Документы по личному составу

Автор: Пользователь скрыл имя, 24 Декабря 2011 в 21:49, реферат

Описание работы

Документы по личному составу – архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем. Достаточно краткое определение документов по личному составу включает в себя значительный комплекс определенных видов и разновидностей документов, фиксирующих, в том числе и отношения, выходящие за рамки понятия трудовых. Термин «документы по личному составу» является весьма обобщенным названием обширного массива документов, которые образуются в процессе документирования взаимоотношений государства и отдельных граждан. В архивоведении не существует нормативно регламентированной классификации данной категории документов на группы, комплексы.

Работа содержит 1 файл

Документы по личному составу.docx

— 23.14 Кб (Скачать)

Федеральное государственное образовательное  учреждение

высшего профессионального образования

«Мичуринский  государственный аграрный университет»

Кафедра организации и управления производством 
 
 
 
 
 
 
 

Реферат

по дисциплине: «Документация и делопроизводство»

на тему: «Документы по личному составу» 
 
 
 

студента  ГОС51СО

Соловьева В.О.

Проверил:

Соломахин М.А. 
 
 
 
 

Мичуринск-наукоград, 2011

Документы по личному составу 

     Документы по личному составу – архивные документы, отражающие трудовые отношения  работника с работодателем. Достаточно краткое определение документов по личному составу включает в  себя значительный комплекс определенных видов и разновидностей документов, фиксирующих, в том числе и отношения, выходящие за рамки понятия трудовых. Термин «документы по личному составу» является весьма обобщенным названием обширного массива документов, которые образуются в процессе документирования взаимоотношений государства и отдельных граждан. В архивоведении не существует нормативно регламентированной классификации данной категории документов на группы, комплексы.

     Условное  разделение документов по личному составу  на наиболее крупные группы предложено Б.В.Альбрехтом в статье «Нормативно-правовые и организационно-методические вопросы  организации работы с документами  по личному составу».

     С небольшими дополнениями схема классификации  выглядит следующим образом:

     1. Документы, фиксирующие трудовую  деятельность человека: приказы  по личному составу, записки  о приеме, увольнении, перемещении,  списки работников, личные дела, личные карточки по форме Т-2, трудовые книжки, трудовые договоры, контракты

     2. Документы, отражающие финансовую сторону трудовой деятельности человека: штатные (штатно-списочный состав) расписания, лицевые счета (налоговые карточки, документы индивидуального (персонифицированного) учета), ведомости на получение заработной платы, единовременные трудовые соглашения, документы (ведомости, справочники, сетки) по тарификации, документы об установлении персональных окладов, ставок, надбавок.

     3. Документы, фиксирующие производственно-трудовой травматизм, а также удостоверяющие работу человека в условиях вредного производства и дающие право на льготы, получение льготной пенсии, в том числе и по инвалидности: коллективный договор, документы (акты, заключения, протоколы) о производственных авариях и несчастных случаях, акты расследования профессиональных отравлений, заболеваний, списки работающих на производстве с вредными условиями труда, перечни профессий с вредными условиями труда, разработанными на предприятии, табели (подземные табели) и наряды работников вредных профессий, журналы инструктажа по технике безопасности и др.

     4. Документы, фиксирующие образование,  повышение квалификации: списки  работников с высшим и специальным  образованием и карточки их  учета, подлинные личные документы,  удостоверяющие образование, протоколы  заседаний государственных экзаменационных  комиссий, протоколы заседаний и  постановления аттестационных и  квалификационных комиссий. 5. Документы,  фиксирующие должностные и иные  заслуги человека: списки награжденных  государственными и иными наградами,  удостоенных государственных и  иных званий, премий, документы (характеристики, автобиографии, выписки решений  и др.) о представлении к государственным  и ведомственным наградам, присвоению  ученых степеней, званий, присуждению  премий, протоколы заседаний специализированных  советов по защите диссертаций  и присуждению ученых степеней.

     6. Учетные документы, фиксирующие факт совершившегося события, создания документов или их выдачи: книги регистрации актов гражданского состояния, книги прописки (домовые книги), документы сплошных, выборочных, единовременных переписей, документы и книги учета нотариальных действий, карточки, журналы учета награжденных лиц, книги регистрации приказов по личному составу, учета личных дел, книги регистрации несчастных случаев, учета аварий, выдачи трудовых книжек, дипломов, аттестатов, свидетельств и т.д.

     7. Особую группу документов по личному составу составляют личные дела граждан, которые в свою очередь можно разделить наподгруппы: – личные работников; – личные (наградные) дела; – личные дела по аттестации (аттестационные дела); – личные дела учащихся, студентов, аспирантов; – личные дела по усыновлению детей; – регистрационные дела безработных, получавших пособие по безработице; – личные (учетные) дела пострадавших; – личные дела пенсионеров (пенсионные дела); – персональные дела членов партии; – выездные дела; – судебно-следственные дела; – истории болезней.

     Трудовые  правоотношения работодателя (предприятия) с работником регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации. На основании  статей Кодекса на предприятии должен быть установлен порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу). К таким документам относятся:

     Трудовые  договоры, заключенные предприятием с работником:

     - Приказы по личному составу  (о приеме, увольнении, переводе сотрудников);

     - Трудовые книжки;

     - Личные карточки формы Т-2;

     - Личные дела;

     - Лицевые счета по заработной  плате;

     - Пенсионные.

     Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют  особой тщательности и аккуратности при оформлении и обеспечении  сохранности на протяжении длительного  срока. При работе с документами  по личному составу следует учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах  трудовой деятельности и личной жизни) по закону отнесены к категории конфиденциальной информации.

     Описание  документов по личному составу: Приказы  по личному составу – по ним  оформляются прием, увольнение и  перевод сотрудников предприятия. Содержание приказа о приеме на работу должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. Оформляются  приказы по личному составу на бланке типовой межотраслевой формы  № Т-1 формата А4. Приказ составляется в одном экземпляре, визируется юрисконсультом, другим должностным лицом, в обязанности которого входит работа с персоналом предприятия, и подписывается руководителем предприятия.

     Отметка об ознакомлении с приказом проставляется  самим работником и содержит подпись  работника и дату ознакомления. Приказ о приеме на работу объявляется работнику  под подписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. Приказ о прекращении трудового  договора составляется на бланке формы  Т-8. В графе «основание» указываются документы, послужившие причиной увольнения (заявление, докладная или объяснительная записка) или статья ТК РФ, соответствующая причине увольнения. При отсутствии типовых бланков приказы о приеме и увольнении могут быть составлены на обычном листе бумаги.

     По  письменному заявлению работника  предприятие обязано не позднее  трех дней со дня подачи заявления  выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказов по личному составу, выписки из трудовой книжки, справки о заработной плате, периоде работы на данном предприятии). Копии документов, связанных с  работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику  безвозмездно (статья 62 ТК РФ).

     Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную  нумерацию с добавлением индекса  «л/с». Приказы по личному составу хранятся 75 лет (статья 6 б «Перечня документов с указанием сроков хранения»). В процессе деятельности предприятия могут издаваться и другие приказы по работе с кадрами: о поощрении, взыскании, командировке, дежурстве, обучении, отпусках и т.д., срок хранения которых не превышает 5 лет. Такие приказы имеют индекс (№1 к, №2 к…) и формируются в отдельное дело.

     Резюме  – в настоящее время является распространенным документом при приеме на работу. Особенностью резюме является изложение сведений об образовании  и трудовой деятельности в обратном порядке. В графе «Дополнительные сведения» может быть указана любая информация: знание иностранных языков, наличие печатных трудов, профессиональные навыки по другой специальности, интересы претендента и т.д. При необходимости резюме дополняют пунктами: цель (какую работу претендент хотел бы получить) и устраивающий его размер заработной платы.

     Резюме  лиц, не принятых на работу, хранится 1 год (статья 341 «Перечня документов с указанием сроков хранения»). Резюме работающих сотрудников хранятся в их личных делах или в отдельной папке и располагаются там по алфавиту фамилий. Расписка – документ, подтверждающий получение каких-либо ТМЦ, денег, документов. В расписке содержаться обязательства, которые указывают с указанием срока возврата. Реквизиты расписки: наименование вида документа, текст, подпись лица, давшего расписку. Текст расписки включает в себя должности, фамилии, имена и отчества лиц, выдавших и получивших что-либо, паспортные данные, перечень получаемого с указанием количества и стоимости и в скобках прописью с большой буквы, срок возврата.

     Иногда  делается оговорка: «составлена в присутствии свидетелей». Свидетели своими подписями заверяют расписку. Свободные места между подписью и текстом должны быть прочеркнуты. Доверенность – это документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица-доверителя (предприятия или гражданина). Доверенность по характеру и назначению бывают двух разновидностей: Официальные – выдаются представителям предприятия; Личные – выдаваемые гражданам. Официальные доверенности выдаются представителю предприятия на совершение сделок, получение денег, документов, ТМЦ, или других действий от имени предприятия. В тексте доверенности указывают следующие данные - должность, паспортные данные, предприятие, в котором производятся действия по доверенности, вид деятельности, образец подписи лица, получившего доверенность, срок ее действия. Она должна быть зарегистрирована, иметь номер, дату, подписывается руководителем предприятия, главным бухгалтером. Бухгалтер ведет учет доверенностей по журналу или по корешкам доверенностей, остающихся в бухгалтерии. Доверенности выдаются либо для совершения однократных действий, либо на определенный срок.

     Личные  доверенности выдаются от лица доверителя на получение зарплаты и других выплат, связанных с трудовыми отношениями  на получение пенсий, пособий, стипендий. Имеет следующие реквизиты: наименование документа, дату, текст (с указанием доверителя, доверяемого лица, его паспортных данных и вида действий по доверенности, подписи, их расшифровку, подпись должностного лица, заверившего расписку, печать предприятия, на котором доверитель работает, на срок проведения действий, указанных в ней).

     Организация проведения экспертизы ценности документов по личному составу  с отметкой «ЭПК»

     Экспертиза  ценности документов по личному составу  с отметкой «ЭПК» проводится по истечении срока их хранения. Экспертиза проводится как в самой организации, осуществляющей хранение документов, образующихся в ее деятельности, так и в государственном архиве, в который поступили документы по личному составу в связи с ликвидацией организации. Отбор документов на постоянное хранение проводится в соответствии с критериями экспертизы ценности документов по личному составу. В государственном архиве, осуществляющем хранение документов ликвидированных организаций, экспертиза ценности проводится в отношении всех дел и документов, сроки хранения которых истекли. Для упрощения процедуры экспертизы ценности документов в организациях можно использовать метод выборочного отбора. Этот метод применим для отбора на государственное хранение личных дел работников массовых профессий. Рекомендуется в государственных архивах составить в отраслевом разрезе перечень организаций, предприятий из состава источников комплектования государственных архивов, от которых возможен прием личных дел работников массовых профессий на государственное хранение.

     Для составления перечня использовать метод группового выборочного приема по каждой из представленных в списке отраслей. Критерием выбора организации  является масштабность ее деятельности. На документы, отобранные в ходе экспертизы на постоянное хранение, составляется опись дел по личному составу  постоянного срока хранения. Описи  дел по личному составу постоянного  хранения, составленные по результатам  экспертизы документов, как в государственном  архиве, так и в организации, представляются на утверждение Центральной экспертно-проверочной  методической комиссии (далее –  ЦЭПМК) Архивного комитета. Документы, не подлежащие постоянному хранению и с истекшими сроками, включаются в акт о выделении к уничтожению  документов, не подлежащих хранению. Уничтожение  документов производится в установленном  порядке. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Информация о работе Документы по личному составу