Формуляр документа XVIII века

 
 
 
 
 
 
 

Тема: «Формуляр документа XVIII века» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Содержание

Введение

О роли письмовников

Законодательное регулирование делопроизводства

Из истории  профессии

Заключение

Примечания

Литература

 

     3

     Введение

     Документ - явление сложное и древнее. Его  появление, эволюция, функции, требования, предъявляемые к его составлению  и оформлению, а также весь порядок  работы с ним изучаются в цикле  специальных документоведческих дисциплин. Понятие «документ» имеет много  определений. И хотя определения  будут различаться (акцентируются  различные свойства документа и  его функции), они имеют одно общее - документ рассматривается как носитель информации, как результат ее запечатления. Таким образом, документ неразрывно связан с информацией. Понятие «информация» не менее сложно, чем документ, и  в его определении также много  вариантов. В Федеральном законе «Об информации, информатизации и  защите информации» информация определяется как «сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах, независимо от формы их представления». Естественная потребность человека - сообщить другим о том, что он узнал, видел, о чем думал. Информация побуждает  человека к размышлению, к осмыслению событий, фактов, к поступкам, действиям. Можно сказать, что информация является побудителем к любому действию. Только на базе информации, узнав о чем-либо, принимается решение что-то предпринять, сделать, куда-то отправиться и так  далее. Всякое сообщество может существовать, только обмениваясь информацией. Лишь располагая своевременно полученной и  достаточной информацией, можно  принять правильное решение и  выиграть сражение, захватить власть, получить прибыль. У немцев существует поговорка: «Кто владеет информацией, тот владеет ситуацией, тот и  король».

     В настоящее время мир переживает информационный бум, что напрямую связано  с развитием человечества и научно-технической  

4

революцией, изменившей способы фиксации и передачи информации и средства связи. XXI век  назван веком информатизации, а информация

     рассматривается как стратегический ресурс. Давно  известны такие понятия, как ресурсы  полезных ископаемых, трудовые ресурсы, финансовые ресурсы, а во второй половине XX века появляется понятие «информационные  ресурсы». Но информация часто нуждается  в сохранении, чтобы к ней можно  было обратиться спустя какое-то время, и в передаче ее на расстояние. Поэтому  человек ищет способ закрепить информацию для передачи во времени и пространстве. Так появляется документ. Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи ее другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени. Способы фиксации информации, то есть способы документирования в течение  многих веков изменялись и обогащались. Проходят эволюцию и материалы, на которые  можно было надежно закрепить  информацию и сделать ее доступной  для многих.

     Документ  сопровождает человека от рождения до смерти, и в нем фиксируются  важнейшие события всей его жизни: рождение, окончание школы, получение  специального среднего и высшего  образования, вступление в брак и  другое. В далеком прошлом документ появляется, прежде всего, для того, чтобы закрепить, подтвердить право  отдельного лица, семьи, рода на землю, какое-то имущество, право на власть и так далее. Документ стал нужен  для учета скота, денег, других ценностей, для передачи распоряжений правителя. Наличие или отсутствие какого-либо документа может изменить всю  жизнь человека. Еще большую роль документ играет в жизни общества, закрепляя и отражая порядок  организации и управления государством, правила поведения людей, порядок  их взаимоотношений,  

     5

принятую  мораль. Таким образом, документ может  выполнять много функций, иметь  различные назначения.

     Первоначально в документах закрепляются лишь отдельные  события, факты. Но с появлением и  развитием государства функции  управления усложняются. Уже не отдельный  человек выполняет поручения  правителя, а сначала группа людей, а затем специально созданный  аппарат, который занимается определенным направлением управленческой деятельности. И сразу устанавливаются информационные связи, которые закрепляются в документах. Вся управленческая деятельность обязательно  документируется.

     Как носитель информации документ выступает  в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, обеспечивая  взаимодействие его частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой  работы. В управленческой деятельности документ выступает как предмет  труда, как результат труда, так  как принятое решение записывают, закрепляют в документе.

     Принятый 25 января 1995 года Государственной Думой  Федеральный закон Российской Федерации  «Об информации, информатизации и  защите информации» указывает: «Документирование  информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом  органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации». Таким образом, документ является одним из средств  укрепления законности и контроля. 

6

     Однако  один документ - это единичный акт  документирования. Но деятельность учреждения оформляется и отражается совокупностью  целого ряда определенным образом взаимодействующих  документов, обычно соответствующих  функциям управления. Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению составляет систему документации.

     Развитие  человечества объективно сопровождается ростом объемов информации и ее носителей - документов. Естественно, что работа с ними требует больших трудозатрат  и привлечения все большего количества людей, занятых в этой сфере. Резкое увеличение объемов документов начинает отчетливо прослеживаться в XIX веке, и именно в это время изобретаются новые средства связи - телеграф, затем  телефон, радио, внедряются средства размножения  документов, а с конца XIX века начинается применение пишущих машинок. Резко  меняется внешний вид документа  и технология работы с ним. XX век  приносит коренные изменения в организацию  труда. В 1920-е годы возникают первые оргпроектные работы по документационному  обеспечению управленческой деятельности, внедряющие в аппарат управления различные средства механизации. Но настоящей революцией можно считать  последнюю четверть XX века - внедрение  электронно-вычислительных машин. Они  внесли радикальные изменения в  процесс создания, обработки и  хранения документов. Требования к  структурным подразделениям и их работникам, занятым в сфере информационно-документационного  обеспечения управления, резко возросли. 
 
 

7

1.О роли письмовников в русском делопроизводстве

       При изучении документа широко используется понятие формуляра, понимаемое как  совокупность реквизитов документа, расположенных  в определенной последовательности. Есть все основания полагать, что  это понятие возникло в практике делопроизводства, причем достаточно давно. В первоначальном значении формуляр - текст документа, служащий образцом для составления документа. В  этом значении употребляется этот термин в Генеральном регламенте Петра I: «Канцеляристам надлежит изготовлять  те дела, о которых они генеральные  формуляры (образцовые письма) имеют, а  именно: дипломы, патенты и прочее»¹. Там же, в «Толковании иностранных речей…» термин «формуляры» объясняется как «образцы». Историк Н. П. Лихачев называл формулярами «старинные сборники образцов актов», составители которых в виде образцов брали настоящие, а не выдуманные документы», к формулярам он причисляет и так называемые «титулярники», в которых содержались сведения о том, как писать разным иностранным государям². То же отмечают и современные историки: «В специальных «образцовых книгах» помещались образцы документов, типы деловых бумаг и писем приводились и в азбуках, «письмовниках», предназначенных для чтения и переписывания. Таким образцам пытались следовать и в правительственных учреждениях (центральных и местных), и в выборных земских учреждениях, и в канцеляриях крупных феодалов (светских и духовных), «площадные подьячие», писавшие челобитные и другие бумаги»³.

       ¹ Полное собрание законов Российской империи. Собрание 1-е, т. 6, № 3534, гл. XXXIV

     ² Лихачев Н. П. Дипломатика (из лекций, чит. в С.-Петербургском археологическом институте). - Спб.; 1901, с. 91

     ³ Шмидт С. О., Князьков С. Е. Документы делопроизводства правительственных учреждений России XVI - XVII вв.; Учебное пособие. МГИАИ. - М., 1985, с. 27 - 28 

     8

     Из  истории документа известно, что  уже на ранних этапах развития форма (формуляр) рассматривалась как необходимое  условие документа: если же деловая  бумага была составлена не по форме, она  не имела силы документа⁴.

     Требования  к почерку были достаточно высоки: он должен был быть четким, чистым и  красивым. Цвет бумаги, которая могла  быть синей, оранжевой, палевой и  прочей, авторы письмовников советовали выбирать осторожно, чтобы не подвергнуться  упреку в недостатке вкуса. Самым  подходящим считался «молочный», так  как в нем виделась «вся чистота  белого цвета, смягченного нежным оттенком и потому легкого для глаз». Для  актов, сделок и прошений обычно использовали гербовую бумагу с искусственными клеймами и изображением государственного герба. Некоторые документы разрешалось  писать на простой бумаге обыкновенного  формата. Письма отправляли в конвертах, а конверты запечатывали облатками  или сургучом: первыми запечатывали только записки и реже письма, все  остальное - сургучом. Облатки были разноцветные, тогда как сургуч большей  частью - красный. Находящийся в трауре, запечатывал письмо только черным сургучом. На это же характерное свойство документа  обращал внимание и историк С. Б. Веселовский, описывая приказной  строй управления Московского государства: подаваемая на имя царя жалоба (челобитная) должна была иметь обязательные элементы (формулы обращения, выражения просьбы  и так далее), в противном случае она не принималась к рассмотрению, а серьезные отступления от положенной формы могли привести к наказанию автора документа. Что же представляли собой сборники образцовых текстов, или формулярников, имевшие такое значение для составления документов?

     ⁴ Ардашев Н. Н. Дипломатика. Лекции, чит. в 1907/08 уч. г. - М., 1908, с. 52 

     9

     Для обозначения сборников образцов документов в делопроизводственной литературе конца XVIII - начала XX веков  употреблялись разные термины: «формулярник», «письмовник», «всеобщий письмовник», «письмоводитель», «секретарь-письмоводитель», «всеобщий секретарь», «кабинетный  секретарь», «всеобщий стряпчий», «канцелярский  самоучитель» и другое. Наиболее широкое  распространение приобрел термин «письмовник», производный от слова «письмо». В  словаре русского языка В. Даля слово  «письмовник» объясняется как «книга, содержащая правила и примеры  для писем, бумаг, деловой и частной  переписки, сборник писем». Письмовники  долгое время были единственными  источниками правил для написания  документов, поэтому в самых ранних работах по делопроизводству само умение составлять документы нередко называется - «письмо по образцам» или «умение  писать по образцам». Самый ранний из известных нам письмовников - «Наставление как сочинять и писать всякие письма разным особам» 1765 года. Широкую известность  приобрел «Письмовник» Н. Г. Курганова, который был и письмовником в  общественном значении этого слова, и учебником русского языка⁵.

     В сборники образцов документов включались не только письма, но и более широкий  круг документов, выражавших письменные сношения присутственных мест и должностных  лиц, канцелярские дела и бумаги, составлявшие делопроизводство самого присутственного  места, независимо от того, какой властью  оно было наделено - законодательной, судебной или административной. Кроме  того, сборники охватывали коммерческую документацию, а также документы, составляемые частными лицами. Форма, в которой были представлены образцы, могла быть самой разной  

     ⁵ Курганов Н. Г. Письмовник, содержащий в себе науку российского языка со многим присовокуплением разного учебного и полезно-забавного вещесловия. 2-е изд. - Спб., 1777

     10

     В большинстве случаев - это текст  документа, в котором переменная (индивидуальная)информация обозначалась многоточием, пробелами, пояснениями  в скобках и другое. Реже перечисление разделов документа или 

     основных  аспектов содержания документа с  соответствующими пояснениями, в отдельных  случаях - структурированное представление  содержания документа в виде таблицы  с указанием в графах, какую  информацию и как следует излагать в документе, в последнем случае последовательность граф таблицы показывала последовательность расположения частей текста. Цель сборников образцов документов, как правило, формулировалась самими авторами. Одни из них считали своей  целью «обучить науке сочинять письма»  и способствовать развитию навыков  «правильно мыслить и чисто выражать себя на языке», другие - дать полное руководство  о порядке производства дел с  описанием «обряда делопроизводства», указанием существующих законов  и других полезных сведений, а также  с приложением форм документов. Цели, которые ставили перед собой  авторы сборников образцов документов можно представить в виде некоторой  иерархии:

     - дать образцы, которыми можно  было бы пользоваться при подготовке  документов;

     - дать описание порядка производства  дел, подкрепленное законами, образцы  и формы деловых бумаг, составляемых  в процессе производства дел;

     - дать теорию документирования, на  ее основе ввести единообразные  формы деловых бумаг и упростить  делопроизводство. 
 

     11