История делопроизводства

                                Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение высшего  профессионального образования

«Тюменский  государственный нефтегазовый университет»

Институт  менеджмента и бизнеса

 
 
 
 
 
 
 
 
 

  САМОСТОЯТЕЛЬНАЯ  РАБОТА

по курсу: «Документирование  управленческой деятельности»

на тему: «История делопроизводства»

Выполнил: ст. гр. ЭП-10-1

             Чернышева Анастасия  

 

           Проверил:

     Осипова М. В.

Тюмень, 2012 год

      Делопроизво́дство (документационное обеспечение управления) — отрасль деятельности, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними.

      В Российской Федерации данная деятельность реглментирована ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство  и архивное дело. Термины и определения». 

        Делопроизводство дореволюционного  периода в России 

      Делопроизводство  дореволюционной России в своем развитии прошло три основных этапа:  
— приказное;  
— коллежское;  
— исполнительное.

      Приказное делопроизводство в XVI—XVII вв. оформляется в организационную систему. Приказы выступали в качестве ведомственных учреждений (Посольский приказ, ведавший вопросами внешних сношений; Поместный приказ, занимавшийся земельными делами; Разрядный приказ, осуществлявший руководство военными делами государства и т. д.), сословных учреждений (Холопий приказ, Казачий приказ и т. д.), территориальных управлений (Сибирский приказ, Малороссийский приказ и т. д.). Хозяйством царского двора ведали Приказ Большого Двора, Конюшенный приказ и др.

      Несмотря  на широкий круг вопросов, решаемых в приказах, в них установился единообразный процесс создания и прохождения документов.

      Государственные документы XVI—XVII вв. делились на законодательные, издаваемые органами государственной власти, и документы, составляемые органами государственного управления. К первой категории документов относятся указы царей и приговоры Боярской думы, ко второй — грамоты и отписки. Между собой приказы переписывались памятями. От простых людей в приказы поступали челобитные.

      Переход от приказного делопроизводства к коллежскому был обусловлен реформами Петра I, который упразднил Боярскую думу, приказы и создал коллегии. В 1720 г. Петром I был издан свод правил организации государственных учреждений, названный им Генеральным регламентом, определивший структуру, задачи, функции и порядок работы коллегий.

      Коллежское  делопроизводство отличается от приказного обилием видов государственных документов. Законодательные и распорядительные акты государственной власти оформлялись повелениями, указами, регламентами, инструкциями, наказами, протоколами. Появилось множество форм переписки: письма, доношения, реляции (отписки), известия, требования, ведомости и пр. Для некоторых документов, таких, как дипломы, патенты, были созданы генеральные формуляры — образцы, по которым они должны были оформляться.

      Очередные реформы центрального государственного аппарата проводились в 1810—1811 гг.

      В 1810 г. был учрежден высший государственный законодательный орган — Государственный совет, а в 1811 г. созданы центральные органы государственного управления — министерства. Министерства имели сложную многоступенчатую структуру: они состояли из департаментов, которые делились на отделения, а отделения — на столы. В новых условиях министр являлся единоначальником, а чиновники министерства — исполнителями его указаний. В связи с этим исчезают старые формы документации и появляются новые.

      Руководящие чиновники имели право получать и подписывать определенные виды документов. Сверху вниз поступали документы: от царя — манифесты, рескрипты, высочайшие указы, высочайшие повеления; от сената и других органов высшей власти — указы и предписания. Местные губернские власти рассылали указы; министры и руководящие чиновники направляли нижестоящим органам предложения, предписания, циркуляры, запросы.

      Равные  по положению учреждения и должностные лица обменивались между собой отношениями, сообщениями и официальными письмами, особенностью которых было личное обращение к адресату и личная подпись отправителя. 

      Документация  советских государственных учреждений  

      В результате победы Великой Октябрьской социалистической революции был сломан старый буржуазно-помещичий аппарат управления. Началась работа по созданию нового, советского государственного аппарата.

      На II Всероссийском съезде Советов был избран Всероссийский Центральный Исполнительный Комитет. Для управления страной съезд избрал рабоче-крестьянское правительство — Совет Народных Комиссаров. ВЦИК определял общее направление деятельности рабоче-крестьянского правительства и всех органов Советской власти в стране, рассматривал и утверждал проекты декретов и предложения, вносимые СНК, издавал собственные декреты и распоряжения.

      Совет Народных Комиссаров (СНК) издавал декреты, распоряжения и инструкции.

      На II съезде Советов СССР была принята первая Конституция СССР (31 января 1924 г.). Высшим органом власти Союза ССР являлся съезд Советов, а в период между съездами — Центральный Исполнительный Комитет СССР (ЦИК СССР). Президиум ЦИК СССР издавал декреты, постановления и распоряжения. ЦИК СССР образовал Совет Народных Комиссаров СССР, который был его исполнительным и распорядительным органом. ЦИК СССР издавал декреты и постановления, обязательные к исполнению на всей территории Союза ССР.

      Верховный Совет СССР — постоянно действующий законодательный, распорядительный и контрольный орган государственной власти СССР. Верховный Совет СССР принимает Законы СССР и постановления. Президиум Верховного Совета СССР издает Указы и принимает постановления. Исполнительным и распорядительным органом государственной власти СССР является Совет Министров СССР, который издает постановления и распоряжения.

      Местные Советы народных депутатов и их исполнительные комитеты издают решения и распоряжения, обязательные для учреждений и организаций на территории данного Совета.

      Управленческая  деятельность учреждения осуществляется посредством распорядительных документов. Согласно действующему законодательству и компетенции органы управления издают:  
Советы Министров союзных и автономных республик — постановления и распоряжения.  
Министерства СССР, союзных и автономных республик — приказы, инструкции, указания.  
Государственные комитеты, комитеты и комиссии — постановления, приказы, инструкции, указания.  
Главные управления и управления при Советах Министров СССР, союзных и автономных республик — приказы, инструкции, указания.  
Исполкомы Советов народных депутатов, их управления и отделы — решения, распоряжения (исполкомы); приказы, инструкции, указания (управления и отделы).  
Администрация предприятий, учреждений и организаций издает приказы, инструкции, распоряжения (только предприятия), указания.

      Документация, применяемая при оформлении распорядительно-исполнительной деятельности органов государственного управления и подведомственных им учреждений, называется организационно-распорядительной документацией (ОРД). Входящие в эту систему документы классифицируют:  
1. По признаку специализации: общие (административные); специализированные (финансово-расчетные, плановые, статистические, юридические).  
2. По назначению: организационные (положения, уставы, инструкции, правила); распорядительные (постановления, распоряжения, приказы по основной деятельности, указания, решения); справочно-информационные (письма, докладные и объяснительные записки, справки, протоколы, акты, обзоры, отчеты, списки, телеграммы, стенограммы и др.); по личному составу (приказы по личному составу, личное дело, характеристика, записки о переводе, трудовая книжка); предложения, заявления и жалобы граждан.  
3. По месту составления: внутренние, внешние.  
4. По наименованию: акты, уставы, положения, протоколы, инструкции, планы, приказы, распоряжения и др.  
5. По количеству вопросов: простые (содержащие один вопрос); сложные (содержащие несколько вопросов).  
6. По срокам исполнения: срочные и несрочные.  
7. По срокам хранения: постоянного (вечного) хранения, временного хранения (до 10 лет).  
8. По степени подлинности: черновики (предварительная редакция документа); подлинники; копии.  
9. По технике создания: рукописные; машинописные; типографские.  
10. По форме: индивидуальные (произвольная форма); типовые (текст-образец); трафаретные (часть текста документа отпечатана заранее — постоянная информация, а часть текста вписывается при его заполнении — переменная информация. 

                            Делопроизводство в современной  России 

      Развитие  делопроизводства в 1970-80-е годы явилось  основой для постановки делопроизводства в Российской Федерации.

      Этот  третий этап истории делопроизводства характеризуется, прежде всего, существенными  изменениями в социальной и экономической  сферах. С 1990-х годов в России началось активное создание негосударственных  организаций (акционерные общества, общества с ограниченной ответственностью, унитарные предприятия и др.). В большей части этих организаций делопроизводство создавалось заново. С начала 1990-х годов в Российской Федерации стала развиваться законодательная и нормативная правовая база, которая установила требования как к документам, так и к работе с ними. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ГОСТ Р 51141-98 
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

Предисловие

1. Разработан  Всероссийским научно-исследовательским  институтом документоведения и  архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России. 
 
Внесен Федеральной архивной службой России. 
 
2. Принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. N 28. 
 
3. Введен впервые 
 
ИПК Издательство стандартов, 1998

Настоящий стандарт не может быть полностью или частично воспроизведен, тиражирован и распространен в качестве официального издания без разрешения Госстандарта России.

Введение

Установленные в стандарте термины расположены  в систематизированном порядке, отражающем терминологическую систему  понятий в области делопроизводства и архивного дела. 
 
Для каждого понятия установлен один стандартизованный термин. 
 
Недопустимые к применению термины-синонимы приведены в круглых скобках после стандартизованного термина и обозначены пометой "Ндп". 
 
Термины-синонимы без пометы "Ндп" приведены в качестве справочных данных и не являются стандартизованными. 
 
Заключенная в круглые скобки часть терминов может быть опущена при использовании термина. 
 
Наличие квадратных скобок в терминологической статье означает, что в нее включены два термина, имеющие общие терминоэлементы. 
 
В алфавитном указателе данные термины приведены отдельно с указанием номера статьи. 
 
Приведенные определения можно при необходимости изменить, вводя в них производные признаки, раскрывая значения используемых в них терминов, указывая объекты, входящие в объем определяемого понятия. Изменения не должны нарушать объем и содержание понятий, определенных в данном стандарте. 
 
Стандартизованные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы, представленные аббревиатурой, - светлым, а синонимы - курсивом.

1. Область  применения

Настоящий стандарт устанавливает термины и определения  понятий в области делопроизводства и архивного дела. 
 
Термины, установленные настоящим стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.

2. Стандартизованные  термины

2.1. Общие  понятия.

1) делопроизводство: документационное обеспечение управления: Отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами 
 
2) архивное дело: Отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов 
 
3) документ: документированная информация: Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее зафиксировать 
 
4) внешние признаки документа: Признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления 
 
5) носитель документированной информации: Материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде 
 
6) изобразительный документ: Документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта 
 
7) графический документ: Изобразительный документ, в котором изображение документа получено посредством линий, штрихов, светотени 
 
8) аудиовизуальный документ: Документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию 
 
9) кинодокумент: Изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом 
 
10) фотодокумент: Изобразительный документ, созданный фотографическим способом 
 
11) иконографический документ: Документ, содержащий преимущественно изображение произведения искусства, специальной или художественной фотографии 
 
12) фонодокумент: Документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи 
 
13) текстовый документ: Документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи 
 
14) письменный документ: Текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма 
 
15) рукописный документ: Письменный документ, при создании которого знаки письма наносят о руки 
 
16) машинописный документ: Письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами 
 
17) документ на машинном носителе: Документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной 
 
18) видеограмма документа: Изображение документа на экране электронно-лучевой трубки 
 
19) беловой документ: Рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений 
 
20) черновой документ: Рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом 
 
21) автор документа: Физическое или юридическое лицо, сделавшее документ 
 
22) документ личного происхождения (Ндп. личный документ): Документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей 
 
23) официальный документ: Документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке 
 
24) служебный документ: Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации 
 
25) юридическая сила документа: Свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления 
 
26) подлинный документ: Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения 
 
27) подлинник (официального) документа: Первый или единичный экземпляр официального 
 
28) дубликат документа: Повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу 
 
29) копия документа: Документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы 
 
30) заверенная копия документа: Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу 
 
31) дублетный документ: Один из экземпляров копии документа