Документ как источник информации

Содержание.

Введение.

1. Понятие «документ».
2. Виды и классификация документов.

Заключение.

Литература. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

Документ сопровождает людей от рождения и до смерти.

По мере развития человечества, развивалась и возрастала потребность в передаче информации на дальние расстояния и во времени, то есть хранении оной.  
Однако обычные средства коммуникации, передачи информации были несовершенны. Человеческая речь была слышна лишь на небольшом расстоянии. Трудно было сохранять нужную информацию, поскольку знания на первых порах ещё не были отделены от субъекта, который обладал ими. Не случайно в тот период роль своеобразных банков знаний и каналов их передачи играли престарелые люди, то есть самые опытные члены общества.

     За длительный исторический период значение понятия "документ" постоянно менялось. И до настоящего времени применяются определения, то придающие ему самый широкий смысл, то сужающие его понимание до одного какого-нибудь вида документа. Оперируя понятием "документ", необходимо всякий раз уточнять, какое именно значение в него вкладывается, для решения теоретических или практических задач. 
Выбранная тема для реферата "Документ как источник информации", является, актуальной и значимой в наше время. 
Цель работы – рассмотреть теоретические основы документа как источника информации и закрепления знаний о документе как источнике информации.

     Для реализации этой цели необходимо решить следующие задачи:

     - раскрыть понятие «документ».

     - узнать виды и классификации документов

     Работа  состоит из введения, двух разделов, заключения и списка литературы.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Понятие "документ"

 

С прошедших  веков дошли до нас различные  виды документов, с помощью которых  ученые могут узнать то что было в прошлом.

Создание  документов возникло одновременно с появлением письменности. Более того, многие считают, что именно потребность в создании различных документов (соглашений, договоров и т. п.) и повлекла за собой появление письменности как способа изложения информации личного и государственного значения.

Само  слово «документ» происходит от латинского documentum – поучительный пример, способ доказательства.

Документы используются в различных областях деятельности, поэтому содержание понятия  «документ» многозначно и зависит  от того, в какой отрасли и для  каких целей он используется.

     В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации»  закреплено следующее определение  понятия «документ»:

     Документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать¹

     Это же определение дано и в государственном  стандарте на термины и определения «Делопроизводство и архивное дело». Для полной характеристики понятия «документ» следует раскрыть и понятие «реквизит».

     Каждый  документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами (автор, текст, дата, подпись и т.д.). ГОСТ закрепляет следующее определение: 

     Реквизит  документа — обязательный элемент оформления официального документа.²

     Различные документы состоят из разного  набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к  содержанию и форме данного документа. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Для ряда документов число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами. Но в любом случае, как следует из определения, информация, зафиксированная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Только тогда она становится документом.

Для юристов документ – это, прежде всего, способ доказательства или свидетельства чего-либо. Для историков –источник информации  прошлых лет. А специалисты в области управления считают его средством фиксации и  передачи управленческих решений. Документ, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивает ее хранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращает к информации во времени.

Существует несколько трактований понятия документ. Так, если мы обратимся к толковому словарю, то убедимся, что все содержащиеся в нем объяснения имеют в виду письменный документ: 1. Деловая бумага, подтверждающая какой-нибудь факт или право на что-нибудь. 2. То, что официально удостоверяет личность предъявителя (паспорт и т.п.). 3. Письменное свидетельство о чем-нибудь.³ 

При создании документов используют различные способы  документирования в зависимости  от содержания информации: фонодокумент, фотодокумент, аудиовизуальный документ и т. д.

     Документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке, называется официальным документом. Официальный  документ, используемый в текущей  деятельности организации, называют служебным документом. 
Если документ создан лицом вне сферы его общественной деятельности, то он считается документом личного происхождения. Современные общественные науки и законодательные акты дают более широкое толкование. Например, действующее российское законодательство определяет Документ - материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования.⁴ Основные правила составления и оформления управленческих документов закреплены в действующих в настоящее время в России общегосударственных нормативно-методических документах – государственных стандартах, которые являются основой для конкретизации правил работы с документами в каждой организации, их уточнения с учетом специфики ее деятельности, технологии документирования, условий работы управленческого аппарата.

     На  основе законодательных, нормативных  и нормативно – методических документов каждое учреждение (организация, фирма) устанавливает свои требования к  работе с документами в уставе

(положении), регламенте, правилах, инструкциях.  В них закрепляются конкретные  правила документирования, в том  числе:

     - права и обязанности должностных  лиц, отдельных сотрудников в  процедурах оформления документов;

     - состав применяемых в аппарате  управленческих документов;

     - компетенция руководителя, его заместителей  и руководителей среднего звена,  их право на издание различных  видов распорядительных документов;

     - порядок подписания, согласования  и визирования документов, их  заверение печатью;

     - обязательные требования к оформлению  и порядок работы с документами.

     Независимо  от способа документирования и вида носителя к документам, используемым в управленческой деятельности, предъявляются  следующие основные требования:

     - обеспечение юридической силы  документа;

     - создание условий для оперативного  исполнения документов;

     возможность оперативного поиска документов (использования  их в справочных целях);

     - возможность использования для  создания, копирования, обработки  документов средства организационной  техники.⁵ 

              2. Виды и классификация документов 

  Классифицирование документов - это процесс упорядочения или распределения документов по классам с целью отражения отношений между ними и составления классификационной схемы;

Классификация (лат. classik - разряд, группа) документов - это система их соподчинения, используемая как средство установления связей между классами документов, а также для ориентировки в их многообразии.

Документы классифицируются по названиям: научные отчеты, схемы, графики, технологические и другие карты, приказы, распоряжения, планы и протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, анкеты, стандарты, технические условия, поручения, доверенности, исковые заявления, авторские свидетельства и т.д.

Так же они классифицируются по способу фиксации информации.  Документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские и т.д.), графические и фотодокументы, фонодокументы и кинодокументы. Основным материальным носителем деловой информации на сегодня является бумага.

По  степени гласности различают документы на несекретные и   с ограниченным доступом.

Документы с  ограниченным доступом бывают разной степени секретности (совершенно секретные, секретные и др.), документы для  служебного пользования, с грифом «конфиденциально». Несекретные документы открыты для всех.

По  юридической силе документы подразделяют на подложные и подлинные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные.

Недействительным  документ становится в результате истечения  срока действия или отмены его  другим

документом. Подложные документы это документы  не настоящие или те которые не соответствуют уже известной  информации, те которые смогли опровергнуть другие доказательства.

По  характеру содержания документы бывают первичные и вторичные. Первичный документ содержит исходную информацию. А во вторичных информация из первых обобщается в документах.

Так же документы классифицируются еще  на несколько отделений.

По  месту составления, степени сложности, происхождению, унификации, срокам хранения и др.

Вид - второй уровень деления. При этом родовое понятие "документ" делится на видовые понятия, т.е. на виды документов. Каждое звено видовой классификации можно назвать видом документа по тому или иному признаку (по предназначенности для восприятия человеком, способу документирования и т.д.).

Все документы по видам деятельности делятся на две большие группы. Первая — это документы по общим и административным вопросам,

 то  есть вопросам общего руководства  организацией и его производственной  деятельностью. Эти документы  могут составлять работники всех  подразделений предприятия. 

Вторая — документы по функциям управления. Такие документы составляются работниками финансовых органов, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Третий  уровень деления - подвид. За ним следуют другие уровни, пока не определится окончательное место конкретного документа в классификации.

Иерархия - расположение документов в порядке от высшего к низшему. Соответственно иерархическое расположение документов выглядит следующим образом: документ издание непериодическое издание книга.

Дихотомия - последовательное деление документов одного класса на два противоположных вида, подвида, разновидности и т.д. Например: опубликованный и неопубликованный документ, периодический и непериодический документ и т.д.