Отчёт по практике в Администрации г. Иркутска

Министерство образования  и науки РФ

 

Федеральное Государственное бюджетное образовательное  учреждение

высшего профессионального  образования

ИРКУТСКИЙ   ГОСУДАРСТВЕННЫЙ

У Н И В Е Р С И Т Е Т

(ФГБОУ ВПО ИГУ)

 

 

 

 

ФАКУЛЬТЕТ СЕРВИСА И  РЕКЛАМЫ

 

КАФЕДРА ПРИКЛАДНОЙ ИНФОРМАТИКИ И ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ

 

ЗАВ. КАФЕДРОЙ:  Рохин А.В.

____________________________________

(ПОДПИСЬ)

 

 

 

 

ОТЧЕТ ПО ПРАКТИКЕ 

 

 

 

 

 

 

 

РУКОВОДИТЕЛЬ: Сыклен А.Е.

__________________________________

                         (ПОДПИСЬ)

 

СТУДЕНТ: гр. 14531, Сахневич Д.В.

__________________________________

                    (ПОДПИСЬ)

 

 

 

 

 

РАБОТА ЗАЩИЩЕНА С ОЦЕНКОЙ____________________

ПРОТОКОЛ №___________________

ОТ «_____»______________________г.

 

 

 

 

ИРКУТСК

2013

 

   

Содержание

 

ВВЕДЕНИЕ 3

1. Структура Администрации г. Иркутска 4

1.1. Организационная структура Администрации г. Иркутска 4

1.2.Организационная структура комитета по экономике Администрации г. Иркутска. Описание сектора управления проектами отдела программ и проектов департамента информатизации комитета по экономике Администрации г. Иркутска 5

2. Внедрение в Администрации г. Иркутска Автоматизированной Системы Управления Документами и Процессами на платформе DocsVision 8

2.1. Область применения 8

2.2. Описание возможностей 9

3. Практическая часть 13

3.1. Структура личных папок пользователя 13

3.2. Алгоритм тиражирования личных папок пользователей 15

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 20

Список используемых источников 20

ПРИЛОЖЕНИЕ Требования к техническому и программному обеспечению 21

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Деятельность любой организации сопряжена с обработкой большого количества разнообразных документов. Документы являются основным носителем деловой информации. Они необходимы практически на каждом рабочем месте и на каждом этапе работ. Достоверность, защищенность, и скорость доступа к документам – критически важные факторы деятельности предприятия.

«Бумажные технологии» документооборота уже не отвечают требованиям современного динамичного бизнеса.  Использование электронных файлов, папок файловой системы и электронной почты ускоряют доступ и движение документов, но не обеспечивают нужной достоверности и защищенности. В случае большого количества документов и их интенсивной совместной обработки сотрудниками наступает хаос.

Организации неизбежно приходят к необходимости использования специализированных систем для работы с электронными документами. Они позволяют упорядочить работу с документами в электронном виде, обеспечивая и достоверность, и защищенность, и скорость. Существует возможность придания юридической значимости электронным документам наравне с бумажными. Но даже если по тем или иным причинам используются бумажные оригиналы, то работа с электронными версиями на этапах подготовки, при ознакомлении, исполнении или справочно-информационном использовании дает значительный эффект.

 

Цель практики: Участие в рабочей группе по внедрению Автоматизированной Системы Управления Документами и Процессами на платформе DocsVision в Администрации г. Иркутска.

Задачи практики:

• Ознакомиться со структурой и функциями сектора управления проектами отдела программ и проектов департамента информатизации комитета по экономике Администрации города Иркутска;
• Ознакомиться с функциональными возможностями АСУДП DocsVision;
• Овладение практическими навыками работы в системе.

Объект исследования: Деятельность, структура и функции сектора управления проектами отдела программ и проектов департамента информатизации комитета по экономике Администрации города Иркутска.  Изучение нормативно-правовых актов данного структурного подразделения и уровень электронного документооборота.

Предмет исследования: Изучение функций и задач АСУДП DocsVision.  Анализ особенностей внедрения данной системы в структурные подразделения Администрации г. Иркутска.

 

 

 

1. Структура Администрации г. Иркутска

1.1. Организационная структура Администрации г. Иркутска

 

Согласно решению городской  Думы от 30.09.11 № 005-20-260397/1 «Об утверждении структуры Администрации города Иркутска в новой редакции» структура Администрации г. Иркутска имеет следующий вид (рис.1):

 

Рис.1.

Организационная структура 

Администрации г. Иркутска

 

Деятельность Администрации г. Иркутска регламентируется распоряжением от 8.05.08 года № 031-10-457/8 (с изменениями от 16.07.08) «О регламенте работы Администрации г. Иркутска».

Между всеми исполнительными органами Администрации г. Иркутска всегда существовал и существует документооборот. А с 19.10.12 (согласно контракту от 19.10.12 № 7010-64-001510/12) в отдельных структурных подразделениях Администрации города Иркутска в режиме пилотной версии была внедрена Автоматизированная Система Управления Документами и Процессами DocsVision.

1.2. Организационная структура комитета по экономике Администрации  
г. Иркутска.

Описание сектора управления проектами отдела программ и проектов департамента информатизации комитета по экономике Администрации  
г. Иркутска

 

Я проходил практику в структурном подразделении отдела программ и проектов департамента информатизации комитета по экономике Администрации г. Иркутска.

Согласно положению от 18.08.10 № 031-10-718/10-1 «О комитете по экономике Администрации г. Иркутска», организационная структура комитета по экономике Администрации г. Иркутска имеет следующий вид (рис.2):

 

Рис.2.

Организационная структура 

комитета по экономике

Администрации г. Иркутска

 

Из положения  «О секторе управления проектами отдела программ и проектов департамента информатизации комитета по экономике Администрации города Иркутска» от 11.04.12 № 031-10-718/10-1, сектор управления проектами (далее - сектор) – является структурным подразделением отдела программ и проектов департамента информатизации комитета по экономике Администрации города Иркутска.

Сектор  возглавляет заместитель начальника отдела - заведующий сектором управления проектами отдела программ и проектов департамента информатизации комитета по экономике Администрации г. Иркутска.

Основными задачами сектора являются:

1. Развитие инновационного сектора в сфере информационных и коммуникационных технологий для обеспечения устойчивого развития города Иркутска.
2. Участие в формировании и проведении единой политики в сфере информатизации в органах местного самоуправления города Иркутска. Определение стратегии развития информационной системы города Иркутска.
3. Участие в организации развития системы информатизации органов местного самоуправления города Иркутска с обеспечением ее совместимости и взаимодействия в едином информационном пространстве региона и России.
4. Участие в формировании информационно-телекоммуникационной среды с целью своевременного обеспечения органов местного самоуправления города Иркутска информацией и данными, необходимыми для подготовки и принятия обоснованных решений, на основе внедрения новых информационных технологий, современной вычислительной техники и телекоммуникаций.
5. Участие в определении приоритетных направлений информатизации в социальной сфере, в сфере территориального управления информационными и телекоммуникационными ресурсами города в пределах компетенции органов местного самоуправления города Иркутска.

 

Для выполнения поставленных задач сектор осуществляет следующие функции:

1. Организация и проведение работ по разработке и внедрению информационных систем, использующих информационно-телекоммуникационную сеть Интернет (Портал).
2. Разработка проектов муниципальных правовых актов города Иркутска по вопросам, отнесенным к компетенции сектора.
3. Организация обеспечения информационного взаимодействия органов местного самоуправления города Иркутска с международными, федеральными, областными и межрегиональными информационными ресурсами.
4. Участие в разработке и реализации проектов городских, региональных и федеральных программ в сфере информатизации органов местного самоуправления города Иркутска.
5. Подготовка предложений о приоритетах и порядке проведения работ в сфере информатизации органов местного самоуправления города Иркутска на основе обобщения и анализа состояния технического и программного обеспечения.
6. Обеспечение единой политики в сфере информатизации в структурных подразделениях органов местного самоуправления города Иркутска и в подведомственных им муниципальных учреждениях и муниципальных унитарных предприятиях города Иркутска.
7. Обеспечение единой политики в сфере использования WEB-технологий в органах местного самоуправления города Иркутска.
8. Выполнение общих требований и правил защиты информации, размещаемой на Портале и получаемой от граждан и организаций города Иркутска в рамках предоставления муниципальных услуг.
9. Оказание консультационных услуг работникам органов местного самоуправления города Иркутска, организация их обучения в случае необходимости, по вопросам использования и контентного сопровождения Портала.

 

Сектор осуществляет свою деятельность во взаимодействии с органами государственной  власти (государственными органами), органами местного самоуправления муниципальных  образований Иркутской области, организациями, гражданами.

Сектор в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, законодательством Российской Федерации и Иркутской области, Уставом города Иркутска, иными муниципальными правовыми актами города Иркутска, Положением о комитете по экономике Администрации г. Иркутска, Положением о департаменте информатизации комитета по экономике Администрации г. Иркутска, Положением об отделе программ и проектов департамента информатизации комитета по экономике Администрации г. Иркутска, а также Положением о секторе управления проектами отдела программ и проектов департамента информатизации комитета по экономике Администрации г. Иркутска.

 

2. Внедрение в Администрации г. Иркутска  
   Автоматизированной Системы Управления Документами и Процессами на платформе DocsVision

 

Документооборот в исполнительных органах государственной власти – это строго регламентируемое и контролируемое движение документов в сочетании с фиксацией сложного набора реквизитов в регистрационно-контрольных карточках (РКК). Особенностью документооборота и делопроизводства в органах государственной власти и управления является полное отражение управленческих процессов в документальной форме.

Документ – это зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности. Документ - это базовый инструмент управления.

Электронный документооборот (ЭДО) представляет собой единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Документ, представленный в электронном виде, или электронный документ (ЭД) – документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной цифровой подписью и сохранен на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

 

2.1. Область применения

 

На конец 2011 г.  в качестве системы автоматизации документооборота в Администрации г. Иркутска используется автоматизированная система «Гран-Док», разработанная ОАО «НПП «Гранит-Центр», которая была внедрена в 1997 году. В настоящий момент система «Гран-Док» не удовлетворяет потребностям Администрации по следующим параметрам:

• отсутствие в системе алгоритмов всех существующих процедур и бизнес-процессов, связанных с документооборотом Администрации;
• устаревший интерфейс, и, как следствие, неудобство пользования программой для конечного пользователя;
• отсутствие разделения интерфейса по функционалу сотрудника, одинаково сложный набор функций системы для всех пользователей, включая руководителей;
• ограничения по интеграции системы с современными программными средствами;
• сложный/громоздкий механизм поиска документов, требующий расширенных знаний в вопросе делопроизводства;
• необходимость дополнительной настройки рабочей области клиентской части для каждого нового пользователя для обеспечения эффективной работы;
• отсутствие возможности для руководителя выдать поручение без прикрепленного к системе бумажного документа («устного поручения»);  
• отсутствие функционала по согласованию документов (проектов документов, договоров и пр.).