Документирование деятельности СГМУП «Детского дошкольного питания»

   При анализе регистрации документов СГМУП «Комбинат школьного питания»  была выявлена серьезная  ошибка в  процессе регистрации: регистрация  приказов по личному составу и приказы по основной деятельности осуществляется в одном журнале. Сроки хранения приказов по личному составу и основной деятельности различны. Это является грубым нарушением ГСДОУ. Следует разделить регистрацию этих приказов на две группы соответственно их тематике.

   Одним из наиболее существенных недостатков  организации регистрации на предприятии  является то, что в нарушение пункта ГСДОУ 3.2.1.2. об одноразовой регистрации  корреспонденции, должностные лица, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, осуществляют повторную регистрацию документов в журналах. Это вызвано недостаточно четким порядком регистрации.

   Для регистрации исходящих документов предлагается использовать только электронную  форму с возможностью поиска по максимально большему количеству реквизитов. Базу, которая будет образовываться при регистрации документов, можно будет использовать при ведении контроля над исполнением. Также это позволило бы сделать информационно-поисковую работу более упорядоченной и централизованной.

2.5. Подготовка документов к передаче  в архив

   Подготовка  документов к сдаче в ведомственный  архив включает:

- проведение  экспертизы ценности документов;

- оформление  дел;

- составление  описей дел; 

- составление  актов о выделении к уничтожению документов и дел.

   В структуре СГМУП «Комбинат школьного  питания» до настоящего момента отсутствует  такое подразделение, как архив, но ведутся работы по его созданию. Дела хранятся в подразделениях. За сохранность документов в делах  отвечают секретари структурных подразделений.

     В настоящее время проводятся  работы по созданию архива  в структуре службы документационного  обеспечения управления – Общего  отдела, оборудуется помещения для  размещения стеллажей. 

   Приказом  Генерального директора № 39 от 28.02.2004 создана комиссия по проведению экспертизы ценностей документов из сотрудников Общего отдела. В состав комиссии входят:

   - начальник Общего отдела;

   - юрист;

   - секретарь-референт Генерального  управления.

   Определение экспертизы ценности документов дает ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения: экспертиза ценности документов — это изучение документов на основе принципов и критериев их ценности в целях определения сроков  хранения и отбора на государственное хранение. В своей деятельности комиссия руководствуется Основными правилами работы ведомственных архивов¹⁰. Помимо федеральных нормативных актов деятельность комиссии по проведению экспертизы ценности документов предприятия должна регламентироваться Положением о комиссии. В СГМУП «Комбинат школьного питания» такое положение до настоящего момента отсутствовало, сейчас проводятся работы по его составлению.

   Основным  содержанием и результатом работы экспертной комиссии является рассмотрение, представляемых делопроизводственной службой описей дел постоянного и временного хранения, описей документов по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения¹¹.

   В результате работы экспертной комиссии все документы, накопившиеся на предприятии  за последние 3 года, разделили на 3 группы:

   - документы, предназначенные для  архивного хранения;

   - документы, подлежащие уничтожению;

   - документы, необходимые для дальнейшего  использования в делопроизводстве  предприятия.

   После утверждения номенклатуры дел и  проведения экспертизы ценности документов должны быть составлены  акты «Об уничтожении документов» в двух экземплярах. После заполнения акта, секретарь-референт должен согласовать его с руководителем структурного подразделения и отнести его в архив. В архиве акты должны сверить с номенклатурой дел и поставить заверительную надпись с указанием цифрами и прописью количество дел. Затем ставится дата и подписи секретаря-референта и работника архива. Акт о выделении к уничтожению документов составляется, как правило, на дела всей организации. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных для уничтожения, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе¹². Акт об уничтожении документов представлен в приложении №3.

   Все лица, ответственные за делопроизводство на предприятии, обязаны  завершенные  дела постоянного и долговременного хранения в течение двух (и более) лет оставлять в подразделении для справочной работы, а затем только сдавать в архив.

   Таким образом, существующий порядок организации  делопроизводства СГМУП «Комбинат  школьного питания» обладает рядом  недостатков:

   - отсутствует четкий порядок регистрации  документов;

   - встречаются нарушения правил  оформления и подготовки документов;

   - отсутствуют необходимые организационные  документы для ведения делопроизводства: инструкция по делопроизводству, Положение об Управлении делами и Общем отделе; Положение об экспертной комиссии;

   - не разработана должностная инструкция  для секретаря Генерального директора;

   - отсутствует номенклатура дел  предприятия;

   - отсутствует архив документов  предприятия;

   - при внутренней переписке сотрудники используют два вида документов - докладные и служебные записки. Служебная записка – документ, не вошедший в существующую официальную классификацию, широко используется при сообщении и передаче информации от одного должностного лица другому. При этом докладная записка выполняет особую роль - информирование руководителя о нештатных ситуациях, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.д. Эти два документа по своему содержанию и оформлению идентичны, и представляется нецелесообразным введение в управленческую практику еще одного вида документов того же целевого назначения, что и докладная записка.¹³

   Все эти недостатки необходимо устранить, поскольку только упорядоченный  документооборот позволяет получать своевременную и полноценную  информацию для принятия верных решений и исключает возможность утраты документов и информации.

2.6 Рекомендации  по совершенствованию документационного  обеспечения деятельности СГМУП  «Комбинат школьного питания»

   В результате анализа системы документационного  обеспечения управления СГМУП «Комбинат школьного питания» были выявлены некоторые недостатки, которые определили основные направления совершенствования делопроизводства:

   Было  выявлено отсутствие необходимых нормативно-методических документов, таких как инструкция по делопроизводству, положение о службе документационного обеспечения управления, положение об экспертной комиссии, должностная инструкция секретаря Генерального директора.

   Инструкция  по делопроизводству является нормативным  документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением.

   Инструкция  должна разрабатываться в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления¹⁴ и Типовой¹⁵  инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти РФ.

   В структуру инструкции по делопроизводству должны быть включены следующие разделы:

1. Общие положения.
2. Правила подготовки и оформления документов.
3. Требования к реквизитам документов.
4. Организация документооборота

0. Порядок приема, регистрации, направления и рассмотрения входящей корреспонденции

• Порядок подготовки и регистрации исходящих и  внутренних документов.

• Организация контроля исполнения документов.

• Поисковая система по документам.

• Составление номенклатуры дел.

• Формирование  и оформление дел.

• Экспертиза  ценности документов.

• Передача  дел в архив¹⁶.

   Инструкция  по делопроизводству должна быть составлена максимально конкретно и фиксировать  все основные моменты работы с документами. Инструкция по делопроизводству позволит регламентировать основные делопроизводственные этапы, что позволит сделать работу с документами в предприятии более унифицированной, исключит возможность их  утери, обеспечит оформление документов в соответствиями с требованиями современного законодательства. Проект инструкции по делопроизводству дан в приложении №1.

   Вторым  обязательным нормативным документом по организации службы документационного  обеспечения управления является положение  об этой структуре. Начальнику Общего отдела СГМУП «Комбинат школьного питания» необходимо разработать положение об отделе.

   При разработке положения о делопроизводственной службе следует обращать внимание на рекомендации Государственной системы  документационного обеспечения управления. В структуру положения об Общем отделе должны входить следующие пункты:

1. Общие положения. Здесь перечисляются законодательные акты и нормативно-методические документы, руководствоваться которыми должна служба. Определяется степень самостоятельности подразделения и подчиненности его руководителя.
2. Задачи.
3. Структура. Перечисляется весь состав службы (экспедиция, группа контроля, архив и т.д.)
4. Функции.
5. Обязанности.
6. Права.
7. Руководство. Здесь описываются права руководителя службы делопроизводства.
8. Ответственность.
9. Взаимосвязи с другими подразделениями.

   Положение о службе документационного обеспечения  управления должно разрабатываться  непосредственно начальником Общего отдела, согласовываться с юристом  и утверждаться Генеральным директором предприятия. Проект положения об Общем отделе дан в приложении №5.

   В целях совершенствования работы с документами в СГМУП «Комбинат  школьного питания» предлагается ввести ряд изменений и дополнений в  следующие этапы делопроизводства:

   Первичная обработка входящих документов.

   Иногда  поступает такая корреспонденция, при рассмотрении которой секретарь  затрудняется определить к регистрируемой ли она относится или нет. Для  уточнения он идет к руководителю. На предприятии должен быть перечень нерегистрируемой документации. А так как такой список отсутствует, то предлагается воспользоваться списком, разработанным на основе анализа работы секретаря по первичной обработке входящей документации (Приложение № 2).

   Регистрация.

   В секретариате Генерального управления из-за отсутствия перечня документов, не подлежащих, регистрации регистрируются практически все поступающие в компанию документы, включая приглашения, поздравительные письма, прайс-листы и т.д. Предлагается сортировать документы на регистрируемые и нерегистрируемые согласно перечню документов, не подлежащих регистрации.