Делопроизводство в кадровой службе

Федеральное агентство по образованию

 

Новосибирский государственный университет

экономики и управления

 

 

 

 

 

 

 

 

Номер группы: УПП92

Наименование специальности: Управление персоналом 

Студент: Шмидт Лариса Геннадьевна

Номер зачётной книжки (студенческого  билета): ________

Учебная дисциплина: Делопроизводство в кадровой службе

Кафедра экономики труда и управления персоналом

Номер варианта контрольной работы: №3

Дата регистрации институтом: «____» _____________________ 200__ г.

Дата регистрации кафедрой: «_____» ______________________ 200__ г.

Проверил: _________________________________________________________

                                                (фамилия, имя, отчество преподавателя)

 

 

Оценочное заключение

 

Задание   Кол-во Баллов	Теоретическая часть	Тестовое задание	Практическая часть	Итого баллов по сто бальной шкале	Заключение («зачтено»  или  «не зачтено»).	Подпись преподавателя

 

 

 

 

 

 

 

Содержание

1. Теоретическая часть

1.1 Штатное расписание (на примере  структурного подразделения)……3

1.2 Приказ о приеме на работу……………………………………………..8

1.3 Документы по командированию  работников…………………………12

1.4 Аттестационный лист на аттестуемого  работника……………………18

1.5 Объяснительная записка………………………………………………..21

2. Тестовая часть…………………………………………………...………..24
3. Практическая часть……………………………………………………….26

Список  использованной литературы………………………………………..29

Список  Интернет ресурсов…………………………………………………..29

Приложение  №1    Штатное расписание, унифицированная форма Т-3…30

Приложение  №2    Приказ о приеме на  работу,  унифицированная форма Т-1……………………………………………………………………………..31

Приложение  №3 Журнал регистрации приказов о приеме на работу ...…32

Приложение  №4 Служебное задание, унифицированная форма Т-10а ….33

Приложение  №5 Приказ о направление работника в командировку, унифицированная форма Т-9 ……………………………………………….34

Приложение  №6 Командировочное удостоверение, унифицированная форма Т-10 ………………………………...…………………………………35

Приложение  №7Журнал регистрации командировочных  удостоверений.36

Приложение  №8 Аттестационный лист ……………………………………37

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Теоретическая часть

1. Штатное расписание (на примере структурного подразделения).

Под штатным понимают документ, предусматривающий  включение в него работников, получивших право на занятие соответствующих  должностей. Право определять численность  и штат принадлежит работодателю.

Для работодателя штатное расписание является весьма удобным «инструментом», выполняющим сразу несколько  функций. В частности, оно:

• Позволяет четко проследить организационную структуру компании (её структурные подразделения);
• Закрепляет штатную численность структурных подразделений и количество штатных единиц по каждой должности;
• Позволяет проследить систему оплаты труда работников структурных подразделений;
• Устанавливает и закрепляет размеры надбавок;
• Облегчает отслеживание вакансий и осуществление подбора персонала на данные вакансии.

Структура и штатная численность  предприятия имеет в содержательной части две графы: наименование структурных  подразделений и должностей; штатная  численность. Подписывается заместителем руководителя организации или руководителем  структурного подразделения, утверждается первым руководителем и заверяется печатью организации. При необходимости  внесения изменений и дополнений в этот документ издается приказ, в  водной части которого указываются  обоснования для корректирования  отдельных позиций структуры  и штатной численности.

Штатное расписание является основным документ, в котором сражается  структура, штатный состав и штатная  численность организации в соответствии с ее уставом. Штатное расписание применяется для оформления структуры  организации, штатного состава, штатной  численности.

Штатное расписание содержит:

• перечень структурных подразделений,
• перечень должностей,
• сведения о количестве штатных единиц,
• сведения о должностных окладах, надбавках.

Проект штатного расписания готовится  работниками кадровой службы организации  и оформляется на бланке унифицированной  формы № Т-3 (приложение №1) . Штатное расписание (код по ОКУД 0301017) имеет следующие «»реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, номер, текст, визы руководителя кадровой службы и главного бухгалтера. Утверждается приказом руководителя организации. Гриф утверждения заверяется печатью организации.

Штатное расписание относится к  документам постоянного хранения. В  соответствии со ст.57 ТК РФ на основании  штатного расписания определяются наименования должностей, специальностей, профессий, трудовых функций, которые затем  отражаются в трудовых договорах, приказах по личному составу, трудовой книжке работника.

Как и все унифицированные  документы, штатное расписание заполняется  В строгом соответствии с «Указаниями  по применению и заполнению форм первичной  учетной документации по учету труда  и его оплаты», являющимися составной  частью Постановления Госкомстата  РФ от 05.01.2004 г. № 1«Об утверждении  унифицированных форм первичной  учетной документации по учету труда  и его оплаты».

Вместе с тем, при  заполнении формы нужно обратить внимание на следующее:

1. Наименование и коды структурных подразделений, как правило, указываются либо в алфавитном порядке, либо, исходя из штатной численности подразделений (по степени убывания), либо по степени функциональной значимости подразделения в организации, Наименования следует указывать без сокращений, в единственном числе именительного падежа. Кодирование структурных подразделений целесообразно для формирования сводной отчетности, оно обязательно в государственных органах и крупных предприятиях и носит рекомендательный характер для негосударственных организаций.
2. Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации. Термин «должность», в соответствии с трудовым законодательством относится к категории служащих. Для заполнения этой графы используют обще отраслевой «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих», а также справочники отдельных отраслей, которые, относятся преимущественно к бюджетной сфере. Например, для учреждений здравоохранения действует «Тарифно-квалификационные характеристики по должностям работников здравоохранения РФ» от 27.08.1997 №ЛЗ (с изм. На 22.12.2003). При определении наименования должностей в коммерческой сфере следует использовать «Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР)».

Термин «профессия» откосится  к категории рабочих, при определении  наименования которых используют единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих (ЕТКС) соответствующего выпуска и раздела. Этот справочник содержит также квалификационный требования к профессиям.

Наименование должностей и профессий в штатном расписании указывается в составе структурных подразделений, в соответствии со статусом должности. Допускается использование двойных наименований должностей, разделенных дефисом. При этом сокращения «зам.», «зав.», «нач.» не допускаются.

Количество  штатных единиц указывается по каждой штатной должности и профессии, допускается написание и доли ставки (0.25; 0.5 и т.п).

Тарифная ставка (оклад). В этой графе указывается месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки и проч. В зависимости от принятой в организации системы оплаты труда.

В графах 6,7,8 «Надбавка» указываются стимулирующие и компенсационные выплаты, как установленные действующим законодательством (например, северные надбавки, за ученую степень и др.), так и организацией (например, связанные с режимом работы и др.).

Графа «Всего» содержит сумму оклада (тарифной ставки) и  надбавок по каждой штатной единице умноженное на количество штатных единиц поданной должности.

В графе «Примечание» отражают оперативные изменения по конкретному наименованию должности.

Рисунок 1.1

Пример заполнения штатного расписания.

В процессе разработки штатного расписания используют такие документы, как:

• структура и штатная численность организации (по подразделениям);
• перечень наименований и кодов структурных подразделений организации;
• нормативы штатной численности;
• Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих;
• Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий

рабочих (ЕТКС);

• Общероссийский  классификатор  профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов;
• Коллективный договор организации;
• Положение о системе оплаты и стимулирования труда организации и другие локальные нормативные акты относительно оплаты труда;
• Иные нормативные акты и нормативно-технические документы.

Оригинал штатного расписания должен храниться в составе управленческой документации организации, а его копии направляются в кадровую службу, бухгалтерию и иные заинтересованный структурные подразделения. В структурные подразделения, как правило, направляются лишь извлечения из штатного расписания.

Штатное расписание утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации. Штатное расписание – документ долговременного действия, но при необходимости в него приказом (распоряжением) руководителя организации могут быть внесены изменения.

Приказ (код по ОКУД 025П51) должен иметь  заголовок, содержать основание для внесения изменения и сами изменения.

 

 

 

Рисунок 1.2

Пример приказа об утверждении штатного расписания

 

2. Приказ о приеме на работу.

Приказ по личному составу  является документом, регулирующим трудовые правоотношения работников с администрацией предприятий, учреждений и организаций. Приказами по личному составу оформляются прием на работу, перевод, командирование, предоставление отпуска, увольнение, поощрение, взыскание в т. Д.

Приказы по личному составу должны быть оформлены в соответствии с  трудовым кодексом РФ и являются основанием для внесения записей в трудовые книжки, послужные списки, личные карточки по учету кадров, наградные, Финансовые и другие документы.

Проект приказа по личному составу  подлежит согласованию с определенным кругом должностных лиц, определенным в зависимости от специфики конкретного  рассматриваемого вопроса. Предусмотрено  обязательное визирование таких  приказов руководителем кадровой; службы.

Первые экземпляры приказов о приеме на работу, а также приказы  о переводе, увольнении, изменении  фамилии подшиваются в отдельное  дело по номенклатуре дел (приказы по личному составу).

Согласно ст. 68 ТК РФ прием  на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя. Приказ о приеме на работу (Код по ОКУД 0301001) издается на основании  заключенного трудового договора по унифицированным формам №Т-1при приеме работника на работу и № Т-1а при приеме работников на работу (Приложение №2) .

Порядок формирования приказов о приеме работника на работу:

• в графе «Дата» при условии заключения срочного трудового договора указываются две даты: приема и дата окончания договора; при бессрочном трудовом договоре заполняется только первая дата.
• «табельный номер» представляет собой код работника, установленный по принятой в организации системе кодирования. В одних случаях последовательность знаков имеет значение. Например, первые два знака кода – порядковый номер структурного подразделения, а три последних – порядковый номер работника в подразделении (количество знаков, как правило, не должно превышать шести). В других организациях максимальное число знаков кода определяется численностью сотрудников. Например, в организации, где штат около1000 человек, первый табельный номер будет 0001 и т.д. При увольнении работника его табельный номер резервируется на 3 года, а по истечении этого периода присваивается вновь принятому работнику. Присвоенный работнику табельный номер регистрируется в специальном справочнике, состоящем из двух разделов: присвоенных табельных номеров и номеров, помещенных в архив.