Дела для сдачи в архив готовятся  в соответствии с общегосударственными  требованиями, изложенными в документах Госархива. В архив организации передаются дела постоянного и временного хранения через год после завершения их делопроизводством структурных подразделений.

    Дела временного хранения (до 10 лет  включительно) передаются в архив  по усмотрению руководства организации.

     Сдача дел в архив осуществляется  по заранее утвержденному руководством  графику. Дела принимаются по  описям и номенклатурам с приложением  регистрационных карточек на  документы (для пополнения ими  справочного аппарата архива).

     Если отдельные дела по практической необходимости целесообразно оставить в подразделении для текущей работы, архив оформляет выдачу этих дел во временное пользование.

     Заведующий архивом расписывается  в приеме дел на всех экземплярах  годовых разделов описей, указывая дату приема и количество принятых дел. Один экземпляр годовых разделов описей возвращается подразделению-сдатчику, остальные остаются в архиве организации. Подготовка дел и сдача их в архив включает в себя: проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описей на дела с постоянным и долговременным сроками хранения. Эти работы проводятся под контролем и методическим руководством сотрудников архива организации.

   Для оптимального отбора ценных документов и проводится экспертиза с позиций определения государственного, социально-культурного и иного значения документов с целью отбора их на государственное хранение или установления сроков их хранения²² (ГОСТ Р 51141-98)²³.

      Экспертиза ценности документов проводится поэтапно, начиная с текущего делопроизводства и завершая государственным архивом.

     1 этап — составление номенклатуры, предопределяющей сроки хранения создаваемых документов.2 этап — подготовка документов к сдаче в архив.3 этап — уточнение ценности документов при передаче их на постоянное хранение из архива организации в государственный архив.

      Экспертиза ценности документов  в организации проводится под  руководством постоянно действующей  экспертной комиссии. В крупных  организациях со сложной организационно-функциональной структурой действуют центральные экспертные комиссии, объединяющие и координирующие работу экспертных комиссий подразделений. Комиссия создается приказом руководителя из наиболее квалифицированных специалистов, а также заведующего канцелярией, ведомственным архивом и главного бухгалтера. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

          В процессе исследования были изучены этапы работы с документами в ООД УУМ: прием, регистрация, отправка, исполнение, формирование документов в дела и их последующее хранение.

     Таким образом, в ходе исследования и анализа  организации делопроизводства и организации работы с документами в ООД УУМ были выявлены недостатки, которые послужили основанием для разработки предложений по совершенствованию организации делопроизводства в учреждении. Были разработаны предложения по совершенствованию и оптимизации работы с документами:

     · Предложение разработать Инструкцию по делопроизводству;

     · Сделаны предложения по порядку  регистрации документов;

     · Разработан список нерегистрируемых документов;

     · Внесено предложение по усилению контроля за соблюдением правил оформления и подготовки документов;

     · Предлагается автоматизировать процесс  документационного обеспечения управления;

     · Предлагается при формировании дел приложения подшивать в дело вместе с документами;

     · Предлагается помещать вместе документы, относящиеся к одному вопросу;

     · Предлагается приступить к созданию архива для документов учреждения.

     В связи с расширением территориального охвата обслуживания ООД УУМ, с увеличением объема документации в учреждении рекомендуется уже в настоящее время внедрить автоматизированную систему документооборота. Она позволит улучшить качество работы с документами, сократить время на выполнение различных операций секретарем предприятия, производить однократную регистрацию входящих и исходящих документов, просмотр резолюций; обеспечит широкие возможности поиска необходимого документа; контроль за исполнением документов в разные периоды времени; ускорит процесс составления отчетов.

     Следует отметить, что в данном и учреждении не существует архива как самостоятельного структурного подразделения, поэтому  мы считаем целесообразным его создание. Для этого следует разработать Положение об архиве, в котором должно быть указано, входят ли архивные документы в состав Архивного фонда РФ; являются ли они собственностью организации; должны ли они передаваться на хранение в государственный и муниципальный архив; какие функции станет выполнять создаваемый архив; правовой статус архива, взаимодействие с другими структурными подразделениями и т.д.

     Правильное  хранение документов в архиве организации  обеспечивается такими мероприятиями, как:

     · составление и оформление описей дел;

     · создание оптимальных условий хранения документов;

     · соблюдение порядка выдачи дел из архива;

     · учет документов, проверка наличия  и состояния дел.

     На  все завершенные в делопроизводстве организации дела постоянного и  временного хранения и дела по личному  составу должны составляться описи  дел. Описи представляют собой перечень заголовков дел, обеспечивающих их учет и оперативный поиск. Законченные делопроизводством дела после окончания календарного года, в котором они были заведены, подлежат оформлению:

     · подшивке и переплету;

     · нумерации листов в деле;

     · составлению заверительной надписи дела;

     · составлению внутренней описи документов дела;

     · оформлению обложки дела.

Правильно оформленные дела по описи затем  сдаются в архив организации.

     Архив должен быть оборудован специальными стеллажами с соблюдением установленного порядка из размещения. Для обеспечения сохранности дел создается оптимальный температурно-влажностный и световой режим, проводятся санитарно-гигиенические мероприятия.

     Также следует отметить, что в учреждении отсутствует служба ДОУ и делопроизводство в организации ведет секретарь. Для повышения уровня работы всего учреждения необходимо четко регламентировать оформление документов и организацию документооборота, то есть разработать Инструкцию по делопроизводству. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

СПИСОК  ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 

                                            Источники :

1. Гражданский  кодекс Российской Федерации (Текст). - М., Норма, 2002 - 587 с.

2. Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях (Текст). - М., Норма, 2002 - 657 с.

3. Уголовный  кодекс Российской Федерации (Текст). - М., Норма, 2004 - 629

4. Уголовно-процессуальный  Кодекс РФ. (Текст). - М., Норма, 2002 - 982 с.

5. Закон РФ от 18.04.1991 №1026-1 (ред. от 08.12.2003, с изм. от 23.12.2003) »О милиции» (Текст). - М., Закон, 1992 - 925 с.

6. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Госстандарт России, 1998 - 62 с.

7. ГОСТ 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: ИПК Издательство стандартов, 2003-69 Литература:

1. Андреева, В.И. Делопроизводство. Изд. 6-е, перераб. и доп. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2003 - 187 с.

2. Банк, В.Р., Зверев, В.С. Информационные системы в экономике: Учебник. - Астрахань, 2003 - 567 с.

3. Делопроизводство (Организация и технология документационного  обеспечения управления): Учебник для вузов / Кузнецова, Т.В., Санкина, Л.В., Быкова, Т.А. и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. - М., ЮНИТИ-ДАНА, 2005.

4.Документы и делопроизводство: Справочное пособие / Кузнецова, Т.В., Лихачев,М.Т. , Райхцаум, А.Л., Соколов, А.В.: Сост. М.Т. Лихачев. - М.,Экономика, 2003 - 271 с.

5.Еремченко, В.А. Проблемы государственного регулирования документационного обеспечения управления. / Делопроизводитель - 2004 - №1 - с.15.

6. Илюшенко, М.П. Организация документооборота. / Делопроизводство - 2005 - №1 - с. 51-57.

7. Карминский, А.М., Нестеров, П.В. Информатизация бизнеса. - М.: Финансы и статистика, 2004 - 198 с.

8. Козлов, М.С. Совершенствуем делопроизводство. / Автоматизация документооборота - 2005 - №2 - с.24-26.

9. Кузнецов, С.Л. Делопроизводство на компьютере. Компьютерные технологии в производстве. - 3-е изд., доп. - М., ЗАО «Бизнес-школа», 2003 - 625 с.

10. Кузнецов, С.Л. Программы автоматизации. Общий обзор. / Делопроизводство - 2004 - № 1 - С. 73-77.

11. Кузнецов, С.Л. Применение современных технологий в работе с документами. / Секретарское дело. - 2002 - № 3 - с.48.

12. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). - М., ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000 - 818 с.

13. Кузнецова, Т.В. Методы совершенствования документооборота. / Секретарское дело - 2003 - №2 - с.16.

14. Кузнецова, Т.В. Проблемы организации службы документационного обеспечения управления (ДОУ) на современном этапе. / Делопроизводитель - 2004 - №1 - с.44.

15. Кузнецова, Т.В. Секретарское дело. Изд. 8-е, испр. и доп. - М., ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2005 - 288 с.

16. Ларин, М.В. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях.