Автоматизация регистрации документов в делопроизводстве

     - программная платформа (система, обеспечивающая хранение и поиск документов, а также система обмена сообщениями. В настоящее время используется архитектура «клиент /сервер»);

      - поддержка распределенной обработки информации;

      - возможности масштабирования (набор поддерживаемых платформ; максимальное число пользователей; число уровней вложенности структур);

      - открытость архитектуры и возможность интеграции с другими приложениями;

      - широкий выбор типов документов, с которыми работает система (форматы документов; поддержка работы с составными документами и несколькими версиями документа; связи документов (один документ может быть ответом на другой или может быть порожден при исполнении предыдущего документа); совместное использование электронных и обычных (бумажных) документов);

      - возможность коллективной работы группы исполнителей над одним (или несколькими) документами;

      - возможность работы по «свободной» схеме (без жесткой фиксации маршрутов);

     - возможности контроля за прохождением документов;

     - наличие системы оповещения должностных лиц;

   - возможность настройки системы под нужды конкретного заказчика (например, набор реквизитов регистрационной карточки, объем вносимой в базу информации); наличие русифицированного интерфейса;

     - наличие средств регламентации доступа и криптозащиты;

     - наличие средств оповещения о нарушениях в регламенте прохождения документов;

     - ориентированность на отечественную концепцию документооборота.

     С точки зрения системы автоматизации регистрации документов, документ, как правило, распадается на тело документа - файл (файлы), вся содержательная работа с которым обычно ведется вне рамок системы делопроизводства, и регистрационную карточку, содержащую все реквизиты документа, с которой собственно и идет работа. Файлов может и не существовать, документ может оставаться в бумажной форме.

     Основным принципом организации регистрации документов считается однократность и поэтому выбирается централизованный путь обработки документов. При наличии локальной сети, которая объединяет все компьютеры организации, регистрация ведётся децентрализовано. Если документы поступают и отправляются по электронной почте или факсимильной связи, то этот метод очень удобен.

     Небольшие  организации используют принцип  централизации регистрации и  всю работу (включая справочную) выполняет секретарь.

    В  крупных организациях может быть  децентрализованная регистрация.  Записи ежедневно переносятся на диск и передаются в службу делопроизводства для включения их в центральную базу данных. Регистрационные карточки печатают в 2-х экземплярах, один из которых скрепляется с документом и сопровождает его в процессе исполнения, второй для справочной службы.

    Индивидуальные  системы регистрации в локальной  сети создают условия для ведения  регистрации во всех структурных  подразделениях, но создавая единую  базу данных организации.

    Технология  регистрации позволяет использовать для регистрации входящих, исходящих, внутренних документов карточек разных формах. Формы карточек отличаются от тех, которые применяются в ручной регистрации. Автоматизация регистрации позволяет использовать не девять реквизитов, а в 2-3 раза больше.

    Регистрация  проводится путём заполнения регистрационной карточки на экране компьютера и перенесения регистрационного номера на сам документ в штамп с отметкой о получении документа.⁴⁰

    Заполнение  регистрационной карточки на  экране компьютера, аналогично бумажной  карточки. Разница в том, что поля, которые содержат повторяющие показатели (вид документа, автор резолюции, исполнитель, подразделение – получатель документа, корреспондент/автор документа) не заполняются вручную каждый раз. Их можно выбирать из открывающего списка.

    После заполнения регистрационной карточки вся поступающая корреспонденция передаётся руководителю для проставления резолюции. Как правило, руководителю докладывается минимум наиболее важных документов, а основные передаются в подразделения или конкретным сотрудникам. Соответственно либо сведения о подразделении – получатели и конкретном исполнителе сразу вносятся в регистрационную карточку, и документ передаётся по назначению, либо уже после рассмотрения документов руководителем в регистрационной карточке заполняются сведения: автор резолюции, резолюция, ответственный исполнитель, исполнители и срок исполнения.⁴¹ Если срок исполнения документа руководителем не указан, он устанавливается на основе типовых сроков исполнения для аналогичных документов.⁴²

    Компьютеризация делопроизводственных процессов позволила заменить ручную карточную форму регистрации документов на современную автоматизированную, с помощью ПЭВМ. При этом большинство программ построено на занесении в электронную карточку, выводимую на экран компьютера, как традиционных реквизитов, так и ряда дополнительных. 

                                                ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

       Историю регистрации документов можно проследить поэтапно. На каждом этапе происходило усложнение этого процесса. Как в дореволюционной России, так и СССР в регистрации видели необходимость, придавали большое значение и всегда хотели упростить её, но между тем она только усложнялась. Бюрократическая работа порождала ряд ненужных документов, но, тем не менее, увеличение количества документов привело к тому, что этот процесс старались усовершенствовать, механизировать и автоматизировать.

    С  внедрением компьютерных технологий использование учреждениями и организациями автоматизированных систем регистрации документов, в которых основными носителями являются электронные документы, очень важно разрабатывать и закреплять нормативно-методические документы.

    За последнее время были приняты ряд Законов РФ, Изменения Федеральной программы «Электронная Россия (2002-2010 годы)», Гражданский кодекс ч.4, в которых отражаются требования к работе на автоматизированных системах. Однако компьютерные технологии развиваются стремительно, и поэтому хотелось бы, чтобы разработка нормативно-методических документов не отставала от неё.

     В работе с документами на фоне изменений современных технологий происходят изменения. Сроки хранения документов устанавливаются нормативными документами. По этим нормам меньше хранить их нельзя, но организации нуждаются в том, что многими документами должны пользоваться сверхустановленных сроков. При переходе к хранению документов в электронной форме это требование стало необходимым из-за превышения возможности хранения электронных документов, по сравнению с бумажными документами. Поэтому, электронные документы могут использоваться в работе информационно-справочной службы, намного дольше.

          Преимуществом автоматизированных систем является то, что произошло улучшение информационного обеспечения работы персонала. Для подготовки документа работнику в любое время, не отходя со своего рабочего места, можно быстро найти информацию о документах, которые оформлялись раньше и имеющие какое-либо отношение к настоящему документу. Такой метод работы поднимает качество подготовленных документов на более высокий уровень. Так же, эта система позволяет работать подразделениям уверенно в том, что другие несогласованные подразделения не выполняют эту же работу. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

            СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 

 Источники:

1. Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» // Собрание Законодательства Российской Федерации. 2006. № 31 (ч. 1). Ст. 3448.
2. Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» //  Собрание Законодательства Российской Федерации. 2006. № 31 (ч. 1). Ст. 3451.
3. Гражданский кодекс Российской Федерации (ч. 1) от 30.11.1994. № 51-ФЗ // Собрание Законодательства Российской Федерации. 2004. № 32. Ст. 3301.
4. Гражданский кодекс Российской Федерации (ч. 4) от 18.12.2006 № 230-ФЗ // Собрание Законодательства Российской Федерации. 2006. №52. Ст. 5496. 
5. Кодекс об Административных правонарушениях от 30.12.2001 №195-ФЗ // Собрание Законодательства Российской Федерации. 2002. № 1

     (ч. 1). Ст. 1.

6. Постановление Правительства Российской Федерации от 15.08.2006 №502 «О внедрении изменений в федеральную целевую программу «Электронная Россия (2002- 2010 годы)» // Собрание Законодательства Российской Федерации. 2006. №37. Ст. 3875.
7. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.- Введ. 01.01.1999. – М.: Госстандарт России; Издательство стандартов, 1988. 7 с.
8. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Утв. Приказом Главархива СССР от 23.05.1988. №33
9. Единая государственная система делопроизводства: (Основные положения). – М.: [б.и.], 1974. – 128 с.: схем., табл.
10. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения / Росархив, ВНИИДАД. – М., 2000. – 107 с.
11. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждённая Приказом Росархива от 27.11.2000 № 68 // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. 2001. № 4.

 Литература:

1. Артамонова И.Л. Из опыта внедрения автоматизированной системы регистрации / И.Л. Артамонова // Секретарское дело. 1997. № 3.

     С. 58-62.

2. Быкова Т.А. Делопроизводство: учебник / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина; под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – Изд. 8-е, перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006. – 560 с.
3. Илюшенко М.П. История делопроизводства в дореволюционной России : учеб. пособие / М. П. Илюшенко. – М.: [б.и.], 1993. - 79 с.
4. Илюшенко М.П. Организация документооборота : учеб. пособие по спецкурсу / М.П. Илюшенко – М.: [б. и.], 1981. – 90 с.: рис., схем.
5. История делопроизводства в СССР : учеб. пособие. – М.: [б. и.], 1974. - 169 с.
6. Кузнецов С.Л. Автоматизированные системы регистрации и контроля исполнения / С.Л. Кузнецов // Секретарское дело.1996. №4 (2). С. 58-65.
7. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере : (Компьютерные технологии в делопроизводстве) / С.Л. Кузнецов – Изд. 2-е, перераб. и доп. - М.: Бизнес-школа "Интел-Синтез", 1999. - 200 с.: ил.
8. Кузнецов С.Л. Примерное техническое задание на систему автоматизации делопроизводства / С.Л. Кузнецов // Делопроизводство. 2005. №3. С. 47-52.
9. Кузнецов С.Л.Современные технологии регистрации  документов / С.Л. Кузнецов // Делопроизводство. 2007. №4. С. 31-34.
10. Кузнецова Т.В. Делопроизводство: (документационное обеспечение управления) / Т.В. Кузнецова – Изд. 5-е, испр. и дополн. – М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2007. – 528 с.
11. Кузнецова Т.В. Документационное обеспечение управления: учеб.- справ. пособие / Т.В. Кузнецова – М.: ИМПЭ, 1998. – 95 с.
12. Кузнецова Т.В. Регистрация – ключевой момент организации работы секретаря с документами / Т.В. Кузнецова // Секретарское дело. 1999. № 4. С. 3-6.
13.   Кузнецова Т.В. Секретарское дело / Т. В. Кузнецова. - Изд. 6-е, испр. и доп. - М.: Журн. "Упр. персоналом", 2006. - 341 с.: ил.
14.   Организация работы с документами: учебник. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Инфра-М, 2002. - 590 с.: рис., табл.
15. Подолина О. Электронный документооборот / О. Подолина // Секретарское дело. 2007. № 4. С. 28-35.
16. Санкина Л.В. Делопроизводство: практ. пособие. - М.: МЦФЭР, 2002. - 284 с.: табл.
17. Серова Г.А. Автоматизированная система по делопроизводству «Документооборот 3.0» / Г.А. Серова // Секретарское дело. 2004. № 1. С.26-30.
18. Серова Г.А. Делопроизводство – автоматизация работы / Г.А. Серова // Секретарское дело. 2003. № 4. С. 27-28.
19. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство : практ. пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия / М.В. Стенюков - Изд. 6-е, доп. и перераб. на основе ГОСТ Р 51141-98 и Изменения N 1 ГОСТ Р 6.30-97. - М.: Приор, 2000. - 142 с.: рис.