Архивоведение

Поисковые возможности ИПС первого типа будут усилены в случае соединения информационно-поисковой системы с системой электронного документооборота (полного или частичного). Для этого в инструкции о службе документационного обеспечения управления (ДОУ) следует предусмотреть категории документов, подлежащих обязательному сканированию (с последующим оптическим распознаванием символов). Для исходящих и внутренних документов сканирование не требуется, так как файл документа имеется на одном из жестких дисков. Текстовый файл документа соединяется с регистрационной карточкой документа.

Таким образом современные  системы документооборота позволяют осуществить гипертекстовый поиск по тексту документа и контекстный поиск по реквизитам регистрационной карточки (полям базы данных).

Примером изложенного  выше является «текущий» архив Министерства иностранных дел (МИД), в котором используются следующие базы данных: комплексы задач «Учет и контроль несекретных документов» и «Учет и контроль секретных документов». В состав информационного массива входит регистрационно-контрольная картотека, журналы движения документов внутри организации, номенклатуры дел, внутренние описи (досье) дел. Функции системы — регистрация входящих и исходящих документов, регистрация движения документов внутри организации и резолюций, контроль исполнения документов, формирование и распечатка журналов передачи документов от исполнителя к исполнителю, формирование и распечатка внутренних описей дел. Основной таблицей является регистрационная карточка документа, полями — регистрационный номер документа, дата регистрации документа, номер экземпляра документа, тип документа (вид), код автора документа, исполнитель, номер входящего документа, дата документа, краткое содержание, подпись исполнителя, количество экземпляров документа, код адресата, кому отправлено, дата отправки, дата возврата, резолюция, автор резолюции, дата резолюции, дата списания документа в дело, индекс дела по номенклатуре, номер дела по описи, дата сдачи в архив, номер описи, дата уничтожения, коды сотрудников, имеющих право уничтожения документов. Отчеты, получаемые из системы: сводка документов, находящихся на исполнении (по структурным подразделениям в заданном интервале дат или с истекшим сроком исполнения), журнал наличия документов, находящихся в данный момент в подразделении, сводный журнал регистрации документов (за год), внутренние описи каждого дела, сводка о документообороте за год. Система может одновременно работать с тремя базами данных (за три года). Для ускорения ввода информации в систему включены справочники (коды адресатов, номенклатура дел за текущий год, коды исполнителей и др.). Такая система после списания документов постоянного и долговременного хранения в дело передается вместе с документами данного года в ведомственный архив и служит для подокументного поиска, т.е. выполняет функции архивного каталога. При этом база данных «фильтруется» по номерам дел — из нее исключаются записи с номерами дел, срок хранения которых истек. Однако система с точки зрения методики архивного дела не свободна от недостатков. Например, в нее вводится код сотрудника, уничтожившего документы, но не вводится основание уничтожения (номер и дата протокола экспертной комиссии, номер и дата акта об уничтожении). В системе есть лишь единственный реквизит, позволяющий отслеживать списание документа в дело и использовать ее для поиска данных в ведомственном архиве — индекс дела по номенклатуре. Это делает необходимым создание особой базы данных («электронная опись») для поиска по заголовкам дел.

2. Информационно-поисковую  систему второго типа, т.е. создание единой интегрированной информационно-поисковой базы для всех систем документации в делопроизводстве и архиве учреждения, рассмотрим на примере центрального аппарата Министерства по налогам и сборам РФ и его учреждениях (управлениях МНС по субъектам Федерации и районных налоговых инспекциях).

Комплексная система  документооборота построена по единой методике во всех учреждениях МНС, что  позволяет направлять данные из регионов в единый федеральный банк данных, который обрабатывается специальным структурным подразделением — Государственным научно-информационным вычислительным центром (ГНИВЦ) МНС. Состав информационного массива — система автоматизации документооборота и делопроизводства «Босс-референт», система управления персоналом «Босс-кадровик». Первая подсистема включает в себя следующие базы данных: «Корреспонденция» (регистрационная картотека), «Согласование» (журнал регистрации движения документов от руководства к исполнителю и обратно и др.), БД «Архив» (описи дел и каталоги, созданные на базе БД «Регистрация» путем фильтрации данных).

БД архива представляет собой совокупность информационных массивов, формируемых после окончания каждого делопроизводственного года на основе БД «Корреспонденция». База данных интегрируется на основе двух массивов — картотеки единиц хранения (поля — номер дела, номер описи, вид документа, автор, корреспондент, содержание, подлинность/копийность, способ воспроизведения, дата начала дела, дата окончания дела и др.) и связанной с ней картотеки документов (поля аналогичны полям БД «Корреспонденция»). Найдя дело, можно просмотреть все карточки документов, входящих в дело. Такое построение информационной системы ведомственного архива является наиболее грамотным с точки зрения методики архивного дела.

Данная система электронной  документации распространяется на управленческую документацию. Введение единого стандарта работы с электронными документами в рамках ведомства, обеспечивающего управляемость, защищенность и доступность документов, является важной особенностью работы с банком данных «Реестр налогоплательщиков». Все эти системы электронного делопроизводства реализованы единым системным интегратором (компанией АЙТИ) на одном программном обеспечении.

Аналогичная интегрированная система поиска документной информации в делопроизводстве и архиве создана в Центральном банке РФ с 1997 г. (на 370 рабочих местах в центральном аппарате и более чем на 100 рабочих местах в ГУ ЦБ по г. Москве). В 2000 г. состав введенного массива данных составлял более 500 тыс. записей. Система ЦБ РФ интересна тем, что с 1999 г. компьютеризация делопроизводства осуществляется в рамках создания типовой системы во всех территориальных учреждениях ЦБ России (это более 4 тыс. автоматизированных рабочих мест). Информатизация осуществляется на базе интегрированной автоматизированной системы «ДЕЛО» («Дело-96»), созданной фирмой «Электронные офисные системы» на базе СУБД Отек.

Состав первого  информационного массива системы  — база данных сетевой структуры из регистрационных карточек (РК) документов, связанных между собой (первичные, вторичные обращения, приложения), дополняющих друг друга, образующих гипертекстовые сети зарегистрированных документов с возможностью навигации (передвижения по связкам между РК и просмотра цепочки взаимосвязанных документов). Второй массив — электронные документы, созданные в делопроизводстве и связанные с РК каждого документа.

Функции системы: регистрация входящих, исходящих и внутренних документов, обработка и хранение электронных документов, присоединенных к картотеке, механизм управления ходом работ (маршрутизация) — автоматическая передача электронных копий документов исполнителям, контроль исполнения документов, формирование реестров рассылки документов, надпечатка конвертов, отправление документов с помощью систем электронной почты, поиск документов по реквизитам регистрационной карточки и по тексту, регламентация прав доступа.

Достоинством  системы является поддержание архивного хранения как в традиционной, так и в электронной форме. Для использования системы в качестве поискового средства в ведомственном архиве служат реквизиты «индекс дела по номенклатуре», «архивный номер дела» (по описи), «номер сдаточной описи», «подпись списавшего». Для хранения документов в электронном архиве служат следующие реквизиты: «дата архивации», «режим архивации», «комментарий к архиву».

Интегрированная информационная система делопроизводства может  быть создана путем включения в единый комплекс всех подсистем (банков данных), существующих в организации.

Примером может служить  Единая система электронного документооборота администрации г. Санкт-Петербурга, созданная с целью комплексного решения проблем электронного документооборота и делопроизводства в органах власти.

Состав информационного  массива — электронные специализированные системы делопроизводства (служебная корреспонденция, письма и обращения граждан, контроль исполнения и др.); банки документов [БД «Кодекс», документы канцелярии губернатора и территориальных органов администрации, служебная корреспонденция, нормативно-правовые и другие документы, тексты которых необходимы в работе; индивидуальные и групповые системы подготовки документов (базы данных с набором шаблонов всех видов исходящих документов, оформленных по правилам унифицированной системы организационно-распорядительной документации — УСОРД); корпоративные сервисы (электронная рассылка уведомлений, справок и других материалов, оперативный доступ к банкам и базам данных); обмен данными между системами].

Функции системы: учет и контроль движения документов, внедрение единых принципов регистрации, учета и движения документов, единой технологии ведения делопроизводства, списания документов в дело и подготовки описи, а также сквозной системы контроля исполнения; создание эталонных банков электронных документов (шаблонов), электронная рассылка документов по всем учреждениям системы из вышестоящих в нижестоящие.

Особенностями данной системы электронного документооборота является то, что все подсистемы ведутся в рамках единой информационной системы, на одном программном обеспечении, с высоким уровнем стандартизации и унификации данных.

3. Рассмотрим третий  тип информационно-поисковой системы, когда возможно создание отдельной информационной базы в делопроизводстве или архиве.

Такой подход реализован, например, в архиве Государственной  Думы Федерального собрания РФ. Для поиска документов в делопроизводстве Госдумы используется с 1998 г. система «Дело», аналогичная описанной выше системе Центрального банка РФ. В архиве же создается отдельная информационно-поисковая система. Состав информационного массива: тематическая картотека законопроектов (БД «Законопроекты»), включающая данные по всем документам, создаваемым в ходе законодательной процедуры, картотека личного состава аппарата Госдумы («Персоналии»).

Функции системы: исполнение запросов о прохождении законопроектов, справок по личным запросам депутатов и других пользователей информации, ведение классификаторов, получение отчетов в заданной форме и др.

База данных «Законопроекты»  ведется путем заполнения электронных карточек законопроектов (поля: вид документа законодательной процедуры, субъект законодательной инициативы, отрасли законодательства, ответственный комитет, дата документа, стадия рассмотрения, номер сдаточной описи, номер сводной описи, номер дела, номер дела по сводной описи, номера листов в деле, номер фонда). Особый набор полей предусмотрен для карточки документа. Таким образом, система представляет собой подокументную опись законопроектов. Состав полей

БД «Персоналии»: ФИО, группа кадрового состава, подразделение Госдумы, дата приема в Госдуму, дата увольнения из Госдумы, номер сдаточной описи, номер сводной описи, номер дела, номер дела по сводной описи, количество листов в деле, номер фонда, номер хранилища, номер компактуса, номер шкафа, номер полки, номер прохода, сторона прохода. Для удобства ввода информации система имеет множество классификаторов (подразделений, субъектов законодательной инициативы, отраслей законодательства и др.) Так же, как и в системе МИД, одним из классификаторов является номенклатура дел Госдумы, что обеспечивает связь с системой делопроизводства.

При создании отдельной  информационной системы в ведомственном архиве учреждения вся работа по вводу данных выполняется архивистами. Поэтому Росархив рекомендует автоматизированный справочный аппарат ведомственного архива формировать на основе информационно-поисковой системы, создаваемой в текущем делопроизводстве организации, и прежде всего таких ее элементов, как электронные справочные картотеки, номенклатуры дел, классификаторы и др. Однако есть одно существенное препятствие, мешающее использованию в поисковой работе архива электронной делопроизводственной картотеки. Дело в том, что основным классификатором данных в делопроизводстве является номенклатура дел организации, которая переутверждается каждый год. Это заставляет архивистов хранить массив данных за каждый год в отдельной базе данных. В ведомственном архиве, где документы хранятся долговременно, для поиска по каждому году неудобно загружать отдельную базу данных. Поэтому создание самостоятельной информационной системы архива позволяет осуществлять сквозной поиск за весь период хранения документов, причем базы данных привязаны к традиционным справочникам, составляемым в ведомственном архиве (сдаточная опись дел структурного подразделения, сводная опись дел учреждения) и даже топографии хранилища (шкафы, стеллажи, полки и т.д.).

Кроме того, если в учреждении отсутствует автоматизированная система регистрации документов, создается БД описаний на уровне документов — электронный каталог, основными полями которого являются: индекс, рубрика, подрубрика, дата события, место события, содержание, название фонда, номер фонда, номер описи, номер дела, номер листа. Каталог снабжается ключевыми словами, отражающими тему, персоналии, географию. Индексация документов в электронном каталоге осуществляется на основе единого классификатора документной информации.

Карточка электронной  картотеки/каталога (запись БД) может быть связана с текстовым файлом документа или отсканированным изображением документа. В первом случае возможен гипертекстовый поиск информации по содержанию документа. Поиск информации по полнотекстовым документам может осуществляться по дескрипторам, которые выбираются из тезауруса по классификационным индексам, а также по словам естественного языка из текста документа.

Для государственных  архивов в 1995 г. Росархивомбыла разработана  концепция информатизации архивного  дела России, на основе которой была создана Программа информатизации на 1997-2000 гг. В соответствии с концепцией предусмотрено создание автоматизированного научно-справочного аппарата, баз данных, содержащих электронные копии документов.

Развитие телекоммуникационных систем должно улучшить обеспечение пользователей архивной информацией, более оперативно решать вопросы информационного обмена между архивными учреждениями, способствовать укреплению взаимодействия архивных учреждений с федеральными органами государственной власти⁷.