Документальное обеспечение управления

     До  представления на подпись проект приказа визируется руководителями всех заинтересованных подразделений  и юридической службой. Имеющиеся  у должностного лица возражения по проекту распорядительного документа  излагаются в отдельной справке, которая прилагается к проекту  документа, а виза дополняется фразой «Имеются замечания» или «Замечания прилагаются».

     Если  в процессе согласования в проект вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному согласованию должностными лицами; если вносятся редакционные уточнения, не изменяющие его содержания, повторное согласование не требуется.

     Визы  проставляются на оборотной стороне  последнего листа проекта приказа  или на отдельном листе согласования: после слова СОГЛАСОВАНО указываются  должности и фамилии лиц, визирующих проект документа. Подпись должностного лица при визировании проекта  приказа сопровождается датой.

     При визировании проекта приказа  необходимо проверить правильность его оформления и соответствие требованиям, предъявляемым к составлению  приказов, отсутствие в нем противоречий ранее изданным приказам. Юридическая  служба при визировании проекта  приказа должна определить целесообразность оформления данного вопроса приказом, соответствие проекта приказа действующему законодательству, проверить отсутствие противоречий ранее изданным приказам.

     Под визами оформляется отметка о  рассылке с указанием фамилий  руководителей, которым рассылается  экземпляр приказа. Под отметкой о рассылке в левом нижнем углу оборотной стороны последнего листа  приказа проставляется отметка  об исполнителе, состоящая из фамилии  исполнителя (составителя проекта) и номера его служебного телефона. Сведения о рассылке приказа могут  оформляться на отдельном листе  рассылки.

     Пример  оформления приказа по основной деятельности представлен в образец 1.

 

     Образец 1 

     АДМИНИСТРАЦИЯ КАЛУЖСКОЙ

                 ОБЛАСТИ 

            УПРАВЛЕНИЕ ШКОЛ

                  ПРИКАЗ

     05.05.2006___ № 42  

                             г. Калуга 

О подготовке школ к новому

учебному году 

     В целях своевременной и качественной подготовки школ области к новому учебному году 
 

ПРИКАЗЫВАЮ: 

1. Начальнику  ремонтно – строительного управления А.А. Иванову с начальником финансового  управления  П.П. Петровым и директорами  школ представить смету расходов на ремонт школьных зданий до 01.06.2006.
2. Начальнику хозяйственного управления Н.М. Галкину обеспечить РСУ необходимыми материалами для ремонта школ в пределах сметы до 15.06.2006.
3. Ремонтно – строительному управлению произвести ремонт школьных зданий до 15.08.2006.
4. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя начальника управления школ С.И. Тимофеева.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Начальник управления   л.п.    О.И.Леонтьев

 

3. Счет  – фактура: назначение, реквизиты, порядок  оформления

 

     Счет - фактура   является особым документом учета, так как именно на основании его налогоплательщик налога на добавленную стоимость, в большинстве случаев, вправе получить вычет сумм "входного"   налога.   Следовательно, от правильности заполнения указанного   документа зависит, реализует налогоплательщик свое право на вычет или нет.

     По  содержанию счет-фактура представляет собой счет, оформляемый кредитором на имя должника, удостоверяющий наличие  между ними договорных отношений  и сумму денежных обязательств должника, а также содержащий информацию, необходимую  для бухгалтерского учета соответствующей  хозяйственной операции и налогового контроля. В РФ счета-фактуры являются обязательными документами для  всех плательщиков налога на добавленную  стоимость (НДС), на основании которых  производятся расчеты этого налога и осуществляется контроль налоговых  органов за правильностью и полнотой уплаты налога в бюджет. Ответственность  за несоставление и неиспользование  счетов-фактур регулируется налоговым  законодательством. Счета-фактуры введены  в соответствии с Указом Президента РФ от 8.05.1996 г. № 685 «Об основных направлениях налоговой реформы в Российской Федерации и мерах по укреплению налоговой и платежной дисциплины». Порядок оформления счета-фактуры  и требования к его содержанию установлены ст. 169 НК РФ. Правила  ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость  утверждены Правительством РФ.

     Ряд основных правил по выставлению и  оформлению счетов-фактур описаны в  статье 169 НК РФ. Что касается остальных  названных выше документов, то в  ней содержится лишь отсылочная норма  о том, что порядок ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж должен устанавливаться Правительством РФ. Такой порядок установлен постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N 914 "Об утверждении Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость".

     Форма счета-фактуры утверждена этим же постановлением. Она является единой для всех плательщиков НДС, то есть для юридических лиц  и индивидуальных предпринимателей. Однако существуют некоторые различия в их оформлении данными лицами.

     При реализации своих товаров (работ, услуг) каждый плательщик НДС обязан выставить  счет-фактуру в срок не позднее  пяти дней со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг). Такая обязанность  распространяется даже на тех налогоплательщиков, которые совершают операции, не облагаемые НДС, или пользуются освобождением  от уплаты НДС. Однако, выставляя счета-фактуры, они в них НДС не выделяют и, кроме того, делают на них соответствующую  надпись или штамп "Без налога (НДС)". Исходя из изложенного, справедливо утверждать, что счета-фактуры налогоплательщики должны составлять и при совершении всех других операций, признаваемых объектами налогообложения и включаемыми в налоговую базу.

     Счета-фактуры  не составляют следующие категории  лиц:

     - лица, не являющиеся плательщиками  НДС (переведенные на уплату  ЕНВД или сельхозналога, а также  применяющие упрощенную систему  налогообложения);

     - организации (индивидуальные предприниматели)  розничной торговли и общественного  питания, а также другие организации,  выполняющие работы и оказывающие  платные услуги непосредственно  населению за наличный расчет, если продавец выдал покупателю  кассовый чек или иной документ  установленной формы (бланк строгой  отчетности);

     - налогоплательщики по операциям  реализации ценных бумаг (за  исключением брокерских и посреднических  услуг), освобождаемых от налогообложения.

     Чаще  всего счета-фактуры составляются налогоплательщиками в двух экземплярах: один для себя и один для покупателя. Однако в ряде случаев счета-фактуры  налогоплательщик - получатель средств  выписывает в одном экземпляре для  отражения в своей книге продаж и покупателю не передает (пункты 18 и 19 Правил). А именно при получении:

     - авансов;

     - штрафов;

     - финансовой помощи;

     - денег в счет увеличения доходов  либо иначе связанных с оплатой  товаров (выполнения работ, оказания  услуг);

     - процентов по векселям, процентов  по товарному кредиту в части,  превышающей размер процента, рассчитанного  в соответствии со ставкой  рефинансирования Центрального  банка Российской Федерации;

     - страховых выплат по договорам  страхования риска неисполнения  договорных обязательств.

     Так как наличие счета-фактуры является обязательным условием для зачета (возмещения) НДС по приобретенным материальным ресурсам (работам, услугам), особое внимание следует уделять правильности его  заполнения.

     В соответствии с пунктом 5 статьи 169 НК РФ в счете-фактуре в обязательном порядке должны быть указаны следующие  реквизиты:

     - порядковый номер и дата выписки  счета-фактуры;

     - наименование, адрес и ИНН налогоплательщика  и покупателя;

     - наименование и адрес грузоотправителя  и грузополучателя;

     - номер платежно-расчетного документа  в случае получения авансовых  или иных платежей в счет  предстоящих поставок товаров  (выполнения работ, оказания услуг);

     - наименование поставляемых (отгруженных)  товаров (описание выполненных  работ, оказанных услуг) и единица  измерения (при возможности ее  указания);

     - количество (объем) поставляемых (отгруженных)  по счету-фактуре товаров (работ,  услуг) исходя из принятых по  нему единиц измерения;

     - цена (тариф) за единицу измерения  по договору без учета налога, а в случае применения государственных  регулируемых цен, включающих  в себя налог, - с учетом суммы  налога;

     - стоимость товаров (работ, услуг)  за все количество поставляемых  по счету-фактуре товаров (работ,  услуг) без налога;

     - сумма акциза по подакцизным  товарам;

     - налоговая ставка;

     - сумма налога, предъявляемая покупателю  товаров (работ, услуг), определяемая  исходя из применяемых налоговых  ставок;

     - стоимость всего количества поставляемых  по счету-фактуре товаров (работ,  услуг) с учетом суммы налога;

     - страна происхождения товара;

     - номер грузовой таможенной декларации.

     Как указано в пункте 6 статьи 169 НК РФ, подписывать счет-фактуру должны руководитель и главный бухгалтер  организации-поставщика. Могут это  сделать и иные должностные лица, уполномоченные на то в соответствии с приказом по организации.

     В случае с предпринимателями НК РФ указывает, что счет-фактуру должен подписать сам предприниматель  с указанием реквизитов своей  государственной регистрации. Поэтому  передоверие права подписи счетов-фактур предпринимателем (по аналогии с юридическими лицами) другим гражданам, которые являются его наемными работниками, может  вызвать споры с налоговиками. В любом случае использование факсимиле вместо оригинальной подписи должностных лиц или предпринимателя не допускается.

     Счета-фактуры  не должны иметь никаких подчисток  и помарок. Все исправления, внесенные  в счет-фактуру, должны быть заверены подписью руководителя и печатью  организации-продавца (либо подписью индивидуального  предпринимателя-продавца) с указанием  даты внесения исправления (п. 29 Правил).

 

4. Составить и оформить личное заявление о предоставлении

учебного  отпуска.

     Директору ООО «Заря»

     А.Т. Филимонову

     инженера охраны труда

                                                А.М. Тихой 
 

Заявление

     Прошу предоставить учебный отпуск с 1 по 22 ноября 2011 года на 22 календарных дня. Справку – вызов прилагаю. 
 
 
 
 
 
 
 

25.10.2011         л.п.

 

Использованная  литература: