Автоматизированные системы

               В Агенстве Минсктранс с марта  2010 г. внедрена и широко используется  система электронного документооборота  «Рекорд».

       СЭД «РЕКОРД»™ — отечественная система  электронного документооборота, соответствующая  национальным требованиям к делопроизводству, архивному хранению и безопасности информации, зарегистрирована в Государственном  центре каталогизации продукции  Республики Беларусь в 2005 году, рег. № 24123, имеет сертификат собственного производства, выданный Торгово-промышленной палатой.

         Целями создания СЭД являются  повышение эффективности деятельности  организации, эффективности управления  и исполнительской дисциплины, сокращение  времени и затрат на подготовку  и согласование документов как  внутри отдельной организации,  так и в рамках всей корпоративной  структуры в целом.

       Обеспечение корпоративного электронного документооборота возможно при создании отдельных, взаимодействующих  между собой систем электронного документооборота подразделений, входящих в корпоративную структуру. Каждую из таких систем электронного документооборота подразделений можно рассматривать  как отдельный, локальный контур корпоративной СЭД, в котором  обеспечивается возможность создания, обработки и хранения электронного документа – другими словами, поддерживается его полный жизненный  цикл. При этом сам электронный  документ должен представлять собой  структуру, состоящую из двух частей – общей (составляющей содержание документа  и информацию об адресате), и особенной  – содержащей одну или несколько  электронных цифровых подписей тех  сотрудников, которые подписывали  бы аналогичные бумажные документы.

       Назначение  и область применения системы:

       Область применения системы – автоматизация  делопроизводства и построение корпоративных  архивов электронных документов.

       Задачи  системы:

• Автоматизация задач ведения документооборота и контроля исполнительской дисциплины.
• Создание структурированных корпоративных архивов электронных документов, автоматизация ведомственных архивов.
• Создание систем юридически значимого электронного документооборота.

       Цель  внедрения системы заключается  в создании на объекте автоматизации  современной унифицированной системно-технической  среды поддержки коллективной работы персонала с электронными документами, обеспечивающей при наличии соответствующего программного обеспечения системы  и отработанной технологии работы с  системой автоматизации следующих  направлений делопроизводственной деятельности:

• создание и ведение централизованной структурированной базы документной информации с многопользовательским доступом;
• создание и ведение централизованных хранилищ электронных документов (оперативный и долговременный архив) и работа с текстами электронных документов;
• учет делопроизводственных операций и ведение истории работы с документом;
• автоматизированный поиск по реквизитам документа и по тексту документа;
• автоматизированная рассылка документа и контроль исполнения документов и поручений;
• обеспечение разграничения доступа пользователей к функциональным правам и правам на документы;
• подписание электронных документов электронной цифровой подписью;
• интеграция с корпоративной электронной почтой и внешними системами.

       Функции системы:

• Регистрация документов.
• Рассылка исполнителям документов и поручений.
• Учет движения электронных документов и бумажных экземпляров документов.
• Контроль исполнения документов, заданий и поручений.
• Поиск документов по запросу, в том числе полнотекстовый поиск.
• Регламентация доступа к документам и функциям системы.
• Контроль версий текстов документов.
• Подписание документа электронной цифровой подписью, шифрование документа.
• Сканирование бумажных документов, распознавание текстов.
• Автоматизация деятельности ведомственного архива.
• Подготовка отчетов по контролю исполнения и статистике документооборота.

       Ключевые особенности  системы:

• Полноценная поддержка задач делопроизводства.
• Эффективное управление хранением документов.
• Рабочие места всех категорий персонала.
• Гибкость и адаптивность.
• Перспективная архитектура.
• Интеграция с системами электронной почты и обеспечение доступа через Web-браузер.
• Собственная подсистема сканирования и работы с изображениями.
• Возможность маршрутной обработки документов.
• Подсистема безопасности, поддерживающая архитектуру открытых ключей, Центр регистрации и сертификации.
• Открытость и интегрируемость.

       Структура системы.

       Программные продукты семейства СЭД «РЕКОРД» предназначены для комплексной  автоматизации процессов делопроизводства и ведения архива электронных  документов в организациях различного масштаба и отраслевой принадлежности. Продукты семейства СЭД «РЕКОРД» позволяют включить в контур автоматизированного  делопроизводства не только пользователей, объединенных в локальной вычислительной сети, но и территориально удаленных - обеспечивая возможность выполнения делопроизводственных действий и доступ к документам с использованием инфраструктуры Internet/Intranet и систем электронной почты. Функциональность и состав модулей  системы направлена на обеспечение  полноценной работы с электронными документами, функционально аналогичной  работе с бумажными документами. Система СЭД «РЕКОРД» представляет собой совокупность следующих программных продуктов:

• СЭД «РЕКОРД»: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО.
• СЭД «РЕКОРД»: АРХИВ
• LanImage: СКАНИРОВАНИЕ И ВИЗУАЛИЗАЦИЯ ИЗОБРАЖЕНИЙ.
• СЭД «РЕКОРД»: ИНТЕРНЕТ ДОСТУП.
• СЭД «РЕКОРД»: ПОЧТОВЫЙ СЕРВЕР.
• СЭД «РЕКОРД»: ПОЧТОВЫЙ КЛИЕНТ.
• СЭД «РЕКОРД»: ПОДСИСТЕМА БЕЗОПАСНОСТИ.
• СЭД «РЕКОРД»: МАРШРУТИЗАЦИЯ.

               Далее на Рисунке 3.1 представлена  многоуровневая система документационного  обеспечения управления.  
 
 
 
 
 

Рисунок 3.1

       Так же на предариятии используют 1С:Бухгалтерию.

        "1С:Бухгалтерия 8 КОРП" предоставляет  возможность ведения бухгалтерского  и налогового учета нескольких  организаций (юридических лиц)  в общей информационной базе.

         Подробное описание возможностей  программы содержится в Приложении 1 к настоящему информационному  письму.

       Преимущества  использования решений на платформе "1С:Предприятие 8"

         Прикладные решения, разработанные  на платформе "1С:Предприятие  8", отличает эргономичный интерфейс,  развитые средства построения  экономической и аналитической  отчетности, принципиально новые  возможности анализа и поиска  информации, высокая масштабируемость  и производительность, современные  подходы к интеграции, удобство  администрирования системы. Все  это поднимает решения для  бухгалтерского учета на новый  уровень автоматизации. 

        "1С:Предприятие 8" поддерживает  работу с различными СУБД - файловый  режим, Microsoft SQL Server, PostgreSQL, IBM DB2.

         Сервер "1С:Предприятия 8" может  функционировать как в среде  Microsoft Windows, так и в среде Linux. Это обеспечивает при внедрении  возможность выбора архитектуры,  на которой будет работать  система, и возможность использования  открытого программного обеспечения  для работы сервера и базы  данных.

       Эргономичный  пользовательский интерфейс

         Новый современный дизайн интерфейса  обеспечивает легкость освоения  прикладных решений для начинающих  и высокую скорость работы  для: 

• значительное ускорение массового ввода информации благодаря функции ввода по строке и эффективному использованию клавиатуры;
• удобные средства работы с большими динамическими списками:
• управление видимостью и порядком колонок,
• настройка отбора и сортировки,
• печать списков;
• максимальное использование доступного пространства экрана для отображения информации;

       Конфигурирование

         Типовая конфигурация "Бухгалтерия  предприятия КОРП" реализует наиболее  общие схемы учета и может  использоваться в большинстве  учреждений. Для отражения специфики  учета конкретного учреждения  типовую конфигурацию можно изменить. Программа "1С:Бухгалтерия 8 КОРП" имеет режим запуска "Конфигуратор", который обеспечивает:

• настройку системы на различные виды учета,
• реализацию любой методологии учета,
• организацию любых справочников и документов произвольной структуры,
• настройку внешнего вида форм ввода информации,
• настройку поведения и алгоритмов работы системы в различных ситуациях с помощью встроенного языка,
• широкие оформительские возможности создания печатных форм документов и отчетов с использованием различных шрифтов, рамок, цветов, рисунков,
• возможность наглядного представления информации в виде диаграмм,
• быстрое изменение конфигурации с помощью визуальных средств разработки.

       Масштабируемость

         Система "1С:Предприятие 8" обеспечивает  масштабируемость прикладных решений  - от самых простых до многофункциональных.  Программа "1С:Бухгалтерия 8 КОРП" может использоваться в следующих  вариантах: 

• однопользовательский - для небольших учреждений или персонального использования;
• файловый - для многопользовательской работы. Обеспечивает простоту установки и эксплуатации;
• клиент-серверный - на основе трехуровневой архитектуры.
• Обеспечивает надежное хранение и эффективную обработку данных при одновременной работе большого количества пользователей.
• работа с территориально распределенными информационными базами
• неограниченное количество автономно работающих информационных баз,
• полная или частичная синхронизация данных,
• произвольный порядок и способ передачи изменений.

       Интеграция  с другими системами

         Программа "1С:Бухгалтерия 8 КОРП" имеет широкие возможности взаимодействия  с другими приложениями и обеспечивает:

• загрузку курса валют из Интернета,
• загрузку адресных классификаторов,
• обмен данными с другими приложениями через текстовые файлы, DBF-файлы и XML-документы.

       Администрирование

         Программа "1С:Бухгалтерия 8 КОРП" предоставляет удобные инструменты  для администрирования: 

• настройку прав доступа пользователей на основе механизма ролей, назначение интерфейса и языка пользователя,
• настройку разделения доступа к данным по рабочим местам (ролям) пользователей,
• журнал регистрации действий пользователей и системных событий,
• возможность выгрузки и загрузки информационной базы,
• средства установки и обновления платформы и прикладных решений.

       Программный продукт "1С:Бухгалтерия 8 КОРП" обеспечивает работу прикладного решения на одном  рабочем месте в один момент времени. Для работы на нескольких компьютерах  необходимо наличие у пользователей  клиентских лицензий "1С:Предприятия 8" или выпускавшихся ранее  дополнительных многопользовательских  лицензий "1С:Предприятия 8.0". Более  подробная информация о клиентских лицензиях "1С:Предприятия 8" содержится в информационных письмах №2329 от 31.07.2003 года и №7033 от 09.07.2007 года.