Документация, учет материальных ценностей на складах и в бухгалтерии

2.2 Учет материальных ценностей на складах и в бухгалтерии. 

      Учет  материальных запасов на складах  ведут материально ответственные  лица либо, с их согласия, учетчики (операторы) в карточках учета материалов (ф. № М-17). На каждый номенклатурный номер запаса открывается отдельная карточка, которая из бухгалтерии на склад передается в полузаполненном виде.

  В полученных карточках кладовщик заполняет реквизиты,  характеризующие места хранения материалов (стеллажи, ячейки). Записи в карточки производят на основании документов.        Если остаток материальных запасов на складе выше или ниже установленной нормы запаса, то заведующий складом обязан сообщить об этом отделу снабжения. Для этих целей применяется Сигнальная справка  об отклонениях фактического остатка запасов от установленных норм запаса (ф. № М-34). Она применяется для контроля за отклонением фактического остатка запасов от установленных норм запаса и для контроля их остатков, находящихся без движения. Справка составляется в одном экземпляре заведующим складом (кладовщиком) на основании данных Карточек учета материалов (ф. № М-17). Критерии для включения данных в справку устанавливает отдел материально-технического снабжения субъекта.

      Бухгалтерия в установленные сроки осуществляет непосредственно на складах проверку правильности записей и вывода остатков в карточках. О сверке бухгалтер  расписывается в специальной  графе карточки.

      Приемку документов, оформляющих движение материальных запасов, бухгалтер производит на складе путем составления "Реестра приемки-передачи документов" (ф. № М-18а) в одном экземпляре.

      О выявленных недостатках и нарушениях в работе материально ответственных  лиц, а также о результатах  выборочных проверок и проведенном инструктаже работник бухгалтерии должен информировать главного бухгалтера.

      В конце месяца на склад из бухгалтерии  передают Книгу учета остатков материалов, в которую заведующий складом  переносит остатки из карточек учета  материалов. После этого книгу возвращают в бухгалтерию для таксировки и подсчета итогов по учетным группам материальных запасов и в целом по книге. Таким образом, функции заведующего складом по учету материальных запасов сводятся к ведению карточек, участию в составлении реестров сдачи документов и записи остатков в книгу складского учета.

      Учет  запасов в бухгалтерии ведут  по оперативно-бухгалтерскому (сальдовому) методу, при котором устраняется  разрыв между оперативным и бухгалтерским  учетом ценностей, ликвидируется дублирование количественного учета на складах и в бухгалтерии. Бухгалтерский учет основывается на оперативном учете и органически связан с ним; появляется возможность оперативной сверки учета на складе и в бухгалтерии, а следовательно, и устранения допущенных ошибок в отчетном месяце; применение учетных цен ликвидирует трудоемкую работу по ежемесячному определению средней стоимости запасов; обеспечивается своевременное получение сведений об остатках на складах. Это облегчает проведение инвентаризации и усиливает оперативные функции учета; расширяется возможность применения компьютерной техники по обработке документации и составлению учетных регистров; исключается отставание аналитического учета запасов от синтетического.

      Для сальдового метода характерно следующее: количественный учет запасов ведут только на складе; в бухгалтерии запасы учитывают в суммовом выражении по местам хранения и каждому субсчету или группе запасов.  

      Поступившие со складов при реестрах приемки-передачи документы передают на таксировку, предварительно скомплектовав их в пачки и снабдив сопроводительными ярлыками. Первые экземпляры документов используют для дальнейшей учетной обработки, а вторые - остаются в местах хранения материалов, расположенные по группам ценностей и номенклатурным номерам. Они используются для справочных целей и выверки данных учета на складе и в бухгалтерии.

      После таксировки данные документов группируются по установленным на предприятии  учетным группам (металлы, метизы, лесоматериалы  и т.п.) в Накопительной ведомости  синтетического учета материалов, которую ведут по приходу и расходу товарно-материальных ценностей по синтетическим счетам подраздела 20 "Материалы" и группам материалов. В этой ведомости по каждой группе материалов указывают в суммовом выражении остаток на начало месяца из ведомости за прошлый месяц, приход и расход материалов по группе за месяц из реестров приемки-передачи документов за текущий месяц и находят остаток на конец месяца по каждому синтетическому счету и группе материалов.

      Накопительная ведомость используется для сверки данных бухгалтерского и складского учета, который ведется в Карточках учета материалов и книге остатков материалов.

      Книга остатков материалов в течение месяца хранится в бухгалтерии и используется там для получения сведений об остатках материалов. В конце месяца книга передается из бухгалтерии на склад, где заведующий складом кладовщик) проставляет в нее остатки материальных ценностей на конец отчетного месяца, заверяя их своей подписью. Книга остатков материалов 1-3 числа следующего за отчетным месяца из склада возвращается в бухгалтерию на таксировку и подсчет итогов по группам и счетам по учету товарно-материальных ценностей (счета подраздела 1310 "Сырье и  материалы").

      В конце месяца данные об остатках в  Накопительной ведомости синтетического учета материалов по каждой учетной группе в суммовом выражении сверяют с итогами по группам в Книге остатков материалов. Эти данные должны совпадать, так как записи на складе (в карточках, а затем и в Книге остатков материалов), а также в бухгалтерии (в Накопительной ведомости синтетического учета материалов) производились на основании одних и тех же документов и, кроме того, при таксировке применялись твердые учетные цены. В результате в первых числах следующего за отчетным месяца бухгалтерия будет иметь сверенные с данными склада остатки материалов по всем синтетическим счетам и группам материальных ценностей.

      В бухгалтерии на основании Накопительной  ведомости синтетического учета  материалов (при сальдовом методе) или Отчетов материально ответственных лиц об остатках и движении материальных ценностей (если сальдовый метод не применяется) составляется ведомость «Движение материалов в денежном выражении». В этой ведомости показывают остатки и движение материальных ценностей по складам или материально ответственным лицам, а так же производят расчет среднего процента ТЗР (отклонений фактической себестоимости от стоимости по учетным ценам по данным об остатках и приходе материалов за месяц по фактической себестоимости и учетным иенам. По найденному проценту учетная стоимость израсходованных материальных ценностей доводится до фактической. Ведомость состоит из двух разделов.

      В первом разделе производится свод данных о поступлении материалов на предприятие  по фактической себестоимости и  учетным ценам, определяется сумма и процент ТЗР или отклонений находится сумма ТЗР (отклонений) на остаток материалов подлежащая списанию.

      Во  втором разделе ведомости на основании  данных «Накопительных ведомостей синтетического учета материалов» или «Отчетов об остатках и движении материальных ценностей», составленных материально ответственными лицами, осуществляется свод данных об остатках и движении бренностей за месяц по учетным ценам и фактической себестоимости. Данные этого раздела сверяются с Главной книгой по счетам подраздела 1310 "Сырье и материалы").

      В бухгалтерии на основании первых экземпляров документов на расход материалов составляют разработочную таблицу «Распределение расхода материалов», в которой указывают цехи и счета - потребители, заказы, статьи затрат и другие объекты учета или калькуляции и расход материалов по учетным ценам.

      В целях осуществления систематического контроля за сохранностью ценностей бухгалтерией должны проводиться контрольно-выборочные проверки остатков отдельных видов материалов в натуре. Не менее важная задача бухгалтерии - организовать контроль за использованием материалов в производстве.

      Для контроля за использованием материалов в производстве применяются следующие методы: документальное оформление отклонений от норм, учет раскроя по партиям, инвентаризация (инвентарный метод).

      При документальном оформлении отклонений от норм при замене одних материалов другими, а также при отпуске  материалов сверх норм, оформляется «Акт-требование на замену (дополнительный отпуск) материала» (ф. № М-10).

      Для выявления отклонений по каждой партии раскраиваемого материала пользуется методом раскроя по партиям. Этот учет осуществляется мастерами-распорядителями, планово-диспетчерским бюро цеха в учетных (раскройных) картах, открываемых на каждую партию раскраиваемого материала.

      При невозможности или нецелесообразности применения учета по партиям отклонения выявляются по каждому виду материалов по отдельным исполнителям, бригадам, отделениям или по цеху в целом (за смену, сутки, пятидневку, декаду или месяц) с помощью периодических инвентаризаций.

      На  основании данных текущего учета  цехи (участки) должны представлять в бухгалтерию рапорты и отчеты об использовании материалов в производстве и об отклонениях от норм с указанием причин экономии или перерасхода.

      Рассмотрим  корреспонденцию счетов по учету  движения материалов:

1. Поступили и оприходованы на склады материальные запасы: дебет счетов подраздела 1310 "Сырье и материалы" – на стоимость материальных ценностей (без НДС), поступивших от поставщиков, состоящих на учете по НДС в Республике Казахстан, дебет счета 1420 «Налог на добавленную стоимость» - на суммы НДС, включенные в налоговые счета-фактуры поставщиков, состоящих на учете по НДС, кредит счета 3310 «Краткосрочная кредиторская задолженность поставщиками и подрядчиками» - на общую сумму счета-фактуры.

Не принимаются  к зачету НДС (не относятся в дебет счета 1420) по поступившим ценностям, если отсутствуют налоговые счета-фактуры, а также суммы НДС, уплаченные (подлежащие уплате) поставщикам, не состоящим на учете по НДС в Республике Казахстан.

2. Оприходованы  материалы, полученные от ликвидации  основных средств: 

дебет счета 1350 «Прочие материалы», кредит счета 6280 «Прочие доходы от неосновной деятельности». 3. Оприходованы материалы, полученные от брака в производстве, отходы производства, возврат материалов из производства на склады:

дебет счетов 1310 «Сырье и материалы», 1350 «Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали», «Топливо», "Запасные части", "Прочие материалы", кредит счетов 2930 "Незавершенное строительство", 7210 "Административные расходы", 6280 "Доходы (убытки) от стихийных бедствий", 7510 "Доходы (убытки) от прекращенных операций", 901 "Материальные затраты", 8032 "Материальные затраты", 8042 "Материальные затраты".

4. Оплачены (приняты) расходы по транспортировке,  погрузке и разгрузке, хранению  материалов на складах, не принадлежащих данному предприятию:

дебет счетов подраздела 1310 "Сырье и материалы"). (счета 1350), кредит счетов 3310 "Краткосрочная кредиторская задолженность с поставщиками и подрядчиками", 2154 "Задолженность работников и других лиц", 1040 "Наличность на расчетном счете", 1010 "Наличность в кассе в национальной валюте", 3350 "Расчеты с персоналом по оплате труда", 3370 "Прочая кредиторская задолженность и начисления", а также счетов подраздела 3400 "Краткосрочные оценочные обязательства" (3410, 3420) и др.

5. Расход  материалов со складов: кредит счетов подраздела 1310 "Сырье и материалы", дебет счета 1350 "Материалы, переданные в переработку" - на стоимость материалов, переданных в переработку и переработку в порядке толлинговых операций,

дебет счетов 8012 "Материальные затраты", 8032 "Материальные затраты", 8042 "Материальные затраты", дебет счета 7210 "Административные расходы" - на стоимость материалов, израсходованных на ремонт и содержание зданий, сооружений и оборудования общехозяйственного назначения и управления,

дебет счета 7470 "Прочие расходы по неосновной деятельности" - на стоимость материальных ценностей реализованных на сторону, дочерним (зависимым) товариществам в оценке по их фактической себестоимости.