История развития секретарской службы

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      Курсовая  работа

      по  дисциплине: «»

      на  тему: «История развития секретарской службы» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Содержание

      Стр.

Введение           3

1. История развития секретарской службы     4

   1.1. Этапы развития секретарской службы при Петре І   4

   1.2. Этапы развития секретарской службы при Екатерине ІІ  5

   1.3. Значение секретаря в начале XIX века     8

   1.4. Октябрьский переворот 1917 года      9

   1.5. Статусы секретарей        11

2. Роль секретаря в структуре документационного обеспечения

    управления. Категории секретарей      13

Заключение          19

Список использованных источников      20  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 

      Профессия секретаря очень распространена во всем мире, особенно среди девушек и молодых женщин, но немало на секретарской работе занято и мужчин. Популярность этой профессии в современной России повышается в связи с переходом к рыночной экономике и появлением массы новых предпринимательских и других структур.

        Можно без преувеличения сказать,  что качество и эффективность  работы аппарата управления во многом определяется умением секретаря со знанием дела выполнять свои обязанности, освободить руководителя от нерациональной затраты времени на выполнение технических функций.

        По сути дела, секретарь является  координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку и организацию телефонных разговоров.

        Секретарская работа требует  умения быстро переключаться с одного вида деятельности на другой и характеризуется широтой и разнообразием выполняемых функций. Важнейшая функция секретаря - оказание максимальной помощи руководителю и экономия его времени. Эта задача подразумевает выполнение таких работ, как: работа с документами, со средствами связи и посетителями; подготовка и проведение совещаний.

        Цель данной работы раскрыть  тему, история развития секретарской  службы.

        Для достижения поставленной  цели, необходимо решить ряд задач: 

• рассмотреть историю развития секретарской службы в России;
• рассмотреть роль секретаря в структуре управления организацией;
• рассмотреть функции секретаря по документационному обслуживанию организации.

 
 

1. История развития  секретарской службы

1.1. Этапы развития  секретарской службы при Петре І 

      Многовековой  опыт российской государственности  сформировал аппарат гражданских  чиновников, в котором секретарям отводилась далеко не последнее место.

      Понять  особенности работы сегодняшнего секретаря  невозможно без рассмотрения ее истоков, которые связаны с развитием системы государственных учреждений. Начинается служба в приказах XVI-XVII вв.

      Документирование  управленческих функций всегда сопровождалось множеством действий, которые с современных  позиций можно отнести к чисто секретарским.

      Глубокие  преобразования государственного аппарата проводил Петр І.

      Административная  реформа началась с создания Ближней  канцелярии, предшественницы правительствующего Сената – высшего правительственного учреждения с судебными, административными и законодательными функциями.

      Вокруг  царя сформировалась сплоченная группа сподвижников (П. Гордон, Ф. Лефорт, Я. Брюс, А.М. Головин, А.Д. Меньшиков, братья Апраксины), рядом с ними вырастала молодая  поросль служилого чиновничества, где секретари играли одну из главных ролей. Канцелярию сената возглавлял обер-секретарь. Рядовые секретари «тянули воз» ежедневной скучной работы с текущими делами.

      Кабинет-секретарь  докладывал царю важнейшие документы  государственной политики и приватные  письма, адресованные государю.

      Основным  законодательным актом, принятом в 1720 году, был «Генеральный регламент», установивший очередность рассмотрения дел, функции чиновников в том  числе секретарей.

      Секретарь коллегии докладывал дела к слушанию, вел учет «вершинных» и «невершинных» дел, хранил печать коллегии (канцелярии).

      Секретарь приходил на работу раньше других членов коллегии, «леность и недосмотр» наказывались штрафами, более серьезные проступки  наказывались еще строже, вплоть до «лишения живота и пожитков».

      При Петре І был составлен моральный кодекс «Юности честное зеркало» – требования к секретарю: приветливость, смирение и учтивость.

      В 1722 году был принят «Табель о рангах», закон, по которому служба была разделена  на гражданскую и военную. «Табель» состоял из 14 классов или рангов чиновников. Служащий, получивший чин до восьмого класса, становится потомственным дворянином, с девятого до четырнадцатого класса давало только личное дворянство. Секретари относились по должности к четвертому классу, и, следовательно, занимали высокое место в служилой бюрократии. Гражданский коллежский секретарь соответствовал военной должности командира полка.

      С 1704 года важнейшие государственные  функции выполняет кабинет и  личная канцелярия царя. В царствование Петра І кабинет-секретарь Макаров, по мнению историка С. М. Соловьева, был «человек без мнения, без голоса, но могущественный по своему приближению к государю, все вельможи обращаются к нему с почтением, рассчитывая на благосклонность государя, когда ему будет докладывать Макаров».

      Функции его не очень ясны. В кабинет  поступали рапорты от дипломатических  представителей. Особую группу дел  кабинета представляли челобитные. После  смерти Петра І кабинет был  упразднен.

      Некоторые функции кабинет-секретаря выполняли  разные лица, при последователях Петра І.

      С 1763 года происходит возрождение кабинета его императорского величества. 

1.2 Этапы развития  секретарской службы  при Екатерине  ІІ

      У императрицы Екатерины ІІ было много  доверенных лиц в качестве кабинет- секретарей: Безбородко, Елагин, Теплов. Все эти были люди одаренные: кроме чиновников среди них были писатели, поэты, внесшие «легкий слог в канцелярские дела» (Р.Г. Державин)

      С 1763 года была введена должность статс-секретарей, основная обязанность которых заключалась  в «приеме прошений на высочайшее имя». На эту должность назначались на основе рекомендательных писем и высокого покровительства.

      По  «Табелю о рангах» они относились к четвертому разряду с обращением «Ваше превосходительство», имели  высокое жалование, единовременные выплаты, именные пенсии, награждались орденами, медалями, знаками. Кабинет имел большие финансовые средства, на которые строились поместья, дворцы, гражданские сооружения, тюрьмы и так далее на имя государыни.

      Выписки хранились у статс-секретаря, а  копии выдавались просителю. Работа с прошениями регламентировалась инструкциями, где был определен четкий порядок обращения с прошениями. Они подавались лично в кабинет, чаще по почте. Иногда отважных сановников («под кувертом») – с подписью («в собственные руки»), часто вместе с рекомендательными письмами. Большую часть прошений передавались статс-секретарю в Сенат, «для разрешения по законам».

      Многие  вопросы, изложенные в прошениях  на высочайшее имя решались вне очереди  в зависимости от покровительства  знатных лиц. Скорость рассмотрения вопроса нередко зависела от личности подателя. Есть резолюция Екатерины 2 на просьбы шведского посла: «Не мешкать по нашему российскому обыкновению, как в старину, чужие дабы не ведали».

      Канцелярия  статс-секретарей была хорошей школой чиновничьей службы, через нее пошли видные государственные деятели. Впоследствии многие становились сенаторами.

      Канцелярия  каждого статс-секретаря была автономна. В штате было еще два-три секретаря. Это были образованные люди, знали  языки, были умны и умели схватывать суть вопроса. Были также молодые люди из знатных фамилий для «курьерских посылок в чужие края». В России их функции заключались в проверке фактов, изложенных в прошениях. Сословный состав подателей прошений – дворянство, иностранные послы, торговые люди. Крестьяне за жалобы на своих помещиков ссылались в Сибирь.

      Два раза в неделю в восемь утра у  Екатерины II была аудиенция со статс-секретарями. Частная переписка Екатерины II также  проходила через их руки.

      Статс-секретари  являлись членами многочисленных комиссий об иностранных поселениях, о беспорядках в Малой России, в готовили проект закона «Об учреждении губернии».

      Архивы  статс-секретарей – ценный исторический источник по изучению политики абсолютизма  в России.

      В местных органах управления секретарям принадлежала главная роль в присутствии, секретари по каждому поступившему делу составляли докладные записки, по которым принимались решения.

      В конце XVIII века существовали пособия  по составлению документов, которыми пользовались секретари. («Кабинетный или купеческий секретарь» И. Сокольского). Наряду с уставными правилами они включали элементы правоотношений служащего и государства, деловой и «паркетный» этикет.

      Реорганизация центрального аппарата и создание министерств  отвечало интересам Российской монархии XIX столетия.

      Иерархический принцип все больше пронизывал систему  органов управления. Это проявляется  и в организации государственной  службы на основе петровской «Табели  о рангах» и на основе «Положения о Министерствах».

      «Учреждение министерств» 1811 года строго установило структуру министерств и «образ производства дел». Министерства были представлены департаментами, советом министра, общими присутствиями департаментов, канцеляриями.

1.3 Значение секретаря  в начале XIX века 

      Значение  секретаря в начале XIX века несколько изменяется. Строгая регламентация порядка прохождения документов по инстанциям требовала строгого распределения обязанностей между чиновниками всех уровней управления. Каждое дело рассматривалось с точки зрения важности совершающихся в них вопросов, наличия резолюций высших чиновников, спешных и секретных.

      Каждому вопросу соответствовал чиновник, занимающий определенную ступень в системе  органов управления.

      В соответствии с «Общим учреждением  министерств» многие функции секретаря выполнялись соответственно товарищами министра, директорами департаментов.

      Достаточно  отчетливо функции секретарей видны  в отделениях департаментов губернских присутствиях. Причем в канцеляриях  имелись три уровня секретарской службы: обер- секретарь, секретарь, помощник секретаря.

      Работа  секретарей регламентировалась инструкциями, содержащими перечень обязанностей по работе с документами. Составление  документов XIX века проходило этап жесткого регламентирования: состав информации, последовательность изложения вопросов, резюме, что облегчало работу секретарей.