Документирование информационно-справочных документов

Порядок поступления документов

Если  еще несколько лет назад подавляющее  большинство документов поступало  и обрабатывалось централизованно  в специальном подразделении - экспедиции и сам процесс обработки получаемых и отправляемых документов назывался  экспедиционной обработкой, то в настоящее время все большее количество информации поступает непосредственно в структурные подразделения, конкретным сотрудникам, на персональные компьютеры, минуя экспедицию. Сдерживающим фактором массового перехода к более быстрым способам пересылки корреспонденции в данном случае выступают не технические сложности, а, скорее проблемы юридической силы корреспонденции.

Поэтому не только быстрое доведение документов до конечных пользователей (исполнителей), но и четкая организация, фиксация самого факта получения и отправки документов приобретает важнейшее значение для всей организации документооборота.

Поэтому не только быстрое доведение документов до конечных пользователей (исполнителей), но и четкая организация, фиксация самого факта получения и отправки документов приобретает важнейшее значение для всей организации документооборота.  
 

В документообороте, или порядке движения документов в организации, выделяется несколько  этапов:

• экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию, и фиксация самого факта их поступления;
• предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;
• организация движения документов внутри организации, включая доведение документов до исполнителей и придание юридической силы проектам документов;
• обработка исполненных и отправляемых документов.

Целесообразно установить единый порядок, согласно которому все документы, в том числе  и полученные сотрудниками не по почте, обязательно проходили бы экспедиционную обработку, т.е. независимо от адресата корреспонденция должна передаваться должностным лицам для внесения в регистрационные базы данных, чтобы зафиксировать сам факт (и время) поступления документов.

Блок-схема  работы с входящими документами.  

Первичная обработка поступлений

Экспедиционная  обработка поступающей корреспонденции достаточно традиционна и не вызывает трудностей при соблюдении определенных правил. Так, корреспонденция, доставляемая курьерами, в том числе и выступившими в роли курьера сотрудниками, поступающая по почте, факсом, телеграфом или иным путем, должна приниматься и обрабатываться специально выделенным должностным лицом (лицами): секретарем фирмы, работником службы ДОУ (канцелярии, общего отдела и др.), секретарями структурных подразделений. В небольших фирмах такое должностное лицо должно быть одно.

При необходимости  сотрудник, принимающий информацию, расписывается в разносной книге, журнале или квитанции в приеме документов и отмечает дату их получения.

Если  на конверте имеются надписи «Срочно», «Вручить немедленно» и др., отмечается, как и в документах, полученных по проводной связи, точное время их получения, например:

15.05.2003 10.35.  

Образец графления журнала (разносной книги) для курьера.

№п/п	Организация-отправитель	Наименование  документа	Гриф	Организация-получатель	Дата (время) поступления	Фамилия получателя	Подпись
1	ОАО «Бриз»	План  реализации на III кв.	Конф.	КБ  «Кредит»	18.06.2002 14.30	Пряхин
2
3
4
5

 

 

При наличии  в организации дежурных сотрудников получение документов от курьеров в нерабочее время должно входить в их обязанности, а вот проведение полной экспедиционной обработки поступающих документов может проводиться сразу по их получении или в первый рабочий день, исходя из характера деятельности организации, корреспондента и других факторов.

До вскрытия корреспонденции должна быть проверена  правильность ее доставки и целостность  упаковки. Ошибочно доставленная корреспонденция работниками экспедиции без задержки должна быть отправлена адресату.

При поврежденной упаковке особенно тщательно проверяется  полнота присланных материалов, механические повреждения. При получении такой  корреспонденции фиксируют выявленные дефекты, в серьезных случаях  составляется справка (докладная записка, акт), которая присоединяется к полученным документам для принятия руководством решения по данному факту, например:

Зам. гендиректора

Упаковка  корреспонденции, полученной от АОЗТ “Земфира”, содержит явные следы вскрытия. Общее количество листов вложения не указано,

Зав. канцелярией                  Н.П. Силов 

21 марта 2002г.

Но инцидент не должен вызывать прекращения или  замедления обработки поступающих  документов.

Не  вся корреспонденция вскрывается

В экспедиции не вскрывается корреспонденция, имеющая гриф «лично», документы на машинных носителях, а также адресованная общественным организациям (профсоюзным, студенческим и др.).

При вскрытии корреспонденции упаковка (конверты) уничтожаются, исключения делаются только в следующих случаях:

• в полученных документах нет обратного адреса и фамилии отправителя, но они есть на упаковке;
• в документе не проставлена дата и ее приходится устанавливать по почтовому штемпелю;
• если полученный документ по смыслу носит личный характер, а на упаковке (конверте) грифа «лично» не было;
• при желании взыскать с корреспондента доплату Почтовому ведомству.

Отметки на поступившей корреспонденции

На поступающих  документах проставляется отметка (штампом или от руки), включающая порядковый номер поступления, дату поступления и при необходимости количество листов и подпись сотрудника. Регистрационные штампы принято ставить на первом листе документа, в правом углу нижнего поля.

Иногда  для повышения исполнительской  дисциплины в дополнение к требованиям  ГОСТов руководители организации обязывают сотрудников ставить при обработке почты свою подпись. Ее ставят без расшифровки.

Нумерацию писем, телеграмм, факсограмм ведут  в пределах года в общем валовом  порядке или раздельно по видам  корреспонденции. Нередко при большом количестве телеграмм их нумеруют только в течение месяца, начиная следующий месяц с единицы.

Если  корреспонденция не вскрывается, то регистрационный штамп может  ставиться на конвертах и упаковке пакетов. При получении документов с сопроводительным письмом целесообразна перестановка (дублирование) регистрационных штампов на письме и первом листе приложения, так как сотрудники работают не с сопроводительными письмами, а с приложениями к ним.

На документах, подлежащих централизованному хранению в службе ДОУ, может ставиться  на полях первого листа дополнительная отметка (добавляется штампом): «Подлежит возврату».

Если  документ присылается повторно, то следует установить по информационно-поисковой  базе данных местонахождение ранее  присланного документа и отметить это на поступившем экземпляре, например:

Первичный документ от 10.09.98 в отделе продаж у  Кулина 

Удобнее для этого также использовать правый верхний или левый нижний угол первого листа документа.

Экспедиционная  обработка поступающих документов должна проводиться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении корреспонденции после его окончания, а также в нерабочие дни. 
 
 
 
 
 
 

Заключение

Делопроизводство  есть документирование деятельности организации (предприятия), основанное на научной организации с применением современной техники.

Делопроизводство  охватывает весь комплекс работ по созданию и оформлению документов, их исполнению  и контролю  сроков исполнения, по учету документов, формированию дел из исполненных документов, хранению и использованию текущих дел, и подготовке  их к сдаче в архив.

Документационное  обеспечение  управления выполняет  специальная служба, действующая  на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть : управления делами, общий отдел, канцелярия или  секретариат. В организациях с небольшим документооборотом те же функции может выполнять секретарь руководителя или другое специально назначенное должностное лицо.

Для всех организации, предприятий, учреждений Российской Федерации  независимо от форм собственности или функций  установленные единые требования по составлению и оформлению документов и работе с ними. Эти требования изложены в основных положениях государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и ГОСТах, инструкциях по делопроизводству, номенклатурах дел и других нормативно – методических документах  по ведению делопроизводства.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список  литературы 

1.  М.И. Басаков «Современное делопроизводство» Ростов-на-Дону. Феникс 2007 
    2.  М.Ю. Рогожин «Делопроизводство» Москва.2008г. 
    3.  М. В. Кирсанова, Ю. А. Аксенов «Курс делопроизводства» Москва-Новосибирск. ИнФРА-М2004. 
    4.  М.В. Кирсанова «Современное делопроизводство» Москва-Новосибирск. ИНФРА-М2008. 
5.Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство:

учебник / под  общ. ред. Т.В. Кузнецовой. — 2_е изд., пере_раб. и доп. — М.: МЦФЭР, 2006.

6. Васильева И.Н. Основы делопроизводства и персональный

менеджмент: Учеб. пособие. — М.: Финстатинформ, 1999.

7. Вялова Л.М. Основы делопроизводства: учебник. — М.: Академия, 2002.

8. Громова Н.М. и др. Ваш зарубежный партнер // Переписка,

документация. Контракты. — М.: Техноэкология, 1992.

9. Гутгарц Р.Д. Документирование управленческой деятельности: Курс лекций. — М.: Инфра_М, 2001.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Приложение

1.Справка

   Общество с Ограниченной Ответственностью «Славторг»

   Справка

   № 13

   г. Барнаул 

   Васюкевич Людмила Ивановна работает кладовщиком продуктового склада. Оклад 600 руб.в месяц.

Начальник                                       Подпись               И.В. Петров 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2.Докладные  записки

   Общий отдел                                                 Генеральному директору

                                                                           Объединения «Актив»

                                                                             Петрову А.Н 

   Докладная записка                                     

   10.05.98 № 36                                                 г. Владивосток

   О замене пишущих машин

   Довожу  до Вашего сведения, что в нашем  отделе в настоящее время имеется пишущая машинка старого образца, с ненадежными эксплуатационными качествами.

   Прошу рассмотреть вопрос о приобретении новой машинки или компьютера с принтером.

Зав. отделом                               подпись                          Г.Н. Колбин