Формуляр документа XVIII века

     В соответствии с этим все письмовники  можно разделить на три группы. Самая многочисленная первая группа письмовников, включавших, как правило, только образцы документов с кратким  руководством, в котором давалось определение разновидностям писем, разъяснялось, как сочинять и писать разного рода письма, излагались требования к стилю писем, форме и 

     структуре текста. Как правило, эти сборники содержат образцы личных писем неофициального характера - дружеских, поздравительных, благодарительных, просительных, извинительных, сатирических, издевочных, нравоучительных, любовных и других; образцы коммерческих писем, в том числе векселей; документов, предназначенных для подачи в  присутственные места - контрактов, паспортов, «верющих писем», аттестатов, духовных завещаний и другое; образцы частноправовых актов - завещаний, доверенностей, купчих и другое. Некоторые сборники образцов этой группы включали в качестве примеров письма великих особ и снабжались «российским дорожником» (картой дорог), сведениями о ярмарках, торговых городах, «европейских деньгах и монетах». Особое место среди письмовников первой группы занимали письмовники, содержащие письма частным особам. Чтобы показать все разнообразие писем, включенных в них, приведем перечень писем, образцы  которых содержатся в письмовнике 1788 года: письма, дела содержащие; содержащие учтивость; полезные наставления; рекомендательные; выговор содержащие; жалобу приносящие; новости и повествование содержащие; ученые и критические; похвалу содержащие. Письма могли классифицироваться в  письмовниках не только по тематике, но и по адресату и корреспонденту; родителям; покровителю или опекуну; крестному отцу; от служащего к  хозяину; приятелю; вдове; девице и так  далее.  
 

     12

     Ко  второй группе следует отнести письмовники, авторы которых не только давали образцы  деловых бумаг, но и описывали  порядок производства дела. Это большая  группа сборников, которые являлись одновременно руководством по делопроизводству и собранием сведений о деятельности учреждения, необходимых при ведении  делопроизводства. Это наиболее развитый, разработанный тип письмовника. Структурно эта группа письмовников могла быть организована по-разному: есть сборники, в 

     которых образцы документов расположены  в алфавитном порядке, но им предшествует общий очерк истории развития структуры и компетенции учреждений России, законодательства, регламентирующего  их деятельность, а каждому виду или разновидности документа  дается определение, сопровождающееся извлечениями из соответствующих законодательных  актов. В других сборниках образцы  документов размещаются в систематическом  порядке, по определенным тематическим разделам. Внутри разделов образцы  документов группируются по направлениям деятельности учреждений. Например, судопроизводственные бумаги подразделяются на бумаги по гражданским  и уголовным делам. Документы  гражданского судопроизводства группируются по способу судопроизводства: исковые, охранительные, понудительные, упрощенные и исполнительные; далее - по видам  документов. В сборниках этого  типа образцы документов объединяются в единый массив по виду деятельности (судопроизводственные бумаги, коммерческая корреспонденция) или по типу взаимоотношений  учреждений и лиц (деловые письма, договоры и обязательства). Еще один тип сборника - это сборники, построенные  в порядке, отражающем процесс делопроизводства или процесс рассмотрения, решения  и исполнения дел. Соответственно и  образцы документов представлены в  последовательности, отражающей процесс  рассмотрения,  

     13

     решения и исполнения. Материал в этих сборниках  в большинстве случаев располагается  по схеме:

     1.Орган  управления (присутственное место) - его структура, компетенция,  законы, на основании которых  он действует.

     2. Вопросы (дела), решаемые органом  управления.

     3. Порядок рассмотрения, решения и  исполнения дел.

     4. Образцы документов.

     Наиболее  интересный из этой группы - письмовник А. Щедрина, содержащий судебную документацию. В сборнике приводятся основные законы, на которых строится деятельность судебных учреждений, начиная с Генерального регламента Петра 1, далее рассматривается  порядок производства дел в судебных учреждениях разных уровней, и в  соответствии с ним в необходимых  случаях приводятся образцы документов. Аналогичный подход к описанию порядка  производства дел в присутственных местах, выдержанный более последовательно  и представленный в разработанном  виде, дан в работе П. Дегая⁶.

     В отдельных случаях в сборниках  образцов документов в особую группу выделяются документы, относящиеся  к «обряду внутреннего порядка» присутственного места, это - формы  реестров, книг, тетрадей для фиксации движения документов в учреждении. В совокупности эти документы  отражают, говоря современным языком, систему документирования документооборота. 

     ⁶ Дегай П. Учебная книга российского гражданского судебного судопроизводства и судебного делопроизводства. - Спб., 1847

     14

     Третья  группа сборников образцов документов - это уже не столько письмовники, сколько руководства по делопроизводству, излагающие теорию и практику делопроизводства. Это, прежде всего работы В.Вельдбрехта  и Н.В. Варадинова. Безусловно, главное  содержание этих работ - теория делопроизводства, но поскольку значительное место  в этих работах занимают именно образцы  документов, есть все основания рассматривать  их и как письмовники. Цель этих работ - дать теорию документирования и на ее основе ввести единообразные формы  деловых бумаг и упростить  делопроизводство. Важно, что и в  теоретической части, и в расположении образцов документов авторы соблюдают  последовательность, отражающую порядок  производства дела.

     2. Законодательное регулирование  вопросов делопроизводства в  наказах первой четверти XVIII века

     В конце XVII века Российское государство  остро нуждалось в переустройстве системы государственного управления. Боярская Дума и громоздкий аппарат  приказов уже не могли решать задачи возникающей абсолютной монархии. Нужны  были реформы не только в центральных  учреждениях, но и на местах. Проводимые административные реформы не могли  не сказаться на порядке делопроизводства. Большинство историков выделяют два этапа реформ местного управления первой четверти XVIII века: первый начался  в 1708 году после издания уложения о разделении России на восемь губерний⁷, а второй - в 1719 году. Главной потребностью проведения реформы местного управления была необходимость укрепления финансовой системы государства. Роспись городов по губерниям предусматривала распределение триста сорок одного города между восемью областями.

     ⁷ ПЗС. Собрание первое. Т. 4, № 2218

     15

     В течение 1709 года начальникам губерний предписывалось собрать в приказах и городах сведения о финансовых средствах, подлежащих сбору в их губерниях. Второй этап был связан с  переходом к системе взаимодействующих  органов центральной и местной  власти. Они должны были действовать  по единым законам и инструкциям. Поэтому каждый законодательный  акт этого периода не носил  случайного характера, а являлся  звеном в цепи объединения центрального и местного управления в единую систему.

     Этапы реформирования системы управления вызвали изменение системы делопроизводства. В начале века издается ряд законодательных  актов, затрагивающих отдельные  вопросы документирования (введение гербовой бумаги в 1699 году, отмена столбцовой формы делопроизводства в 1700 году, введение крепостной формы совершения актов  и некоторые 

     другие). Второй этап связан с созданием системы  коллежского делопроизводства как  единой системы документирования и  организации работы с документами  не только в центральных, но и местных  учреждениях Российской империи. В 1719 году были изданы документы (наказы, или инструкции), которые впервые  подробно регламентировали порядок  деятельности местных учреждений и  делопроизводства в них. Как вид  документа наказы широко применялись  и в приказном делопроизводстве. Их выдавали воеводам при направлении  их на эту должность. Они носили персональный характер и имели совершенно разное содержание, что и не удивительно  при существовании территориальных  приказов. Наказы 1719 - 1721 годов имели  другое значение. Они носили общероссийский характер, имели статус законодательного акта, устанавливали единые требования. Не случайно рядом с традиционным названием «наказ» как синоним  указывается новое название этого  документа, получившее распространение  

     16

     именно  в Петровскую эпоху, - «инструкция». Наказы (инструкции) были изданы специально для того, чтобы упорядочить функции  и задачи глав местных органов  управления. Основополагающим являлся  наказ воеводам, который полностью  закрепил административные, политические и иные функции, установил круг их должностных обязанностей и ответственность  за свою работу. Но наказ, прежде всего, интересен тем, что в нем были рассмотрены и вопросы, связанные  с ведением финансового делопроизводства на местах, так как именно в документах отражается и закрепляется система  управления. Нужно отметить, что  деления на разделы и подразделы в наказе нет, более или менее  четкая структура текста в наказе просто отсутствует. Такое несовершенство в составлении свойственно всем документам этого периода, касающимся не только местного управления, но и  центрального.

     Проблему  обеспечения единства оформления документов в учреждениях России пытались решить путем законодательной регламентации  документирования. В результате анализа  ряда законодательных актов XVIII века возможно выявить степень законодательного регулирования оформления документов в учреждениях, а также проследить тенденции формирования формуляра  управленческого документа, видовое  развитие административной документации. Восемнадцатое столетие стало определяющим для развития делопроизводства в  России: государство в этот период в своем развитии сделало значительные «шаги вперед»: формирование четкой структуры государственного аппарата путем проведения множества реформ.

     К.Г. Митяев, А.А. Лукашевич в своих  работах справедливо отмечают, что  делопроизводство XVIII века, в отличие  от приказного, опиралось на законодательную  базу. «Базовым» законодательным  актом,  

     17

сыгравшим главную роль в становлении делопроизводства, является Генеральный регламент⁸, изданный 28 февраля 1720 года, определивший структуру нового государственного аппарата. Он на законодательном уровне ввел в управление новые виды документов, установил правила их оформления, а также регламентировал работу с документами в учреждениях. В Генеральном регламенте можно выделить преамбулу и пятьдесят шесть глав, каждая из которых посвящена определенной тематике. Факт, что к Генеральному регламенту прилагался толковый словарь иностранных слов⁹, свидетельствует о том, что данный законодательный акт насыщен иностранными словами. В словаре термины пояснялись не по алфавитному, а в порядке встречаемости в регламенте. В преамбуле Генерального регламента описывается новая структура государственного аппарата, в соответствии с которым вместо приказов учреждаются коллегии, а также их количество и название. Несомненно, основная цель Генерального регламента

     - определить новую структуру государственного  аппарата России, в результате  чего формировалась новая система  делопроизводства. Функции по работе  с документами законодательно  были закреплены за структурным  подразделением - канцелярией, состав  которой был определен: секретарь,  нотариус, переводчик, актуариус, регистратор,  канцелярист, копиист, за каждым  из которых закреплялся определенный  вид деятельности. Руководил и  контролировал работу канцелярии  секретарь, на котором лежала  ответственность за постановку  делопроизводства, подготовку дел  к заседанию, доклад дел на  коллегии, составление наиболее  важных документов, хранение печати.

     ⁸ ПЗС Российской империи. Собрание первое. Т. VI, № 3534

     ⁹ Толкование иностранных речей, которые в сем регламенте 

     18

     Некоторые документы составлялись канцеляристами, но по указанию и под контролем  секретаря. Утверждается практика составления  документов по типовым формам - «генеральным формулярам»¹⁰. По данным формулярам канцеляристы составляли повторяющиеся документы - патенты, дипломы и другие документы. В Генеральном регламенте прописан порядок слушания дел на коллегиях: в первую очередь слушались дела государственной важности (в том числе связанные с интересами казны), а затем частные дела. Также значительное внимание уделяется порядку регистрации документов. Основной целью регистрации документов в делопроизводстве XVIII века был учет и обеспечение сохранности документов. В регламенте была установлена методика регистрации, состав регистрационных форм, а также правила их заполнения. В Генеральном регламенте была предпринята попытка связать в единую технологическую цепочку процесс регистрации, контроля, исполнения и справочной работы по документам. При регистрации проводилась систематизация документов, так как документы делили на определенные группы, для которых должны были быть заведены определенные регистрационные книги. Следовательно, можно сделать вывод о том, что на документах XVIII века в соответствии с требованиями

     законодательства  «номер документа», «дата документа» и «печать» являлись обязательными  реквизитами. Впервые Генеральным  регламентом вводилось в практику установление требований к оформлению видов документов на законодательном  уровне. Вторым по-своему значению в  эволюции делопроизводства России XVIII века законодательным актом являются «Учреждения для управления губерний»¹¹.