Документирование трудовых отношений

Содержание 

Виды документов и правила их оформления

Оформление приема на работу, обязательные и рекомендательные документы.

Документы, создаваемые  при изменении трудового договора.

Документирование  прекращения трудового договора.

Документы-основания  для увольнения работников.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

1. В каких формах осуществляется  документирование трудовых отношений  в организациях?

Важнейшей функцией кадровой службы любой организации является правильное и полное документирование трудовых отношений в организации. Внутренние документы оформляются как по установленным (унифицированным) формам, так и в произвольных формах в  зависимости от конкретных отношений, которые они регулируют.

Порядок ведения делопроизводства в организациях всех организационно-правовых форм регулируется Государственным  стандартом РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Указанный  Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, т.е. постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма, заявления и другие документы, составляемые внутри организации. Все эти документы  относятся к Унифицированной  системе организационно-распорядительной документации и включены в Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (ОКУД), который утвержден  и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. № 299)., Согласно ОКУД в унифицированную  систему организационно-распорядительной документации входит следующая документация:

Служебное задание для направления  в командировку и отчет о его  выполнении (№ Т-10а);

Приказ (распоряжение) о поощрении  работника(ов) — № Т-11 (№Т-Иа).

Во вторую группу входят такие документы, как:

Табель учета рабочего времени  и расчета оплаты труда (№ Т-12);

Табель учета рабочего времени (№ Т-13);

Расчетно-платежная ведомость (№  Т-49);

Расчетная ведомость (№ Т-51);

Платежная ведомость (№ Т-53);

Журнал регистрации платежных  ведомостей (№ Т-53а);

Лицевой счет (свт) — № Т-54 (№  Т-54а);

Записка-расчет о предоставлении отпуска  работнику (№ Т-бО);

Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (№ Т-61);

Акт о приеме работ, выполненных  по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (№ Т-73).

Существующая в организациях номенклатура дел предназначена для формирования дел, их группировки, систематизации и  учета, определения сроков их хранения и является основой для составления  описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. При формировании дел необходимо соблюдать следующие  общие правила:

Ø помещать в дело только исполненные  документы в соответствии с заголовками  дел по номенклатуре;

Ø группировать в дело документы  одного календарного года, за исключением  переходящих дел;

Ø раздельно группировать в дела документы постоянного и временных  сроков хранения;

Ø помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;

Ø в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

Ø по объему дело не должно превышать 250 листов.

При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением  «т. 1», «т. 2» и т. д.

2. Каковы правила формирования  личных дел работников?

Учет работников по своему назначению подразделяется на:

Ø персональный;

Ø штатно-должностной;

Ø статистический.

Основным документом персонального  учета работника является его  личное дело, которое является документом «Для служебного пользования». Личное дело включает в себя следующие документы, пронумерованные и подшитые в  хронологическом порядке:

Ø опись документов, имеющихся  в личном деле;

Ø анкета;

Ø личное заявление о приеме на работу (в конце трудовой деятельности об увольнении);

Ø личный листок по учету  кадров с наклеенной на него фотографией  размером 4 х 6 см (фотографии обновляются  при достижении возраста 25 и 45 лет);

Ø автобиография;

Ø копии документов об образовании, присвоении ученой степени, ученого  звания;

Ø характеристики;

Ø копии приказов о приеме (в дальнейшем о переводе, увольнении);

Ø трудовой договор;

Ø карточки учета поощрений  и взысканий;

Ø материалы аттестации;

Ø представления о назначении, освобождении, переводе, увольнении, направлении  на учебу;

Ø копии наградных листов и представлений к присвоению почетных званий;

Ø другие документы, характеризующие  работника.

Личный листок по учету  кадров заполняется работником собственноручно, чернилами, разборчиво, без искажений  и сокращений наименования организаций, в которых он ранее работал. Сведения о предыдущей трудовой деятельности указываются на основании записей  в трудовой книжке и других документов. Автобиография пишется в произвольной форме, где, кроме сведений о себе и своей деятельности, указываются

сведения о родственниках  и другие сведения, имеющие значение при решении вопроса о более  правильном и целесообразном использовании  работника в определенной должности. Обо всех последующих изменениях в анкетно-биографических данных (образование, семейное положение и т. п.) работники  обязаны сообщать в отдел кадров по месту работы для внесения этих изменений во все их учетные документы.

Изъятие документов из личных дел производится с разрешения начальника отдела кадров, о чем делается отметка  в описи документов в личном деле, а подлинный экземпляр документа  заменяется его копией.

Личное дело государственного служащего ведется кадровой службой  соответствующего государственного органа и при переходе его на новое  место государственной службы передается по указанному месту.

Статистический учет ведется  с целью получения необходимых  обобщающих цифровых данных, отражающих качественное и количественное состояние  кадров. На основании этих данных разрабатываются  мероприятия по планированию подготовки кадров и обеспечению предприятия  специалистами.

Учетные документы на работников хранятся в специально оборудованных  шкафах, картотечных ящиках. На время  прекращения работы помещения, где  хранятся учетные документы, опечатываются  или сдаются под охрану. Личные дела размещаются в несгораемых  шкафах в порядке номеров, проставленных  на корешках и лицевой стороне  личного дела. Для быстрого нахождения конкретного личного дела ведется  алфавитная картотека, состоящая из алфавитных карточек. При малой численности  работников в организации можно  вести алфавитную книгу учета  личных дел. Для обеспечения контроля за выдачей личных дел составляются контрольные карточки, которые хранятся в личных делах.

3. Какие существуют локальные нормативные  акты, которые содержат нормы  трудового права?

Назначение локальных  нормативных актов состоит в  конкретизации трудового законодательства. Они разрабатываются и принимаются  на предприятиях, в учреждениях и  организациях с учетом особенностей их деятельности с целью повышения  гарантий, предоставляемых работникам, а также определения условий  их труда и др.

В ст. 8 ТК РФ указано, что работодатель принимает локальные нормативные  акты, содержащие нормы трудового  права, в пределах своей компетенции  в соответствии с законами и иными  нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями. Коллективным договором может быть предусмотрено  принятие локальных нормативных  актов, содержащих нормы трудового  права, по согласованию с представительным органом работников.

Следует подчеркнуть, что  признаются недействительными локальные  нормативные акты, которые ухудшают положение работников по сравнению  с ТК РФ, законами, иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями либо принятые без соблюдения предусмотренного ТК РФ порядка учета  мнения представительного органа работников. В таких случаях применяются  законы или иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового  права.

Работодатель вправе принимать  локальные нормативные акты как  единолично, так и с учетом мнения представительных органов работников, если это предусмотрено законом. Без учета мнения представительного  органа работников (единолично) принимаются:

Ø штатное расписание;

Ø должностные инструкции;

Ø приказы;

Ø распоряжения и т. п.

Акты, устанавливающие условия  и оплату труда, по общему правилу  принимаются с учетом мнения представительного  органа работников. К ним относятся:

Ø локальные нормативные  акты, предусматривающие введение, замену и пересмотр норм труда, независимо от их наименования (ст. 162 ТК РФ);

Ø графики сменности, которые  являются приложением к коллективному  договору (ст. 103 ТК РФ);

Ø локальные нормативные  акты об оплате труда (положения об оплате труда) (ст. 135 ТК РФ);

Ø локальные нормативные  акты о системе оплаты и стимулировании труда, в том числе повышение  оплаты за работу в ночное время, выходные и нерабочие праздничные дни, сверхурочную работу и в других случаях (к примеру, положения о премировании, надбавках, вознаграждении по итогам работы за год, за выслугу лет и т. п.) (ст. 144 ТК РФ);

Ø правила внутреннего  трудового распорядка организации, которые, как правило, являются приложением  к коллективному договору (ст. 189, 190 ТК РФ).

По решению работодателя могут приниматься и другие локальные  нормативные акты (например, положение  о персонале, положение о порядке  ведения коллективных переговоров  в организации, положение об участии  работников в управлении организацией, положение о комиссии по трудовым спорам и т. п).

Если постоянно действующий  представительный орган работников в организации (ст. 29 ТК РФ) отсутствует, проект локального нормативного акта должен быть направлен представителям работников, которым на общем собрании (конференции) работники могут поручить представление своих интересов. В соответствии со ст. 31 ТК РФ это  могут быть профсоюзная организация, объединяющая пусть даже менее половины работников, либо иные представители. В том случае, когда работники  не воспользовались своим правом избрать представителей, работодатель имеет право принять соответствующий  локальный акт единолично.

Порядок учета мнения выборного  профсоюзного органа, представляющего  интересы работников организации при  принятии локальных нормативных  актов, содержащих нормы трудового  права, определен ст. 372 ТК РФ. Работодатель в предусмотренных ТК РФ случаях  перед принятием решения направляет проект такого локального нормативного акта, содержащего нормы трудового  права, и обоснование по нему в  выборный профсоюзный орган, представляющий интересы всех или большинства работников данной организации, который не позднее 5-ти рабочих дней с момента получения проекта указанного локального нормативного акта направляет работодателю мотивированное мнение по данному проекту в письменной форме.

В случае, если это мнение не содержит согласия с проектом локального нормативного акта либо содержит предложения  по его совершенствованию, работодатель может согласиться с ним либо обязан в течение 3-х дней после  получения мотивированного мнения провести дополнительные консультации с выборным органом работников в  целях достижения взаимоприемлемого  решения.

При недостижении согласия возникшие  разногласия оформляются протоколом, после чего работодатель вправе принять  локальный нормативный акт, содержащий нормы трудового права, который  может быть обжалован в соответствующей  государственной инспекции труда  или в суде, а выборный орган  работников имеет право начать процедуру  коллективного трудового спора  в порядке, предусмотренном ТК РФ.

Государственная инспекция  труда при получении жалобы (заявления) выборного органа обязана в течение 1 месяца со дня получения жалобы (заявления) провести проверку и в  случае выявления нарушения выдать работодателю предписание об отмене указанного локального нормативного акта, обязательное для исполнения.

Акты, принятые с нарушением установленного порядка учета мнения представительного органа работников (либо в случаях, предусмотренных  коллективным договором, соглашением, — без согласования с таким  органом), считаются недействительными  с момента принятия и не подлежат применению.