Динамика развития государственных стандартов на унифицированную систему организационно-распорядительных документов

      Унифицированная система документации (УСД) – это совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах экономической деятельности [ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»]. УСД начали создаваться в конце 70-х годов прошлого века, и к началу 90-х годов у нас в стране было разработано и действовало 16 унифицированных систем документации. В настоящее время действует 9 УСД, одна из которых – УСОРД (унифицированная система организационно - распорядительной документации). Первая очередь УСОРД была утверждена Главархивом в 1979 г., вторая очередь утверждена Росархивом в 1993 г., однако, если первая очередь УСОРД была в свое время издана и внедрялась в практику работы организаций, вторая очередь не была издана, поэтому не нашла практического применения. Можно сказать, что УСОРД входит в состав действующих систем по формальному признаку: Росархив ее не отменял. Фактически же на практике она не используется. Тем не менее, название этой системы сохранилось в названии ГОСТа, а наименования унифицированных форм документов УСОРД включены в соответствующий раздел Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД). УСОРД - унифицированная система документации, устанавливающая требования к составу, содержанию, построению и оформлению унифицированных документов, используемых для решения организационно - распорядительных задач управления [ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»]. УСОРД является системой документации, применяемой в любой организации, учреждении, предприятии. Применение УСОРД регламентируется ГОСТ Р 6.30 – 2003.

1.2. Принципы стандартизации в СССР и РФ.

     После революции 1917 г. началось развитие государственной стандартизации. В последующие годы стандартизация в СССР прошла большой путь. Принятый впервые в 1993 г. закон Российской Федерации "О стандартизации" устанавливал основные положения, принципы, понятия, порядок организации работ в области стандартизации, которые являются едиными и обязательными для всех предприятий независимо от их формы собственности, а также для частных предпринимателей.

     В СССР Государственная система стандартизации была введена в действие с 1 января 1970 года. Принципиально новым является то, что в единую систему объединены работы по стандартизации. Деятельность по стандартизации весьма динамична, она всегда соответствует изменениям, происходящим в различных сферах жизни общества, прежде всего в экономической. Государственный стандарт Российской Федерации (ГОСТ Р) — стандарт, принятый Государственным комитетом Российской Федерации по стандартизации (Госстандартом России) [ГОСТ Р 1.0-92 «Государственная система стандартизации Российской Федерации»]. Именно этот документ является результатом деятельности по стандартизации. Государственные стандарты обязательны для всех предприятий, организаций и учреждений страны в пределах сферы их действия.

      В разное время под разными названиями работу в области технического регулирования и стандартизации осуществляет правительственные организации по стандартизации. В 1930 г. Совет Народных Комиссаров СССР принимает решение о реорганизации Комитета по стандартизации во Всесоюзный Комитет по стандартизации (ВКС). В 1940 г. была введена категория государственных стандартов (ГОСТ), обязательных к применению во всех отраслях народного хозяйства Советского Союза. В 1954 г, был создан Комитет стандартов при Совете Министров СССР, который в 1971 г. в связи с возросшей ролью стандартизации был преобразован в Государственный комитет стандартов Совета Министров СССР (Госстандарт СССР), а затем Госстандарт РФ. В 2004 году на смену Госстандарт РФ приходит Федеральное агентство по техническому регулированию. Это федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий функции по оказанию государственных услуг, управлению государственным имуществом в сфере технического регулирования [Постановление Правительства РФ от 17 июня 2004 г. №294 "О Федеральном агентстве по техническому регулированию]. Этот орган несет ответственность за состояние и дальнейшее развитие стандартизации, проведение единой технической политики.

      Стандартизация на современном этапе определяет суть политики всех стран мира и по существу является техническим законодательством. Следует отметить, что успешное решение вопросов стандартизации возможно благодаря работе в нашей стране ряда научно-исследовательских институтов по стандартизации и привлечению к этой работе отраслевых научно-исследовательских институтов, заводов и вузов. Основными терминами и понятиями современной Государственной системы стандартизации Российской Федерации (ГСС РФ) с учетом международной практики стандартизации являются – стандартизация; объект стандартизации; нормативный документ по стандартизации; стандарт; государственный стандарт Российской Федерации (ГОСТ РФ); технический регламент. 
Федеральный закон «О техническом регулировании» устанавливает правовые основы стандартизации в РФ, обязательные для всех государственных органов управления, а также предприятий и предпринимателей, общественных объединений.  

3. . Государственные стандарты на унифицированную систему организационно-распорядительной документации.

      Требования к оформлению документов является государственной программой повышения качества документов. Государственный стандарт устанавливает единые требования к бланкам документов ОРД, дает набор реквизитов и их оформление на бланках. ГОСТ 6.38-72 ликвидировал разнобой в оформлении организационно-распорядительных документов и установил единые правила их оформления. Затем основным документом, регламентирующим документирование, долгое время являлся ГОСТ Р 6.38-90, а с 1 июля 1998 г. - ГОСТ Р 6.30-97. В настоящее время правила составления и оформления реквизитов, а также место их расположения должны соответствовать ГОСТ Р 6.30 – 2003.

      В рамках данной работы рассмотрены четыре Государственных стандарта, формуляр-образец документа и его основные реквизиты. При этом реквизиты рассматривались не все, а только те, изменение которых является наиболее очевидным.

     Применение бланков документов ускоряет фиксацию и восприятие информации, сокращает трудоемкость работ по документированию, повышает культуру делопроизводства, формализует процессы создания документов и придает им юридическую достоверность.

      ГОСТ Р 6.38 – 72 «Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец». В данном ГОСТе излагаются правила оформления и обработки деловой корреспонденции. ГОСТ содержит образцы основных видов и разновидностей деловой корреспонденции, используемой в управленческой деятельности и бизнесе при осуществлении деловых коммуникаций.

      ГОСТ Р 6.38-90 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Стандарт распространяется на организационно-распорядительную документацию, применяемую при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности органов государственной власти и управления Союза ССР, союзных и автономных республик, а также подведомственных им предприятий и организаций.

     Требования к оформлению документов является государственной программой повышения качества документов. Стандарт устанавливает единые требования к бланкам документов ОРД, определяет набор реквизитов и их оформление на бланках.

      ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма (документы), включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации. Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформлению документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации. Правило и требования ГОСТ Р6.30-97  носят универсальный характер и находят широкое применение в других унифицированных и неунифицированных системах документации. Знание этих правил и требований позволяет овладеть рациональными приемами работы с документами, экономить время на их составление и обработку.

      ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Стандарт разработан взамен одноименного стандарта 6.30-97 (с изменением N 1 2001 года), отмененного постановлением Госстандарта России от 26.08.2001 N 352-ст в связи с отсутствием достаточного обоснования включения в него некоторых положений и правил. Фактическим основанием для отмены явилось требование юридической службы об исключении из государственного стандарта некоторых правовых норм, связанных с оформлением документов, которые в соответствии с правовым статусом не могут регулироваться стандартом. Данный ГОСТ является самым известным стандартом в сфере документационного обеспечения и наиболее широко используется в деятельности организаций. Стандарт устанавливает реквизиты, применяемые при оформлении организационно-распорядительных документов, правила оформления реквизитов, требования к структуре бланков документов. В названии этого стандарта используется понятие «унифицированная система организационно-распорядительной документации». Требования настоящего стандарта являются рекомендательными, т. е. осуществляемыми на основе принципов добровольного применения. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 2

2.1. Реквизит «герб».

      Согласно Федеральному конституционному закону от 25 декабря 2000 г. №2 – ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (с изм. и доп. от 09.07.2002, 30.06.2003), герб является официальным государственным символом. 

     Во всех государственных стандартах реквизит «герб» идет под первым номером. Только со временем он менял свое наименование. Начиная с 1972 г. этот реквизит назывался «герб». Согласно Основному Закону (конституции) Союза Советских Социалистически Республик (ч. VIII, ст. 169) государственный герб Союза Советских Социалистических Республик представляет собой изображение серпа и молота на фоне земного шара, в лучах солнца и в обрамлении колосьев, с надписью на языках союзных республик: "Пролетарии всех стран, соединяйтесь!" В верхней части герба - пятиконечная звезда. В государственном стандарте 1990 г. он имел название «Государственный герб СССР или союзной республики».  Но впоследствии это название изменилось и сохранялось в двух реквизитах (вместо одного).

     В  государственных стандартах 1997 и 2003 гг. 1 и 2 реквизиты имели одно название: «Государственный герб Российской Федерации» (1). Порядок применения бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации установлен Постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, пользования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (с изм. и доп. от 08.06.2001)., и «Герб субъекта Российской Федерации» (2), помещаемые на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Порядок использования изображения герба субъекта Российской Федерации на бланках документов определяется нормативными актами, принимаемыми органами государственной власти республик, краев, областей, городов федерального значения, автономных областей, автономных округов. Государственный герб Российской Федерации представляет собой четырехугольный, с закругленными нижними углами, заостренный в оконечности красный геральдический щит с золотым двуглавым орлом, поднявшим вверх распущенные крылья. Орел увенчан двумя малыми коронами и, над ними, одной большой короной, соединенными лентой. В правой лапе орла - скипетр, в левой - держава. На груди орла, в красном щите, - серебряный всадник в синем плаще на серебряном коне, поражающий серебряным копьем черного опрокинутого навзничь и попранного конем дракона. [N 2 – ФКЗ о государственном гербе Российской Федерации, 2000]. 

2.2. Реквизит  «эмблема организации». 

Пример. Эмблема органов  налоговой полиции. 

      Эмблема организации - условное (символическое) графическое изображение, зарегистрированное в установленном порядке. В качестве эмблемы организации может быть использован товарный знак, рисунок, аббревиатура, комбинированное буквенно-графическое изображение и т. п. Эмблемы, товарные знаки, знаки обслуживания помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Ряд федеральных ведомств имеют свои геральдические знаки – эмблемы. Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем уже (в соответствии со стандартом организации) помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации. Товарный знак (знак обслуживания) изображают на бланке с соблюдением требований Закона Российской Федерации от 23 сентября 1992 г. № 3520 – 1 «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров». Товарный знак – обозначения, служащее для индивидуализации товаров, выполняемых работ или оказываемых услуг юридических или физических лиц.

      Согласно Государственному стандарту 1972 года реквизит 2 (эмблема) может быть помещен на левом поле документа на уровне реквизита 6 – наименование учреждения. Более того, его допускается размещать на части площади, занимаемой реквизитами 5, 6, 7 (наименование министерства, ведомства, структурного подразделения). В 1990 г. этот реквизит стоял под 2 номером и не имел каких-либо особых требований к его оформлению; в последующих двух ГОСТах этот реквизит не претерпевал изменений.  

2.3. Реквизит «ОГРН».

      Заметным изменением в стандарте 2003 года является введение новых реквизитов. Один из них – Основной государственный регистрационный номер (ОГРН), введенный Федеральным законом от 8 августа 2001 г. N 129-ФЗ "О государственной регистрации юридических лиц" и выдаваемый каждому юридическому лицу в документах о государственной регистрации. Постановлением Правительства РФ от 19 июня 2002 г. N 438 установлено, что ОГРН проставляется одновременно с указанием названия организации на всех документах организации. В связи с этим положением ОГРН включен в состав реквизитов организационно-распорядительных документов в структуре государственного стандарта России с порядковым номером 05. В предыдущих ГОСТах такого реквизита не существовало.  

2.4. Реквизит «наименование организации».