состоит  в том, что работа в ней осуществляется всегда внутри групп или команд. При этом не имеют никакого значения особенности работы, выполняемой  данной организацией.

     Существует  достаточно большое количество определений социальных групп. В частности, группы определяются по ощущению принадлежности к ним индивидов, по единству выполняемых групповых функций и т.д. Но эти определения вряд ли могут раскрыть сущность социальных групп. В самом общем виде социальную группу можно охарактеризовать как совокупность индивидов, взаимодействующих определенным образом на основе разделяемых ожиданий каждого члена группы в отношении других. В этом определении отражены два существенных условия, при реализации которых совокупность индивидов может считаться социальной труппой в организации:

     1. наличие устойчивых взаимодействий между членами группы;

     2. наличие разделяемых ожиданий каждого члена труппы относительно других членов группы, что позволяет осуществлять социальный контроль за их поведением.

     Вместе  с тем социальным группам в  организациях присущ ряд специфических  признаков, к которым относятся:

     ·        четко определенное членство в группе, ощущение принадлежности и границ группы и ее места в организации;

     ·        групповое сознание, которое касается прежде всего признания правильности и уместности социальных норм, характерных только для данной группы, а также связи этих норм с нормами культуры организации;

     ·        ясно понимаемые цели - необходимый признак группы в организации, так как сама организация представляет собой целевую группу;

     ·        взаимозависимость между членами группы, которая может возникать только в ходе совместной деятельности, направленной на достижение общих целей;

     ·        способность индивидов действовать в составе группы, признание лидеров группы и взаимодействие без социальной напряженности и конфликтов;

     ·        наличие четко определенных групповых ролей, обусловленных местом работника в организации, т.е. его статусом и позицией.

     В целом современная организация - это сложный организм, построенный на четкой координации усилий всех структурных единиц, осуществляемой со стороны управленческого органа. Функционирование организации основано на системе особых, организационных отношений, на четком определении и выполнении ролевых требований каждым членом организации.

      2. Формальные группы

     По  определению Марвина Шоу, «группа  – это два лица или более, которые  взаимодействуют друг с другом таким  образом, что каждое лицо оказывает  влияние на других и одновременно находится под влиянием других лиц».

     Исходя  из определения, можно считать, что  организация любого размера состоит  из нескольких групп. Руководство создает  группы по своей воле, когда производит разделение труда по горизонтали (подразделения) и по вертикали (уровни управления). В каждом из многочисленных отделов большой организации может существовать десяток уровней управления. Например, отдел распространения журнала можно разделить на более мелкие подразделения – отдел, курирующий продажи новых изданий, отдел, отвечающий за развитие клиентской сети логистов. Эти отделы в свою очередь можно делить и дальше. К примеру, менеджеров, курирующих продажи новых изданий можно разделить на 2 подразделения: распространение издания в городе, распространение по области. Таким образом, большая организация может состоять буквально из сотен или даже тысяч малых групп.

     Эти группы, созданные по воле руководства для организации производственного процесса, называются формальными группами. Как бы малы они ни были, это – формальные организации, чьей первейшей функцией по отношению к организации в целом является выполнение конкретных задач и достижение определенных, конкретных целей.

     2.2. Типы формальных  групп.              

     В организации существует три основных типа формальных групп:

• группы руководителей;
• производственные группы;
• комитеты.

     Командная (соподчиненная) группа руководителя состоит из руководителя и его непосредственных подчиненных, которые, в свою очередь, также могут быть руководителями. Президент компании и старшие вице-президенты – вот типичная командная группа. Другим примером командной соподчиненной группы являются генеральный директор, директор отдела рекламы, директор отдела распространения, главный редактор.

     Второй  тип формальной группы - функциональная группа, объединяющая руководителя и специалистов функционального подразделения (службы, отдела, бюро, группы), которые реализуют общую функцию управления и имеют близкие профессиональные цели и интересы. Например, отдел качества заинтересован в сокращении процента брака и приемке продукции с первого предъявления.

     Третий тип формальной группы – это рабочая (целевая) группа. Она обычно состоит из лиц, вместе работающих над одним и тем же заданием. Хотя у них есть общий руководитель, эти группы отличаются от командной группы тем, что у них значительно больше самостоятельности в планировании и осуществлении своего труда. Примером рабочей (целевой) группы является рекламный отдел большинства средств массовой информации. За повышение общей эффективности компании они могут получать 15-ти процентную надбавку к своему бюджету. В этой компании руководство считает, что целевые группы ломают барьеры недоверия между руководителями и рабочими. Кроме того,

     предоставляя  рабочим возможность самим думать о своих производственных проблемах  и решать их, они могут удовлетворять потребности рабочих более высокого уровня.

     Четвертый тип формальной группы – комитет. Это группа внутри организации, которой делегируются полномочия высшего звена руководства для выполнения какого-либо проекта или задания. Иногда комитеты называют советами, комиссиями, правлением, и в их состав могут входить работники других организаций (главы администрации районов, крупные ученые, общественные деятели). Главное отличие комитета от других формальных структур заключается в групповом принятии решений, что иногда является наиболее эффективным средством решения сложных проблем и достижения целей.

     Все командные и рабочие группы, а  также комитеты должны эффективно работать – как единый слаженный коллектив. Теперь уже нет необходимости доказывать, что эффективное управление каждой формальной группой внутри организации имеет решающее значение. Эти взаимозависимые группы представляют собой блоки, образующие организацию как систему. Организация в целом сможет эффективно выполнить свои глобальные задачи только при условии, что задачи каждого из ее структурных подразделений определены таким образом, чтобы обеспечивать деятельность друг друга. Кроме того, группа в целом влияет на поведение отдельной личности. Таким образом, чем лучше понимает руководитель, что же представляет собой группа и факторы ее эффективности, и чем лучше он владеет искусством эффективного управления группой, тем больше вероятности, что он сможет повысить производительность труда этого подразделения и организации в целом.

      3. Феномен неформальной  группы в организации.

     В любой компании, независимо от ее организационной  структуры, присутствует система неформальных межличностных связей. На основе взаимных симпатий, общности интересов, увлечений, привычек и т. п. внутри организации образуются неформальные группы.

     В теории управления им уделяется значительное внимание, поскольку силы, возникающие  в ходе взаимодействия между людьми, могут преобладать над усилиями руководителя, что влияет на эффективность работы самой компании.

     Любая компания создается как четко  организованная структура, как система  функциональных и информационных связей между сотрудниками. То есть, через  введение определенных должностей, функциональных обязанностей и т. д. образовываются некие формальные объединения, чьей первейшей функцией по отношению к организации в целом является выполнение конкретных задач и достижение определенных целей.

     Но  какой бы ни была организационная структура компании (иерархической, линейной или матричной) в ней неизбежно присутствует система неформальных межличностных связей. Она возникает, потому что человек, выполняя работу в окружении людей, всегда взаимодействует с ними. Общность интересов порождает взаимную привязанность и дружбу, их различие — неприязнь, антипатию. Многие исследования в русле теории управления подтверждают, что связи, возникающие в ходе взаимодействия между людьми, могут преобладать над усилиями руководителя. Порой большее влияние на работника оказывает мнение или отношение к какому-либо вопросу значимого коллеги, нежели материальные стимулы или давление руководства.

     Рисунок. 3.1. Механизм образования формальных и неформальных организаций.

     Таким образом, на основе взаимных симпатий, общности интересов, увлечений, привычек и т. п. внутри организации образуются неформальные группы. Их в организации  может быть несколько: столько, сколько есть оснований для общения. Совокупность неформальных групп можно назвать неформальной организацией.

     Фактор  образования неформальных групп  влияет на поведение отдельной личности в коллективе. И во многих случаях  неформальные группы оказывают существенное влияние на поведение членов группы, порою даже большее, чем формальные. Это, соответственно, влияет и на эффективность работы самой организации.

     3.1. Причины вступления в неформальную группу

     Существует  несколько основных причин вступления работников в неформальную группу. Прежде всего, социальная потребность, потребность в принадлежности к той или иной группе. Эта причина является одной из самых сильных. Американский психолог и социолог, исследователь проблем организационного поведения и управления в производственных организациях Элтон Мэйо в своих исследованиях определил, что люди, чья работа не дает возможности устанавливать и поддерживать социальные контакты, склонны быть неудовлетворенными, а принадлежность к группе и поддержка с ее стороны тесно связаны с удовлетворенностью.

     И все же, несмотря на то, что потребность  в общении широко признается, большинство  формальных организаций сознательно  лишают работников возможности социальных контактов. Это осуществляется путем  ограничения неформального общения (на пребывание в курилках, холлах; на праздниках, днях рождений; предоставление отдельных кабинетов для каждого сотрудника).

     Потребностью  также является атмосфера доверия  и взаимопомощи, возникающая в  процессе взаимодействия в такой  группе. Человеку проще обратиться за помощью к коллеге, к которому испытывает симпатию, нежели к руководителю по нескольким причинам.

     Во-первых, срабатывает стереотип: начальник  может изменить мнение о сотруднике, который спрашивает или уточняет какие-то вопросы, в худшую сторону. Во-вторых, руководство зачастую отстраняется от обсуждаемой проблемы, не всегда осознавая, что взаимопомощь между коллегами полезна: кто-то получает признание и уважение, а кто-то — необходимое руководство к действию.

     Если  же руководству не доверяют, защитная функция такого объединения только обостряется: возникает потребность в объединении усилий. Кроме того, конфликтные ситуации в организации (вредные условия работы, несправедливая оплата труда и т.п.), попытки формального руководителя разрушить сложившиеся неформальные отношения способствуют сплочению существующих неформальных групп или приводят к созданию новых. То есть следующей причиной возникновения неформальных групп может стать потребность в защите.

     Неформальные  лидеры. Так же, как и формальные организации, неформальные имеют своих лидеров. Особенность лидерства рассмотрим в пункте 3.2.

     Процесс развития неформальных организаций  и причины, по которым люди в них вступают, способствуют образованию у этих организаций свойств, которые делают их одновременно и похожими, и непохожими на формальные организации. Ниже рассмотрим краткое описание основных характеристик неформальных организаций, которые имеют прямое отношение к управлению, так как оказывают сильное влияние на эффективность формальной организации.