История делопроизводства

В качестве носителей, на которых вырезались, высекались и писались документы, использовались самые разные материалы. Например, как  утверждал Геродот, на пирамиде Хеопса был высечен документ, в котором  было зафиксировано, сколько продуктов  было выдано людям, занятым на строительстве  пирамиды.

Клинописные таблички, берестяные грамоты, папирус, пергамент, бумага, магнитная лента, накопитель на магнитных дисках, лазерные диски - вот далеко не полный перечень носителей, применявшихся когда-то и используемых сегодня для хранения документов.

Эволюция  делопроизводства

На Руси деловые  документы появились в Х веке. Первыми документами, зафиксированными в летописи, являются тексты договоров  с греками 907, 911, 944 и 971 годов.

Первый  свод законов Киевской Руси "Русская  правда", датированный XI веком, позволяет  судить о развитости системы юридической  и общественно-политической терминологии того времени.

В "Русской  правде" уже употребляются термины, свидетельствующие о развитии правовых отношений в Древней Руси: послух (свидетель), вира (штраф), куна (деньги).

В XI-XV веках  формируется круг людей, занимающихся делопроизводством, устанавливаются  правила засвидетельствования документов подписями, печатями князей, городов  и отдельных чиновников. Появляются первые формулярники - пособия по делопроизводству с образцами распространенных документов.

Централизация государства приводит к развитию государственного делопроизводства: создаются  приказные избы - приказы. Высшим правительственным  учреждением становится Боярская дума. Документы того времени составлялись в виде узких столбцов, которые  скатывались в свитки. Важные государственные  акты могли иметь особенно большие  размеры. Например, грамота царя Алексея  Михайловича Пыскорскому монастырю на земли имеет длину более метра.

Существовало  ограниченное число видов документов приказного делопроизводства: грамоты (царские указы), наказы (указания царя воеводам), приговоры, челобитные (обращения  граждан), отписки (доклады, поступающие  в приказы с мест).

Приказное делопроизводство касалось в основном государственных и гражданских  дел.

При Петре I от свитков перешли к тетрадям - свернутым вдвое листам, которые  сшивались в книги. С середины XVII века принимаются меры по унификации делопроизводства и постановке его  на законодательную основу.

Петр I уделял много времени реформам в  области управления государством. При  нем появляются новые учреждения и регламенты для них.

В 1720 году был утвержден "Генеральный регламент", ставший основой для работы всех коллегий, а система делопроизводства стала называться "коллежской". Делопроизводство получило законодательную  основу. В "Генеральном регламенте" была определена законченная система  норм документирования. "Генеральные  формуляры", т.е. формы документов, предусматривали нормы оформления, этикетные нормы обращения к  адресату с указанием чина, титула, звания, единые нормы наименования.

В этот период лексика делового языка все  больше отдаляется от разговорной речи, в нее проникает большое количество иностранных слов и терминов (акт, баллотировать, апелляция и т.п.).

Уже с  петровских времен в российской системе  делопроизводства (в отличие от западной) более пристальное внимание уделялось исполнительской дисциплине. Основной задачей делопроизводства становится учет и контроль. Среди участников процесса делопроизводства выделяются непосредственно субъекты делопроизводства (руководители и исполнители) и делопроизводственный персонал, который осуществляет контроль делопроизводственной дисциплины.

В 1773 году Екатерина II издает "Общее учреждение для управления губерний" согласно которому документы делились на внутренние и внешние, предназначенные для других учреждений.

В начале XIX века появились министерства.

В 1811 году было издано "Общее учреждение министерств", с появлением которого оформление документов стало более единообразным.

С этого  времени начинают формироваться  черты канцелярского стиля: неличный характер высказывания, синтаксическая громоздкость, лексическое однообразие. С середины XIX века сложился новый  порядок изложения дела в виде краткой записки по существу вопроса  с целью ускорения прохождения  дел. По очередности исполнения все  поступающие в министерство дела делились на чрезвычайные, срочные (принимались к производству незамедлительно) и текущие.

Веками  документы оформлялись вручную, и качество документа определялось исключительно почерком исполнителя. Лишь в конце XIX века появились первые механические пишущие машинки. Большая  скорость подготовки и компактность документа, возможность получения  сразу нескольких копий ускорила процесс делопроизводства, но тем не менее процесс создания документа оставался весьма трудоемким - даже для внесения незначительных изменений текст приходилось перепечатывать заново.

К этому  времени начали издаваться сборники, содержащие образцы разнообразных  документов.

В XX веке унификация (единообразие) документов принимает необратимый характер, разрабатываются особые правила  ведения служебной документации.

Совершенствованию делопроизводства уделяла внимание и советская власть: в 1918 году вышло  постановление "О точном и быстром  исполнении распоряжений центральной  власти и устранении канцелярской волокиты". В 1918 году была введена единая форма  бланков делового письма.

В 1931 г. вышли "Общие правила документации и документооборота", в 1963 году - "Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР". В 1973 году появились "Основные положения ЕГСД" (Единой Государственной Системы Делопроизводства) - комплекс правил и рекомендаций по ведению документационного обеспечения управления от момента создания документа до сдачи его в архив. В 70-80-х годах сложился блок ГОСТов (государственных стандартов) на управленческие документы. В конце 70-х появились персональные компьютеры, снабженные текстовыми редакторами. С тех пор идет процесс перехода на компьютерные технологии работы с документами. Для того чтобы понять, как развивался компьютерный документооборот, мы кратко рассмотрим этапы изменения используемых в бизнесе информационных технологий (ИТ) и эволюцию офисного программного обеспечения.

Источник http://www.intuit.ru