Организация службы делопроизводство

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ  УЧРЕЖДЕНИЕ СРЕДНЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО  ОБРАЗОВАНИЯ

«ЛЫСЬВЕНСКИЙ ПОЛИТЕХНИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ» 
 
 

Группа  503-БУ 
 
 
 
 
 

Реферат

          по документационному обеспечению

       управления 
 
 
 
 
 

Преподаватель                                                    Н.А. Костылева

Студент                                                               Е.В Сазонова

                                                                                    Шифр: 08-бу-3001

                                                     

                                  
 
 
 
 

2011

Содержание

Тема: Организация службы делопроизводство 

 

Введение

      Рациональная  организация документационного обеспечения управления в любой организации возлагается на самостоятельное, специализированное, организационно-обособленное структурное подразделение или на одного из сотрудников.

      При создании службы делопроизводства следует  учитывать организационный, юридический и технический аспект.

      Организационный аспект включает разработку оптимальной  структуры службы документационного  обеспечения управленческого аппарата, регламентацию взаимоотношений  между структурными подразделениями, создание условий для разделения труда и его специализации.

      Установление  в соответствующих документах статуса, прав, функций, ответственности службы делопроизводства предусматривает  юридический аспект. Кроме того, этот аспект предполагает соблюдение самой службой требований действующего законодательства, стандартов в части контроля за качеством создаваемых в организации документов.

      Технический аспект предполагает оснащение службы техническими средствами, начиная с  малой канцелярской оргтехники и  заканчивая компьютерными системами обработки информации и средствами связи.

      В организации службы делопроизводства выделяют¹ следующие организационные проблемы:

• выбор оптимальной организационной формы работы с документами;
• разработку внутренней организационной структуры службы делопроизводства;
• определение должностного и численного состава службы делопроизводства;
• регламентацию задач и функций службы  делопроизводства;
• рациональную организацию рабочих мест и условий труда;
• повышение квалификации сотрудников службы.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Формы организации  работы с документами

      На  предприятиях действуют три организационные  формы работы с документами (рис. 1):

• централизованная;
• децентрализованная;
• смешанная.

Рис. 1. Формы  организации работы с документами

      Централизованная форма организации ДОУ позволяет:

      - снизить стоимость делопроизводственных операций;

      - улучшить организацию труда делопроизводственного персонала (за счет специализации, взаимозаменяемости отдельных работников);

      - эффективно использовать оргтехнику;

      - достичь единства организационного и методического руководства документационным обеспечением.

      Однако  полная централизация работы с документами  возможна только в небольших учреждениях  с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год.

      Децентрализованная форма организации документационного обслуживания представляет собой полную противоположность централизованной службы. Каждое структурное подразделение одной организации создает свою собственную службу для работы с документами, в которой автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения. Эта форма характерна для организаций и учреждений, аппарат которых территориально разобщен, а также для тех, в которых документирование деятельности имеет специфические особенности (например, исходя из соображений защиты информации или самостоятельности деятельности структурных подразделений).

      Смешанная форма организации работы с документами - самая распространенная. При этом часть операций (чаще всего прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении (в департаментах, управлениях, отделах) выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке.

      В каждом конкретном случае выбор организационной  формы работы с документами остается прерогативой самой службы делопроизводства и руководства учреждения.

2. Типовые организационные  структуры службы  ДОУ

      Структура в системе органов управления рассматривается, во-первых, как устойчивая связь, то есть взаимодействие элементов  управления, во-вторых, как схема распределения общего объема функций органа управления между структурными подразделениями и схема их взаимодействия.

      Структура службы делопроизводства должна определять оптимальный состав ее внутренних подразделений, их взаимодействие, характер подчинения.

      В настоящее время отсутствуют  какие-либо нормативные документы  или документы методического  характера, которыми следовало бы руководствоваться  при определении ее структуры  и выборе наименования службы ДОУ, поэтому  организации вправе самостоятельно принимать решения по этим вопросам.

      При этом следует учитывать следующие  факторы:

• характер деятельности организации, ее структуру (количество подразделений, численность аппарата управления и общую численность работающих);
• объем документооборота организации;
• наличие подведомственной системы (подведомственных организаций, филиалов, отделений, представительств) и характер взаимоотношений между ними и центральным органом управления.

      Основные  положения государственной системы  документационного обеспечения управления частично регламентировали названия служб делопроизводства, которые типизированы в зависимости от принадлежности организаций и учреждений к определенным группам и уровням управления (рис. 2).

      Управления  делами создаются в министерствах как структура, в которой выполняется работа с документами, контроль, координация делопроизводства в централизованном аппарате и в отрасли. Управление делами имеет следующий состав структурных подразделений (рис. 3):

• секретариат, в состав которого входят приемная министра, его секретариат, приемные и секретари заместителей министра, протокольное бюро;
• инспекция при министре, выполняющая функций контроля за исполнением правительственных документов, распорядительных документов органов власти, приказов министра;
• канцелярия, в состав которой включают экспедицию, бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации документов, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпную, отдел писем, отдел рационализации работы с документами, центральный архив.

 

Рис. 2. Типовые  организационные структуры службы ДОУ

 

Рис. 3. Структура  управления делами

      В государственных предприятиях, научно-исследовательских, высших учебных заведениях, проектно-конструкторских  организациях создаются канцелярии. В составе канцелярии обычно организуются подразделения (отдел, сектор, группа) по приему и обработке поступающих.

      Общий отдел - служба по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительских структурах местного самоуправления. Наличие структурных подразделений (протокольный отдел, отдел по работе с письмами, приемная) объясняется спецификой деятельности, управленческих процедур, порядком принятия решений и особенностями документирования в этих учреждениях.

      Всю работу с документами в небольших  учреждениях и организациях, не имеющих  внутренней организационной структуры, выполняет секретарь.

      Решение о создании службы, ее названии и  внутренней структуре негосударственных  организаций принимает руководство  организации. В совместных предприятиях этот вопрос решает правление, в акционерных обществах - учредительная конференция (таблица 1). 

      Таблица 1 – Объемы документооборота в различных  структурах службы ДОУ

3. Задачи и функции  службы ДОУ

      Основной  целью службы делопроизводства, независимо от ее названия, является организация, руководство, координация, контроль и  реализация работ по документационному  обеспечению. Выполнение этой цели предусматривает  решение следующих задач:

• постоянное совершенствование форм и методов работы с документами;
• обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими государственными нормативно-методическими документами;
• сокращение документооборота;
• разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и в подведомственной системе, прогрессивных технологий делопроизводства.