Бланки документов

1 БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ         5

2 РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ  ДОКУМЕНТЫ       13

2.1 Общие  документы          13

2.2 Приказы            13

2.2.1 Приказы  по основной деятельности       13

2.2.2 Приказы  по личному составу        15

2.3 Выписка из приказа          18

2.4 Распоряжение           18

2.5 Указание           20

2.6 Решение            20

2.7 Постановление           21

3 ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ  ДОКУМЕНТЫ     23

3.1 Письма            23

3.2 Телеграммы, телексы, телефонограммы, факсы      27

3.3 Акты            35

3.4 Протоколы           38

3.5 Докладные,  служебные, объяснительные записки     42

3.6 Справки            44

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ      47 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     ВВЕДЕНИЕ 

     «Делопроизводство, документационное обеспечение управления: отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами».

     Термин  «делопроизводство» появился несколько  веков назад (предположительно в XVII веке) и первоначально означал  процесс решения (производства) дела. Любое дело заканчивается таким  решением, которое необходимо закрепить в виде документа. Надлежащее оформление, правильная организация работы с документами в учреждениях, организациях, на предприятиях, фирмах, обеспечение хранения архивных документов - непременные условия, которые обеспечивают законность и правопорядок в обществе, стабильность и защиту общественных интересов, прав и свобод граждан, наконец, нормальную деятельность государства. От организации делопроизводства зависят оперативность, надежность, экономичность управленческого труда, культура работы, возможность использования в будущем информации, зафиксированной в документах. Вот почему государство регулирует данную отрасль деятельности, издавая соответствующие нормативно-правовые акты и методические документы (указания, рекомендации).

     Нормативно-методическую базу делопроизводства составляет совокупность законов, нормативных правовых актов  и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в  текущей деятельности учреждения, а также работу службы делопроизводства, ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и др.

     Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:

     - законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;

     - указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;

     - правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

     - правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства; 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     1 БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ 

     Бланк – это стандартный лист бумаги, на котором отображена постоянная информация и отведено место для переменной. Применение бланков сокращает время, затрачиваемое на составление документа, повышает культуру документационного обеспечения управления.

     Как правило, документы оформляются  на бланках, которые изготавливаются  либо типографским способом, либо моделируются на компьютере с соблюдением определенных правил и сложившихся традиций.

     Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица установлены следующие  виды бланков документов: общий бланк, бланк письма и бланк конкретного  вида документа.

     Бланки  могут иметь как продольное, так  и угловое расположение реквизитов.

     При продольном расположении реквизиты адресанта – автора документа – располагают по центру вдоль верхней части листа, а информацию об адресате – в правом углу ниже реквизитов автора документа.

     При угловом варианте на бланке создаются  две зоны: левую отводят для реквизитов адресанта, а правую – для реквизитов адресата. Вариант бланка с угловым расположением реквизитов считается наиболее удобными экономичным по использованию площади листа и рекомендуется для всех видов внешней и внутренней переписки (писем, служебных, докладных, пояснительных записок, справок и т.д.). Угловое расположение реквизитов предпочтительнее также для тех видов документов, которые требуют утверждения, резолюции; располагают их в правом верхнем углу.

     В соответствии со сложившейся практикой и зарубежным опытом в целях экономии площади листа справочные данные организации можно располагать на нижнем поле бланка.

     Если  бланк предприятия или фирмы  составлен на нескольких языках, рекомендуется  использовать продольные бланки, при  этом бланковые надписи на русском языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

     Большинство служебных документов оформляется  на бумаге формата А4 (210х297) и А5 (248х210). Допускается использование бланков  формата А3 и А6.

     Бланки  документов, согласно стандарту, должны иметь поля:

     левое – не менее 20 мм;

     верхнее – не менее 20 мм;

     правое  – не менее 10 мм;

     нижнее  – не менее 20 мм.

     Расстояние  между отдельными реквизитами –  от 1–1,5 до 3 межстрочных интервалов. Если один реквизит растягивается на несколько строк, то его текст печатается через один интервал.

     Если  документ имеет более одной страницы, то начиная со второй страницы они  нумеруются арабскими цифрами без  точек и тире. Согласно стандарту  номер страницы проставляется в центре верхнего поля страницы.

     ГОСТ  Р 6.30-2003 "Унифицированные системы  документации. Унифицированная система  организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" классифицирует бланки организационно-распорядительных документов по следующим признакам:

     - расположению реквизитов;

     - по автору документа;

     - виду документа

     В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков:

     - угловой;

     - продольный. [1, пункт 4.4]

     В зависимости от автора документа  бланки документов подразделяются на: 2

     - бланк организации;

     - бланк структурного подразделения;

     - бланк должностного лица. [1, пункт 4.6]

     В зависимости от вида документа бланки подразделяются на: 3

     - общий бланк;

     - бланк письма;

     - бланк конкретного вида документа (кроме письма). [1, пункт 4.6]  

     Устанавливают два стандартных формата бланков  организационно-распорядительных документов - А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). [1, пункт 4.4]

     Формат  бланка выбирается в зависимости  от объема текста и количества реквизитов, которые должны быть размещены при подготовке документа.

     На  практике также могут использоваться другие форматы бумаги (для остальных  классов управленческой документации). Например, для изготовления документов, текстовая содержательная часть  которых оформлена в виде таблицы с множеством граф, может использоваться бланк формата А3 (420 х 297 мм).

     Потребительские форматы бумаги устанавливает ГОСТ 9327-60 "Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы".

     ГОСТ  Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" устанавливает минимальные размеры полей.

     Каждый  лист документа, оформленный как  на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:[1, пункт 4.4]

     20 мм - левое; 

     10 мм - правое;

     20 мм - верхнее; 

     20 мм - нижнее.

     При подготовке документа на нескольких листах все листы имеют одинаковые размеры полей. [2]

     Организация имеет право сама решать, какие  размеры полей целесообразно  установить для различных видов документов, но не менее тех размеров, которые установлены ГОСТ. [2]

     Особого внимания требует левое поле –  поле для подшивки документа в  дело. Из этого можно сделать вывод, что при разработке бланков документов временного срока хранения (до 10 лет), например, бланков писем, можно оставить левое поле шириной 20 мм, а при разработке бланков документов длительного (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения лучше установить левое поле в 30-35 мм.

     Правое  и нижнее поля оставляют на случай износа бумаги, верхнее – для указания страниц в многостраничных документах.

     При использовании оборотной стороны  листа левое поле должно составлять не менее 10 см, правое – не менее 20 мм, то есть наоборот по сравнению с  лицевой стороной.

     Реквизит  документа – обязательный элемент оформления официального документа. [3]

     Состав  реквизитов, которые используются при  подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов, определяется ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Кроме этого данный ГОСТ устанавливает требования к оформлению реквизитов, закрепляет схемы их расположения и выделяет реквизиты, которые должны использоваться при изготовлении бланков документов.

     ГОСТ  Р 6.30-2003 устанавливает следующие  реквизиты, которые используются при  подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов:

       01 - Государственный герб Российской Федерации;

      02 - герб субъекта Российской Федерации;

      03 - эмблема организации или товарный  знак (знак обслуживания);

      04 - код организации;

      05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

      06 - идентификационный номер налогоплательщика/код  причины постановки на учет (ИНН/КПП);

      07 - код формы документа;

      08 - наименование организации;

      09 - справочные данные об организации;

      10 - наименование вида документа;

      11 - дата документа;

      12 - регистрационный номер документа;

      13 - ссылка на регистрационный  номер и дату документа;

      14 - место составления или издания  документа;

      15 - адресат;

      16 - гриф утверждения документа;

      17 - резолюция;

      18 - заголовок к тексту;

      19 - отметка о контроле;