Бланки документов

     Документы, передаваемые по факсу, должны оформляться  в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документа, и должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом. [5]

     Решение о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по факсимильной связи принимает подразделение - исполнитель. [11, раздел 3.4.8]. 

     3.3 Акты 

     Акт – документ, составленный несколькими  лицами и подтверждающий установленные факты или события. [4]

     В некоторых случаях акты не только фиксируют установленные факты  и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения (акты проверок, обследований, ревизий и т.п.). [6]

     Акты  отличаются широким разнообразием  по своему назначению и содержанию:

     - сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов);

     - обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности; условий труда; результатов деятельности);

     - испытаний (образцов, систем, технологий);

     - выделения к уничтожению (материальных ценностей, документов);

     - передачи (структурного подразделения из одной организации в другую);

     - нарушения установленных правил;

     - ревизии, инвентаризации;

     - расследования аварий, несчастных случаев;

     - ликвидации организации и т.д. [6]

     Акты  составляются коллегиально (не менее  двух составителей). Нередко акты составляются комиссиями, специально создаваемыми, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе. [5]

     Главное при составлении акта – установление фактического состояния дел и  объективное отражение в акте. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время  работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения. [5]

     Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом "акт", например:

     - Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности института,

     - Акт списания материальных ценностей.

     Датой акта является дата события (проверки, обследования, экспертизы и т.п.). [5]

     Текст акта состоит из двух частей: вводной  и основной (констатирующей).

     Вводная часть строится по схеме: основание  – составлен комиссией – председатель – члены комиссии – присутствовали (если акт составлен в чьем-то присутствии). [6]

     Основание для составления акта – договор, распорядительный документ, нормативный  документ с указанием номера и  даты.

     После слова "составлен" указываются  наименование комиссии, должности, фамилии и инициалы лиц, составивших акт.

     При перечислении лиц, участвовавших в  составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организации, фамилии и инициалов (в именительном падеже). Первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова "Основание", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся с прописной буквы. [2]

     В основной части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной  работы, установленные факты, а также  выводы, предложения и заключения. Содержание акта может быть разделено  на пункты, материал может быть представлен в виде таблицы. При необходимости акт может иметь заключительную часть, которая представляет собой решения, выводы или заключения комиссии, составившей акт. [5]

     В конце текста акта указываются количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами.

     После отметки о количестве экземпляров  акта следует отметка о наличии  приложений к акту (если они имеются). [5]

     При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении.

     Подписи располагаются в той же последовательности, как и фамилии во вводной части, но без указания должности. [8]

     Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой  о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту.

     В необходимых случаях (если этого  требуют нормативные документы) акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились  действия, завершившиеся составлением акта. Например: акт о ликвидации учреждения, акт о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения.

     Акт оформляется на общем бланке организации  или на специальном бланке акта (бланк  конкретного вида документа). Для  актов с постоянно повторяющейся информацией следует применять бланки с трафаретным текстом.

     Обязательными реквизитами акта являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место  составления или издания, заголовок  к тексту, подписи, в необходимых случаях – гриф утверждения (акты, требующие утверждения, должны быть включены в список документов, подлежащих утверждению). 
 

     3.4 Протоколы 

     Протокол  – документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и  принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.[4]

     Протокол  отражает деятельность по совместному  принятию решений коллегиальным  органом или группой работников. От протоколов заседаний, создаваемых  в управленческой деятельности организаций, следует отличать протоколы следственных, некоторых административных органов и органов охраны общественного порядка (например, протокол санитарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др.), а также протоколы договорного типа (протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены и др.). [5]

     Обязательному протоколированию подлежат заседания  постоянно действующих и временных  коллегиальных органов (коллегии федеральных  органов исполнительной власти, собрания трудовых коллективов, собрания акционеров, заседания советов директоров и др.)[5]

     Протоколы составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов  докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов. [7, приложение 16]

     Протокол  ведет секретарь или другое назначенное  лицо. За правильность записей в  протоколе отвечают председатель и  секретарь, ведущие заседание. [5]

     Протоколы могут издаваться в полной или  краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение. [11, приложение 16]

     Решение о том, какую форму протокола  вести на заседании, принимают руководитель коллегиального органа или руководитель организации. [5]

     Заголовком протокола служит название вида коллегиальной деятельности (заседание, собрание и т.д.) и название органа, деятельность которого протоколируется (протокол заседания аттестационной комиссии...; протокол общего собрания акционеров...).

     Текст полного протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

     В вводной части указываются инициалы и фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании  и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указываются место работы и должность каждого лица. [10, приложение 16]

     Если  количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола  делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

     Присутствовали: 25 чел. (список прилагается). 9

     Слова "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали" печатают слева  от нулевого положения табулятора (от поля), отделяя двумя интервалами  от заголовка и друг от друга. [2]

     Вводная часть протокола заканчивается  повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных  в порядке их значимости, с указанием  докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются  с предлогом "О", "Об", печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами. [7, приложение 16]

     Не  рекомендуется вопрос или группу вопросов формулировать словом "Разное".

     Основная  часть текста протокола состоит  из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

     СЛУШАЛИ:...

       ВЫСТУПИЛИ:...

       ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):... [7, приложение 16]

     В разделе "СЛУШАЛИ" приводятся фамилия  и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления делать отметку: "текст доклада прилагается". 13

     В разделе "ВЫСТУПИЛИ" указываются  фамилии и инициалы лиц, выступивших  в обсуждении, а также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии выступившего указывается его должность. [5]

     В разделе "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" записывается принятое решение, которое формулируется  кратко, точно, лаконично во избежание  двоякого толкования. Наряду с решением указывается количество голосов, поданных "за", "против", "воздержавшихся", а также список лиц, не участвовавших в голосовании. 15 Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется. [2]

     Перед словом "СЛУШАЛИ" проставляется  номер в соответствии с повесткой  дня. Слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" печатают от левого поля прописными буквами и  заканчивают двоеточием. Текст разделов "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" печатается через 1,5 межстрочных интервала с новой строки. Каждую фамилию и инициалы выступающих печатают с новой строки в именительном падеже, запись выступления отделяют от фамилии дефисом. [2]