Регистрация
документа - запись учетных данных о документе
по установленной форме, фиксирующая факт
его создания, отправления или получения.
Следуя определению, регистрация документа
- это присвоение ему индекса и проставление
его на документе с последующей записью
данных о документе в журнале регистрации
или регистрационной карточке. Целью регистрации
является обеспечение учета, контроля
и поиска документов. Основным принципом
регистрации документов является однократность.
Каждый документ должен регистрироваться
только один раз.
Входящие
документы регистрируются в день поступления,
исходящие и внутренние документы - в день
подписания. Регистрации подлежат документы,
требующие учета, исполнения и использования
в справочных целях. В инструкции по делопроизводству
организации (учреждения) в приложении
должен быть представлен перечень документов,
не подлежащих регистрации службой документационного
обеспечения. Перечень утверждается руководителем
организации (учреждения), если он включает
нерегистрируемую документацию всей организации
(учреждения), или руководителем того структурного
подразделения, на документы которого
перечень распространяется.
При
регистрации документов используются
следующие основные справочные материалы:
перечень документов, не подлежащих регистрации
службой делопроизводства; перечень структурных
подразделений с их условными обозначениями;
номенклатура дел15.
Индексация
документов в делопроизводстве - это проставление
их порядковых (регистрационных) номеров
и необходимых условных обозначений при
регистрации, указывающих место их исполнения
(составления) и хранения. Регистрационный
индекс документа; регистрационный номер
документа - цифровое или буквенно-цифровое
обозначение, присваиваемое документы
при его регистрации. Индекс входящего,
исходящего и внутреннего документа, как
правило, состоит из индекса дела по номенклатуре
и регистрационного номера документа,
например: регистрационный номер 06-10/96
входящего документа включает: 06 - индекс
структурного подразделения; 10 - номер
соответствующего дела по номенклатуре;
96 - индивидуальный порядковый номер входящего
документа, присвоенный ему при регистрации.
Исключением являются индексы распорядительных
документов.
Индексами распорядительных документов
и протоколов являются их регистрационные
номера, которые присваиваются самостоятельно
в пределах каждого вида документов.
Индексы
заявлений и жалоб граждан могут быть
дополнены первой буквой фамилии автора
документа. На всех входящих документах
проставляется регистрационный номер
документа, фиксирующий факт и время поступления
документа в организацию (учреждение)16.
Глава 2
Организация документооборота участкового
пункта милиции
2.1 Организационно-
распорядительные документы
Отдел организации деятельности участковых
уполномоченных милиции (ООД УУМ) является
структурным подразделением милиции общественной
безопасности обеспечивающим деятельность
участковых уполномоченных милиции.
В
задачи ООД УУМ входят:
- обеспечение
безопасности личности, общественной
безопасности, охрана собственности, общественного
порядка;
- выявление,
предупреждение и пресечение преступлений
и административных правонарушений;
- раскрытие
преступлений, по делам о которых производство
предварительного следствия не обязательно;
- розыск
отдельных категорий лиц, установление
места нахождения которых отнесено к компетенции
милиции общественной безопасности.
В
состав ООД УУМ входят:
-
начальник ООД УУМ, непосредственно
подчиняющийся начальнику МОБ;
-
старшие участковые уполномоченные
милиции (Ст. УУМ), непосредственно подчиняющиеся
начальнику ООД УУМ;
-
участковые уполномоченные милиции
(УУМ), подчиняющиеся начальнику ООД
УУМ.
Прием
поступающих документов осуществляется
участковыми уполномоченными милиции
от граждан, проживающих на территории
административного участка, либо документы
поступают с дежурной части по распределению
по зональному признаку. Следует отметить,
что практически любое сообщение о преступлении
и иной информации о совершенных правонарушениях
после регистрации в Книге учета совершенных
преступлений или Журнале учета информации,
а, следовательно, входящий документ, анализируется
и обрабатывается ООД УУМ, в частности
участковыми уполномоченными милиции,
а это первоначальный и, соответственно,
важный для рациональной организации
документооборота этап документопотока
в РОВД17.
Таким
образом, документооборот ООД УУМ
занимает место узлового звена системы
делопроизводства УВД. В связи с этим можно
сказать, что от того, как налажена работа
с документами в ООД УУМ, во многом зависят
оперативность и качество принимаемых
решений, эффективность их выполнения
и деятельность УВД в целом.
Документооборот
ООД УУМ практически не отличается
от обычных организаций военного
типа и попадает под современную
классификацию. Однако в ООД УУМ имеется
большое число документов с грифами «СЕКРЕТНО»,
«СОВЕРШЕННО СЕКРЕТНО», «ДЛЯ СЛУЖЕБНОГО
ПОЛЬЗОВАНИЯ».
Важно
отметить, что специфической особенностью
документооборота ООД УУМ является
наличие неформальных информационных
связей наряду с документированной информацией.
Как правило, это оперативная информация,
субъективное мнение, собственные позиции,
обмен опыта между сотрудниками УВД и
пр. Неформальная информация в зависимости
от обстоятельств дела может послужить
в своем роде катализатором разрешения
дела или, наоборот, замедлить процесс
его рассмотрения. Ввиду этого представляется
целесообразным также включить данный
документопоток в состав анализируемого
в ООД УУМ документооборота. Основываясь
на данных, характеризующих качественные
характеристики документопотоков, представляется
возможным разрабатывать наиболее целесообразные,
оптимальные маршруты движения документопотоков18.
Документооборот
ООД УУМ делится на несколько
документопотоков: входящий, исходящий,
внутренний.
Входящий документопоток складывается
из:
- документов
вышестоящих организаций (МВД, ОВД, УВД АО и
др.). В состав этих документов входят директивные
указания, нормативные и методические
акты, приказы и распоряжения, которые являются
основанием для начальника в организации службы
участковых уполномоченных милиции19;
-
документов от не соподчиненных
организаций, направляемых с целью консультирования,
получения информации и др.;
-
обращений граждан - предложений,
заявлений, жалоб.
Исходящий
документопоток состоит из документов,
создаваемых в и отправляемых за его пределы.
Исходящие документы ООД УУМ создаются
в ответ на поступившие письменные или
устные запросы или как инициативные документы,
требующие или не требующие ответа. информация о
гражданах, проживающих на территории
административного участка или об исполнении
и состоянии запрашиваемого дела. Как правило,
запросы поступают в ООД УУМ от таких организаций,
как ЖЭК, ПВС и др. Также к исходящим документам
ООД УУМ относятся сопроводительные письма,
отправляемые заявителю вместе с копией решения20.
Внутренний
документопоток составляют документы,
создаваемые и используемые выходящие
за его пределы. К ним относятся организационные
документы, определяющие правила выполнения
отдельных видов деятельности - расписания дежурств,
схема расстановки оперативных групп, сроки
сдач дел и др. Самостоятельные группы
внутреннего документопотока ООД УУМ составляют
плановые и отчетные документы Ст. УУМ
и УУМ, документы по учету личного состава.
2.2 Контроль
и сохранность документов
Организация
хранения конфиденциальных документов
должна исключать возможность
несанкционированного доступа к
ним.
Все документы, дела и издания,
имеющие гриф конфиденциальности,
должны храниться в служебных
помещениях в надежно запираемых
и опечатываемых шкафах.
Помещения,
в которых хранятся конфиденциальные
документы должны отвечать требованиям
внутри объектного режима, обеспечивающего
физическую сохранность находящейся
в них документации.
Основной принцип хранения конфиденциальных
документов – персональная ответственность
сотрудника предприятия, ответственного
за работу с конфиденциальными документами,
а также исполнителей за их сохранность.
Дела, выдаваемые исполнителю, подлежат
возврату в подразделение делопроизводства
службы безопасности (СБ) в тот же день.
При необходимости, с разрешения начальника
подразделения делопроизводства СБ или
уполномоченного СБ они могут находиться
у исполнителя в течении срока, необходимого
для выполнения задания, при условии полного
обеспечения их сохранности и соблюдения
правил хранения.
За каждым
исполнителем закрепляется сейф, в
котором исполнитель хранит
числящиеся за ним документы. Конфиденциальные
документы до завершения исполнения
хранятся в сейфах исполнителей.
Сейфы должны иметь надежные
индивидуальные запоры и опечатываться.
Ко
всем сейфам необходимо иметь
по два экземпляра ключей. Руководитель
структурного подразделения хранит
ключи исполнителей в своем
сейфе. Ключ от сейфа в опечатанном
пенале руководитель в конце рабочего
дня сдает сотруднику охраны. Запасные
ключи от всех сейфов хранятся у сотрудника
предприятия.
Выносить ключ за пределы служебного
помещения не разрешается.
При вскрытии
сейфов должно присутствовать то лицо,
которое отвечает за хранение документов.
При его отсутствии сейф вскрывается комиссией
с составлением акта.
При отсутствии возможности обеспечить
каждого исполнителя сейфом, может
применяться сейф на нескольких
исполнителей. В этом случае каждая
полка сейфа должна быть снабжена
дверцей с замком, а общий ключ находится
у руководителя структурного подразделения.
Работа
с конфиденциальными документами
выполняется только в служебных
помещениях.
При работе с документами исполнитель
должен иметь на рабочем столе
только те документы, которые необходимы
в данное время. Остальные документы необходимо
хранить в сейфе, которые должны быть закрыты,
ключи от них убраны.
Для
работы вне служебных помещений
необходимо разрешение руководителя
предприятия или структурного
подразделения21.
Запрещается хранение конфиденциальных
документов с какими-либо другими
документами, хранение конфиденциальных
документов, в том числе и во
время работы с ними, в ящиках
стола, шкафах и т.п. не предназначенных
для хранения подобного рода
документов.
При временном выходе из рабочей
комнаты работник должен убрать
все документы в сейф и закрыть
его. При выходе из комнаты
всех исполнителей дверь закрывается
на замок.
Открывать
окна во время работы с конфиденциальными
документами возможно, если они оборудованы
сетками и, если исключается возможность
просмотра документов с улицы.
Каждый исполнитель прежде, чем
закончить работу обязан:
проверить
и удостовериться в наличии всех
документов, числящихся за ним по описи
документов, находящихся у исполнителя.
убрать
документы в сейф, опечатать его
и сдать ключ под расписку руководителю
структурного подразделения.
Документы, дела и издания могут
передаваться другим сотрудникам,
допущенным к этим документам,
только через делопроизводство
или уполномоченного .
Запрещается изъятия из дел
или перемещение документов из
одного дела в другое без
санкции руководителя делопроизводства
или уполномоченного , осуществляющего
их учет.
Уничтожение документов производится
комиссией в составе не менее трех человек
с составлением акта22.
2.3 Передача
документов в архив