Документоведение

Автор: Пользователь скрыл имя, 29 Ноября 2011 в 11:43, контрольная работа

Описание работы

Документоведение имеет возможность на современном этапе эффективно решать теоретические и прикладные задачи, связанные с производством, передачей, потреблением, хранением документированной информации. Для решения некоторых своих проблем документоведение широко использует достижения в области технических и естественных наук, поскольку документ является материальным объектом, носителем информации, обладающим вполне определёнными физическими свойствами. Кроме того, создание, поиск, хранение документов связаны со средствами документирования и передачи информации, в том числе с использованием сложной современной оргтехники.

Содержание

Введение
Составьте реферат – обзор 3 статей из профильных журналов по теме «История развития формуляра текстового документа».
Дайте краткую характеристику способов документирования.
Что такое протокол? Какие виды протоколов существуют? Оформите протокол общего собрания трудового коллектива по выборам профсоюзного комитета.
Заключение
Литература

Работа содержит 1 файл

Документоведение 2011.docx

— 34.30 Кб (Скачать)
ul>

  Автор документа

      Изменилось  оформление автора документа. Эти изменения  касались, прежде всего, документов коллективных авторов. В 1801 г. были отменены указы, запрещавшие  принимать прошения за несколькими  подписями. Расширяется круг авторов: по указу от 1 октября 1831 г. духовные завещания могли составлять и  крестьяне. Кроме того, автором служебного документа стали считать учреждение. Предписывалось размещать обозначение автора в левом верхнем углу. С 30-х гг. XIX в. появляются бланковые надписи.. Бланки были двух видов. Один включал: наименование ведомства, учреждения, структурной части, от которой исходил документ, номер его по реестру исходящих документов, указание места составления. Кроме того, в состав бланка иногда входил заголовок к документу. Указы, журналы, протоколы, записки и др. писались на чистых листах бумаги, без бланков. В "Положении о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве" указывалось, что на бумаге без бланка пишутся "всеподданнейшие" рапорты и прошения.

      Дата  документа

      Дата  составления документов обозначалась по-разному для каждого вида. Так, в высочайше утвержденных мнениях  Государственного Совета она указывалась  в заголовке, в манифестах и именных  указах Сенату, кроме того, дата ставилась  в конце текста: в манифестах перед  подписью, в указах - после подписи. В письмах дата составления документа обозначалась отдельной строкой внизу документа, с левой стороны или в бланке документа после наименования структурной части учреждения.

      Адресат документа

      Обозначение адресата в XIX в. имелось на сношениях, прошениях, жалобах, отзывах. Правила  его написания определялись соподчиненностью учреждений. В сношениях равных учреждений и низших с высшими адресат начинался с предлога "в". Если документ адресовался конкретному должностному лицу, то при сношениях низшего должностного лица с высшим перед обозначением должности и фамилии указывался его титул - "его превосходительству", "его высокоблагородии", "его благородию" и т.п. Всеобщее употребление конвертов относится к первой четверти XIX в. На них повторяли адресат документа.

      Удостоверение документа

      Правила подписания документа по-прежнему определялись для каждого вида документа. Манифесты, именные указы Сенату имели собственноручные подписи царя. На копиях этих документов делалась запись: "На подлинном собственною  е. и. в. рукою подписано: "Николай". Законы повторяли установленные в XVIII в. правила подписания журналов заседаний, отношений, просительской документации, актов, допросов. Снова характер подписи зависит от адресата. В законе XIX в. подчеркивалось, что справки, сведения, записки, переводы подписывались теми, "коими они были составлены".        Особое внимание обращалось на оформление выписок и копий. В конце их указывалось, кто подписал подлинник: "Подлинный подписали…" или "На подлинном надписано". Заверяли копии должностные лица: "Верно: вице-директор…".

      Резолюция

      Резолюции имели конкретные указания по решению  вопроса: "Разрешаю перевести в  … класс гимназии без испытаний", или "К докладу со справкою". Для документов, не требующих ответа, писалось: "К сведению". Под  решением Совета министров Министерства, записанном в журнале, министр писал: "исполнить".

      Отметки на документе

      В XIX в. в правилах оформления документов большое место отводилось "особым отметкам". Они подчеркивали степень  важности документа: "нужное", "весьма нужное", "секретное", "в собственные  руки", "конфиденциально", "строго конфиденциально". Эти отметки  делались на правой стороне страницы документа. Другого рода отметки  фиксировали дату поступления документа  и его регистрации. В конце  документа, на последней его странице указывалось, когда и за каким  номером документ был исполнен или  ставилась отметка: "к делу".

      Форма документа

      Унификации  формы документа способствовала установление правил применения гербовой бумаги. На ней писались просительские  документы и акты. Все канцелярское делопроизводство велось на простой  бумаге. В 1883 г. был установлен единый размер листа бумаги.    Таким образом, в XIX в. формуляр документа выдерживается более строго. В каждом документе имеются все его реквизиты, они получают определенное место. 

2. Дайте краткую  характеристику способов  документирования.

     Документирование  – запись информации на различных  носителях по установленным правилам.

     В зависимости от того, какое средство документирования используется, различают  и способы документирования.

-  Текстовое документирование -  текстовой документ: документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовое документирование получило самое широкое распространение. С его помощью документируется деятельность государственных учреждений, предприятий и отдельных лиц.

-  Техническое документирование - техническое документирование является способом запечатления технической мысли. Технические документы - обобщающее название документов, отражающих результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению изделий промышленного производства. Технические документальные материалы ведут записи процессов труда, средств производства (чертежи, рисунки, расчеты, графики, технические описания и др.)

-  Фотокино–видеодокументирование - фотодокумент - изобразительный документ, созданный фотографическим способом. Особенность фотодокументов – возникают в момент событий, поэтому они, благодаря точности, наглядности, имеют большую ценность и находят широкое применение в различных областях деятельности человека: в медицине, науке, искусстве, в судебной практике, в журналистике и т.д. С помощью микрофотокопирования получаются копии документов.

- Кинодокумент – изобразительный и аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом. Кинодокумент отражает события в динамике, движении. Сейчас большое распространение получили видеодокументы, снятые на магнитную пленку.

- Фонодокумент – документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи. Аудиовизуальные документы широко применяются. 

-  Документы на машинных носителях- электронное документирование. С помощью специальных материальных носителей, на которых данные фиксируются специальными условными обозначениями, создаются документы с информацией в форме, понятной только машине. Чтобы человек мог прочесть информацию, обработанную машиной, ее нужно преобразовать в вид, пригодный для визуального восприятия. Документ на машинном носителе – документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.

-  Материальные носители информации - для создания документов используются различные материальные объекты (бумага, магнитные и оптические диски, кинопленка и др.), которые служат для закрепления и хранения на них речевой, звуковой или изобразительной информации.  

     Документы на новейших носителях информации относятся  к классу технически-кодированных, содержащих запись, доступную для  воспроизведения только с помощью технических средств, в том числе звуковоспроизводящей, проекционной аппаратуры или компьютера.

     Документы на новейших носителях информации делят  на: документы на магнитных носителях (магнитные карты, ленты, дискеты  и жесткие диски, видеодиски); документы  на оптических носителях информации (оптические документы) – микрографические документы (микрофильмы, микродиски, микрокарты) и оптические диски, информация, с  которых считывается с помощью  лазерного луча (CD–ROM, аудио компакт-диски, видеодиски, магнитооптические диски); документы на голографических носителях информации (голограммы). 

3. Что такое протокол? Какие виды протоколов существуют? Оформите протокол общего собрания трудового коллектива по выборам профсоюзного комитета.

Протокол  – документ, в котором фиксируется  последовательность и содержание обсуждаемых  коллегиальным органом (совещанием, конференцией, советом и т.д.) поставленных вопросов и принятых решений.

     Все виды и разновидности протоколов, независимо от принадлежности к системе  или подсистеме документации, классифицируются по двум основаниям – способу документирования и степени полноты записи хода заседания, которые действуют одновременно. Так, по степени полноты записи протоколы  подразделяются на краткие и полные.

Полные  протоколы могут быть подробными текстовыми (текстовый способ документирования),        стенографическими (текстовый способ с использованием специальных условных обозначений, которые должны быть расшифрованы при оформлении протокола),       фонографическими (звукозапись), видео - протоколами (применяется видео - звукозапись, особенно при проведении видеоконференций).

     Они содержат запись всего заседания, включая  реплики, вопросы, замечания, выступления  и справки по ходу заседания, шум, аплодисменты и т.п. в зависимости  от способа документирования.

Краткий протокол последовательно фиксирует  только фамилии председателя, секретаря, состав присутствовавших, перечень рассмотренных  вопросов и принятые решения. Разновидностью краткого протокола является протокол, составленный по сокращенной форме, которая предусматривает краткое последовательное изложение рассмотренных вопросов по схеме «вопрос – принятое решение».        Протокол ведется во время заседания специально выбранным или назначенным лицом или секретарем постоянно действующего коллегиального органа по должности, а протоколы оперативных совещаний, которые проходят под председательством руководителей, ведут и оформляют секретари или помощники руководителей. Секретарь заседания при оформлении протокола использует заранее подготовленные к заседанию документы: повестку дня, списки приглашенных, списки членов коллегиального органа, тексты докладов, выступлений, информационные справки, проекты решений и др.          Составляемый непосредственно на заседании протокол является черновиком. Он должен быть уточнен, сверен со стенограммой или фонограммой (если на заседании велась стенограмма или производилась запись на диктофон), отредактирован и оформлен не позднее 3 или 5 дней с даты заседания. Эти сроки или другие стандарты сроков подготовки протокола к подписанию - «в день заседания», «не позднее следующего рабочего дня» и т.п. - обычно регламентируются положениями о соответствующих коллегиальных органах и должностной инструкцией должностным регламентом секретаря конкретного коллегиального органа. 

 Первичная  профсоюзная организация ОАО «Северное сияние»

(ОАО «Северное сияние»)

ПРОТОКОЛ  №_10__

Заседания профсоюзного комитета

«_25__»  сентября 2011г.            

                                                                       

В состав профкома избрано: 11 чел.

Присутствовало:11 чел;

Члены профсоюзного комитета: Иванова Е.А., Сорокин А.С., Горин И.О., Кузнецов И.О…

Отсутствовало: нет.    

ПОВЕСТКА  ДНЯ:

О выдвижении требований  работодателю ОАО «Северное сияние» о выполнении им положений коллективного договора.

СЛУШАЛИ:

 Председателя  профкома ОАО «Северное сияние» Иванову Е. А. о нарушении работодателем положения коллективного договора в части  не предоставления работникам, работающим  свыше 10 лет дополнительного отпуска , 7 календарных дней.

Иванова Е.А предложила:

1.Выдвинуть   требования  работодателю о выполнении  им условий коллективного договора, для чего  до 17 октября 2011 года  издать приказ о предоставлении работникам, работающим  свыше 10 лет дополнительного отпуска, 7 календарных дней на собрании работников и начать процедуру коллективного трудового спора.

2.Требования  необходимо утвердить на общем  собрании работников. Предлагаю  провести собрание работников 13 октября 2011 года. Дату, время и место проведения собрания работников согласовать с работодателем.

3.В случае  отказа работодателем выполнить  требования  или несообщения своего  решения вступить в коллективный  трудовой спор. 

ВЫСТУПИЛИ:

1.А.С.  Сорокин - член профкома - предложил  поддержать предложение Ивановой  Е.А.

2. И.О.  Горин - член профкома - предложил  поддержать предложение Ивановой  Е.А.                       

ПОСТАНОВИЛИ:

1.Выдвинуть   требования  работодателю о выполнении  им условий коллективного договора, для чего  до 17 октября 2011 года  издать приказ о предоставлении работникам, работающим  свыше 10 лет дополнительного отпуска, 7 календарных дней на собрании работников.

Информация о работе Документоведение