Делопроизводство в бухгалтерском учете

    К распорядительным документам относятся  приказы, решения, распоряжения, постановления  и указания. Бухгалтерия, как правило, получает для сведения копии распорядительных документов по основной деятельности и обязательно копии приказов по личному составу. На основании последних производится начисление заработной платы, ее изменение или прекращение выплаты, выдача премий, командировочных денег и т.п.

    Бухгалтерия может участвовать в подготовке проектов распорядительных документов. Главный бухгалтер визирует те из них, реализация которых требует денежных затрат. Например, приказы о премировании, установлении надбавок и т.п. Поэтому работники бухгалтерии должны знать основные требования, предъявляемые к этим документам.

    Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать  положений, противоречащих законодательным  актам.

    Приказ

    Приказ  является  самым  распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Поэтому на его примере можно изучить особенности составления распорядительных документов.

    Приказ  издается по следующим вопросам:

• создание, ликвидация, реорганизация фирм или  их структурных подразделений;

• утверждение  положений, инструкций и правил;

• по всем вопросам внутренней жизни фирмы;

• по кадровым вопросам приема, перемещения и увольнения работников.

    Посредством приказа руководитель ставит основные задачи перед работниками, указывает  пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех, без исключения, работников фирмы.

    Юридическим основанием разработки приказа может  быть издание руководящего документа  органами власти и управления, а  также необходимость осуществления  исполнительной и распорядительной деятельности фирмы.

    Изучение  законодательных актов и правительственных  документов, обеспечит правовую основу приказа, его направленность. Подготовка проекта приказа требует сбора  необходимой информации по существу поставленного вопроса. Для этого  используются различные информационно-справочные документы: отчеты, справки, докладные и объяснительные записки, акты, служебная переписка.

    Текст приказа состоит из двух взаимозависимых частей - констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса и призвана объяснить, чем вызваны распоряжения. В ней могут быть перечислены факты, события. Нередко дается пересказ документа вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный приказ. Констатирующая часть в принципе необязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения.

    Основную  нагрузку в приказах несет распорядительная часть, которая излагается в повелительной  форме. В приказе она начинается словом: «ПРИКАЗЫВАЮ». Слово «ПРИКАЗЫВАЮ» печатается с отдельной строки, т.е. оно зрительно выделяется и отделяет констатирующую часть документа от распорядительной. К формулировкам распорядительной части предъявляются особенно жесткие требования. Они должны быть конкретными, не противоречить по смыслу ранее изданным документам, четкими, ясными, не допускающими различных толкований. В них следует избегать неконкретных выражений типа: «усилить», «повысить», «поднять», «улучшить», «принять меры», «активизировать», «обратить внимание» и т.п. Такие формулировки расплывчаты и проверка их выполнения весьма затруднительна.

    Если  распорядительная часть предполагает различные по характеру действия или нескольких исполнителей, она  делится на отдельные пункты, которые  нумеруются арабскими цифрами. В  каждом пункте указывается исполнитель (структурное подразделение), предписываемое действие и срок исполнения. Срок исполнения должен быть реальным и соответствовать объему предполагаемых работ.

    Последним пунктом в приказах указывается  лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа.

    Приказ, как и другие распорядительные документы, может иметь приложения, на которые делаются ссылки в тексте.

    Приказы по личному составу имеют свои особенности. Они всегда оформляются  отдельно от приказов по основной деятельности и большинство из них не имеет констатирующей части. Эти приказы могут составляться на одного человека или на несколько лиц.

    Приказы о командировках сотрудников  и приказы об отпусках издаются отдельно от приказов о назначении, переводе и увольнении, так как эти группы приказов имеют различные сроки хранения.

    Приказы о поощрениях и взысканиях обычно имеют констатирующую часть, в которой  объясняется причина наложения  взыскания или поощрения. Они  также издаются отдельно от других приказов по личному составу.

    Копии приказов по личному составу обязательно  передаются в бухгалтерию.

    Протокол  — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений или документ с записью всего происходящего на заседании, собрании. Работникам бухгалтерии, входящим в состав различных комиссий, нередко приходится оформлять протоколы всевозможных заседаний.

    Протокол  ведется, как правило, во время заседания. Он оформляется по форме общего бланка на чистом листе бумаги. В его  формуляр обычно входят: наименование фирмы, наименование структурного подразделения, указание вида документа (протокол), дата заседания и порядковый номер. В том случае, когда протокол подлежит утверждению, ставится гриф утверждения. Протокол имеет заголовок, текст, подписи.

    На  протоколе проставляется дата заседания, а не окончательного оформления или подписания. Номер протокола является порядковым номером заседания в течение года. Заголовок протокола содержит указание вида коллегиальной деятельности (заседания, собрания, совещания) и название коллегиального органа. Например: «Заседания комиссии», «Собрания работников бухгалтерии» и т.д.

    Основным  является текст протокола. Он разделяется  на две части: первую - вводную, где  указываются фамилии и инициалы председательствующего, секретаря, присутствующих и повестка дня; вторую - основную, фиксирующую ход заседания.

    Основная  часть текста строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня. В каждом пункте могут быть такие  части: СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Эти слова пишутся  с новой строки, после них ставится двоеточие и они, таким образом, зрительно разбивают текст.

    Фамилии и инициалы выступивших указываются  с новой строки с абзаца. Завершающая  часть раздела по каждому пункту повестки дня - запись принятого решения (постановления). Постановляющая часть решений, как и распорядительные документы, должна быть конкретна и содержать составные части: кому, что сделать и к какому сроку.

    Полностью подготовленный протокол подписывается  председателем и секретарем.

    Наиболее  часто работникам бухгалтерии приходится составлять акты.

    Акт — документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие. Чаще всего акты составляются комиссиями, как постоянно действующими, так и назначаемыми по приказу. Это комиссии по инвентаризации, по списанию, приему, передаче имущества и т.д.

    В отдельных случаях акт может  быть составлен одним или несколькими  должностными лицами. Поводы для составления  акта бывают различными, отсюда и большое  количество разновидностей актов: ликвидации (фирм, предприятий, организаций); приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т.д.); дегустации; приема объектов; проведения испытаний; уничтожения дел, испорченных товаров; списания; инвентаризации; несчастных случаев и т.д. и т.п.

    Служебные письма — обобщенное название большой группы управленческих документов различного содержания, которые служат средством общения с другими фирмами, организациями и частными лицами.

    Служебные письма применяются для решения  многочисленных оперативных вопросов, отсюда вытекает разнообразие вида писем: запросы, уведомления, приглашения, претензии, изменения, уточнения, гарантии, задания, сообщения, разъяснения, напоминания, подтверждения, рекомендации, предложения, замечания, просьбы, требования и т.д. Так как эти письма выступают связующим звеном между фирмами, предприятиями и учреждениями, они занимают до 80% входящей и исходящей документации и достаточно часто используются в деятельности бухгалтерии.

    Текст служебного письма должен быть простым, т.е. освещать один вопрос. Поэтому если с одним адресатом надо решить несколько вопросов, то по каждому желательно составить отдельное письмо. Несколько вопросов излагаются в одном письме только в случае их взаимосвязи.

    Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются мотивы, побудившие составить письмо. Во второй части идет основная часть    документа,    ради    которой    он    составлялся: просьбы, предложения, выводы, замечания и т.п.

    Отправляемые  письма делятся на две группы - инициативные и ответные. Если письмо является ответом, то составитель указывает дату и номер инициативного документа, на который он отвечает.

    По  характеру информации письма можно  разделить на большое количество разновидностей.

    Сопроводительное письмо - часто составляемый документ, который информирует адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов. Составление сопроводительного письма допустимо лишь в том случае, если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину задержки, разъяснить сложные моменты и т.д.

    Письмо-приглашение  предлагает адресату принять участие  в каком-либо проводимом мероприятии. Оно может адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям.

    Информационное письмо - сообщает о каком-то факте или мероприятии. Наиболее часто с помощью информационных писем пропагандируют деятельность каких-либо организаций, выпускаемую продукцию, издаваемую литературу.

    Рекламное письмо - разновидность информационного письма, направляется конкретному адресату и содержит подробное описание рекламируемых услуг или товаров.

    Письмо-извещение  по своему стилю близко к письмам-приглашениям и информационным письмам. Составляется для конкретного адресата и чаще всего является ответом на запрос.

    Письмо-подтверждение  — содержит сообщение о получении  какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода', бандероли, товаров, ценностей  и т. п.), о том, что ранее составленный документ (договор, инструкция и т.п.) остается в силе. Письмо может подтверждать и какой-то факт, действие, телефонный разговор.

    Письмо-напоминание  — содержит указание на приближение  или истечение срока какого-либо обязательства или мероприятия.

    Гарантийное письмо - документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо. Гарантийные письма чаще всего имеют две подписи (руководителя и бухгалтера), и на них обязательно проставляется главная печать фирмы.

    Инициативные  письма - это письма, требующие ответа. Большая категория таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении каких-либо вопросов. Это самая распространенная разновидность писем, тематика которых не ограничена. Однако их характер как бы предполагает вариант либо положительного, либо отрицательного решения поставленного вопроса.

    Письма-ответы — по своему содержанию носят зависимый  характер от инициативных писем, так  как тема их текста уже задана и  остается только изложить характер решения: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы. Если письмо содержит отказ, он должен быть хорошо аргументирован.

    Телеграмма — вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи. Для передачи копии документа, а также схем, чертежей и рисунков используются факсы (факсимильные сообщения) и электронная почта.