С О Д Е Р Ж А Н И Е:

1. Введение.
2. Виды документов и их классификация.

Организационные документы.

Документы по личному составу.

Информационно-справочные документы.

Распорядительные  документы.

3. Документирование информационно-справочных материалов.
4. Заключение.
5. Список литературы.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Введение.

    Управленческая  деятельность присуща всем учреждениям, организациям и предприятиям. Она  охватывает организационные вопросы, планирование, финансирование, отраслевую производственную работу, контроль, подбор и расстановку кадров и т.д. В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации. Эффективность управления зависит от объема, оперативности и достоверности информации, подавляющая часть которой фиксируется в документах.

    Законодательными  и нормативными актами предусмотрен ряд ситуаций, при которых документирование информации является обязательным. Материальными  носителями фиксированной информации являются документы.

    В зависимости от конкретной управленческой ситуации создаются десятки различных видов документов. Вид документа следует отличать от его разновидности. Вид документа объединяет ряд разновидностей. Так, например, протокол - вид документа.

    Разновидности его: протокол собрания, протокол заседания, протокол допроса, протокол разногласий и др. Или: акт - вид документа, его разновидности - акт приема-передачи дел, акт инвентаризации, акт недостачи и др.

    Управленческая  деятельность фиксируется в основном организационно-распорядительными  документами (ОРД). В составе ОРД различаются три группы:

    организационные,

    распорядительные,

    справочно-информационные документы.

    К организационным относятся уставы, положения, инструкции, правила, штатные  расписания, к распорядительным - постановления, решения, распоряжения, указания, приказы. Группа справочно-информационных документов включает письма, телеграммы, телефонограммы, докладные и объяснительные записки, договоры, акты, справки, заключения, обзоры и т.д. К ОРД относится также документация по личному составу, или кадровая документация. Это заявления, справки, характеристики, личные карточки, различные учетные формы.

    Виды  документов и их классификация.

    Организационные документы

 

    Деятельность  учреждений фиксируется в документах разного вида. Согласно действующему законодательству органы законодательной и исполнительной власти Российской Федерации издают такие документы, как решения, указы, распоряжения, постановления, приказы, указания, инструкции.

    Организации, учреждения, частные предприятия  создают уставы, положения, инструкции и т.д.

    Устав – свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ граждан, их взаимоотношения друг с другом, права и обязанности в сфере  государственной или хозяйственной  деятельности.

    Уставы  – это сложные документы, структуру  и содержание которых определяют сами разработчики.

    Текст устава состоит из разделов:

    - общие положения (определяют задачи  и цели создаваемой организации);

    - организационное единство (структурные  подразделения, их взаимосвязи);

    - регламент деятельности (формы управления, права и обязанности должностных лиц);

    - финансово-материальная база (определение  размеров основных оборотных  средств, источники, порядок распоряжения  средств и ценностями);

    - отчетная и ревизионная деятельность;

    - порядок ликвидации и ответственность по делам государственной власти.

    Должностная инструкция – организационно-распорядительный документ длительного или постоянного  срока действия (до введения новой), в котором определены научно-технические, технологические, финансовые и другие стороны деятельности организации, ее подразделений и должностных лиц.

    Все инструкции можно разделить на две  основные группы:

    - инструкции, регламентирующие порядок  выполнения какого-либо процесса, в осуществлении которого принимают  участие исполнители (должностные  лица; подразделения);

    - должностные инструкции, определяющие  функции, права, обязанности и  ответственность должностных лиц.

    Инструкцию  подписывает автор-составитель, а  утверждает руководитель или специальный  распорядительный документ.

    Положение – правовой акт, определяющий порядок формирования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом и его структурных подразделений.

    Положения бывают:

    - индивидуальные – об отделах,  цехах, управленческих подразделениях, включенных в схему организационной структуры управления предприятием;

    - типовые – о цехах основного  производства, структурных подразделениях.

    Положения разрабатывают по указанию руководителей  предприятия и инициативе руководителей  структурных подразделений.

    Положение является сложным документом. Его структура и содержание, как правило, определяет учреждение-разработчик.

    Штатное расписание закрепляет должностной  и численный состав предприятия, указывает фонд заработной платы.

    Оформляют штатное расписание на бланке предприятия, указывая перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавках и месячном фонде заработной платы.

    Штатное расписание подписывает заместитель  руководителя предприятия, согласовывается  оно с главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия.

    Документы по личному составу

 

    Особую  группу документов в делопроизводстве составляют документы по личному  составу, отражающие правовую, трудовую и служебную деятельность работников учреждений, организаций.

    Документы по личному составу создаются в результате трудовых отношений, возникающих между учреждениями и работниками. К таким документам относятся: приказы по личному составу, заявления, трудовые книжки, личные карточки и т.д.

    Приказ  по личному составу фиксирует  сведения о кадрах:

    - прием на работу;

    - перемещение по работе;

    - увольнение с работы;

    - установление должностных окладов;

    - отпуска;

    - командировки;

    - изменения фамилии;

    - поощрения;

    - взыскания и т.д.

    Заявление – документ, адресованный организации  или должностному лицу, с просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска.

    Трудовой  контракт (договор) – соглашение между  трудящимся и предприятием (учреждением, организацией), согласно которому трудящийся обязуется выполнять работу по определенной специальности, подчиняясь трудовому распорядку, а предприятие (учреждение, организация) обязуется выплачивать заработную плату и обеспечить условия труда, по соглашению сторон и предусмотренные законодательством.

    Согласно  КЗОТ употребляют термин «трудовой договор» и «контракт» как равнозначные понятия, синонимы. На эти документы распространяется единый правовой режим и стороны сами выбирают термин.

    Трудовая  книжка – основной документ, подтверждающий рабочий стаж работника. Трудовые книжки на работников ведут на предприятии не зависимо от формы собственности. Закон запрещает иметь несколько трудовых книжек.

    Личное  дело – совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике  и его трудовом стаже. Личное дело оформляют после издания приказа  о приеме на работу. Порядок работы с личными делами не регламентирован нормативами, поэтому предприятия по разному решают вопросы их ведения.

    Автобиография – документ, в котором описаны  основные этапы жизни и трудовой деятельности работника. Автобиографию  сотрудник пишет собственноручно, в произвольной форме без исправлений, в одном экземпляре, излагая основные события своей жизни в хронологической последовательности.

    Резюме  – документ, содержащий сведения биографического  характера, которые предоставляет  лицо при трудоустройстве.

    Характеристика  – документ, который содержит описание характерных и отличительных  черт (качеств) работника и отражает мнение администрации о нем.

    Личный  листок по учету кадров (анкета) –  перечень вопросов о биографических данных работника, образовании, трудовой деятельности, семейном положении и т.д. Работник заполняет от руки анкету при поступлении на работу. Ответы на вопросы он дает полностью, без сокращений, пропусков, исправлений на основании личных документов – паспорта, трудовой книжки, документов об образовании. 

Документирование  информационно-справочных материалов.

    Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются информационно-справочными. Эти документы содержат информацию о фактическом положении дел, что служит основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.

    К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные и  объяснительные записки, акты, письма, телеграммы и др. Они носят вспомогательный  характер по отношению к организационно-распорядительной документации и не являются обязательными для исполнения. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию, но может быть только принята к сведению.

    Акт – справочно-информационный документ. Составляется группой лиц для подтверждения установленных фактов или событий (акты инвентаризаций, приема-передачи материальных ценностей, дел, уничтожению документов, акты аварий и т.д.). Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей (акты проверок, обследований, ревизий, испытания изделий и т.д.). Такие акты составляют временные или постоянные комиссии, уполномоченные лицами или одним должностным лицом с указанием документов, подтверждающих их полномочия. Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ или к компетенции которого относится содержание акта.

    Акт может иметь гриф согласования.

    Текст акта состоит из вводной и констатирующей части.

    Во  вводной части указывают основание  для составления акта, перечисляют  лиц, составивших акт и присутствующих при этом.

    В констатирующей части текста дают описание проделанной работы (сущность, характер, методы, сроки), фиксируют факты (события), излагают выводы, предложения, заключения составителей акта. Текст может делиться на пункты и подпункты, может быть составлен в форме таблицы.

    При наличии приложений отметку об их присутствии делают после текста. В конце текста (под отметкой о  приложении) указывают, если необходимо, количество экземпляров акта, в соответствии с нормативными правилами или практической необходимостью, место нахождения каждого экземпляра или адресаты, по которым они направлены. Акт подписывают все лица, принимавшие участие в его составлении (должности не указывают).