Архивное дело

Содержание

Введение

       В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 17.06.2004 № 290 Федеральное архивное агентство является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по оказанию государственных услуг, управлению федеральным имуществом в области архивного дела. Федеральное архивное агентство находится в ведении Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации.

       Федеральное архивное агентство осуществляет свою деятельность во взаимодействии с другими  федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской федерации, органами местного самоуправления, общественными и иными организациями.

       Основными задачами Федерального архивного агентства  являются:

• оказание государственных услуг в области архивного дела;
• государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации, ведение Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации;
• обеспечение соблюдения правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

       Федеральному  архивному агентству непосредственно  подчиняются 15 федеральных государственных  архивов, Всероссийский научно-исследовательский  институт документоведения и архивного  дела (ВНИИДАД) и 2 обслуживающие организации.

       Федеральное архивное агентство организует координацию деятельности научно-методических советов архивных учреждений федеральных округов, а также вправе оказывать методическую помощь органам управления архивным делом субъектов Российской Федерации, государственным и муниципальным архивам.

       В настоящее время в Российской Федерации свою деятельность осуществляют 88 уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, в том числе 83 самостоятельных органа управления архивным делом, которым подчиняются 211 государственных архивов и центров документации

       С учетом всего вышесказанного изучение архивного дела, а также его управление представляют значительный как теоретический, так и практический интерес, а тема работы видится достаточно актуальной.

       Основной  целью работы является изучение менеджмента в арфивах.

       Для раскрытия избранной темы был  проанализирован широкий круг российских и зарубежных источников, научных  исследований, свидетельств и оценок, аналитических и информационных материалов специальной и общей периодической печати посвященных данному вопросу.

       В качестве инструментария применялись  методы анализа научной и информационной базы, синтеза полученных данных в  теоретические выводы и практические рекомендации.

1 Менеджмент в архивах

1.1 Законодательные и нормативные правовые акты

       Архивное  дело регламентируется следующими законодательно-нормативными документами:

1. Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" (ФЗ-125 от 22 октября 2004 г. Вступил в силу 27 октября 2004 г.).
2. Положение об Архивном фонде Российской Федерации (утверждено Указом Президента Российской Федерации от 17.03.1994 г. N 552)
3. Положение о Федеральном архивном агентстве (утверждено Постановлением Правительства Российской Федерации от 17.06.2004 г. N 290)
4. Регламент Федерального архивного агентства (утвержден Приказом Руководителя Федерального архивного агентства от 09.03.2005 г. № 17; зарегистрирован Минюстом России 13.07.2005 г. N 6784).
5. Перечень подведомственных Росархиву федеральных государственных учреждений (утверждено Распоряжением Правительства РФ № 5-р).
6. Положение о Министерстве культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации (утверждено Постановлением Правительства Российской Федерации от 17.06.2004 г. N 289)
7. Положение о Федеральной службе по надзору за соблюдением законодательства в сфере массовых коммуникаций и охране культурного наследия (утверждено Постановлением Правительства Российской Федерации от 17.06.2004 г. N 301)
8. Положение о порядке учета архивных документов при приватизации государственного и муниципального имущества (утверждено Приказом Росархива от 06. 11. 96 № 54 и распоряжением Госкомимущества от 22. 10. 96. № 1131-р)
9. Правила работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации, Росархив, 1998 (утверждены приказом Росархива № 51 от 6.07.1998 г.).
10. Регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, Росархив, 1997 (зарегистрирован Минюстом России 8.07.1997 г. N 1344).
11. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федераций от 8 ноября 2005 года N 536, зарегистрирована в Минюсте РФ 27 января 2006 г. Регистрационный N 7418).
12. Положение о порядке доступа к материалам, хранящимся в государственных архивах и архивах государственных органов Российской Федерации, прекращенных уголовных и административных дел в отношении лиц, подвергшихся политическим репрессиям, а также фильтрационно-проверочных дел (утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федераций, Министерства внутренних дел Российской Федерации, Федеральной служба безопасности Российской Федерации от 25 июля 2006 года N 375/584/352, зарегистрирована в Минюсте РФ 15 сентября 2006 г. Регистрационный N 8296).
13. Положение о порядке рассекречивания и продления сроков засекречивания архивных документов Правительства СССР (утверждено постановлением Правительства Российской Федерации от 20.02.1995 г. № 170).
14. Вопросы Межведомственной комиссии по защите государственной тайны (Указ Президента Российской Федерации от 2 июня 2001 года № 627).
15. Положение о порядке рассекречивания документов, созданных КПСС (утверждено решением Межведомственной комиссии по защите государственной тайны от 14 июля 2001 г. № 75).

       Ведомственные правовые акты

1. Положение о Почетной грамоте Федерального архивного агентства (утверждено приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 17 марта 2005 г. № 195.
2. Отраслевое тарифное соглашение по организациям федерального архивного агентства на 2005-2007 годы. (зарегистрировано 15 марта 2005 года, регистрационный номер № 16/05-07.)
3. "Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации":
• Приказ Федеральной архивной службы России № 16 от 13.02.2002 г. Об изменении приказа Росархива от 29.12.2001 № 101 "Об утверждении и внедрении "Основных правил работы государственных архивов Российской Федерации".
• Текст "Основных правил работы государственных архивов Российской Федерации"
4. Регламент государственного реестра уникальных документов Архивного Фонда Российской Федерации, Росархив, 2001 (утвержден приказом Росархива № 75 от 09.10.2001 г.).
5. Перечень информационных услуг, предоставляемых государственными архивами Российской Федерации пользователям из государственных информационных ресурсов бесплатно или за плату, не возмещающую в полном размере расходы на услуги, Росархив, 2001 (утвержден приказом Росархива № 33 от 28.04.2001 г.).
6. Временный порядок автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах, Росархив, 2000 (утвержден приказом Росархива № 64 от 23.10.2000 г.).
7. Совместный приказ Министерства культуры Российской Федерации и Росархива № 167/13 от 14.03.2000 г. Об утверждении Инструкции по заполнению паспорта государственного музея, библиотеки (в части документов Архивного фонда Российской Федерации) и мерах по организации ее внедрения.
8. Инструкция по заполнению паспорта государственного музея, библиотеки (в части документов Архивного фонда Российской Федерации).
9. Правила передачи в государственные архивы книг государственной регистрация актов гражданского состояния, собранных из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, и метрических книг (утверждены распоряжением Госкомимущества от 22.11.96 г. N 1131-р и приказом Росархива от 06.11.96 г. N 54).
10. Временный порядок рассекречивания и продления сроков засекречивания носителей сведений, составляющих государственную тайну, находящихся в закрытых фондах государственных архивов и центрах хранения документации (утвержден Решением Гостехкомиссии России от 28.06.1994 г. № 16).
11. Примерное положение об архиве государственного учреждения, организации, предприятия (утвержден приказом Роскомархива от 18.08.1992 №176).

1.2 Виды, задачи и  функции архива

       В зависимости от состава документов, которыми комплектуется архив, обязанностей по осуществлению учета, хранения и использования документов Национального архивного фонда Республики Беларусь могут создаваться архивы следующих видов:

• архив организации, хранящий документы только данной организации;
• центральный архив, хранящий документы центрального аппарата организации (центрального органа управления, центрального органа общественного объединения), а также документы организаций непосредственного подчинения и, при необходимости, других источников комплектования; центральный отраслевой архив центрального органа управления (центральный архив общественного объединения);
• объединенный ведомственный архив, хранящий документы организаций нескольких отраслей (систем), связанных территориально;
• объединенный архив, созданный несколькими организациями негосударственной формы собственности и хранящий их документы.

       Задачами  архива являются: комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве; обеспечение сохранности и ведение учета документов; обеспечение использования документов; подготовка и передача документов Национального архивного фонда на государственное хранение в соответствии с требованиями, установленными Госкомархивом; осуществление методического руководства и проверок состояния организации документов в делопроизводстве организации, а также архивного дела и организации документов в делопроизводстве в подведомственных организациях.

       Для решения стоящих перед ними задач  архив выполняет ряд функций: архив составляет и ежегодно уточняет список организаций-источников комплектования; принимает на хранение документы структурных подразделений организации; проводит экспертизу ценности хранящихся в архиве документов и оказывает методическую помощь по проведению экспертизы ценности документов, находящихся в структурных подразделениях; участвует в работе Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) или экспертной комиссии (ЭК) организации; проверяет соответствие формирования и оформления дел в делопроизводстве организации; осуществляет фондирование документов и дел; ведет комплекс учетных документов; составляет научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве документам; создает страховой фонд опий документов архива; контролирует условия хранения документов, проверяет наличие и сохранность документов и дел; представляет в соответствующее учреждение государственной архивной службы сведения о составе и объеме фондов, хранящихся в архиве; выполняет запросы организаций и частных лиц, выдает копии документов, архивные справки (выписки) и дела во временное пользование, обеспечивает работу исследователей; подготавливает и передает на госхранение документы Национального архивного фонда; участвует в разработке нормативно-методических документов (инструкций, рекомендаций, положений, номенклатуры дел и др.) по документационному обеспечению управления.