Автор: Пользователь скрыл имя, 02 Ноября 2012 в 16:26, курс лекций
Конспект лекция по Нині підвищення рівня організації та ефективності управлінської роботи залежить від того, наскільки раціонально поставлене діловодство в установах, організаціях, закладах та інших органах, наскільки правильно та грамотно встановлюються офіційні, службові, ділові, партнерські контакти між державами, установами, організаціями, а також налагоджуються приватні стосунки між людьми. Від того, наскільки правильно складений та оформлений документ, організована робота з ним, багато в чому залежить від ведення діловодства.
1. Організація діловодства та його особливості
2. Значення діловодства
3. Нормативно-правова база діловодства
4. Правове регулювання процесів створення і функціонування документів
5. Процеси обсягу документообігу та його вимоги
6. 3 історії діловодства України
Наявність додатків вказується здебільшого в супровідному документі в кінці тексту (вище підпису), де повідомляється їх назва, кількість аркушів та кількість примірників, що додаються.
Додатки до розпорядчого документа
повинні містити позначку з посиланням
на відповідний розпорядчий
Додаток 1
до наказу міністра охорони
здоров'я України
від 17.08.2006 № 55
За наявності кількох додатків на них проставляється порядковий номер (додаток 1, додаток 2 і т.д.). Якщо документ має додатки і це зазначено в тексті, то реквізит оформляється так:
Додаток: на 5-й стор. у 3-х прим.
Якщо в тексті документа немає відомостей про додатки, то в реквізиті наводять їхні назви із зазначенням кількості аркушів у кожному, а також кількість примірників. Наприклад:
Додатки: 1. Проект наказу на 10-и стор. у 2-х прим.
2. Доповідна записка до проекту наказу на 3-х стор. у 2-х прим.
Якщо до документа додається інший документ, то реквізит оформляється так:
Додаток: лист Державної податкової адміністрації України
від__________№____та додаток до нього, всього на 4-х стор.
При надсиланні додатків кільком адресатам вони зазначаються за кожною адресою окремо. Наприклад:
Додаток: У першу адресу — огляд на 10-ти стор., 1 прим.,
аналітична довідка на 5-й стор., 1 прим.
У другу адресу— огляд на 12-и стор. 1 прим.
Якщо у відправника не залишається жодного примірника додатка, то в супровідному листі зазначається: «Лише адресату».
23. Підпис — обов'язковий реквізит службового документа, що надає йому юридичної сили. Підпис складається з назви посади, (звання), особистого підпису, ініціалу і прізвища. Посадова особа підписує документи у межах її компетенції. Документи, які створюються в установах, що діють на правах єдиноначальності, підписуються однією посадовою особою. На документах, що приймаються колегіальними органами, ставиться два підписи. Наприклад, рішення підписують голова і секретар колегіального органу. Так підписується і протокол.
Два і більше підписи ставляться на документах, за зміст яких відповідають кілька осіб. Договір і контракт підписують сторони, які домовляються. Документи, які складаються комісією, наприклад, акти, підписують усі її члени.
Підписи на документі розміщуються один під одним у послідовності, що відповідає займаній посаді. Назви посад розділяються двома міжрядковими інтервалами. Наприклад:
Директор (
Головний бухгалтер (підпис) Т. М. Тимощук
Підписується, як правило, перший примірник документа. При оформленні документа на чистому аркуші паперу назва посади входить до назви установи. Наприклад:
Директор Українського науково-дослідного інституту
документування
та справочинства (підпис)
У вищих навчальних закладах, навчальних установах при посаді вказується вчений ступінь і звання. Наприклад:
Завідувач кафедри політичних наук
професор, доктор
історичних наук (підпис)
При підписанні документів колегіальних органів зазначаються обов'язки осіб, які підписали документ, а не їхні посади. Наприклад:
Голова зборів
Секретар
При підписанні документа кількома особами рівних посад їх підписи розміщують на одному рівні. Наприклад:
Заступник міністра
транспорту
України
___________С. П. Рубенко
(підпис)
Підпис ставиться праворуч під текстом (без абзацу) через два рядки після його закінчення. Найменування посади, звання пишеться ліворуч від прізвища, яке зазначається на рівні останнього рядка посади (звання) впритул до правого берега сторінки. Наприклад:
Начальник
полковник міліції
При надсиланні документа до цивільної установи звання в реквізиті не зазначається. Якщо посадова особа, підпис якої заготовлено на проекті документа, відсутня, тоді документ підписує особа, яка виконує її обов'язки. При цьому обов'язково зазначається фактична посада особи, яка підписала документ, її ініціали, прізвище.
Не допускається перед найменуванням посади у підписі ставити прийменник «за» чи проставляти косу лінію перед назвою посади.
24. Погодження. Проекти підготовлених документів перед тим, як їх підписувати, у ряді випадків погоджуються із зацікавленими установами, структурними підрозділами, окремими посадовими особами.
Це робиться для перевірки доцільності і своєчасності документа, відповідно до чинних законодавчих і нормативних актів і е оцінкою проекту.
Погодження проводиться
як усередині установи, так і за
її межами. Внутрішнє погодження проводиться
з тими підрозділами, участь яких передбачено
при реалізації даного документа. В
установах, де є юридичні служби, документи
до підпису погоджуються з юристом.
Документ може бути також погоджений
із заступником керівника
Зовнішнє погодження проектів документів оформляється грифом погодження, який друкується на два-три міжрядкових інтервали нижче реквізиту «підпис». Якщо грифів погодження декілька, то вони можуть бути оформлені на одному рівні вертикальними рядками або на окремому аркуші.
Гриф погодження поєднує в собі такі елементи: слово ПОГОДЖЕНО (ПОГОДЖУЮ) назву посади та звання особи, яка погоджує документ, її особистий підпис, ініціали й прізвище особи, з якою погоджено документ.
Гриф погодження оформляється у суворій відповідності до вимог Державного стандарту й виконується у двох варіантах: погодження з конкретною посадовою особою і погодження іншим документом, найчастіше листом, протоколом. Наприклад:
ПОГОДЖУЮ
Директор школи № 165
__________ А. Б.Красюк
(підпис)
24.08.2006
ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання Вченої ради
(назва закладу)
25.09.2006 № 225
У першому випадку після слова погоджую вказується назва посади із зазначенням назви організації, ставиться особистий підпис, дається повне його розшифрування і ставиться дата. У другому випадку після слова погоджено вказується вид документа, його дата і номер.
Слово ПОГОДЖЕНО пишеться великими літерами (жирним шрифтом) без абзацу і лапок. Місце грифу погодження нижче реквізиту «підпис» на лицевій стороні документа.
25. Візи. Внутрішнє погодження оформляється візою погодження документа. При оформленні візи, крім особистого підпису візувальника наводять розшифрування підпису та дату (у разі потреби зазначають посаду особи, яка візує документ). Візу розміщують нижче реквізиту «підпис», як на лицьовому, так і на зворотньому боці. Візу ставлять на примірнику, який залишають в установі. Якщо віз кілька, то реквізит оформляють один під одним. Наприклад:
Юрисконсульт
_______Ю. І. Ємець
13.09.2006
У разі непогодження з документом,
наявності зауважень і
Із зауваженнями не погоджуюсь.
(Особистий підпис,
його розшифрування)
Місце візи — нижче підпису або на лівому березі документа на останньому аркуші того примірника, який буде зберігатися в установі. Для внутрішніх документів — це перший примірник, для тих, що виходитимуть з установи — другий.
Проекти розпорядчих документів: наказів, вказівок, постанов колегіальних органів, як правило, візуються на зворотньому боці останнього аркуша першого примірника документа.
В установі повинен бути
перелік найважливіших
26. Відбиток печатки. Для засвідчення оригіналу на підпис відповідальної особи ставиться печатка. В установах, як правило, печатки бувають двох видів: одна Гербова печатка (чи прирівнювана до неї в комерційних організаціях) і кілька простих. Гербова печатка кругла, всередині дається зображення Герба, а по кругу зазначається повна назва установи.
Гербова печатка чи прирівнювана до неї в недержавних установах ставиться на оригіналах документів, які вимагають особливого засвідчення: договорах, документах, що засвідчують особу, трудовий стаж, кваліфікацію (паспорт, трудова книжка, диплом тощо).
Прості печатки бувають
різні за формою: кругла, квадратна,
трикутна. На них немає зображення
Герба, а відтворюється назва
установи чи структурної частини. В
установі таких печаток може бути
декілька, їх відбиток ставлять на довідках,
перепустках, копіях документів, які
виходять за межі установи, розмножених
примірниках розпорядчих
Печатка ставиться перед особистим підписом таким чином, щоб відбиток її захоплював частину слів назви посади (звання) і підпису особи, яка засвідчила документ. Наприклад:
Начальник
(звання)
Перелік документів, на яких ставиться печатка, визначається органом на підставі чинних нормативних актів. Це можуть бути: висновки, відгуки, виконавчі листи; посвідчення про відрядження; доручення (бюджетні, банківські, пенсійні тощо); положення про організацію; подання і клопотання (про нагородження орденами і медалями, преміями тощо); реєстри (чеків, бюджетних доручень, що подаються до банку); погодження; кошторис витрат (на утримання апарату управління тощо); довідки (лімітні, про начислення заробітної плати тощо); специфікації (виробів, продукції); титульні списки; посвідчення; статути організацій; штатні розклади тощо.
27. Позначка про завірення копії. Часто завіряють відповідність копії документа оригіналу. Позначка про завірення копії розміщується нижче реквізиту «підпис документа». Відповідно до ДОСТу проставляють запис «Згідно з оригіналом», називають посаду (звання) особи, яка завірила копію, її особистий підпис, його розшифрування та дату завірення. Наприклад:
Згідно з оригіналом:
Начальник відділу по роботі
з персоналом підпис А. А. Аврамчук
21.09.2006
Якщо копія документа пересилається до іншої організації чи видається на руки, то, крім підпису про завірення, проставляють відбиток печатки.
28. Позначка про виконавця. На документах, які виходять з установи, ставиться позначка про виконавця із зазначенням прізвища працівника, який виконував документ, із номером його телефону. Така позначка дозволяє, у разі необхідності, швидко зв'язатись з виконавцем, який добре знає питання, що порушувались у документі, і дати вичерпну інформацію. Оскільки позначка пропонує звернення до виконавця, бажано вказати не тільки прізвище, а й повністю ім'я по батькові. Це зробить спілкування кращим і допоможе ввічливо встановити контакт з виконавцем.
Позначка про виконавця має проставлятися на лицевому боці останнього аркуша в лівому нижньому куті документа. Наприклад:
Левченко Петро Павлович, 232-32-32
Державний стандарт допускає ставити цю позначку і без назви імені по батькові. Наприклад:
Коваленко, 245-00-00
На документах, що мають гриф обмеження доступу, зазначається не лише кількість примірників, а й адреса кожного. Наприклад:
Бойко Оксана Романівна, 455-55-00
прим. 1 — за адресою
прим. 2 — до Першого відділу
прим. З — до справи 05
29. Відмітка про
виконання документа і
Позначка про виконання документа засвідчує про те, що робота над документом закінчена. Після виконання цієї позначки документ підшивається до справи. Відмітка може містити посилання на дату і номер документа, що засвідчують його виконання, чи при відсутності такого, короткі дані про виконання, слова «До справи», номер цієї справи, підпис, дату. Підписує і ставить дату виконавець, який працював з документом, або керівник структурного підрозділу. Цей реквізит розміщують на нижньому березі ліворуч. Наприклад: