История развития секретарской службы

      К функциям секретаря-референта по бездокументному  обслуживанию относятся: организация  приема посетителей, телефонное обслуживание, обеспечение рабочего покоя руководителя, контакты с персоналом фирмы и забота о гостях фирмы, организация встреч и переговоров руководителя, подготовка командировок руководителя, организация и участие в работе совещаний, контроль исполнения поручений руководства, организация рабочего дня руководителя, резервирование времени, организация рабочего места руководителя, контроль за исправностью и правильной эксплуатацией оргтехники.

      Часто секретарские функции по бездокументному обслуживанию руководства определяют как функции по организационному обеспечению деятельности руководителя. Это не вполне точно. Действительно, секретарь-референт является надежным помощником руководителя. Вместе с тем на нем замыкаются все (или большинство из них) внутренние и внешние связи организации, он является связующим звеном между руководителем и сотрудниками, а также деловыми партнерами. Таким образом, значительное место в функциях секретаря-референта по бездокументному обслуживанию занимают коммуникационные функции. Сегодня секретаря-референта руководителя не только часто называют "правой рукой" руководителя, но и сравнивают с "центральной нервной системой" фирмы, что лишний раз подчеркивает важность коммуникационной составляющей в бездокументном обслуживании.

      Особую  группу функций секретаря-референта  составляют референтские функции, которые  сложно однозначно определить как документные  или бездокументные. С некоторой  долей условности эти функции  иногда определяют как функции по информационному обеспечению деятельности руководителя. К референтской составляющей прежде всего относятся:

• просмотр специальной литературы и периодической печати по профилю деятельности фирмы,
• поиск и обработка необходимой руководителю информации,
• знание книг, справочников и других источников, в которых содержится необходимая в повседневной деятельности руководителя информация.

      Объем референтских функций в различных  организациях весьма различен, но грамотно организовать работу с информацией  должен уметь каждый секретарь-референт. Секретарь-референт должен иметь всестороннюю информацию о сотрудниках фирмы (телефоны, адреса и т.д.), уметь разыскать необходимого руководителю сотрудника не только в рабочее, но и в свободное от работы время, знать о важнейших событиях в личной жизни сотрудников (юбилеях, иных торжествах).

      Кроме традиционных обязанностей помощника  и референта руководителя, сегодня  секретарю-референту делегируются разнообразные функции, которые  никогда ранее не входили в  сферу секретарской деятельности. Круг этих обязанностей достаточно широк и разнообразен в различных фирмах.

      Часто секретарю-референту передаются отдельные  административные функции, мелкие бухгалтерские  операции. В обязанности секретаря-референта  входит прием клиентов и гостей фирмы, деятельность в рамках паблик рилейшнз (связи с общественностью), формирование архивов и т. д. Секретарь-референт просматривает корреспонденцию руководителя, направляя часть документов непосредственно специалистам и менеджерам; он фиксирует и контролирует исполнение всех поручений руководителя, как письменных, так и устных. В его ежедневнике фиксируются все факты, документы, поручения, связанные с деятельностью руководителя.

      В небольших коммерческих организациях секретарь-референт, как правило, взаимодействует  со службой безопасности, кадровой и хозяйственными службами. При отсутствии должностей руководителей этих служб он иногда непосредственно координирует деятельность этих подразделений. Часто секретарям-референтам передаются отдельные функции сотрудников, занимающихся работой с персоналом (например, документирование трудовых правоотношений). В отдельных малых фирмах обязанности секретаря-референта сближаются с обязанностями заместителя руководителя по общим вопросам.

      Часто в подчинении у секретаря-референта  находится сотрудник, выполняющий обязанности младшего секретаря.

      Любой секретарь-референт должен уметь принимать  решения, давать указания и представлять своего руководителя в деловых ситуациях.  
 
 
 
 
 
 

Заключение 

      Подводя итог, можно сказать, что государственные секретари в дореволюционной России были образованными и компетентными людьми с развитым чувством долга и ответственности. Зная законы, будучи инициативными и заинтересованными, они, ко всему прочему, были также гибкими и дипломатичными, стараясь использовать любую возможность с тем, чтобы употребить накопленные знания и опыт на благо государства.

      Современный секретарь может сделать вывод  о том, что ему, как и дореволюционным  секретарям также необходимо стремление к совершенствованию своих профессиональных знаний, постоянное самообразование, навыки делового администрирования, собранность, а также вневременные качества, как порядочность, честность и ответственность за выполняемую работу. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список  использованных источников 

1. Половцов  А. А. Дневник государственного секретаря.- М.: Просвещение, 2009.- 310с.
2. Иритикова В.С. Рекомендации по разработке должностных инструкций.- М.: Просвещение, 2000.-187с.
3. Кузнецова Т.В. Ведение контроля за сроками исполнения - важнейшая задача секретаря.- М.: Колос, 2000.-264с.
4. Секретариат: требования к работникам. Обзор рынка труда // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2003.- 184с.
5. Степанов Е.А. Контроль исполнения документов и поручений.- М.: Просвещение, 2004.- 110с.
6. Шатина Н.В. Функции секретаря - помощника руководителя.- М.: Просвещение, 2001.- 209с.
7. Шатина Н.В. Секретарь и посетители фирмы.- М.: Недра, 2000. – 168с.