ВВЕДЕНИЕ

    В современной социально-экономической  обстановке в условиях поиска оптимальных  путей информатизации общества и  вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления (ДОУ), при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер. Приоритетными следует сегодня признать документоведческие, правовые, экономические, организационные, кадровые и другие аспекты. С уверенностью можно констатировать нахождение в рассматриваемой проблеме как исторически унаследованных характеристик, так и новых, связанных с коренными техническими и социально-экономическими преобразованиями в сфере документации. В особом внимании нуждается исследование организации информационного взаимодействия государственных и негосударственных структур федерального, "субъектного" и других уровней управления. Недостаточная научно-теоретическая разработанность и отсутствие должного государственного внимания к созданию концептуальной базы и выработке единых подходов к организации ДОУ влекут за собой различные отрицательные последствия, в частности, отрыв от международных правил и технологий, неэффективность и недостаточную ценность сохраняемых информационных ресурсов и т.д. Многоаспектный, межведомственный характер проблемы требует соответствующей организации фундаментальных и прикладных научных исследований и разработок, их координации и фиксирования.

    21 ноября 1996 года впервые в истории России был подписан Федеральный закон «О бухгалтерском учете» N 129-ФЗ. Он начинался с определения бухгалтерского учета: «Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций». Таким образом, уже в первой статье закона была указана необходимость непрерывного документирования учета всех хозяйственных операций.

    Федеральный закон «О бухгалтерском учете» вместе с Гражданским кодексом Российской Федерации (части 1, 2 и 3) и «Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» от 29.07.98 N34H являются законодательно-нормативными актами первого уровня по ведению бухгалтерского учета для всех учреждений, организаций и предприятий.

    Коммерческие  фирмы используют также Федеральный закон от 14.06.95 N 88-ФЗ «О государственной поддержке малого предпринимательства в Российской Федерации» и глава 26.2 Налогового кодекса РФ «Упрощенная система налогообложения».

    В бухгалтерии документы проходят обработку, систематизируются в дела, хранятся, используются и по истечении установленных сроков уничтожаются или передаются на постоянное хранение. Важно отметить, что согласно ст. 17 Федерального закона «О бухгалтерском учете» организации любых форм собственности обязаны хранить все первичные учетные документы, регистры, рабочие планы счетов бухгалтерского учета, бухгалтерскую отчетность, а также любые другие документы учетной политики в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после года, в котором они использовались. Вся ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности возложена персонально на руководителя предприятия. Более подробно о сроках хранения отдельных видов бухгалтерских документов будет рассмотрено в разделе «Разработка номенклатуры дел».

    Порядок оформления, хранения и передачи документов в архивные учреждениях определяют такие нормативные акты, как «Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде РФ и архивах» (1993 г.) и «Положение об Архивном фонде РФ» от 17 марта 1994 г. N552. В соответствии с этими законодательными актами, местным органам

    Эти акты не только регулируют вопросы  взаимоотношений предприятий с  архивными учреждениями, но и предусматривают  систему наказаний за нарушения правил ведения, учета и хранения документов.

    Таким образом, тема организации работы с документами в современных условиях имеет сейчас большую актуальность, так как от правильного выбора технологии работы зависит успех любой организации.

    Исходя  из актуальности темы целью данной курсовой работы будет являться рассмотрение основных  этапов создания системы  управления документооборотом в  бухгалтерии:

    1. Разработка Штатного расписания;

    2. Разработка Положения о бухгалтерии;

    3. Разработка должностных инструкций работников бухгалтерии, а также других работников фирмы, имеющих отношение к учету;

    4. Составление графика документооборота;

    5. Создание технологии обработки  учетной информации;

    6. Разработка номенклатуры дел;

    7. Определение порядка текущего хранения документов;

    8. Экспертиза ценности документов;

    9. Подготовка дел к длительному  хранению. 

    Каждый  этап системы управления документооборотом  далее будет рассмотрен на примере  закрытого акционерного общества «ЛУНА».

    ЗАО «ЛУНА» является учебно-консультационной фирмой, оказывающей широкий спектр услуг. Ее бухгалтерия работает на правах самостоятельного структурного подразделения, непосредственно подчиненного директору. Бухгалтерию возглавляет главный бухгалтер, а вторым штатным сотрудником является бухгалтер-кассир. 
 
 
 
 
 

1. РАЗРАБОТКА ШТАТНОГО  РАСПИСАНИЯ

    Федеральный закон «О бухгалтерском учете», в  зависимости от объема учетной работы в фирме, предусматривает четыре варианта организационных форм ведения  бухгалтерского учета:

    а) бухгалтерскую службу, как структурное подразделение, возглавляемую главным бухгалтером;

    б) штатную должность бухгалтера;

    в) передачу на договорных началах ведения бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии, специализированной организации или бухгалтеру-специалисту;

    г) ведение бухгалтерского учета лично  руководителем организации (фирмы).

    Выбранная организационная форма ведения  бухгалтерского учета отражается в  организационных документах. Таким  организационным документом, в нашем  случае, будет являться приказ по ЗАО «ЛУНА» «Об учетной политике на 2004 год».

    Из  всех организационных документов бухгалтерии  одним из самых главных является штатное расписание, которое в  обязательном порядке должно предъявляться  аудитору при проверке использования фонда заработной платы. Во многих фирмах штатное расписание не соответствует разработанным стандартам, что вызывает нарекания со стороны проверяющих органов.

    Штатное расписание составляется на бланке унифицированной  формы, утвержденной Постановлением Госкомстата  России от 06.04.2001 N 26. Заполненный образец штатного расписания представлен в Приложении 1.

    Штатное расписание согласовывается с заинтересованными  лицами (заместителями директора  фирмы, юрисконсультом, начальниками структурных  подразделений) и утверждается руководителем фирмы. При изменении заработной платы сотрудников необходимо внести коррективы в штатное расписание. Это оформляется приказом директора компании (см. Приложение 2). Еще одной причиной корректировки штатного расписания может быть реорганизация фирмы (изменение ее структуры, введение новых должностей и т. п.).

2. РАЗРАБОТКА ПОЛОЖЕНИЯ  О БУХГАЛТЕРИИ

    Устав - главный организационный документ предприятия. Он включает в себя несколько  разделов, в разделе «Положение о  структурных подразделениях» отражается распределение функций между отделами компании.

    Если  бухгалтерским учетом на предприятии  занимается не один работник, а специальное  структурное подразделение —  бухгалтерия, то обязательно составляется Положение о бухгалтерии (как  и о каждом другом структурном  подразделении). «Положение» является правовым актом, определяющим права, обязанности и организацию работы каждого структурного подразделения.

    Положение о бухгалтерии - документ, имеющий  постоянный срок хранения, входящий в  систему унифицированной организационно-распорядительной документации. Оно обычно включает следующие разделы:

    • общие положения;

    • цели и задачи;

    • функции;

    • права и обязанности;

    • ответственность;

    • взаимоотношения (служебные связи);

    • организация работы.

    Раздел  «Общие положения», как правило, начинается с указания того, что бухгалтерский учет в компании ведется бухгалтерией, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю.

    В следующем пункте говорится, что  численность и штаты бухгалтерии определяются штатным расписанием. Так как положение носит долгосрочный характер, в этом пункте не стоит указывать конкретное количество работников бухгалтерии, должности, занимаемые ими на момент составления данного документа, иначе очень часто придется вносить коррективы. В обязательном порядке должны указываться законодательно-нормативные акты, которыми руководствуется бухгалтерия в своей деятельности.    Заканчивается        раздел        «Общие положения» пунктом о руководстве бухгалтерии.

    Раздел «Цели и задачи» содержит формулировку задач, поставленных перед бухгалтерией. Практически, в нем излагается статья 3 Федерального закона «О бухгалтерском учете», в котором указаны основные задачи бухучета.

    В разделе «Функции» перечисляются  все виды работ, осуществляемые бухгалтерией. Именно этот раздел больше всего отражает специфику работы бухгалтерии (учебного заведения, строительной фирмы, торгового или производственного предприятия и т. д.). В данном разделе указываются и такие общие для любой бухгалтерии положения, как правила учета основных фондов, денежных средств, организации контроля за своевременным и правильным проведением инвентаризации, ведения расчетов по заработной плате и т. д.

    Отдельным пунктом в этом разделе оговаривается  обязательность применения утвержденных типовых унифицированных форм, своевременность и качественность составления первичных учетных документов, передача их в установленные сроки для отражения в бухучете, обеспечение сохранности бухгалтерских документов.

    Чем подробнее будет расписан раздел «Функции», тем легче потом составлять должностные инструкции для работников бухгалтерии, закрепляющие за ними эти функции.

    За  разделом «Функции» следует раздел «Права и обязанности», который наделяет работников бухгалтерии правами для выполнения возложенных на них функций. К обязательным пунктам относятся такие, как право требовать от структурных подразделений и должностных лиц своевременного, в соответствии с графиком, представления необходимых документов, не принимать к исполнению неправильно оформленные документы и т. п.

    Далее следует раздел «Ответственность», в котором указывается, что главный бухгалтер несет личную ответственность за невыполнение возложенных на бухгалтерию задач, в частности, за недостоверность документации, за неправильное применение инструкций и нормативно-законодательных актов, за нерациональную организацию труда подчиненных и состояние трудовой дисциплины.

    В разделе «Взаимоотношения (служебные  связи)» определяются взаимосвязи  и взаимообязательства всех служб, как внутри фирмы, так и среди сторонних организаций (банк, налоговая инспекция и т. д.), а также указывается наименование документации, которой обмениваются службы и ее периодичность.

    Последний раздел «Организация работы» может  содержать лишь пункт о том, что  бухгалтерия работает в соответствии с Правилами внутреннего распорядка фирмы. Сегодня в этот раздел зачастую вписывается и пункт о ежегодном проведении аудиторских проверок деятельности бухгалтерии.