4) Инкапсуляция: включение электронных документов в состав файлов межплатформенных форматов, например в XML. В настоящее время американские архивисты рассматривают этот способ как наиболее оптимальный для обмена и долговременного хранения электронных документов, хотя вряд ли его можно считать панацеей от всех проблем. Исследования в этой области носят пока зачаточный характер. Поэтому единственным проверенным способом долговременного хранения электронных документов остается миграция.

       Со  временем (через 10-15 лет) часть электронных ресурсов из ведомств и организаций будет передана на хранение в государственные архивы, как это сейчас практикуется с документами на бумажной основе. При этом совершенно упускается из виду принципиальная разница между электронными и бумажными документами - зависимость первых от изменчивости технологической среды.

       Мировая практика хранения электронных документов показала, что решение о том, какие  документы, где и в каких форматах они должны постоянно храниться, когда осуществлять передачу на постоянное хранение (т.е. вопросы экспертизы ценности и комплектования) должно приниматься не в последний момент перед приемом-передачей, а в момент создания документов, еще лучше при разработке технического проекта информационной системы, в которой они будут создаваться.

       Указанной нормативно-правовой базы явно не достаточно, чтобы всерьез говорить о проведении экспертизы ценности электронных документов в организациях. Отсутствует механизм выявления ценной электронной документации на этапе делопроизводства и другого их оперативного использования.

       Таким образом, главные проблемы экспертизы ценности электронных документов состоят  в том, чтобы выявить эти документы  в организациях (и их подразделениях), определить, какие из них подлежать  временному и постоянному хранению, и заинтересовать их держателей (или владельцев) в передаче документов в архив.

       Заключение

       Архивный  фонд Российской Федерации - исторически  сложившаяся и постоянно пополняющаяся  совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению.

       Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации” создал единое архивное пространство, в котором должны действовать  все юридические лица, в т. ч. и  коммерческие организации, в деятельности которых образуются архивные документы. В ряде статей закона четко прописаны обязанности всех юридических лиц по обеспечению сохранности архивных документов и их использованию.

       В настоящее время значительно  возросла роль электронных архивов. С каждым годом в органах власти и организациях все более актуальными становятся вопросы создания, организации и функционирования архивов электронных документов. Еще большую остроту этим вопросам придали ФЦП "Электронная Россия" и аналогичные программы в субъектах федерации (например, ГЦП "Электронная Москва"). Следует ожидать, что в ближайшие годы архивы электронных документов превратятся в серьезные источники информации для принятия важнейших решений на всех уровнях управления. В связи с этим проблемы хранения электронных информационных ресурсов и пути преодоления этих проблем приобретают ключевое значение в методологии организации такого рода архивов. Само понятие электронного архива предполагает, прежде всего, технологии и производственные процессы, обеспечивающие весь цикл хранения документов от экспертизы ценности до их использования, через учет, описание, обеспечение сохранности и развитие научно-справочного аппарата.

       Информатизация  архивного дела имеет главной  своей целью развитие рациональной системы формирования, обеспечения  сохранности, всестороннего использования Архивного фонда России и защиту его информационных ресурсов. Основные направления  информатизации:

       - организация учета документов Архивного фонда РФ;

 - автоматизированное выполнение работ, связанных с комплектованием АФ РФ;

- использование и публикация документов(организация поступления запросов на архивную информацию, совершенствование процессов поиска, выбора, предоставления и копирования документов, учет выдачи дел исследователями т.д.);

- применение  средств автоматизации для проведения  научно-исследовательских и методических работ в государственных архивах;

- автоматизация организационно- управленческих функций архивных учреждений.

       Основные  проблемы обеспечения сохранности электронных документов сводятся к следующим:

- обеспечение физической сохранности и целостности файлов с электронными документами;

- обеспечение условий для считывания информации в долговременной перспективе;

- обеспечение условий для воспроизведения электронных документов в так называемом человекочитаемом виде.

       Решения в области  архивного хранения электронных документов еще далеки от своих окончательных форм. Напротив, чем сложнее и функциональнее становятся информационные технологии и информационные системы, тем больше возникает новых проблем на всех этапах работы с электронными документами в архиве. К этому следует прибавить правовые аспекты, связанные с хранением электронных документов: права владения и интеллектуальной собственности, авторские права, защита от несанкционированного доступа, персональные данные и другие конфиденциальные документы в электронном виде и т.д.

       При этом нормативная и методическая база архивного хранения электронных документов в настоящее время находится в зачаточном состоянии. "Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации" (2002) лишь в самых общих чертах касаются вопросов приема на хранение, обеспечения сохранности, учета и описания электронных документов.

       Решение проблем, безусловно, предполагает изучение опыта зарубежных стран и стран СНГ. И не только. Здесь важен учет мнений и опыта всех заинтересованных сторон: архивистов (в архивах организаций и государственных архивах), делопроизводителей, ИТ-специалистов, управленцев, менеджеров, историков, других пользователей электронными информационными ресурсами. От этого зависит, что станется с накопленным информационным богатством страны, с каким интеллектуальным багажом Россия окажется среди других "путешественников" к открытому информационному обществу.  
 

       Список  литературы 

1. 1. Федеральный  закон "Об архивном деле  в Российской Федерации" от 22 октября  2004 года № 125 ФЗ (с изменениями, внесенными Федеральным законом от 4 декабря 2006 года № 202-ФЗ).

2.Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» № 149-ФЗ от 27 июля 2006 г.

3. Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи». №1-ФЗ от 10 января 2002г.

4. Методические рекомендации ВНИИДАД. Составление архивных описей. М., 2003 г.

5. О состоянии и перспективах развития системы автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации. Решение коллегии Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 24 января 2005 года № 2.

6. Бобылёва М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. – М.: Издательство МЭИ, 2004. – 172 с.

7. Ларин М.В. Электронные документы: нормативно-методическое обеспечение., | 26 Февраля 2009

8. Артизов А.Н. О состоянии делопроизводства и архивного дела в России"// "Справочник секретаря и офис-менеджера» №7 2010 г.

9. Котлова Т.Н. Электронные описи ГА РФ. Опыт создания, новые возможности использования и совершенствования//Вестник архивиста. М. 2006. №1

10. Храмцовская Н.А. Тихая электронная революция в делопроизводстве и архивном деле.//»Секретарь-референт», №12 2010 г.

11. Тихонов В.И. Организация архивного хранения электронных документов:проблемы, практика, рекомендации // http://www.gdm.ru/

12. Внедрение автоматизированных информационных технологий в архивном деле: актуальные проблемы и пути решения . Интернет-конференция руководителя Федерального архивного агентства Артизова А.Н.// http://www.garant.ru/

13. http://state.kremlin.ru/face/8850.

14. http://tsdea.archives.gov.ua