Документальное обеспечение управления

Вариант 2 
 
 

Содержание: 

1. Обязательные  и дополнительные реквизиты документа  3
2. Правила составления и оформления приказов по основной деятельности          4
3. Счет – фактура: назначение, реквизиты, порядок оформления 10
4. Составить и оформить личное заявление о предоставлении

учебного отпуска          15

Использованная  литература        16

 

1.   Обязательные и  дополнительные реквизиты  документа

    Реквизит  документа – это обязательный элемент оформления официального документа, например подпись, печать, текст и т.д.

    Для каждого вида документа (приказа, акта, письма и т.д.) характерен свой набор  реквизитов (формуляр).

    Реквизиты можно разделить на обязательные и дополнительные.

     Обязательные  реквизиты обеспечивают юридическую силу документа и присутствуют всегда на любом виде организационно – распорядительных документов. К обязательным реквизитам относятся:

• наименование документа (формы), код формы;
• дата составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
• наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• личные подписи указанных лиц и их расшифровки.

     Первичные учетные документы принимаются  к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных  форм первичной учетной документации, а документы, форма которых там  не предусмотрена, должны содержать  эти обязательные реквизиты.

    Дополнительные  реквизиты бывают не на всех видах документов (например, эмблема, отметка о контроле).  Дополнительные реквизиты могут характеризовать этапы обработки документа (например, «Отметка о поступлении документа в организацию», «Идентификатор электронной копии документа»), но отсутствие дополнительного реквизита на документе не может повлиять на юридическую силу документа.

    Обычно  дополнительными реквизитами являются:

• - номер документа;
• - расчетные счета организации;
• - основание для совершения операции.

 

2. Правила составления и оформления приказов по основной деятельности.

     Приказ - распорядительный документ, издаваемый единолично руководителем учреждения и содержащий обязательные для исполнения предписания.

     Приказы по основной деятельности издаются:

1. во исполнение нормативных правовых актов вышестоящих органов власти и управления;
2. в целях осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач организации.

     Приказы руководителя по основной деятельности могут издаваться совместно с  руководством других организаций, учреждений, предприятий.

     Ответственность за качество подготовки проектов приказов несут руководители подразделений, которые эти проекты разрабатывают.

     Проекты приказов по основной деятельности составляются на основе тщательного и всестороннего  изучения вопросов, требующих разрешения, чтобы содержащиеся в приказах поручения  были конкретными и реальными, обеспечивались достаточными материально-техническими и финансовыми средствами и исключали  необходимость в последующем  корректировки принятых решений  в связи с неполнотой или недоработкой изданного приказа.

     Приказы оформляются на общем бланке, а формуляр приказа включает с себя следующие реквизиты:

• название вида документа (ПРИКАЗ);
• дата (датой приказа является дата его подписания);
• порядковый номер приказа;
• место издания приказа;
• индекс документа;
• заголовок к тексту;
• текст;
• подпись руководителя;
• отметка о согласовании;
• фамилия и телефон исполнителя.

     Заголовок является обязательным реквизитом приказа, он должен быть сформулирован четко, кратко, выражая основное содержание документа. Заголовок должен отвечать на вопрос «о чем?»:

1. О проведении аттестации персонала организации;
2. О создании постоянно действующей экспертной комиссии;
3. Об упорядочении делопроизводства и исключении случаев утери документов;

     Текст приказа состоит из двух частей:

1. констатирующей,
2. распорядительной.

     В констатирующей части дается обоснование распорядительных действий. В качестве обоснования действий может выступать:

1. ссылка на нормативный правовой акт вышестоящего органа или собственные ранее изданные акты с указанием названия документа, даты, номера, заголовка к тексту;
2. формулировка целей и задач, стоящих перед организацией, описание фактов или событий, послуживших причиной издания приказа. Например:
3. В соответствии с приказом Генерального директора от 27 мая 2002 г. № 96 «О повышении исполнительской дисциплины и ответственности работников» ПРИКАЗЫВАЮ: …
4. В целях организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, их отбору на архивное хранение и к уничтожению ПРИКАЗЫВАЮ: …

     При ссылке на утвержденный документ указывается, каким органом (должностным лицом) и когда утвержден документ:

1. В соответствии с Положением о порядке рассмотрения жалоб, утвержденным приказом директора Федеральной авиационной службы России 29 августа 1998 г. № 125, ПРИКАЗЫВАЮ: …

     Констатирующая  часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются  в разъяснении.

     Распорядительная  часть приказа начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается прописными буквами без разрядки с новой строки с абзаца.

     Распорядительная  часть содержит поручения, каждое из которых выделяется в самостоятельный  пункт. Каждый пункт распорядительной части включает:

1. наименование должности, фамилии, инициалов исполнителя или исполнителей;
2. поручение;
3. срок выполнения поручения.

     При наличии промежуточных сроков выполнения или при разбивке предписываемого  действия на отдельные задания каждое из них формулируется отдельным подпунктом. Каждый пункт или подпункт распорядительной части проекта приказа содержит только одно задание с одним сроком исполнения.

     Срок  исполнения в пунктах и подпунктах распорядительной части приказа  не указывается в случаях, если предписываемые действия носят регулярный или нормативный  характер и их выполнение предписывается на весь период действия данного приказа. Количество исполнителей по каждому  пункту (подпункту) не ограничивается.

     Не  указываются исполнители и сроки  исполнения в распорядительной части  приказа, если действия носят организационный  характер, например:

1. 1. Утвердить Положение об Управлении государственной службы.

     Если  проект приказа отменяет полностью  или частично ранее изданные приказы  по тому же вопросу, то в предпоследнем  пункте проекта приказа необходимо их перечислить, например:

1. 4. Признать утратившими силу приказы Генерального директора от 05.08.99 № 75 «Об утверждении Инструкции о порядке работы с обращениями граждан» и от 01.03.98 № 37 «Об утверждении Положения о приемной».

     Последний пункт приказа - пункт о контроле, в нем указывается наименование должности лица, ответственного за исполнение документа, его инициалы и фамилия, например:

1. 9. Контроль за исполнением приказа возлагается на заместителя Генерального директора по работе с персоналом (фамилия, инициалы).

     Пункты  и подпункты распорядительной части  приказа нумеруются арабскими цифрами  следующим образом: 1.; 1.1.; 1.2.; 1.3.; 2.; 2.1.; 2.2.; 2.3.; 3. и т.д. При составлении  приказа необходимо:

1. увязывать содержащиеся в нем предложения с ранее изданными по данному вопросу документами во избежание повторений или противоречий;
2. излагать текст кратко, последовательно, четко, не допуская возможности его двоякого толкования;
3. намечать конкретных исполнителей и реальные сроки исполнения поручений;
4. обеспечивать юридически правильное (однозначное) написание упоминаемых в нем наименований ведомств, предприятий, организаций и учреждений, должностей;
5. указывать структурные подразделения и должностных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением приказа;
6. соблюдать сроки подготовки проектов приказов, установленные руководством организации;
7. указывать акты, подлежащие отмене или утратившие силу.

     Текст приказа должен быть написан ясно, доходчиво, с соблюдением всех грамматических правил. Следует избегать сложных придаточных предложений и большого числа причастных и деепричастных оборотов. Специальные (технические) термины нужно употреблять в пределах необходимости и только общепринятые. В тексте приказа нельзя употреблять произвольные сокращения и сокращенные наименования организаций, структурных подразделений, должностей. Недопустимо применение разных, хотя и равнозначных, терминов для обозначения одного и того же понятия. Неуместно употреблять в приказе всякого рода пожелания и выражения типа: «поднять уровень», «обратить внимание», «усилить контроль» и т.п.

     При большом объеме текста в проекте  приказа излагаются лишь основные вопросы, остальной текст - в приложениях к приказу. При наличии приложений (графики, схемы, таблицы, списки, организационно-правовые документы - положения, инструкции, правила, регламенты и т.д.) в тексте приказа в соответствующих пунктах распорядительной части даются отсылки: … (приложение 1); … (приложение 2).

     На  самом приложении в правом верхнем  углу первого листа печатается слово  «Приложение» (если приложений несколько, они нумеруются) с указанием, к  какому приказу или пункту приказа  относится приложение:

Приложение 2

к приказу  Генерального

директора

от 5 октября 2001 г. № 208

     Если  приложением к приказу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем  пункте распорядительной части делается отметка:… (прилагается), а на самом приложении в верхнем правом углу размещается гриф утверждения документа:

(Инструкция)

УТВЕРЖДЕНА

приказом  президента

ОАО «Корунд»

от 10.02.2002 № 35

     Приложения  являются неотъемлемой частью приказа. Издание вместе с приказом приложений, не упомянутых в тексте приказа, не допускается.

     Приложения  к приказу должны иметь соответствующие  названия:

1. список,
2. перечень,
3. план,
4. график и т.п.

     Каждое  приложение визируется на последнем  листе приложения руководителем  подразделения, готовившим приложение к проекту документа, или его  вышестоящим руководителем.