Характеристика офіційно-ділового стилю. Особливості та різновиди

Міністерство освіти та науки, молоді і спорту України

 

ОДЕСЬКА НАЦІОНАЛЬНА АКАДЕМІЯ

ХАРЧОВИХ ТЕХНОЛОГІЙ

 

 

 

 

 

РЕФЕРАТ

 

З дисципліни «Українська мова за професійним  спрямуванням»

На  тему: «Характеристика офіційно-ділового стилю.

Особливості та різновиди»

 

 

 

 

 

 

 

 

  Виконала: студентка 5 курсу

 Групи ЕТМ к 552

                      Вацькова А. С.

  Прийняла: Машарова Я. В.

 

 

 

Одеса, 2012

ЗМІСТ

Вступ           3

1. Офіційно-діловий стиль: характеристика, особливості та різновиди          4
2. Офіційно-діловий стиль – це мова ділових паперів (документ, класифікація документів)       7
3. Основні реквізити документів. Вимоги до оформлення документів         8

Висновки                   10

Список  використаної літератури              14

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Вступ

У процесі  розвитку суспільства неминуче виникала потреба оформлення державно-правових суспільних відносин, регулювання діяльності різних сфер суспільного життя, а звідси потреба мати книжну мову для ведення ділової документації, офіційного і приватного листування.

Офіційно-діловий стиль сучасної української мови певний час розвивався тільки як епістолярій приватного характеру, оскільки український народ не мав своєї державності і українська мова в царській Росії офіційною владою взагалі не визнавалась як мова, а вважалася наріччям російської. Проте інтенсивний розвиток літературної мови заклав добре підґрунтя для розвитку офіційно-ділового стилю, як тільки з'явилися для цього належні умови — утворення Української Народної Республіки.

Офіційно-ділове життя української мови в УРСР всіляко обмежувалося, допускалося тільки для вигляду, проте ті мовні кліше, специфічна термінологія, синтаксичні структури, композиція ділового тексту, що були ще в давній книжній мові, сформувалися у стильову парадигму мовних ознак офіційно-ділового стилю сучасної української літературної мови. У зв'язку з проголошенням України незалежною самостійною державою максимально зросла роль офіційно-ділового стилю української мови, що обслуговує суспільне, громадське і державне життя громадян усієї країни.

В умовах національного відродження українська мова набула державності, зросло її суспільне  значення. Велика увага приділяється офіційно-діловому стилю, що відображає рівень освіти нації, її культури та, зрештою, її престижність у світовому співтоваристві.

 

 

 

 

 

 

1. Офіційно-діловий стиль: характеристика,

 особливості та різновиди

Офіційно-діловий стиль – функціональний різновид мови, який слугує для спілкування в державно-політичному, громадському й економічному житті, законодавстві, в управлінській діяльності. Це мовна діяльність, завданням якої є регулювання ділових стосунків між членами суспільства, задоволення потреб офіційного спілкування. Учасниками ділового спілкування можуть виступати як окремі особи, так і організації, заклади, підприємства.

Офіційно-діловий стиль історично базується на документах доби Київської Русі й адміністрації Великого князівства Литовського, гетьманських канцелярій, юридичних актах міських урядів (ХV - ХVII ст.). Цей стиль зазнав лексико-граматичного впливу російської канцелярської мови та мови австро-угорських і польських канцелярій. Якщо на російську літературну мову свого часу відчутно вплинула канцелярська сфера, то українська літературна мова ближча до народної.

Офіційно-діловий  стиль обслуговує сферу ділових (місцевого, галузевого, державного діловодства) та юридично-правових, виробничо-економічних і дипломатичних відносин. Також використовується у процесі спілкування в державно-політичному й економічному житті, законодавстві, адміністративно-господарській діяльності.

Основне призначення офіційно-ділового стилю - регулювати ділові стосунки мовців у державно-правовій і суспільно-виробничій сферах, обслуговувати громадянські потреби людей у типових ситуаціях.

Найважливіші риси офіційно-ділового стилю:

1.Точність, послідовність і лаконічність викладу фактів, чіткість у висловленні.

2.Однозначність формулювань.

3.Несуперечлива аргументація викладеного в документі.

4.Відсутність образності, емоційності й індивідуальних авторських рис (хоча службові листи можуть мати окремі індивідуальні авторські риси).

5.Вживання усталених мовних одиниць - кліше, що забезпечують певну стандартизацію ділових текстів. 

6.Повторюваність окремих мовних одиниць.

7.Наявність реквізитів. Обов’язкові реквізити, без яких документ не має юридичної сили, - дата і підпис.

8.Вживання стилістично нейтральної лексики (слів) у прямому значенні. Використання залежно від мети суспільно-політичної, професійно-виробничої, науково-термінологічної лексики.

9Діловий текст може поділятися на розділи -1, на параграфи (§) - 1.1., пункти (п.) -1.1.1., підпункти (пп.) - 1.1.1.1.

10.Найуживаніші синтаксичні одиниці - прості поширені речення з прямим порядком слів, складнопідрядні з причино-наслідковими відношеннями частин.

Основні мовні засоби:

• використання суспільно-політичної та адміністративно-канцелярської термінології;

• наявність специфічних виразів;

• відсутність буд-якої авторської мовної індивідуальності;

• відсутність емоційно-експресивної лексики.

Особливості офіційно-ділового стиля:

- кожний документ має встановлений зразок;

- слова вживаються виключно в прямому значенні;

- переважають слова-терміни, пов'язані з діловодством;

- відсутні художні засоби, пестливі та згрубілі слова, питальні,

 неповні  і незакінчені речення.

Офіційно-діловий стиль має такі підстилі:

1. законодавчий (закони, укази, статути, постанови);
2. дипломатичний (міжнародні угоди — конвенції, повідомлення — комюніке, звернення — ноти, протоколи);
3. адміністративно-канцелярський (накази, інструкції, розпорядження, довідки, заяви, звіти).

Законодавчий підстиль складають документи, які виконують настановчо-регулювальну функцію в державному і суспільному житті, утверджують обов'язкові правові норми: декрети, закони, кодекси, конституції, укази, постанови, рішення. Мова цих документів, хоч і насичена юридичною термінологією, ускладненими синтаксичними конструкціями з відокремленням, підрядністю, повинна бути доступною і зрозумілою кожному громадянинові держави, бо всі мають однакове конституційне право на таку законодавчу інформацію.

Дипломатичний підстиль обслуговує дипломатичну службу, контакти Української держави з іншими державами, міжнародним співтовариством і всесвітніми організаціями. Цей підстиль характеризується специфічною лексикою, термінологією, серед якої чимало запозичень, та своєрідними формулами дипломатичної ввічливості. До дипломатичних належать: організаційно-регулюючі документи (конвенція, пакт, угода, протокол про наміри); організаційно-впливові документи (декларація, нота, вербальна нота, міжнародна заява); інформативно-описові документи (меморандум, комюніке).

Адміністративно-управлінський підстиль, як кровоносна система, забезпечує зв'язок усього управлінсько-виконавчого апарату держави між його внутрішніми підрозділами і кожним громадянином держави. Він єдиний з підстилів активно доходить до кожного члена суспільства, як і розмовний стиль, особливо нині, коли Україна є правовою державою. Серед адміністративно-управлінської документації виділяють: розпорядчу (наказ, постанова, рішення, резолюція, розпорядження); організаційну (договір, інструкція, статут, штатний розпис, тарифікація); інформаційно-довідкову (автобіографія, заява, звіт, план, характеристика, інформація, довідка).

2. Офіційно-діловий стиль – це мова ділових паперів

(документ, класифікація документів)

Документ – зафіксована на матеріальному носієві інформація за визначеними стандартами чи формою. Документ має правове значення та юридичну силу.

Держстандартом  установлений не тільки склад реквізитів (усього їх 31), але й зони, і послідовність  їх розміщення на документі. Сукупність реквізитів і схема їх розташування на документі складають його формуляр.

Усі документи повинні відповідати  таким вимогам:

1) документ видає повноважний орган або особа у відповідності до її компетенції;

2) документ не може суперечити діючому законодавству й директивним вказівкам керівних органів;

3) документ повинен бути достовірним і відповідати завданням конкретного керівництва;

4) документ необхідно укладати за встановленими формами.

Документи класифікують за різними  ознаками:

1. За найменуванням: заява, лист, довідка, інструкція, службова записка, протокол тощо

2. За походженням: службові (офіційні) і особисті

3. За місцем виникнення: внутрішні, зовнішні

4. За призначенням: щодо особового складу (особові офіційні документи), кадрові, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, організаційні, розпорядчі

5. За напрямом: вхідні, вихідні

6. За формою: стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні)

7. За терміном виконання: звичайні безстрокові, термінові, дуже термінові

8. За ступенем гласності: для загального користування, службового користування, таємні, цілком таємні

9. За  стадіями створення: оригінали, копії.

10. За складністю : прості, складні

11. За  терміном зберігання: тимчасового, тривалого, постійного зберігання.

12. За  технікою відтворення: рукописні, відтворені механічним способом

13. За  носієм інформації: на папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, дискеті тощо.

 

 

3. Основні реквізити документів та вимоги

до їх оформлення

Оформлення  документів визначається певними стандартами. Стандартність документів виявляється найбільшою мірою у наявності спільних складників – реквізитів.

Реквізит(від лат. requisitum – необхідне, потрібне) – вихідні дані документа, відсутність яких позбавляє документ юридичної сили. Всього державним стандартом України визначено 31 реквізит.

Основні реквізити та вимоги до їх оформлення:

1. Назва  – це слово або словосполучення,  яке дозволяє визначити вид  документа (акт, паспорт, формуляр). За незначними винятками пишеться або проставляється на початку документа чи після деяких інших реквізитів.

2. Заголовок  – це стислий виклад того, про  що йдеться в документі. Він  формулюється особою, що пише  документ і пишеться після  назви. Має бути точним, лаконічним, найповніше розкривати зміст самого документа. Відповідає на запитання “про що?”. Починається зі слова «Про». Наприклад: Наказ «Про підведення підсумків …».

3. Адресат  – інформація про те, кому призначений  документ (організація, службова  чи приватна особа) і поштова  адреса. До оформлення адреси ставляться такі вимоги:  всі складові частини пишуться у називному відмінку, з нового рядка, з одного положення, з великої літери. Посада, звання та прізвище одержувача – у давальному відмінку.

Способи оформлення поштової адреси:

а) країна – область – район – населений пункт у називному відмінку, відділяються комами (Україна, Рівненська область, Рівненський район, смт. Оржів);

б) населений  пункт – у називному, район, область  – у родовому відмінку, коми не ставляться (Оржів Рівненського району Рівненської області).

4. Дата  – обов’язковий реквізит, що  вказує на день підписання  чи день затвердження документа.  Реквізит дати має три складники  (число, місяць, рік), які записуються  одним рядком трьома парами  арабських цифр, відокремлених крапками: 12.05.88 або 05.01.93.

5. Підпис  – обов’язковий реквізит, засвідчує  законність документа. Вимоги  до підпису: а) назва посади, підпис, прізвище й ініціали; б)послідовність  та ієрархії посад. 

Якщо  документ підписують особи, що обіймають  рівнозначні посади, то підписи ставляться на одному рівні. Якщо документ підписує комісія, то позначаються не посади осіб, а розподіл їх обов’язків:     Голова комісії

Члени комісії

6. Печатка  (проста, гербова). Накладається так,  щоб захопити частину слів  – найменування особи, що підписала документ.

7. Нумерація  сторінок – реквізит, що вказує  на обсяг документу. Виконується  арабськими цифрами.

8. Членування  тексту та нумерація частин  – реквізит, що виражає зовнішню  будову документа. При цьому використовуються слова: «розділ», «пункт», «підпункт», а також номер (№) та параграф (§).

9. Текст  – реквізит, де викладається основний  зміст документа (суть, причина  та мета написання).