Регистрация документов

      Внутри  каждой рубрики карточки расставляют  по хронологии или в валовом порядке  регистрационных номеров. Традиционно применяется обратный (...5, 4, 3, 2,1) порядок регистрационных номеров и дат.

      Справочная  картотека делится на две части: карточки документов, находящихся на исполнении, и исполненных.

      Классификаторы, применяемые при индексации, регистрационные  формы и сами документы образуют информационно-поисковую систему (ИПС) организации, т.е. систему, обеспечивающую осуществление оперативной справочной работы и контроля исполнения документов.

      Контроль - неотъемлемая (основная) функция управления и необходимый элемент управленческой деятельности. Цель контроля - своевременное и качественное исполнение каждого поручения. В контрольной деятельности различают две группы операций:

      контроль  исполнения по существу поставленных задач;

      сроковый  контроль.

      Контроль  исполнения по существу поставленных задач осуществляют руководители всех рангов.

      Контроль  за соблюдением сроков исполнения поручений  всегда возлагается на аппарат руководителя (службу ДОУ).

      В контрольной деятельности службы ДОУ  выделяют несколько этапов:

      Постановка  документа на контроль, оформление отметки о контроле в документе (18) и в регистрационной форме. Основанием для этого может являться:

      резолюция руководителя (16);

      анализ  содержания текста (19). Документ ставится на контроль в том случае, если в тексте указаны или предполагаются конкретные сроки исполнения.

      Систематизация  регистрационных форм по срокам исполнения. Систематизация проводится с целью выявления документов, срок исполнения которых истекает "сегодня", "завтра", "послезавтра".

      При журнальной форме регистрации предполагается ежедневная выборка и повторная фиксация журнальных записей.

      При использовании регистрационно-контрольных  карточек (РКК) необходимо выбрать карточки с отметкой К или КОНТРОЛЬ и расставить их в отдельной рубрике в порядке прямой хронологии по срокам исполнения.

      Компьютерные программы регистрации и контроля исполнения документов должны делать выборку по срокам исполнения автоматически.

      Сообщение и напоминание исполнителю о  сроках исполнения (во время передачи документа на исполнение, за три дня до истечения контрольного срока, в день исполнения).

      Сообщение руководителю (контролеру) о сроках исполнения поручения (за один день до истечения срока исполнения, в день исполнения).

      Снятие  документа с контроля или перенесение  контрольных сроков. Основанием для этого должно являться только мнение руководителя, выраженное в письменной (подпись, гриф утверждения, резолюция) или устной форме.

      Составление периодической справки или сводки об исполнительской дисциплине. Предполагаемый состав информации: количество документов, взятых на контроль, количество исполненных (в срок, с нарушением контрольного срока) документов и находящихся на исполнении (в срок, с нарушением контрольного срока). Справка может содержать сведения об исполнительской дисциплине каждого структурного подразделения, каждого исполнителя или организации в целом.

 

_{2. Приказ, их виды и реквизиты}

 

      Руководство и организация трудового процесса немыслимы без исполнительно-распорядительной деятельности и, соответственно, распорядительных документов.

      Распорядительная  документация представляет собой совокупность правовых актов, с помощью которых работодатель осуществляет полномочия по управлению и организации труда. Они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений в сфере труда.

      Адресатом этих документов являются конкретные структурные подразделения, должностные  лица или работники. Распорядительные документы издаются в виде приказов или распоряжений. Состав распорядительных документов, издаваемых у конкретного работодателя, определяется его учредительными документами (уставом, учредительным договором), локальными нормативными актами.

      В организациях правом издавать распорядительные документы могут наделяться их руководители, также заместители руководителя, руководители структурных подразделений, главные специалисты организации. Это полномочие должно быть закреплено в организационно-правовых документах (Положении о структурном подразделении, должностной инструкции, приказе о распределении обязанностей между руководством организации).

      Распорядительные  документы согласно "Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения", утвержденного Росархивом 6 октября 2000 года делятся на три самостоятельные группы.

      Первая  группа - приказы (распоряжения) по основной деятельности. Они издаются при реорганизации, ликвидации организации, утверждении и изменении структуры и штатов, в целях утверждения или введения в действие документов (положений, инструкций, правил, регламентов и другое), при необходимости регулирования производственных, финансовых вопросов, проблем документационного, материально-технического обеспечения, научно-технической, социальной политики и другое.

      Вторая  группа - приказы (распоряжения) по личному составу регулируют трудовые отношения у конкретного работодателя. Они документируют основные кадровые процедуры - прием на работу, увольнение, перевод, предоставление отпусков, применение поощрений и дисциплинарных взысканий, командирование.

      Третья  группа - приказы (распоряжения) по административно-хозяйственным вопросам. Они издаются при решении организационных, хозяйственных, бытовых вопросов.

      Документы, входящие в первую и третью группу, охватывают хозяйственную деятельность в целом и к кадровым вопросам относятся только косвенно. Вторую группу, напротив, образуют кадровые документы, непосредственно связанные с трудовой деятельностью работников. Многие из этих документов имеют унифицированную форму, утвержденную Госкомстатом Российской Федерации.

      В соответствии с общими требованиями государственного стандарта - "Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003" (утверждено Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 3 марта 2003 года №65-ст "О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации" вместе с "Унифицированной системой документации. Унифицированной системой организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003") (далее - ГОСТ Р 6.30-2003) приказы оформляются на бланке приказа (бланк конкретного вида документа).

      Обязательными реквизитами приказа являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа (если они предусмотрены законодательством или локальными актами), отметка о контроле.

      Заголовок должен отвечать на вопросы: о чем, о ком? Например: Приказ о создании аттестационной комиссии.

      В приказах текст излагают от первого  лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

      Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

      В констатирующей части дается обоснование распорядительных действий (например, нормативно-правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный данным работодателем, а также факты, события, послужившие причиной издания приказа).

      Констатирующая  часть завершается словом приказываю, которое печатается в разрядку.

      Распорядительная  часть согласно Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных  органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Минкультуры Российской Федерации  от 8 ноября 2005 года №536 "О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти" должна содержать:

      "перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа".

_{3. Составьте краткий протокол производственного совещания работников планово-экономического отдела завода медпрепаратов, на котором был рассмотрен вопрос о досрочной разработке техпромфинплана на 2000 г.}

 

      После обсуждения производственное совещание  приняло решение разработать  техпромфинплан на 3 дня раньше установленного срока. Остальные данные укажите самостоятельно.

      ЗАО "Мытищинский завод

      медицинских препаратов"

      ПРОТОКОЛ

      "15" октября 1999 года №27

      г. Мытищи

      Производственного совещания

      Председатель  - Семенов А.А. Секретарь - Булгакова Е.В.

      Присутствовали: начальник планово-экономического отдела Воробьев С.И., главный экономист Казаринова Т.В., специалисты планово-экономического отдела: Мартынова Н.А., Расюк П.А., Сливоцкая М.С.

      Рассмотренные вопросы:

      1. О досрочной разработке техпромфинплана на 2000 год

      Воробьев С.И., Мартынова Н.А.

      Принятые  решения:

      1. Разработать техпромфинплан на 3 дня ранее установленного срока

      Председатель ________________ /Семенов А.А. /

      (подпись)

      Секретарь ________________ /Булгакова Е.В. /

      (подпись)

      "15" октября 1999 года _____________________ (подпись исполнителя)

 

_{4. Оформите приказ о предоставлении административного отпуска работнику предприятия. Недостающие данные укажите самостоятельно}

 

      

 

_{Список литературы}

 

1. Зиновьева Н.Б. Документоведение: Учебно-методическое пособие. - М.: ПРОФИЗДАТ, 2003.
2. Колесник Е.Н. Введение в управленческое документоведение: Учебное пособие. - М., 2003.
3. Ларин М.В. Развитие понятия “документ". // Делопроизводство. - №1. - 2000.
4. Ларьков Н.С. Документоведение: Учебное пособие. - М., 2004.
5. Овчинникова Н.В. Правила составления и оформления служебных документов. - М.: Дело ЛТД. 2001.
6. Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Основы документоведения. Виды, функции документов. Технологии делопроизводства: Учебное пособие для вузов - М: ИКЦ МарТ, 2004.