Делопроизводство в торгово-промышленной палате

8

Введение

Согласно приказу ректора, я –……..проходила производственную практику  в Торгово-промышленной палате Саратовской области. Сроки прохождения практики с 15 июня по 26 июля 2011 года.

Целью  производственной  практики является проанализировать  технологию документационного обеспечения управления в  современной организации, на примере Торгово-промышленной палаты.

В процессе прохождения практики  необходимо было, ознакомится с нормативно – правовыми и нормативно – методическими документами, регламентирующими систему делопроизводства и правила создания документов в организации. Проанализировать процесс  формирования документов. Изучить, процесс экспертизы ценности документов и последующую передачу на архивное хранение.

Производственная практика проходила в Торгово-промышленной палате Саратовской области.  Отчет базируется на основании анализа собранного материала.

Глава 1. Общие сведения о Торгово-Промышленной Палате

1.1 Исторические данные организации

Торгово-промышленная палата Саратовской области (ТППСО) была создана 16 июля 1986 года как Саратовское отделение Торгово-промышленной палаты СССР (ТПП СССР).
    В ноябре, 16 числа 1988 года Саратовское отделение ТПП СССР было преобразовано в Нижневолжское региональное отделение ТПП СССР с центром в городе Саратове. В состав отделения вошли: Астраханская, Волгоградская, Пензенская, Саратовская, Ульяновская области и Калмыцкая АССР.
  На общем собрании членов палаты 25 декабря 1998 года Нижневолжское отделение ТПП было переименовано в Саратовскую губернскую торгово-промышленную палату (СГТПП). В декабре 2000 года палата (третьей в России) получила сертификат, удостоверяющий соответствие системы качества требованиям ГОСТ Р ISO 9002-96, и в 2003 г. сертифицирована на соответствие требованиям ГОСТ Р ISO 9001-2001.
        В 2002 г. СГТПП была аккредитована Госстандартом России для проведения работ по сертификации систем качества.
На внеочередном съезде членов Палаты 21 октября 2005 года Саратовская губернская торгово-промышленная палата была переименована в Торгово-промышленную палату Саратовской области.

Программа деятельности Торгово-промышленной палаты Саратовской области формулирует главные направления и сферы развития на 2007-2011 годы. Программа направлена на активное участие Торгово-промышленной палаты Саратовской области в достижении стратегических целей социально-экономического развития Саратовской области – динамичного, устойчивого и качественного роста валового внутреннего продукта, повышения конкурентоспособности экономики и предпринимательства, развития человеческого капитала.
   За период, прошедший после V Съезда ТПП РФ, существенно возросли авторитет и влияние Палаты на социально-экономические процессы в Саратовской области. Укрепился ее организационно-экономический, инфраструктурный, интеллектуальный и кадровый потенциал.
  На 1 января 2009 года членами Палаты являются 879 предприятий, организаций и предпринимателей. При Палате функционируют 19 гильдий по различным направлениям и отраслям предпринимательства. В муниципальных районах области открыты 6 филиалов Палаты. С участием Палаты учреждено 5 организаций по различным направлениям деятельности. Заключены соглашения с Правительством Саратовской области, министерством инвестиционной политики области, Территориальным управлением Федерального лицензионного центра, «Союзом строителей» и др. Программа ориентирует все подразделения и филиалы, а также предприятия, созданные с участием Торгово-промышленной палаты Саратовской области, на необходимость целенаправленных и последовательных действий в решении следующих задач:

        создание экономико-правовых условий для эффективного и цивилизованного ведения предпринимательской деятельности;

        участие в формировании стратегии инновационного развития региональной экономики;

        участие в реализации приоритетных национальных проектов;

        расширение сотрудничества с органами государственной власти и управления, структурами гражданского общества;

        активизация деятельности по формированию социальной ответственности и положительного имиджа российского предпринимательства;

        повышение роли малого и среднего предпринимательства в экономической и социальной жизни общества;

        расширение и углубление международного сотрудничества;

        развитие спектра услуг, оказываемых предпринимательским структурам;

        организационное, материальное и кадровое укрепление Торгово-промышленной палаты Саратовской области.

Палата намерена уделять неослабное внимание вопросам содействия процессу диверсификации экономики России, опережающего развития отраслей промышленности, производящих продукцию с более высокой долей добавленной стоимости. Палата будет добиваться совершенствования механизмов взаимодействия государства и частного бизнеса по всему инновационному циклу: от проведения научных исследований, коммерциализации научно-технических разработок и технологий до производства наукоемкой высокотехнологичной продукции.
    Для достижения этих целей Торгово-промышленная палата Саратовской области сосредоточит свои усилия на решении задач, поставленных Правительством РФ «Основными направлениями политики Российской Федерации в области развития инновационной системы на период до 2010 года».

За истекшее пятилетие стоимостной объем услуг, оказанных Торгово-промышленной палатой Саратовской области, вырос в 5 раз. В то же время практически на всех направлениях деятельности Палаты имеются значительные резервы и неиспользованные возможности.
Торгово-промышленная палата Саратовской области рассматривает в числе своих приоритетных задач не только дальнейшее наращивание объемных и стоимостных показателей услуг предпринимательским структурам, но и повышение их качества, а также решительное увеличение интеллектуально насыщенных видов деятельности. В условиях нарастающей конкуренции на качественно новый уровень работы предстоит выйти предприятиям и организациям, созданным при участии ТПП Саратовской области.

1.2. Цели и задачи организации ТПП

Экспертиза, оценка и внедрение систем менеджмента качества, экономические исследования и инвестиции, поддержка малого предпринимательства, содействие развитию внешнеэкономических связей и международного сотрудничества – по этим приоритетным направлениям ТПП Саратовской области оказывает более 100 видов услуг, ведет активную пропагандистскую деятельность, обучает специалистов, оказывает методическую и консультационную помощь предпринимателям, причем не только в областном центре. Активно развивается сеть филиалов палаты в муниципальных районах области.

При торгово-промышленной палате работают 16 профессиональных гильдий, которые объединяют различных специалистов для решения общих проблем.

Работает приемная Третейского суда; ведется Реестр надежных партнеров.

С мая 2006 года при Торгово-промышленной палате Саратовской области работает Деловой пресс-клуб – независимое объединение журналистов, главными целями которого являются более эффективное взаимодействие СМИ, бизнеса и власти, развитие открытого информационного пространства на территории области, повышение уровня деловой аналитики в СМИ.

Торгово-промышленная палата Саратовской области аккредитована в ТПП РФ, что служит официальным признанием компетентности в выполнении ее главных задач, функций и услуг.

Приоритетными задачами и направлениями деятельности Торгово-промышленной палаты являются:

        активное содействие развитию и широкому применению инноваций, современных технологий, экономики знаний;

        представление и защита интересов деловых кругов в органах государственной власти и местного самоуправления;

        активное участие в разработке законодательных и иных нормативно-правовых актов, затрагивающих интересы предпринимателей, и создание эффективной системы независимой экспертной оценки их проектов;

        участие в становлении и развитии инфраструктуры обслуживания предпринимательства, расширение сферы оказываемых палатами услуг, повышение их качества и высокой степени доступности для бизнеса, общественных и государственных структур, муниципальных образований;

        установление и развитие связей с иностранными партнерскими организациями и деловыми кругами, а также международными организациями бизнеса;

        содействие эффективному и качественному разрешению гражданско-правовых споров путем развития форм третейского разбирательства;

        продвижение товаров и услуг российских предприятий на внутреннем и внешнем рынках;

        распространение принципов цивилизованного ведения бизнеса и социальной ответственности в предпринимательской среде;

        формирование позитивного имиджа российских производителей товаров и услуг.

Структура организации ТПП :

Глава 2. Документирование деятельности организации

2.1. Виды документов ТПП

Среди большого разнообразия видов деловых документов, обращающихся в организации, организационно-распорядительная управленческая деятельность главным образом заключается в разработке и реализации решений, фиксируемых в организационно-распорядительной документации. Организационно-распорядительной документация является наиболее широко используемым видом документации. Так же используется информационно-справочная документация. В ТПП есть инструкция по делопроизводству, которая устанавливает правила подготовки деловых документов в организации. Инструкция составлена в соответствии с Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Торгово-промышленная палата Саратовской области действует на основе Конституции Российской Федерации, Федерального закона «О некоммерческих организациях», Закона Российской Федерации «О торгово-промышленных палатах в Российской Федерации», других законов Российской Федерации, указов Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации и Устава Торгово-промышленной палаты Российской Федерации.

Мне удалось ознакомиться с такими видами документов как устав организации, договор, письмо, протокол, претензия, и т.д.

Устав организации состоит из двенадцати глав:

1.                  Общие положения

2.                  Предмет, цели деятельности, задачи и функции Палаты

3.                  Права Палаты

4.                  Торгово-промышленные палаты в Саратовской области

5.                  Члены Палаты. Их права и обязанности

6.                  Руководящие органы Палаты

7.                  Контрольный орган Палаты

8.                  Советы, комитеты, гильдии Палаты

9.                  Арбитражные институты при Палате

10.             Имущество Палаты

11.             Реорганизация и прекращение деятельности Палаты

12.             Порядок внесения изменений и дополнений в Устав ТПП Саратовской области

Изменения и дополнения в устав ТПП Саратовской области вносятся по решению съезда ТПП Саратовской области и подлежат государственной регистрации в установленном законодательством порядке.

В уставе отражены все положения, необходимые для слаженной работы организации.

Был изучен так же образец протокола (Приложение 1) организации. Протоколы в организации оформляются на основании ГОСТ Р 6.30-2003. Когда проводятся переговоры по согласованию условий договора, в организации ведется протокол этих переговоров с указанием в нем соответствующих реквизитов, в частности:

      полное наименование участников переговоров,

      наименования представителей сторон,

      дата переговоров,

      текст протокола,

      место составления протокола,

      подписи сторон.

Данный протокол составлен в соответствии с инструкцией по делопроизводству ТПП СО и является приложением № 2 к договору № 021/338 от 01 июля 2008 года.

На основании имеющегося документа можно заключить, что протокол разногласий (Приложение 2) содержит все необходимые реквизиты, а также что текст составлен достаточно грамотно (официальный стиль изложения, исключены выражения, которые могут быть истолкованы неоднозначно). Тем не менее, к недочетам можно отнести отсутствие номера протокола и неправильное оформление дат (в документе присутствует дата, оформленная следующим образом – «01.07.2008 года», в которой слово «года» лишнее).

Также был рассмотрен договор (Приложение 3). Состав реквизитов позволяет заключить, что данный договор имеет юридическую силу. Основной текст договора составлен в соответствии с шаблоном договора организации и содержит в себе всю информацию, необходимую для регламентации отношений между сторонами договора.

В ходе производственной практики в мои задачи входило изучить информационно-справочные документы в управленческой деятельности  (докладные и объяснительные записки, акты, справки, письма, телеграммы, телефонограммы).

Мною были рассмотрены такие документы, как письмо, претензия, служебная записка, факс.

Служебная записка ( Приложение 4) была составлена в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003, за исключением небольших отклонений.

В служебной записке присутствуют следующие реквизиты:

      адресат,

      вид документа,

      текст,

      подпись должностного лица,

      дата документа.

Так, например, реквизит подпись выполнен полужирным начертанием, хотя предполагается, что он должен быть оформлен обычным шрифтом, таким же как и текст. Но, учитывая, что оформление документов каждой отдельной организации может носить отчасти специфический характер, данное отклонение не является существенным или влияющим на юридическую силу документа.

К недочетам можно отнести следующее: оформление реквизита вид документа не соответствует оформлению, представленному в бланке служебной записки (Приложение 5) в инструкции по делопроизводству, а именно реквизит выполнен не прописными буквами; отсутствует регистрационный номер документа; реквизит дата документа расположен после текста (а должен быть расположен до текста); наименование структурного подразделения должно быть выполнено со строчной буквы в реквизите подпись должностного лица.