Архивоведение

Рассекречивание сведений и их носителей — это значит снятие ранее введенных ограничений на распространение сведений (например, содержащих государственную тайну) и на доступ к их носителям.

Основной объем работы по рассекречиванию документов лежит на сотрудниках государственных архивов. Рассекречиванию без ограничений подлежат: документы, послужившие основанием для массовых репрессий и посягательств на права человека; по организационно-партийной и идеологической работе КПСС, раскрывающие формы и методы деятельности партийных структур.

Согласно статье 7 Закона РФ «О государственной тайне» не подлежат отнесению к государственной тайне и засекречиванию также следующие сведения:

о чрезвычайных происшествиях  и катастрофах, угрожающих безопасности и здоровью граждан, и их последствиях, а также о стихийных бедствиях, их официальных прогнозах и последствиях;

о состоянии экологии, здравоохранения, санитарии, демографии, образования, культуры, сельского хозяйства, а также о состоянии преступности;

о привилегиях, компенсациях и льготах, предоставляемых государством гражданам, должностным лицам, предприятиям, учреждениям и организациям;

о фактах нарушения прав и свобод человека и гражданина;

о размерах золотого запаса и государственных валютных резервах Российской Федерации;

о фактах нарушения законности органами государственной власти и их должностными лицами.

Работа с секретными документами очень ответственна. От архивиста при подписании трудового договора кроме неразглашения секретных сведений могут потребовать дать обязательство не покидать пределов страны.

Необходимо следить  за соблюдением режима секретного хранения дел ограниченного доступа. Для таких дел, как правило, организуется специальное хранилище, правила доступа к которому и круг лиц, имеющих право доступа, должны регулироваться специальными актами, утвержденными руководителем учреждения или ведомства.                                                          

В настоящее время  рассекречивание документов, содержащих сведения, относящиеся к государственной тайне, осуществляется в несколько этапов.

Во-первых, в соответствии с Законом РФ «О государственной тайне» рассекречивание архивных документов осуществляется в плановом порядке министерствами и ведомствами фондообразователями, а также организациями и предприятиями их системы.

Рассекречивание осуществляется как в ведомственном, так и  в государственном архиве, документы рассматриваются экспертными комиссиями, созданными в ведомствах. Государственный архив должен в таком случае предоставить членам комиссий, созданных в ведомствах, подлинники документов или копии, их заменяющие, а также перечни документов, описей, обзоры и другие необходимые справочники. Рассекречивание может осуществляться и по инициативе государственного архива, хранящего фонд данного ведомства: ведь обязанностью Росархива является контроль за сроками хранения секретных документов и информирование руководителей ведомств о наличии на государственном хранении документов со сроками хранения свыше 30 лет. Наконец, если в государственный архив поступил запрос от гражданина или частного лица о рассекречивании документов, но архив не уполномочен рассекречивать запрашиваемые сведения, он в месячный срок с момента поступления запроса должен направить его в соответствующее ведомство.

Во-вторых, управления, министерства, ведомства, а также их учреждения, организации и предприятия могут делегировать свои полномочия по рассекречиванию документов соответствующим государственным архивам. Например, к 1996 г. такие полномочия архивным учреждениям Росархива передали Министерство финансов РФ, Министерство науки и технической политики, Государственный комитет РФ по статистике, Комитет РФ по стандартизации, метрологии и сертификации и другие ведомства. В таком случае в государственном архиве создается комиссия по рассекречиванию, имеющая право принимать решения о снятии ограничительных грифов.

Комиссия работает как  в плановом порядке, так и по запросам организаций и граждан. О результатах  работы комиссия извещает ведомства, материалы  которых были рассекречены. В случае поступления запроса на рассекречивание архив должен дать мотивированный ответ в 3-месячный срок.

В-третьих, процедура  рассекречивания документов министерств, ведомств и организаций, ликвидированных без правопреемников, в каждом конкретном случае устанавливается Межведомственной комиссией по охране государственной тайны и ее структурными подразделениями. Межведомственная комиссия в настоящее время решает и практические вопросы рассекречивания документов предприятий и организаций, ликвидированных без правопреемников.

Государственные архивы, в которые поступили на хранение фонды учреждений, ликвидированных без правопреемников, создают специальные экспертные группы, которые изучают документы и предоставляют заключения в Межведомственную комиссию.

Экспертные группы и  комиссии по рассекречиванию в государственных и ведомственных архивах выявляют документы поединично (по описям) или подокументно (путем полистного просмотра). Второй способ более дорогой и трудоемкий, однако он предпочтительнее, поскольку позволяет не засекречивать все дело, а разрешить доступ исследователей к его части, не содержащей государственной тайны. Остальные документы закрываются конвертом.

Документы для рассмотрения Межведомственной технической комиссией  и Комиссией по рассекречиванию документов бывшей КПСС готовятся только путем полистного просмотра дел. В результате составляются перечни документов, подлежащих рассекречиванию, и тех документов, срок секретности которых следует продлить. Чем подробнее и яснее указано содержание документов в перечнях, тем легче будет Межведомственной комиссии принять решение.

Государственные архивы должны информировать общественность о рассекреченных документах. Сведения о наиболее важных из них публикуются в специальном информационном бюллетене Федеральной архивной службы России, в журнале «Исторический архив» и приложении к нему «Архивы Кремля и Старой площади», а также в сборнике «Открытый архив». В архивах создаются обзоры и указатели рассекреченных документов. Правила доступа к документам в негосударственных архивах — общественных, экономических, частных — определяются этими учреждениями самостоятельно. Однако Международный совет архивов рекомендует, по возможности, приводить условия доступа к частным архивам в соответствие с условиями, существующими в государственных архивах.

7.5. Основы архивной  эвристики

Эвристика (от греч. кеипзко — отыскиваю, открываю) — наука, изучающая методы получения нового знания (эвристические методы), а также процесс продуктивного творческого мышления.

Архивная эвристика  — направление архивоведения, изучающее методику поиска ретроспективной документной информации в целях эффективного использования документальных богатств архивов в интересах общества и исторической науки, а также основные приемы атрибуции документов. Основной задачей архивной эвристики является поиск документной информации как для учреждений, предприятий и организаций, так и для исследовательской работы специалистов по выявлению в архивах, библиотеках и музеях источников по теме.

Для выполнения этой задачи архивной эвристики необходимы:

1)  наличие научных  принципов организации Архивного фонда РФ и формирования хранящихся в архивах документов;

2)  организация современного  Архивного фонда РФ как целостной системы государственных и ведомственных хранилищ определенного профиля архивов учреждений;

3)  существование системы учетного и научно-справочного аппарата государственных архивов.

Каждому, кто работает в архиве, необходимо знание методики поиска информации по архивным справочникам. Основными этапами поиска документов являются:

1)  установление фондообразователей, в деятельности которых могли возникнуть материалы, содержащие интересующую исследователей информацию;

2)  поиск на межархивном  уровне, на котором следует установить название архивов, музеев, библиотек, в которых хранятся или могут храниться как фонды, так и отдельные материалы по теме исследования;

3)  поиск на уровне  архива, когда в архиве устанавливаются  или уточняются названия или номера фондов и коллекций, в которых отложились нужные документы;

4)  поиск на уровне  фонда, когда требуется установить номера единиц хранения. Если к данному фонду составлено несколько описей, поиск усложнится. Следует установить, какая именно опись, часть или том описи нужны, установить номер и название описи;

5)  поиск на уровне  дела, документа, документной информации.

Поиск первичной документной  информации начинается с определения архивного шифра — совокупности поисковых данных, позволяющих безошибочно разыскать нужный документ в недрах архива. При поиске документа в делопроизводстве роль архивного шифра играет регистрационный номер документа, а если документ исполнен и подшит в дело — индекс дела по номенклатуре. В архиве учреждения шифр несколько удлиняется — он состоит из номера фонда, номера описи, номера дела по годовому разделу сводной описи дел постоянного или долговременного хранения, дел по личному составу, номера листа. В государственном (муниципальном) архиве архивный шифр складывается из названия архива, номера фонда, номера описи, номера дела по описи и номера листа. Архивный шифр обязательно должен быть проставлен в требовании на выдачу дел, заполняемом исследователем в читальном зале. Кроме того, шифр может включать в себя дополнительные элементы информации — часть или том описи, номер коробки или картона и др. Сотрудник архивохранилища, в которое поступило требование, по шифру может найти любое дело с помощью топографического указателя. Таким образом, самое главное в поиске — точно установить архивный шифр.

Поиск документов в делопроизводстве, ведомственном и государственном архивах имеет свою специфику.

7.5.1. Поиск документов в делопроизводстве и архиве учреждения

Очень часто работникам делопроизводственной службы приходится оперативно разыскивать какой-либо документ или документы по вопросу, требующему срочного решения. Если делопроизводство ведется в соответствии с требованиями Единой государственной системы документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ), проблем с поиском какого-либо документа, как правило, не бывает.

Для поиска документов, не оконченных делопроизводством, следует обратиться к регистрационно-контрольным картотекам. Схема поиска документной информации в делопроизводстве и архиве учреждения приведена в табл. 9.

Раньше (а кое-где и сейчас) в учреждениях велись картотеки входящих и исходящих документов, журналы регистрации внутренних документов, а также отдельные контрольные картотеки жалоб и заявлений граждан, документов по личному составу, научно-технической документации и др. Неудобством этих картотек было то, что они имели, как правило, один уровень входа, соответствовавший принципу систематизации карточек. Так, карточки регистрации входящих документов систематизировались, как правило, по дате поступления документа, а карточки регистрации исходящих документов — по адресатам. В этом случае, когда неизвестна точная дата поступления документа или точное название адресата, но известен вопрос, могли возникать трудности с поиском.

В настоящее время  традиционные картотеки почти повсеместно уступили место регистрационным базам данных и интегрированным автоматизированным системам делопроизводства (АСД), разработанным на основе таких СУБД, как Шиз Шез или Иосб Ореп, Регзопа1 Отек и др. Преимущество электронных систем регистрации состоит в том, что поиск можно осуществлять по любому «чувственному» реквизиту документа или по сумме реквизитов: дате регистрации и внутреннему номеру; внешнему номеру и дате; автору (от кого); адресату (кому); краткому содержанию; виду отправления (электронная почта, почтовое сообщение, факс); резолюции руководства; контрольной дате; исполнителям; отметке об исполнении и отправке ответа; хранению (№ и название дела); комментариям (приложению) и др.

Если известен хотя бы один из этих реквизитов, база данных в  считанные секунды найдет все документы, соответствующие запросу. Еще одним преимуществом для поиска в АСД является то, что они позволяют тут же просмотреть текст найденного документа, введенный с помощью сканера, или даже графическое изображение документа.

При поиске по традиционным картотекам в лучшем случае можно  было узнать лишь имя исполнителя.

Поиск документов, оконченных делопроизводством, имеет свою специфику. Это документы временного (сроком до 10 лет), долговременного (свыше 10 лет) и постоянного хранения.

Дела временного хранения находятся в структурном подразделении до тех пор, пока, согласно решению ЭК учреждения, они не будут уничтожены в связи с истечением срока хранения. Чтобы найти документ, прежде всего следует найти папку-скоросшиватель, в который он подшит, а для этого следует узнать индекс дела по номенклатуре, проставленный на обложке папки-скоросшивателя. Как правило, индекс дела по номенклатуре состоит из двух цифр, разделенных дефисом: номера структурного подразделения и порядкового номера дела по номенклатуре (например, 05-12, где 05 — номер отдела, а 12 — номер дела). В последнее время широкое распространение получили классификаторы информации. Если в учреждении принят классификатор вопросов деятельности, то индекс состоит из трех цифр, из которых средняя — код по классификатору. Классификаторы облегчают поиск информации. Поэтому предварительно следует отыскать код нужного вопроса по классификатору. Этот код, наверняка, можно узнать из регистрационной картотеки (базы данных). Отыскав требуемую папку-скоросшиватель, придется просмотреть все документы, так как внутри дела документы систематизируются чаще всего по хронологии, поэтому необходимо знание точной даты документа. Однако есть исключения: заявления граждан систематизируются по алфавиту фамилий заявителей; исходящие документы могут систематизироваться по адресатам. Следует учесть, что дела временного хранения могут храниться не только в структурном подразделении, но и централизованно — в канцелярии.

Дела долговременного  или постоянного хранения в структурном подразделении находятся временно — до передачи в архив учреждения. В период формирования любое дело имеет свой индекс по номенклатуре, который, как было сказано выше, состоит из двух или трех цифр, разделенных чертой.

После окончания делопроизводством  дела изымаются из скоросшивателей, переформировываются, переплетаются, нумеруются, уточняются данные на их обложках. На них составляются годовые описи дел структурного подразделения. У дела, включенного в годовую опись, кроме индекса по номенклатуре появляется еще и архивный номер.

Дела в описи дел структурного подразделения нумеруются в валовом порядке (1, 2, 3 и т.д.). Однако в одном структурном подразделении ежегодно может быть составлено несколько описей, поэтому существенное значение имеет не только № дела, но и № описи.

Описи дел структурных подразделений нумеруются следующим образом, например 5п—81, где 5 — номер структурного подразделения; буква обозначает категорию документов (п — постоянного хранения, в — временного хранения, л/с — по личному составу и т.п.), а 81 — последние цифры года, когда дело было закончено делопроизводством. Номер дела ставится на обложке карандашом, так как, когда дела передаются в архив учреждения, то там на основе описей дел структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел учреждения.