Динамика развития государственных стандартов на унифицированную систему организационно-распорядительных документов

      Значительно расширены требования к реквизиту - «Наименование организации» в ГОСТе 1997 года по сравнению с ГОСТ Р 6.38 - 90: «Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закреплённому в её учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращённое, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации. Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках - русском и национальном. Сокращённое наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращённое наименование (в скобках) помещают ниже полного. Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке. Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа и располагают ниже наименования организации. Кроме того, в ГОСТе указано, что автором документа может выступить и должностное лицо, представляющее организацию [ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»]. Поэтому ГОСТ Р6.30-97 вводит и бланки должностных лиц. В 1972 году реквизита с таким названием не существовало, но его можно поставить наравне с реквизитами «наименование министерства, ведомства, учреждения, структурного подразделения», т.к. перечисленные реквизиты имели практически те же требования к оформлению, что и «наименование организации». 

2.5. Реквизит  «справочные данные об организации».

      Реквизит появляется только в 1997 году. Используется только в бланках писем. Этот реквизит содержит сведения об организации, важные при информационных контактах. В ГОСТе Р6.30-97 в его состав включаются, кроме почтового адреса организации, номеров телефонов, факсов, телексов, адреса электронной почты, кода по ОКПО, также коды ОГРН и ИНН/КПП.

     ГОСТ Р6.30-2003 не содержит подробного описания требований к элементам этого реквизита.  Стандарт не ограничивает состав и объем сведений, включаемых в справочные данные об организации. При оформлении этого реквизита могут указываться сведения о государственной организации, лицензиях, патентах. 

2.6. Реквизит  «место составления или издания документа».

      В 1972 году реквизита с таким названием не существовало. В стандарте 1997 года впервые описаны требования к месту составления или издания документа. Этот реквизит «указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывается с учётом принятого административно-территориального деления, оно включает только общепринятые сокращения». В государственном стандарте 2003 г. реквизит не претерпевает как изменений, так и дополнений. 

2.7. Реквизит  «идентификационный номер налогоплательщика/код  постановки на учет (ИНН/КПП)».

      Другой вновь введенный реквизит в Государственном стандарте 2003 года - идентификационный номер налогоплательщика/код постановки на учет (ИНН/КПП); порядковый номер реквизита - 06. (ОГРН и ИНН/КПП проставляются в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами). ИНН - цифровой код, упорядочивающий учёт налогоплательщиков в Российской Федерации. Структура идентификационного номера налогоплательщика представляет собой:

• для организации – 10-значный цифровой код;
• для физических лиц – 12-значный цифровой код.

  ИНН  присваивается как юридическим, так и физическим лицам. Организациям присваивается с 1993 года, индивидуальным предпринимателям — с 1997 года, прочим физическим лицам — с 1999 года (с начала действия первой части Налогового кодекса Российской Федерации).

     В связи с особенностями учета организаций, определенными положениями Налогового кодекса Российской Федерации (ст.83), в дополнение к ИНН организации вводится код причины постановки на учет (КПП).

      КПП – представляет собой девятизначный цифровой код, где:

• первые четыре цифры — код Государственной налоговой инспекции, которая осуществляла постановку на учёт организации по месту её нахождения, месту нахождения её филиалов и (или) представительств, расположенных на территории РФ или по месту нахождения принадлежащего ей недвижимого имущества и транспортных средств;
• пятый и шестой знаки являются кодами причины постановки на учёт;
• седьмой, восьмой и девятый знаки — порядковый номер постановки на учёт по соответствующей причине.

2.8. Реквизит  «Текст документа».

      Данный реквизит претерпел значительные изменения по сравнению с ГОСтом 1972 года.

      В последующих ГОСТах указано, что «текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации».

      В ГОСТе 6.30-97 указано, что «тексты документов пишут только на русском языке при направлении их:

• в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации;
• на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации. В других ГОСТах (ГОСТ Р 6.30 – 90 и ГОСТ Р 6.30 – 2003) такого указания нет.

      В ГОСТе 1972 года уточняется, что «для документов организационно-распорядительных свойственна в основном свободная форма изложения. Языковые трафареты создаются для документов, содержащих постоянно повторяющуюся информацию». В последующих ГОСТах указано, что «тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур».

     Кроме того, в отличие от ГОСТа 1972 года, в остальных есть дополнения  о том, от какого лица должно идти повествование в текстах различной структуры (протокол, приказ, распоряжение, акт, справка, инструкция, положение, документы коллегиальных органов) 

2.9. Реквизит  «Подпись».

      Подпись – это реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица [ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения] .  В ГОСТе Р 6.30-97 указано, что «документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности».

     Такого дополнения нет в ГОСТе 2003 года. 

2.10. Реквизит  «Идентификатор электронной копии документа».

     В ГОСТе  1997 года  появляется реквизит «Идентификатор электронной копии документа».

     Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

      Появление данного реквизита связано с развитием  современных компьютерных технологий и внедрением их в делопроизводство. 

2.11. Реквизит «Отметка для автоматического поиска документа».

      Содержит имя файла, код оператора или фамилию сотрудника, вводившего информацию, и дату ввода информации. Данный реквизит существовал только в делопроизводстве ГОСТа – 1997. 

2.12. Реквизит «Гриф ограничения доступа к документу».

      Грифом ограничения доступа к документу является реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа [ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения]. Реквизит был неотъемлемой частью ГОСТов 1997 г. и 1990 г.. Такой реквизит отсутствовал  в ГОСТе -1972 и нет его и в ГОСте 2003. Думаю, что наличие такого реквизита и, наоборот, его отсутствие, объясняется политической ситуацией, сложившейся на  период ведения делопроизводства. 

2.13. Реквизит «Изображение наград».

      Применяется   вместо   внесения   названий   орденов   в наименование учреждения. Улучшает вид документа. Уменьшает объем  заголовка. Присутствовал в ГОСТах 1990 г., 1972 г. В последующих ГОСТах реквизит был отменен.  
 
 

2.14. Реквизит «Отметка о переносе даты  на машинный носитель».

      Включает   информацию,   перенесенную   на   ЭВМ,   дату перенесения, номер массива,  подпись особы,  ответственной за  перенесение данных. Реквизит присутствовал только в ГОСТе 1990 г. 

2.15. Реквизит «Наименование структурных подразделений».

      Был присущ и ГОСТу 1972 г. и ГОСТу 1990 г. Данный реквизит указывался только в том случае, если  подразделение пользовалось правами юридического лица  и в нем за год образовывалось более 200 документов. В последующих ГОСТах такого реквизита не существует. 
 
 
 
 
 

Заключение.

      Работая над данной темой, я поняла, что опыт развития формуляра документов, накопленный в период 1970-х -1980-х годов, демонстрирует перспективность его применения не только для совершенствования самих документов, но и для технологии работы с ними, их оперативного и архивного хранения. Это положение наглядно подтверждается в 1990-е годы. Изменение в общественно-политической сфере естественным образом привели к изменению задач и методов управления и, соответственно, самой системы управленческой документации.

      Следует заметить, что изменение методов управления и широкое использование новейших информационных технологий делают особо актуальной проблему формирования системы документационного обеспечения, совершенствования применяемых документов, значительно повышают их правовую роль.

      Проработанные документы дают возможность сделать вывод, что значительная часть унифицированных  ранее систем документации перестала использоваться; взамен нее возникли и получили распространение новые виды документов, предназначенные для документирования налоговой, финансовой, таможенной и другой видов деятельности. Помимо возникновения новых видов и форм документов значительно увеличился объем создаваемой документации. Кроме этого, можно также отметить, что регламентация  документов идет пока преимущественно не методами унификации, а созданием типовых форм документов теми министерствами и ведомствами, которые являются кураторами той или иной сферы управленческой деятельности.

       Исходя из проделанной работы, можно сделать вывод о том, что изменения в развитии государственных стандартов носят закономерный  характер, обусловленный историческими тенденциями в истории нашего государства. Замена отдельных реквизитов на совершенно другие, изменение наименований некоторых реквизитов или же исчезновение какого-то незначительного числа реквизитов  в унифицированной системе организационно-распорядительных документов – закономерна, неизбежна, целенаправленна и совершенно необходима. С дальнейшем увеличением количества документов,  необходимостью  их дифференциации  в дальнейшем будет происходить  совершенствование системы документоведения. В свою очередь следует акцентировать внимание на том, что разработка новых подходов к совершенствованию существующей документации как на стадии ее управленческой роли, так и в период последующего хранения должна решаться как комплексная проблема.