Документирование деятельности государственных учреждений

Рубежным стал для  ОДНТ 1975 год, когда был объявлен I Всесоюзный фестиваль самодеятельного  художественного творчества. Подготовке к нему была подчинена вся работа Дома. Налаживались тесные связи с  творческими союзами, началась работа хоровой капеллы и секции композиторов и поэтов. Дважды в месяц ОДНТ вел передачи по местному радио. Прошли конкурсы драматических коллективов и агитбригад, областная выставка художественной фотографии.

В 1978 году в результате объединения с областным методическим кабинетом культурно-просветительной работы ОДНТ был преобразован в областной научно-методический центр народного творчества и культурно-просветительной работы.

Главное место в деятельности Центра в эти годы отводилось различным  формам воспитательной работы, которые широко распространялись в массовой клубной практике. Наиболее ценными наработками стали формы патриотического воспитания. Большое значение имели мероприятия, связанные с героическим военным прошлым Орловщины. Был разработан и повсеместно внедрен ритуал «Проводы в Советскую Армию»; проводились многочисленные акции, связанные с местами боев и захоронений советских воинов: встречи с ветеранами, митинги-реквиемы.

Особое место в системе  работы ОНМЦ заняли праздники, связанные  с трудовым календарем: праздники первой борозды, первого снопа, урожая, посвящения в профессию. Трудовое воспитание осуществлялось в рамках таких мероприятий, как вечера-портреты трудовых династий, чествования передовиков производства,  выставки «Галерея передовиков», различные профессиональные праздники, пропагандировать задачи, выдвинутые партией и правительством и вдохновлять на труд призваны были агитбригады, для которых проводили учебу и писали сценарии.   

Постоянно заботясь о  состоянии кадров в клубах области, Центр осуществил комплексное социологическое исследование «Клубный работник сегодня и завтра».

Ежеквартально заседал  репертуарно-художественный совет  ОНМЦ, утверждавший репертуар коллективов, рекомендательные списки, направляемые в районы. На местах для выполнения задач, поставленных перед культурой села, были организованы районные методические службы (РОМЦы).

В 80-е – 90-е годы выпускницы Ленинградской консерватории им.Н.А.Римского-Корсакова  Т.Ф.Галкина и Л.И.Паненкова осуществили  экспедиции в районах Орловской области. По результатм этой работы был сформирован уникальный фонд этнографического и нотного материала. А созданный Т.Ф.Галкиной фольклорный ансамбль стал популяризатором Орловских песенных традиций.

В 1991 году ОНМЦ был преобразован в Орловский областной Центр культуры, который с 1992 года возглавляет А.И.Аксютин. Целью создания Центра было сохранение и возрождение традиционного народного творчества и ремесел, формирование высокоэффективной сферы культурного досуга. В ноябре 2006 года Центр получил название ОГУК «Орловский областной Центр народного творчества».

 Сегодня Областное    государственное    учреждение    культуры    «Орловский областной     Центр     народного     творчества» (ОГУK ООЦНТ) осуществляет  культурно-досуговую   деятельность, направленную  на  сохранение  и развитие духовных и культурных ценностей в сфере   народного творчества, а также удовлетворение интересов и запросов населения Орловской области. Учреждение имеет отделы и базовые творческие коллективы.

Также занимается оказанием квалифицированной    методической    и    практической    помощи,    проведением совместных   мероприятий  в   сфере   культуры   и  досуга   с   учреждениями и Объединениями клубного типа:

• Межпоселенческими, социально-культурными объединениями (МСЛО) и его филиалами;                                              
• Межпоселенческими социально-досуговыми объединениями (МСДО) и его структурными подразделениями;                                  
• Районными Домами культуры (РДК);
• Центральными Домами культуры (ЦДK);
• Социокультурными    информационно-методическими      объединениями (СИМО);
• Культурно-досуговыми объединениями (KДО);
• Сельскими Домами культуры (СДК);
• Сельскими клубами (СK);
• Городскими Центрами культуры (ГЦК);
• Районными методическими центрами (РОМЦ);
• Межпоселенческими социально-культурными центрами и его филиалами (МСКЦ);
• Межпоселенческими Домами культуры (МДК);
• Межпоселенческими клубными объединениями (МКО);
• Межпоселенческими центрами досуга (МЦД) и другими.

С этой целью ОГУK ООЦНТ осуществляет следующие виды практической деятельности:

• изучение общественного мнения, культурных запросов, интересов различных категорий и возрастных групп населения;
• осуществление анализа и мониторинга деятельности учреждений муниципальных образований;
• на основе анализа определяет приоритетные направления развития культурно-досуговой деятельности;
• внедрение инновационных форм и методов работы в установленной сфере деятельности;
• издание методических пособий, рекомендаций, сценариев, репертуарных, информационных подборок, аналитических материалов,  обобщение лучшего опыта по народному творчеству;
• оказание комплексной практической и методической помощи на местах;
• организация учебы для работников учреждений культуры клубного типа (научно-практические конференции, мастер-классы, семинары, показательные мероприятия и т.д.) с целью совершенствования профессионального мастерства и внедрения современных форм и методов работы по всем разделам культурно-просветительской и досуговой деятельности;
• привлечение деятелей науки, культуры и искусства, специалистов учреждений образования и других отраслей для оказания высококвалифицированной, практической и  консультативной помощи учреждениям культуры области;
• организация и проведение на территории Орловской области: региональных, областных, городских и районных мероприятий: фестивалей, смотров и конкурсов любительского художественного творчества, ярмарок, презентаций, аукционов, народных праздников, обрядов, братчин, выставок декоративно-прикладного и изобразительного искусства, конкурсов любительских видеофильмов, фотографий, смотров работы учреждений культуры клубного типа;
• осуществление практического руководства по сохранению и развитию традиционной народной культуры: старинных праздников и обрядов, фольклора и этнографии, изучению и пропаганде музыкального и хореографического фольклора Орловщины, а также изобразительного, декоративно-прикладного творчества и ремесел. Способствует созданию кружков, мастерских декоративно-прикладного и изобразительного искусства в учреждениях и объединениях клубного типа проводит выставки, выставки-распродажи, ярмарки  изделий народных мастеров;
• осуществление деятельности по сохранению и развитию всех жанров народного любительского творчества (вокального, инструментального, хореографического, театрального и т.д.);
• осуществляет присвоение любительским коллективам званий "Образцовый коллектив», «Народный коллектив»; через каждые три года принимает решение о подтверждении или о снятии звания с коллективов;
• организация работы с самодеятельными композиторами, поэтами, художниками, драматургами и другими авторами. Совместно с творческими союзами и организациями проводятся конкурсы на создание произведений музыки, хореографии, сценариев массовых праздников, театрализованных представлений для пополнения репертуара любительских коллективов и досуговых учреждений;
• организация концертной деятельности базовых творческих коллективов;
• регулярное освещение актуальных проблем досуга населения и развития народного творчества через областные и другие средства массовой информации.

Также ОГУK ООЦНТ:

• осуществляет в установленном порядке учет, хранение, сохранность документов;
• осуществляет повышение квалификации специалистов учреждения, организует стажировки;
• согласовывает и обеспечивает в установленном порядке режим содержания и использования территории, прилегающих к зданиям, занимаемым учреждением;
• осуществляет меры охранной и противопожарной безопасности.

Учреждение ведет самостоятельную  хозяйственную и творческую деятельность. Строит свои экономические отношения  с органами государственной власти, органами местного самоуправления, предприятиями, учреждениями, организациями и гражданами на основе договоров, соглашений.

Управление ОГУK ООЦНТ осуществляется в соответствии законодательством Российской Федерации. Единоличным исполнительным органом является директор, назначаемый на должность и освобождаемый от должности Коллегией Орловской области.

Основными локальными актами, регламентирующими деятельность учреждения, являются: устав, приказы, распоряжения, положения, договоры, инструкции.

2.2. Анализ документирования деятельности ОГУК «ООЦНТ»

Ответственность за организацию документирования ОГУК «ООЦНТ», соблюдение установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях возлагается на заведующую канцелярией, являющейся по совместительству специалистом по кадрам.

Сотрудники  ОГУК «ООЦНТ» несут персональную ответственность за сохранность находящихся у них служебных документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности организаций, ограничения на распространение которой, диктуется служебной необходимостью.

Об утере документов немедленно докладывается руководителю структурного подразделения.

Деятельность ОГУК «ООЦНТ» обеспечивается системой управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией ОГУК «ООЦНТ», порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объёмом и характером взаимосвязей между структурными подразделениями.

Функции управления в ОГУК «ООЦНТ» реализуются с помощью систем документаций:

• Система организационно-правовой документации;
• Система плановой документации;
• Система распорядительной документации;
• Система отчетной документации.

 

Организационные документы

Организационные документы – документы, регламентирующие задачи и функции ОГУК «ООЦНТ», устанавливающие структуру, штатную численность, порядок функционирования и взаимодействия структурных подразделений, порядок действия работников при исполнении повседневных трудовых обязанностей.

 К организационным   документам в ОГУК «ООЦНТ»  относятся:  Устав ОГУК «ООЦНТ», штатное расписание, положения о его структурных подразделениях, должностные инструкции работников ОГУК «ООЦНТ», иные положения, правила, инструкции.

Устав ОГУК «ООЦНТ» определяет цель и виды деятельности ОГУК «ООЦНТ», его права и обязанности, имущество, организацию управления, порядок реорганизации и ликвидации, внесения изменений и дополнений в Устав. (Приложение 2)

Штатное расписание закрепляет  должностной и численный состав ОГУК «ООЦНТ» с указанием должностных окладов работников. В штатном расписании указывается перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, фонд оплаты труда. Штатное расписание утверждается директором ОГУК «ООЦНТ. (Приложение 4)

Положения, правила и  инструкции применяются как самостоятельные  правовые акты, которые утверждаются директором ОГУК «ООЦНТ». Утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания приказа об их утверждении.

Положения о структурных  подразделениях ОГУК «ООЦНТ» являются правовыми актами, определяющими порядок образования, права, обязанности, организацию их работы. (Приложение 3)

Положение принимается  в том случае, если в нем устанавливаются  системно связанные между собой  правила, регулирующие какие-либо правоотношения по вопросам, отнесенным к компетенции ОГУК «ООЦНТ».

Положения ОГУК «ООЦНТ»  оформлены согласно ГОСТу 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

В правилах устанавливаются  нормы и требования, обязательные для выполнения.

В ОГУК «ООЦНТ» отсутствует  инструкция по делопроизводству, которую следовало бы ввести, для закрепления требований к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами.

В инструкции излагается порядок осуществления, какой либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных правовых актов.

Должностная инструкция регламентирует функции, права, обязанности, ответственность должностного лица. Должностная инструкция включает следующие основные разделы: общие положения, квалификационные требования, должностные обязанности, права, ответственность. Должностная инструкция может служить основанием для составления трудового договора и быть использована при разрешении трудовых конфликтов и споров. Должностная инструкция доводится до сотрудника под его расписку. (Приложение 5, 6)

Должностная инструкция ОГУК «ООЦНТ» имеет такие реквизиты: гриф утверждения документа, гриф согласования, наименование вида документа, текст документа, дата, подпись. 

 

Распорядительные  документы

К распорядительным документам ОГУК «ООЦНТ» относятся приказы. (Приложение 1)

Приказ  –  вид письменного  документа, в котором фиксируются  решения административных и организационных  вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности ОГУК «ООЦНТ», его структурных подразделений и отдельных должностных лиц.

Приказ издается директором ОГУК «ООЦНТ». Приказы издаются с целью разрешения оперативных, организационных, кадровых и других вопросов деятельности ОГУК «ООЦНТ».

Проекты приказов готовят  и вносят  руководители структурных  подразделений ОГУК «ООЦНТ» на основании поручений директора ОГУК «ООЦНТ» и его заместителей либо в инициативном порядке.

Приказы содержат следующие  обязательные реквизиты:

·  наименование организации;

·  наименование вида документа;

·  место составления или издания документа;

·  а также ограничительные отметки для реквизитов:

   - дата документа;

   - регистрационный номер документа.

   - подпись.

 

Информационно - справочные документы

Информационно – справочные документы – документы, констатирующие факты, являющиеся основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.  К информационно – справочным документам  ОГУК «ООЦНТ» относятся докладные, служебные, аналитические записки, служебные письма, справки (информационного и аналитического характера), сводки, акты, протоколы и др. Например, акт ревизии.

 

Планово-отчетная документация ОГУК «ООЦНТ» включает в себя такие документы как план и отчет.

План – документ, устанавливающий  перечень намечаемых к выполнению работ  или мероприятий, их последовательность, объем, а также определяющий конкретных исполнителей. В ОГУК «ООЦНТ» составляется: годовой план основных мероприятий.

Составляющими пунктами плана основных мероприятий ОГУК «ООЦНТ» являются: наименование мероприятий, срок исполнения, исполнитель. План основных мероприятий утверждается директором ОГУК «ООЦНТ». (Приложение 7)

Отчет – документ,  содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах  выполнения  планов,  заседаний,  командировок  и других мероприятий.

В ОГУК «ООЦНТ» составляется годовой отчет о работе. В разделах отчета в сжатой форме дается анализ основных итогов работы, показывается результативность проведенных организационно-методических мероприятий. (Приложение 8)