Документирование информационно-справочных материалов

    При наличии замечаний акт визируют с отметкой: «Замечания прилагаются». Акты оформляют на общем бланке. Внутренние акты могут быть оформлены не на бланке. Реквизиты отделяют друг от друга 1, 5-3 интервалами.

    Протокол  – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, других формах работы коллегиальных органов. Протоколы оформляют на специальных бланках, где название документа заранее напечатано в типографии или на обычных листах бумаги формата А4. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть протокола содержит постоянную и переменную информацию.

    Постоянная  информация связана с употреблением  устойчивой терминологии – «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали». Эти  слова пишут с большой буквы  от начала левого поля. К переменной информации относятся инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствующих. Их пишут со 2-го положения табулятора (29-е деление на линейке печатной машины или после 16 ударов от левого поля на ПК).

    Фамилии членов коллегиального органа располагают в алфавитном порядке, через запятую, в строчку. Строки разделяет 1 интервал. К фамилиям приглашенных добавляют название должности и наименование организации, которую они представляют.

    Вводная часть протокола заканчивается  повесткой дня. Выражение «Повестка дня» пишется от начала левого поля (0-го положения табулятора). С красной строки начинают запись пунктов повестки дня. Нумеруют их арабскими цифрами. Вопросы располагают по степени важности и сложности. Не допускается формулировка пункта со словом «разное». Каждый вопрос должен быть конкретизирован.

    Основная  часть протокола строится по схеме: слушали - выступили – постановили (решили), причем для каждого вопроса  по отдельности. Перед словом СЛУШАЛИ  ставят порядковый номер вопроса  в повестке дня, если обсуждают несколько вопросов.

    С красной строки пишут инициалы и  фамилию докладчика (в именительном падеже). Ставят тире и с большой  буквы излагают краткое содержание доклада. Если текст документа представлен  докладчиком или стенографирован, вместо краткого изложения пишут: «Доклад прилагается».

    После слова ВЫСТУПИЛИ с красной  строки пишут инициалы и фамилии  выступающих в именительном падеже (в скобках можно указать название должности), после тире с большой  буквы пишут содержание выступления. Если выступающий предоставляет текст выступления, то после тире указывают – «Выступление прилагается».

    Вопросы и ответы фиксируют в разделе  ВЫСТУПИЛИ. Слова – вопрос и ответ, не пишут. Записывают инициалы и фамилию  выступающего, тире, краткое содержание вопроса или ответа. Завершающей частью протокола является постановление (решение). Начинают эту часть словами ПОСТАНОВИЛИ или РЕШИЛИ (от 0-го положения табулятора – левое поле).

    Постановляющую  часть строят по схеме: действие –  исполнитель – срок. Исполнителем может быть организация, структурное подразделение или конкретное должностное лицо. Если постановление содержит различные вопросы, то его делят на пункты, пронумерованные арабскими цифрами. Каждый пункт начинают с красной строки.

    Протокол  может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. В этом случае протокол должен иметь ссылку на дату и номер документа, а сам документ следует приложить к протоколу.

    При выборах в протоколе указывают  результаты голосования по каждой кандидатуре.

    Протокол  подписывает председатель и секретарь. Секретарь редактирует текст, знакомит каждого выступавшего с записью его выступления и получает подпись выступающего, согласно с записью своего выступления. Протокол собраний, для ведения которых избирают президиум, подписывает председатель и члены президиума.

    Датой протокола является дата проведения заседания. Если заседание продолжается несколько дней, то указывают дату начала и, через тире, окончания заседания.Номер  протокола – порядковый номер, который  проставляется в течение календарного года.

    Докладная записка – документ информационно-справочного характера. Может содержать изложение какого-либо вопроса или факта, выводы и предложения составителя, адресована руководителю своей организации или в вышестоящую инстанцию. В зависимости от содержания и назначения докладные записки делятся на информационные и отчетные.

    В зависимости от адресата докладные  записки бывают внутренними (действуют  внутри организации) и внешними (направлены в вышестоящие или другие организации). Внутренние записки пишут на листе бумаги (можно рукописным способом) формата А4 или А5. Подписывает их автор-составитель. Внешние записки оформляют на общем бланке организации формата А4. подписывает их руководитель организации.

    Датой документа считается дата ее подписания.

    Докладная записка может быть составлена как  по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной  записки – побудить руководителя принять решение.

    Текст докладной записки делится на две части. Первая – изложение  фактов, послуживших причиной ее составления, вторая – выводы, мнения составителя – организации или должностного лица.

    Объяснительная  записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета и т.д.), или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения. Объяснительные записки, где объясняются причины поведения, поступка, ситуации, составляют отдельные работники. Как и внутренние докладные записки, они могут быть оформлены рукописным способом на стандартном листе бумаги. Подписывают такие записки составители. Ее реквизиты те же, что и во внутренней докладной записке.

    Служебная записка – форма внутренней переписки. Направляют ее из структурных подразделений или от должностных лиц любому адресату внутри организации, кроме прямых руководителей. Служебные записки могут иметь информационный, инициативный или отчетный характер. В тексте излагают деловые вопросы, касающиеся структурного подразделения или должностного лица. Служебная записка может содержать просьбу, предложения и быть адресована любому непрямому руководителю, в том числе вышестоящему.

    Служебную записку подписывает руководитель подразделения или составитель. Текст служебной записки обычно составляют из двух частей. В первой части излагают факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй – делают выводы и дают предложения по излагаемому вопросу. Датой служебной записки является дат ее подписания.

    Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте. Оно служит средством общения учреждениями, частными лицами, позволяет сообщать различные сведения, уведомлять о событиях. Письмо используют в том случае, когда невозможно решить вопрос другими средствами (личная беседа, телефонный разговор).

    Существует много видов писем: письма, содержащие просьбу, предложение, претензию, запрос, требующие ответа. Есть письма, которые содержат извещение, информацию, отказ, напоминание и не требуют ответа.

    Письма  оформляют на специальных бланках  для писем формата А4 и А5, в зависимости от объема письма. Если письмо не превышает десяти строк, его оформляют на бланке формата А5 (заголовок не пишут, текст можно печатать через 1, 5 или 1 интервал). Название вида документа – письмо – не пишут.

    Применение  бланков с продольным расположением реквизитов для оформления писем не рекомендуется. Письма могут быть адресованы в организацию, ее структурное подразделение, конкретному должностному лицу, руководителю организации.

    Реквизит  «Адресат» оформляют с 4-го положения  табулятора (32 печатных знака от левого поля). Если письмо адресовано организациям или в ее структурное подразделение, то их название пишут в именительном падеже. При направлении конкретному должностному лицу наименование организации пишут в именительном падеже, название должности, Ф.И.О. – в дательном.

    Если  письмо адресовано руководителю предприятия, то после названия должности указывают  наименование предприятия.

    В реквизит «Адресат» может входить  и почтовый адрес организации.

    При отправлении письма частному лицу вначале пишут адрес, фамилию, инициалы (или имя, отчество полностью). Элементы реквизита «Адресат» отделяют друг от друга 1, 5-2 интервалами.

    Адресуя письмо нескольким получателям, адрес  основной организации пишут первым, затем указывают остальные. Если документ, направляют более чем в четыре организации, то составляют список рассылки, на каждом экземпляре указывают один адресат, которому направляется конкретный экземпляр. Письмо может быть адресовано однородным организациям. В этом случае адрес указывают обобщенно.

    Письмо  освещает один вопрос. Это упрощает работу с документом (регистрация, исполнение, контроль). Несколько вопросов излагают в одном письме только, если они  взаимосвязаны.

    Текст письма состоит из вводной и основной частей. Во вводной части указываются причины, послужившие основанием для составления письма, приводят ссылки на факты, документы и т.д. В основной части письма излагают цель: просьбу, предложение, сообщение, отказ и т.д. Письмо может состоять только из основной части (например: просим выделить 4 машины для обслуживания гостей фестиваля).

    Письмо  оформляют в двух экземплярах (факс – в одном). Первый экземпляр подготавливают на бланке и отправляют адресату, второй - направляют в дело.

    К тексту письма могут прилагаться  документы. В этом случае после текста (через 1, 5-2 интервала) пишут слово Приложение (от начального поля, с большой буквы). Текст приложения пишут столбиком, через 1 интервал. Если приложений несколько, то их нумеруют арабскими цифрами, отделяя друг от друга двумя интервалами.

    Исходящие письма должны быть завизированы заинтересованными должностными лицами. Визы проставляют на лицевой стороне последнего листа копии письма, которая остается на предприятии. Виза состоит следующих элементов: название должности (от поля), личная подпись (от левого поля), расшифровка подписи (инициалы, фамилия – 2-е положение табулятора или печатных 16 печатных знаков от левого поля), дата (от левого поля). Элементы визы отделяют друг от друга 1, 5-2 интервалами.

    На  входящих письмах ставят отметку  о поступлении в организацию и резолюцию руководителя. Отметка о поступлении документа в организацию состоит из следующих элементов: дата поступления, порядковый регистрационный номер. Проставляют отметку в правом нижнем углу документа. Резолюция включает в себя фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения, подпись руководителя и дату написания резолюции. Если исполнителей документа несколько, их перечисляют. Ответственным за исполнение считается то, чья фамилия указана первой. Резолюцию пишут между реквизитами «Адресат» и «Текст» или на любом свободном месте лицевой стороны документа.

    Письма  подписывают руководители предприятий, структурных подразделений. Реквизит «Подпись» имеет следующие элементы: наименование должности, подписывающего документ, подпись, Ф.И.О.

    При подписании письма несколькими должностными лицами, подпись располагают друг под другом в соответствие с занимаемой должностью.

    Текст начинают словами: направляем, возвращаем, представляем на утверждение (согласование)…

    В тексте часто используют устойчивые обороты: «Приглашаем Вас на заседание…», «Просим принять участие в  выставке работ учащихся…».

    Письмо-извещение  составляют для конкретного адресата. Часто оно является ответом на запрос. Устойчивыми словосочетаниями письма-извещения являются: «Ставим Вас в известность», «Сообщаем Вам о переносе сессии…».

    Рекламное письмо посылают конкретным адресатам. Оно содержит описание рекламируемых  услуг и товаров.

    Письмо-подтверждение  уведомляет отправителя о получении  документов, ценностей (переводы, письма, бандероли), подтверждает факты, действия. Ключевыми фразами письма являются: «Подтверждаем получение Вашего заказа…», «Организация не возражает против совместного строительства…», «Подтверждаем условия поставки партии телевизоров…», «Подтверждаем телефонный разговор 21.02.2002 по вопросу поставки…».