Анализ структуры и функций службы делопроизводства (ДОУ) на примере конкретного учреждения

     Методические  функции, выполняемые службой ДОУ, включают:

• разработку номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства организации;
• проведение экспертизы научной и практической ценности документов;
• проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции делопроизводственной службы. (17, с.145)

 

     1.3 Структура и численный  состав делопроизводственной службы 

     Важным  вопросом при постановке делопроизводства в организации является определение структуры службы документационного обеспечения управления (ДОУ), ее должностного и численного состава. (22)

     Структура службы документационного обеспечения управления зависит от объема документооборота, а также от технологии работы с документами и может быть представлена следующими структурными подразделениями:

• секретариат;
• экспедиция (в экспедиции могут быть выделены группы по обработке входящей и исходящей корреспонденции, конфиденциальных документов, курьерская группа и т.д.);
• подразделение (отдел, группа) по регистрации и учету документов;
• подразделение (отдел, группа) по контролю исполнения документов;
• подразделение (отдел, группа) по работе с обращениями граждан;
• подразделение (отдел, группа) по изготовлению документов (бывшие машбюро);
• отдел совершенствования делопроизводства;
• копировально-множительное бюро;
• протокольная группа;
• редакционная группа;
• приемная;
• архив.

     В крупной организации с большим  объемом документооборота могут  существовать все вышеперечисленные  подразделения, входящие в службу документационного обеспечения управления.

     В организациях меньшего масштаба с не таким большим объемом документооборота возможно совмещение нескольких функций в одном подразделении или вместо структурных подразделений выполнение соответствующей работы отдельными сотрудниками, в маленькой фирме всю работу обычно ведет один секретарь. (19, с.339)

     Говоря  о структуре службы документационного  обеспечения управления необходимо также рассмотреть основные функции ее подразделений

     Секретариат:

     •информационное и организационно-техническое обслуживание руководства организации (руководителя, его заместителей, председателей коллегиальных органов);

     •планирование рабочего дня руководителей;

     •предварительное  рассмотрение и подготовка к докладу  руководителю поступивших в организацию документов;

     •составление  и оформление документов по заданиям руководителей;

     •аналитическая  работа по документам по заданию руководителя;

     •организация  телефонных переговоров руководителей.

     Экспедиция:

• организация командировок и деловых встреч руководителей и др. прием корреспонденции, поступающей в адрес организации;
• распределение документов по структурным подразделениям, доставка документов в структурные подразделения;
• обработка отправляемых из организации документов;

     Подразделение (группа, отдел) по регистрации и учету документов:

• регистрация поступающих, отправляемых и внутренних документов
• ведение информационно-справочной работы по документам организации
• подготовка документов для представления на рассмотрение руководства
• контроль за правильностью оформления документов
• формирование дел
• подготовка дел к передаче на хранение в архив организации.

     Подразделение (отдел, группа) по контролю исполнения документов:

     •организация  контроля за сроками исполнения документов

     •постановка документов на контроль

     •проверка своевременности доведения документов до конкретных исполнителей

     •предварительная  проверка и регулирование хода исполнения документов

     •снятие документов с контроля

     •учет и обобщение результатов контроля исполнения документов

• подготовка предложений по совершенствованию контроля исполнения документов

     Подразделение (отдел, группа) по работе с обращениями граждан:

     •регистрация  и учет обращений граждан (заявлений, предложений, жалоб)

     •подготовка обращений граждан к рассмотрению руководством

     •направление  обращений граждан на исполнение

     •контроль за сроками исполнения обращений  граждан

     •отправка писем-ответов гражданам

     •обобщение  результатов исполнения обращений  граждан

     •формирование дел с документами по рассмотрению обращений граждан

• подготовка предложений для руководства по совершенствованию организации работы с обращениями граждан.
• Подразделение (отдел, группа) по изготовлению документов:
• перепечатка документов по заявкам подразделений и работников
• считывание документов.

     Отдел совершенствования делопроизводства:

     •разработка инструктивных и методических документов по делопроизводству (инструкции по делопроизводству, должностных инструкций работников и др.)

     •разработка и корректировка номенклатуры дел  организации

     •консультирование работников организации по вопросам работы с документами

     •методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в подразделениях и подведомственных организациях

     •проведение работ по унификации документов, разработка табеля и альбома форм документов, применяемых в деятельности организации

     •организация  повышения квалификации работников, проведение семинаров по делопроизводству

     •разработка предложений по применению средств  организационной и компьютерной техники в делопроизводстве

• постановка задач автоматизации делопроизводства.

     Копировально-множительное бюро:

• копирование и тиражирование документов организации по заявкам структурных подразделений и работников.

     Протокольная  группа:

• разработка планов работы коллегиальных органов
• оформление и рассылка документов для рассмотрения на заседании коллегиального органа
• подготовка и проведение коллегиальных мероприятий (заседаний, совещаний)
• ведение и оформление стенограмм, протоколов заседаний коллегиальных органов
• рассылка копий протоколов заинтересованным учреждениям и лицам

     •оформление решений коллегиальных органов  в форме распорядительных документов

     •контроль за исполнением решений коллегиальных  органов

• оформление выписок из протоколов и др.

     Редакционная  группа:

     •редактирование документов, издаваемых в организации

     •корректорская  правка

• подготовка проектов документов для рассмотрения руководством, для издания и опубликования

     Приемная (может быть структурной частью подразделения  по работе с обращениями граждан):

• организация приема посетителей руководством организации
• составление плана работы приемной
• ведение учетной документации по личному приему граждан
• организация исполнения документов, полученных при личном приеме
• обобщение результатов приема посетителей
• подготовка предложений по совершенствованию работы приемной

     Архив (организации):

     •ведение  списков организаций и(или) структурных  подразделений организации – источников комплектования архива

     •прием  дел структурных подразделений  организации и организаций –  источников комплектования архива

     •учет и обеспечение сохранности принятых в архив документов

     •создание и поддержание в актуальном состоянии  научно-справочного аппарата к документам архива

     •организация  информационного обслуживания руководителей  и структурных подразделений организации, осуществление использования документов по запросам организаций и частных лиц, ведение учета и анализа использования

     •проведение экспертизы ценности и осуществление  комплекса организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение

     •осуществление  проверки правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организации и других организациях – источниках комплектования

     •организация  работы по составлению номенклатуры дел организации

     •оказание методической и практической помощи структурным подразделениям в работе с документами

     •участие  в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления

     участие в проведении мероприятий по повышению  квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления.(21, с. 339)

     документационный  управленческий решение делопроизводство

 

      2. АНАЛИЗ СТРУКТУРЫ И ФУНКЦИЙ СЛУЖБЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА НА ПРИМЕРЕ ЗАО «ПРОСПЕКТ» 

     2.1 Характеристика ЗАО «Проспект» 

     Фирма ЗАО «Проспект» было создана в 2001 году в виде общества с ограниченной ответственностью решением общего собрания учредителей и представляет собой объединение физических лиц для осуществления совместной деятельности.

     Предприятие осуществляет все виды хозяйственной  деятельности, которые не запрещены законодательными актами и отвечают целям, предусмотренным Уставом. При этом основными видами деятельности предприятия являются:

• производство изделий из гранита и мрамора.

     Организационная структура предприятия включает:

• Собрание Учредителей;
• дирекцию, возглавляемую генеральным директором;
• функциональные структурные подразделения.

     К исключительной компетенции Собрания Учредителей относятся: