Автоматизация регистрации документов в делопроизводстве

                                                                ОГЛАВЛЕНИЕ 

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………………..3

1. ИСТОРИЯ ВОЗНИКНОВЕНИЯ  И РАЗВИТИЯ РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ…………………………………………………………………...8

2. АВТОМАТИЗАЦИЯ  РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ………………………………………………………...15

2.1. Нормативно-методические  основы автоматизации регистрации  документов……………………………………………………………………….15

2.2. Значение  и общие правила регистрации  документов…………………….17

2.3. Регистрационные  формы…………………………………………………...20

2.4. Формы автоматизации регистрации документов…………………………24

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………….29

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ………31 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                                ВВЕДЕНИЕ

    В  процессе документооборота учреждений, предприятий и организаций оформляется огромное количество документов. Основная часть их подлежит регистрации. Не подлежит регистрации наименьшая часть незначительных документов.

    Автоматизация  регистрации документов, как и  регистрация документов, предают большое значение в документопроизводстве. Этот этап является первым в документопроизводстве и заслуживает особого внимания в рассмотрении.

    Потребовалось  создание методики регистрации  документов. Был введён термин  «регистрация документов». Регистрация документов – это запись учётных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.¹ Доступнее излагается в основных положениях ГСДОУ. Регистрация документов – фиксация факта создания или поступления документа путём постановления на нём индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.² Этот термин даёт понять, насколько важна регистрация документов в делопроизводстве, особенно в автоматизированной системе. Появление автоматизации координально меняет взгляд на этот процесс как на вспомогательный и ставит в ряд необходимых и очень важных.

     Отечественная  практика предполагает регистрацию  документа с момента его создания  в организации. Сама идея этого  этапа вполне адекватна современными мировыми реалиями управления с использованием автоматизации.

    Автоматизация  регистрации документов – ответственная  работа, требующая внимания. Её успешное  выполнение способствует не только  созданию условий для хранения  и использования, но и становится определяющим этапом в большой цепи документопроизводства.

    Регистрация  документов имеется трёх форм: журнальная, карточная и автоматизированная  электронная. Все три формы  находят своё отражение в документопроизводстве.  Каждый из них имеет недостатки и преимущества, но наиболее актуальна на сегодняшний день автоматизированная. Именно она в большинстве случаев применяется на предприятиях, учреждениях, организациях. Этим определяется актуальность изучения, применение, и использование автоматизированной регистрации документов в документопроизводстве.

    Изучая  историю возникновения и развития регистрации документов постепенного усовершенствования регистрации документов,                     М.П. Илюшенко³ показывает поэтапное развитие регистрации документов, обращает внимание на оформление документов в этом процессе, применяет терминологию рассматриваемого периода. Автор рассматривает этапы правового решения вопроса в процессе регистрации.

    Возникновение  и развитие регистрации в делопроизводстве, изменения, которые претерпел этот процесс, рассматривается в учебном пособии «История делопроизводства в СССР»⁴ коллективом авторов. В работе произведён анализ этапа регистрации советской эпохи. Особое внимание уделяется первым послереволюционным преобразованиям, которые привели к повышению производительности управленческой работы. Также уделяется внимание ЕГСД, на которую возлагали большие надежды как на нормализацию «бумажной работы».

     Журнал  «Секретарское дело»⁵ освещает историю профессии регистратора,  анализирует Генеральный регламент, принятый Петром I, который предназначался для должностных лиц в работе с документами. Автор, опираясь на Регламент, указал на методику работы регистратора и сам процесс регистрации.

    Значение регистрации, как первому этапу при создании информационно-поисковых систем, уделяют Т.А. Быкова⁶ и Т.В. Кузнецова.⁷ Авторы работ указывают на формы и принципы регистрации, классификацию документов.

    На  основные положения ГСДОУ, где  определён и закреплён состав реквизитов указывает Л.В. Санкина. ⁸ Автор рассматривает формы регистрации документов, их функции, преимущества и недостатки. Компьютерные технологии нашли своё отражение в работе С.Л. Кузнецова.⁹ В ней указаны оформление регистрационной карточки на компьютере, программы, предназначающие для регистрации. Особое внимание обращено на СУБД, позволяющую хранить, систематизировать и обновлять большие объёмы информации Л.В. Санкиной в «Делопроизводстве». В этих работах рассмотрены преимущества автоматизированных систем.

    Изменения  современных технологий отражены в работе С.Л. Кузнецова¹⁰, особенности и преимущества.

    Таким  образом, автоматизированная регистрация документов в делопроизводстве достаточно полно отражена в специализированной литературе. При этом существенное внимание уделяется нормативно-правовой базе. Тем не менее, в большинстве работ автора руководствуются устаревшем и недействующем на сегодняшний день законодательством. Существенным затруднением является невозможность рассмотреть процесс регистрации документов в одной работе.

    Целью  данной курсовой работы является  выявление преимуществ автоматизированной  регистрации документов электронной  формы перед регистрацией документов других форм.

    В  соответствии с поставленной  целью были определены следующие задачи:

1. Рассмотреть  историю возникновения и развития  регистрации документов;  2. Проанализировать автоматизированную регистрацию документов в делопроизводстве, в том числе нормативно-методические основы, значение и общие правила регистрации, регистрационной формы и формы автоматизации регистрации документов.                  

     Среди законодательных актов, применяемых к автоматизированной регистрации документов можно выделить Федеральные законы. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации»¹¹, затрагивающий законодательство в организации с электронными документами, где указывается на ведение единой системы делопроизводства в государственных органах местного управления.

    Федеральный  закон «О персональных данных»¹², в частности статья 19 накладывает ограничения на системы автоматизации делопроизводства.

    В  новой редакции федеральной целевой  программы «Электронная Россия»¹³ поставлены цели о необходимости повышения эффективности государственного управления.

    Гражданский  кодекс РФ¹⁴ имеет положение о работе с документами в электронной форме. В гражданском кодексе РФ¹⁵, в частности статья 142 позволяет ведение бумаг в электронной форме.

    Кодекс  об административных правонарушениях¹⁶ устанавливает правила нарушения ведения реестра.

    Среди  нормативно-методических документов регламентирующих основные вопросы, касающиеся автоматизации регистрации документов необходимо назвать Государственную систему документационного обеспечения управления, Единую государственную систему делопроизводства, Перечень типовых управленческих документов, с указанием сроков хранения, Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах.

    Настоящая  курсовая работа состоит из  введения, в котором задаются  основные направления исследования, основной части, в которой раскрываются основные моменты исследования, и заключения, в котором будут подведены итоги исследования. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 1. ИСТОРИЯ ВОЗНИКНОВЕНИЯ И РАЗВИТИЯ РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ 

  Истоки регистрации документов берут начало во временах феодальной раздробленности, когда за землю шла острая борьба и появилась необходимость документировать права на землю и крестьян. В учреждениях, а так же в имениях феодалов появились копийные и записные книги. В этих книгах регистрировались акты, которые устанавливали форму зависимости крестьян. В судебнике 1550 г. записано, что служилые кабалы имеют юридическую силу лишь при регистрации их в специальных книгах. В Поместном приказе регистрацией всех крепостных сделок на вотчины ведал специальный “Стол Вотчиной записи”.¹⁷

   Царский указ 1683 г. прописывал, чтобы челобитные принимали подъячии и записывали в книги. В каждом приказе велась для этих целей книга, которая служила один год. В ней указывалось имя того, кто подавал и подпись дьяка. В 1697 г. записей в книги делают больше: время получателя, имя того, кто подаёт и содержание. Записям придавали большое значение, если молодые подъячии записывали челобитные под надзором опытных подьячих. Если молодой подьячий ошибался, то его били кнутом.

   Исходящим документам так же придавали большое значение. После того, как документ отсылали, то в особые книги записывали его подробное содержание. На документы ставили отметку о регистрации.  

   В XVIII в. в законодательных актах особое внимание уделяли государственным тайнам. Это делалось в интересах государства. Функцию охраны документов выполняла регистрация. Регистрация документов велась в журналах. Регистрационные журналы предназначались для роли справочного аппарата: “по журналу можно найти, что в регистратуре искать надобно”.¹⁸ Регистрация контролировала работу с документами, систематизацию. Регистрационные журналы оформлялись по группе документов. В период реформ Петра I появились организационные документы, где указывалось на ведение делопроизводства. Основным документом стал “Генеральный Регламент или Устав, по которому Государственные Коллегии також и все иные принадлежащие к ним Канцелярий и Контор служители, не токмо во внешних и внутренних учреждениях, но и во отправлении своего чина, подданейше поступать имеют”.¹⁹ Он определил ведение делопроизводства на два столетия вперёд. В Регламенте были расписаны указания для регистратора, что он регистрирует документы в журнале, в каких журналах какие документы и как оформляются.

   При поступление документов регистратор записывал номер, дату. Общий журнал содержал содержание документа, где указывалось, кому этот документ посылается. Для ведения учёта входящих документов имелись две книги с названием “Регистратура”. В первой – “С” велась запись документов в хронологической последовательности, которые присылал царь или Сенат. К этой книге прилагался реестр зарегистрированных документов. Вторая книга – “Д” содержала документы коллегии и местных учреждений. К ней прилагался реестр, где записывался адрес коллегий и провинций.

   Исходящие документы регистрировали следующим образом. В книге “А” регистрировались документы, адресованные царю. Указывались дата “посланного” документа, его краткое содержание, “к кому, куда отправлено”. Затем копиист переписывал в книгу текст документа “с числом и подписанием всех чинов”.²⁰ Книга “В” имела такое же содержание. Зарегистрированные здесь документы направляли в губернские учреждения, коллегии и отдельным лицам. Закон “Учреждения для управления губерний” 1775 г. прописывал для получаемых документов вести отдельный реестр. Документы, которые отправляли в вышестоящие учреждения, записывали в другой реестр. Документы, которые посылали равным, подчинённым учреждениям и отдельным лицам.

   Государственные учреждения были образцом для подражания в плане порядка регистрации и в вотчинах помещиков. Здесь велись надзирателями тетради, куда заносились приговоры. Так же регистрировались крестьянские прошения.

   В первой половине XIX в. процесс регистрации был сложным. Документы, которые поступали, регистрировали на всех ступенях движения: в канцелярии министерства, в департаменте, отделении.

   В канцелярии министерства вёлся общий журнал поступивших документов, в котором записывалось краткое содержание документа, номер, учреждение или лицо, от которого получен документ, дата. В каждом отделении канцелярии был свой частный журнал для входящих документов. В этом журнале регистрировали документы, которые присылали на рассмотрение самой канцелярии и которые не относились к ведению департаментов. Общий и частный журналы для входящих документов были поделены на три части: первый имел запись высочайших именных указов, второй – документы на имя министра, третий – секретные.

   Документы, которые  поступали в департаменты проходили аналогичную регистрацию в общем журнале, который был поделён на три части. В первой записывались указы и повеления для департамента, во второй – документы из других учреждений и лиц, в третьем – секретные. Для записи срочных (“нужных”) документов вёлся другой реестр, который хранился у директора департамента.