Регистрация документов

План 

 

_{1. Регистрация и контроль исполнения документов}

 

      Регистрация - фиксация факта получения или создания документа путем присвоения ему порядкового номера (индекса), даты и записи необходимых и достаточных сведений в специальных регистрационных формах. Регистрация документа - "запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения"¹. Регистрация - основа информационно-поисковой системы (ИПС) организации.

      Основными целями регистрации являются справочно-информационная работа и сроковый контроль исполнения документов. Документы регистрируются однократно, т.е. один раз в одном месте. Если документ зарегистрирован службой ДОУ, в структурном подразделении он регистрироваться не должен. Если документ будет зарегистрирован в структурном подразделении (например, финансовые документы), служба ДОУ его регистрировать не должна.

      Отдельные регистрационные массивы образуют (т.е. регистрируются со своими порядковыми номерами) входящие документы, исходящие документы и каждый вид (разновидность) внутренних документов.

      Порядковые  регистрационные номера обновляются  в начале каждого года. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние - в день подписания. Приложения к документам отдельно не регистрируются.

      Существует  три вида регистрационных форм: журнал регистрации, регистрационно-контрольная карточка и компьютерные системы регистрации и контроля исполнения документов ("системы электронного документооборота").

 

_{Журнальная  форма регистрации  документов}

 

      Журнал  регистрации входящей корреспонденции

 

      Регистрационным номером при журнальной регистрации  является порядковый номер записи. Сведения графы 1 соответствуют реквизиту 28 поступившего документа. Сведения в графу 2 переносятся из бланка (06, 09,10 реквизиты корреспондента). В графу 3 переносится заголовок (17) поступившего документа. Если необходимо, сведения можно дополнить (например, уточнить содержание, отметить наличие приложений и т.д.). В графу 4 последовательно вносится результат распределения (например: 30.09.99 директору) и перераспределения, т.е. резолюция руководителя (16). Записи графы 4 датируются. В графе 5 последовательно отражается информация о действиях исполнителя, которые он предпринимал для решения вопроса (как оформленных документально, так и бездокументных), и номер дела, куда помещен исполненный документ. Записи датируются. Сведения графы 5 соответствуют реквизиту 27. 

      Журнал  регистрации исходящей корреспонденции

 

      Регистрационным номером при журнальной регистрации  является порядковый номер записи. Сведения графы 1 соответствуют реквизитам 09 и 10 документа. Сведения в графу 2 переносятся из реквизита 14. Достаточно указать только наименование организации. В графу 3 переносится заголовок (17) отправленного документа. Если необходимо, сведения можно дополнить (например, уточнить содержание, отметить наличие приложений и т.д.). В графе 4 указывается номер дела, куда помещается копия отправленного документа и, если необходимо, делается отметка об ответе корреспондента. Записи графы 4 датируются. 

      Журнал  регистрации внутренних документов (примерная форма)

 

      Регистрационным номером при журнальной регистрации  является порядковый номер записи. Сведения графы 1 соответствуют реквизитам 09 и 10 документа. В графу 2 переносится заголовок (17) документа. Если необходимо, сведения можно дополнить (например, уточнить содержание, отметить наличие приложений и т.д.). В графе 3 указывают фамилии тех должностных лиц, кому даны поручения. (Информация из текста документа). В графу 4 вносится срок (сроки) исполнения. (Информация из текста документа). В графе 5 последовательно отражается информация о действиях исполнителя, которые он предпринимал для решения вопроса (как оформленных документально, так и бездокументных), и номер дела, куда помещен исполненный документ. Записи датируются. Сведения графы 5 соответствуют реквизиту 27.

      Заголовки граф иначе называются реквизитами  регистрационной формы или поисковыми признаками. При журнальной форме регистрации активными поисковыми признаками являются только порядковый регистрационный номер и дата (сведения графы 1), что серьезно затрудняет справочно-информационную работу. Журналы целесообразно использовать, если в течение года в каждом из них делается не более двухсот записей.

      Более удобной является карточная система регистрации, поскольку она позволяет преодолеть два принципиальных недостатка журнальной формы. Регистрационно-контрольная карточка позволяет более подробно фиксировать этапы перераспределения и хода исполнения документа и оптимизировать оперативный поиск документа или информации о нем.

_{Карточная система регистрации  документов}

 

      Единая  регистрационно-контрольная карточка оформляется на бумаге формата А5 или А6 (рис.1). 

      

      Рис.1. Форма регистрационно-контрольной карточки 

      В поля карточки заносят следующую  информацию.

      Корреспондент. Для входящих документов в этой позиции указывают реквизит 06 поступившего документа, для исходящих - сведения переносятся из реквизита 14. Достаточно указать только наименование организации. Для внутренних - указывают вид документа (08).

      Дата  поступления и регистрационный  номер. Заполняется только при регистрации входящих документов.

      Дата  и номер документа. Сведения переносятся из бланка (09,10 реквизиты).

      Краткое содержание - заголовок документа (17); Если необходимо, сведения можно дополнить (например, уточнить содержание, отметить наличие приложений и т.д.). При регистрации входящих документов в позицию 5 последовательно вносится результат распределения (например: 30.09.99 директору) и перераспределения, т.е. резолюция руководителя (16). Записи датируются. При регистрации внутренних документов указывают фамилии тех должностных лиц, кому даны поручения. (Информация из текста документа). В позиции 6 указывают срок (сроки) исполнения на основании резолюции, анализа содержания (для входящих документов) или текста (для внутренних документов).

      В позиции 7 последовательно отражается информация о действиях исполнителя, которые он предпринимал для решения вопроса (как оформленных документально, так и бездокументных), и номер дела, куда помещен исполненный документ. Записи датируются. Сведения соответствуют реквизиту 27.

      Фонд  №, Опись №, Дело № - позиции для фиксации отметок о хранении исполненного документа.

      Как вариант, может использоваться другая форма записи сведений о хранении исполненного документа:

      В позиции "Примечание" указывается фактическое местонахождение документа в том случае, если исполненный документ в дело не помещен или извлечен из дела. Записи датируются.

      При карточной системе регистрации  для присвоения регистрационных  номеров используется нумерационный  бланк - лист бумаги формата А4 с проставленными на нем порядковыми номерами. Нумерационные бланки оформляют для каждого регистрационного массива (отдельно для входящих, исходящих и каждой разновидности внутренних документов). Присвоенный документу порядковый номер вычеркивается из нумерационного бланка.

 

_{Индексация}

 

      Индексация - проставление при регистрации порядковых номеров и необходимых условных обозначений, указывающих место составления или хранения документа. В качестве условных обозначений могут использоваться порядковые номера (коды) из классификатора постоянных корреспондентов, структурных подразделений или должностных лиц, вопросов деятельности и т.д. Например: 02-12/156, где:

      02 - должное лицо - адресат;

      12 - корреспондент;

      156 - порядковый регистрационный номер.

      Наиболее  оптимальной принято считать  индексацию с использованием номера дела по номенклатуре дел, поскольку  номер дела одновременно указывает и на место хранения, и на авторство, и на содержание документа. Например: 01-20/156, где:

      01-20 - номер дела по номенклатуре дел;

      156 - порядковый регистрационный номер.

      При индексации входящих, исходящих и  внутренних документов следует использовать единообразную систему условных обозначений (индексов), в основе которой лежат следующие правила:

      расположение  составных частей индекса должно быть постоянным;

      система индексов, применяемая в организации, должна оставаться неизменной в течение длительного промежутка времени.

      Если  в конкретной организации при  небольшом объеме документооборота для оперативного поиска документа  или информации о нем необходимым  и достаточным является использование  только порядкового регистрационного номера, система индексов может не разрабатываться.

 

_{Систематизация  РКК}

 

      Массив  регистрационно-контрольных карточек образует справочно-контрольную картотеку. Карточки в картотеке должны быть расставлены в определенном порядке, т.е. систематизированы в соответствии с выбранными признаками систематизации. Признаки систематизации (поисковые признаки) РКК:

      алфавитный;

      географический (региональный);

      корреспондентский;

      номинальный (по видам и разновидностям документов);

      предметно-вопросный (по заголовку, содержанию);

      структурный (по структуре организации, по отделам);

      хронологический (по дате) и т.д.

      При расстановке РКК, как правило, удается  активизировать несколько поисковых  признаков (обычно 3 - 5). Например, карточки поступивших и отправленных документов можно расставить по содержанию, вопросы расположить по алфавиту, внутри предметной рубрики карточки систематизировать по названиям регионов, расположенных по алфавиту, в каждом регионе распределить карточки по корреспондентам, а наименования организаций-корреспондентов расположить в алфавитном порядке и т.д.