Автор: Пользователь скрыл имя, 02 Ноября 2012 в 16:26, курс лекций
Конспект лекция по Нині підвищення рівня організації та ефективності управлінської роботи залежить від того, наскільки раціонально поставлене діловодство в установах, організаціях, закладах та інших органах, наскільки правильно та грамотно встановлюються офіційні, службові, ділові, партнерські контакти між державами, установами, організаціями, а також налагоджуються приватні стосунки між людьми. Від того, наскільки правильно складений та оформлений документ, організована робота з ним, багато в чому залежить від ведення діловодства.
1. Організація діловодства та його особливості
2. Значення діловодства
3. Нормативно-правова база діловодства
4. Правове регулювання процесів створення і функціонування документів
5. Процеси обсягу документообігу та його вимоги
6. 3 історії діловодства України
— вказівки вищих органів державної влади й управління;
— діяльність органів управління, передбачена нормативними актами, положеннями, статутами тощо;
— інші підстави, що викликають потребу в правовому регулюванні роботи апарату управління.
Усі документи, що входять до організаційно-розпорядчих, умовно можна поділити на п'ять груп:
1) організаційні — документи,
що закріплюють функції та
обов'язки протягом тривалого
часу (положення, статути,
2) розпорядчі — документи, за допомогою яких здійснюється розпорядча діяльність, оперативне керівництво на певному рівні (постанови, рішення, розпорядження, накази із загальних питань, вказівки, ухвали тощо);
3) довідково-інформаційні
— документи, що містять
4) документи з кадрових
питань — документи, що
5) особисті офіційні —
документи, за допомогою яких
одні особи висловлюють свої
пропозиції, скарги, передають повноваження
іншим щодо отримання
Усі управлінські документи
за назвою, формою і складом реквізитів
мають відповідати вимогам
3. Офіційно-діловий стиль - стиль ділових паперів. Підстилі офіційно-ділового стилю. Особливості офіційно-ділового стилю
Мова відіграє важливу роль у всіх сферах людського життя, у тому числі і в праводіловій. Саме за допомогою мови передається інформація про зміст правових відносин. За допомогою мови думка нормотворця виражається зовні, оформляється і стає придатною для зовнішнього вираження. Будь-який документ так чи інакше пов'язаний з усною або писемною мовою, і чим майстерніше володіє нею юрист, тим більші має професійні успіхи.
Добір мовних засобів залежить насамперед від сфери спілкування: одні мовні засоби використовуються в повсякденному спілкуванні, інші — в офіційній сфері, ще інші — в науковому, художньому чи церковному мовленні. Відповідно в мові виробилися й різні стилі зі своїми мовними засобами.
Як зазначено у Словнику-
Розрізняють такі основні стилі: розмовний, науковий, публіцистичний, офіційно-діловий та художній, кожен з яких має свої жанри та особливості.
Оскільки будь-яка інформація реалізується завдяки мові, то, відповідно, буде дібрано стиль мови, якою вона буде зафіксована, передана і сприйнята. Цей складний процес може бути здійснений за допомогою спеціальної термінології — основного компонента будь-якого функціонального стилю. Зокрема, стиль офіційно-ділового спілкування людей у різних сферах життєдіяльності: праводіловій, економічній, соціально-політичній, культурній тощо — склався під впливом необхідності викладати факти з точністю, стислістю, конкретністю, не допускаючи двозначностей.
Мові ділових паперів присутня стилістична суворість та об'єктивність викладу, в ній не повинно бути емоційності та суб'єктивної оцінки. Саме це наближає стиль ділових паперів до врівноваженого книжного, наукового стилю, проте знеособленість манери викладу є характерною ознакою мови документа.
Щоб добре володіти й уміло
користуватися стилістичними
Офіційно-діловий стиль — це функціональний різновид літературної мови, який обслуговує сферу офіційно-ділових стосунків переважно у писемній формі, служить для спілкування в державно-політичному, громадському та економічному житті, законодавстві, у сфері управління адміністративно-господарською діяльністю і дістає відображення у мові офіційних документів, якими регулюються ці відносини. Це один з найдавніших стилів, що властивий саме офіційним документам і діловим паперам, які й дали йому назву. Він поєднує дві функції:
— інформативну (повідомлення), що надає висловлюванню характер документа;
— волюнтативну (наказ), що спонукає до дії.
Сфера вживання ділового стилю зумовлює його жанрову розгалуженість. Жанр — це вид тексту, що характеризується певними структурними та мовними особливостями.
Основне призначення офіційно-ділового стилю — регулювати ділові стосунки в установах, організаціях, закладах тощо та обслуговувати громадські потреби людей у типових ситуаціях. Цей стиль дає настанови, інформує громадян і суспільство про будь-які явища, факти, події, розумову діяльність людини, — у цьому й полягає його комунікативна функція.
Офіційно-діловий стиль має такі підстилі, як: законодавчий, дипломатичний, юридичний та адміністративно-канцелярський, в яких різною мірою реалізуються три основні функції мовлення — повідомлення, спілкування, вплив.
Законодавчий підстиль має настановчо-інформативний чи власне директивний характер викладу. Він використовується в законотворчій сфері, регламентує та обслуговує офіційно-ділові стосунки між приватними особами, між державою і приватними та службовими особами, тобто він затверджує права громадян і політику держави. Це такі законодавчі акти як конституції, закони, укази, постанови тощо. Про настановчо-регулювальну функцію документів свідчать тлумачення цих різновидів законодавчих актів:
Конституція — основний закон держави, що визначає суспільний і державний лад, виборчу систему, принципи організації та діяльності державних органів, основні права й обов'язки громадян.
Закон — встановлені найвищим органом державної влади загальнообов'язкові правила, що мають юридичну силу.
Декрет — постанова уряду, що має юридичну силу.
Дипломатичний підстиль використовується у сфері міждержавних офіційно-ділових стосунків у галузі політики, економіки, культури, регламентує офіційно-ділові стосунки міжнародних організацій, структур, окремих громадян. Одні документи мають організаційно-регулюючий характер (договір, конвенція, ультиматум, угода), інші за змістом організаційно-впливові (декларація, заява, нота), ще інші — інформативно-описові (комюніке, меморандум), про що говорять самі назви документів, про це свідчить їх тлумачення в іншомовних словниках. Наприклад:
Договір — взаємне зобов'язання держав (наприклад, Варшавський договір про дружбу, співробітництво і взаємну допомогу, підписаний 14 травня 1955р. у Варшаві Радянським Союзом та країнами соціалістичної співдружності).
Ультиматум — дипломатична нота з категоричною вимогою однієї держави до іншої про виконання в певний термін тих чи інших дій або утримання від них, супроводжувана погрозою застосувати санкції.
Конвенція — угода між державами з якого-небудь спеціального питання (наприклад, наша держава підписала конвенцію про політичні права жінок).
Комюніке — офіційне повідомлення про хід або наслідки дипломатичних переговорів.
Меморандум — дипломатичний документ, у якому викладаються погляди урядів з будь-якого питання.
М.Г.Зубков у юриспруденції вирізняє юридичний підстиль (судочинство, дізнання, розслідування, арбітраж), який обслуговує і регламентує правові та конфліктні стосунки:
— між державою і підприємствами та організаціями усіх форм власності; — між підприємствами, організаціями, установами;
— між державою та приватними особами;
— між підприємствами, організаціями й установами всіх форм власності та приватними особами;
— між приватними особами. Реалізується в актах, позовних заявах, протоколах, постановах, запитах, повідомленнях тощо (див. словник термінів). Це матеріали кримінальних, адміністративних, цивільних справ, що порушуються з приводу тих чи інших дій.
Адміністративно-канцелярський підстиль використовується у професійно-виробничій сфері, правових взаєминах і діловодстві. Він обслуговує і регламентує службові стосунки між підприємствами, структурними підрозділами одного впорядкування, між приватною особою та організацією, установою, закладом і навпаки. Це різні види листів, заяви, договори, контракти, протоколи, накази, розпорядження, характеристики, доручення, розписки, акти, довідки, телеграми тощо.
Адміністративно-канцелярський підстиль значно відрізняється від законодавчого чи дипломатичного стилів, бо саме в канцелярсько-діловій мові виявляється безпосередній зв'язок мови з виробничою діяльністю людей.
В адміністративно-канцелярських
ділових паперах мають
Документи всіх підстилів офіційно-ділового стилю характеризуються сукупністю мовних засобів на всіх рівнях мови, їм властиві слова з прямим значенням, терміни і шаблони, професіоналізми, відсутнє емоційне забарвлення слів; складні та складноскорочені слова тощо.
Специфіка офіційно-ділового
листування полягає в тому, що незалежно
від того, хто є безпосереднім
укладачем документа й кому його
адресовано, офіційним автором та
адресатом документа майже
Як цілісна структура будь-який документ має опиратись на такі вимоги, як: стислість викладу офіційного матеріалу; точне визначення формулювань? однозначність термінів; послідовність використання технічних засобів правотворчості.
Офіційно-діловий стиль існує у двох формах: усній і писемній, які суттєво вирізняються між собою. Особливості писемної форми у порівнянні з усною такі:
— відсутність співрозмовника в момент висловлюваної думки, відсутність мовної ситуації;
— не завжди відома кількість співрозмовників, якісний склад аудиторії;
— писемна форма мовлення є вторинною щодо усної і спирається на усне мовлення як на своє джерело;
— наявність закріплення текстів за формами існування (не всі письмові тексти можуть озвучуватись (наприклад, паспорт, свідоцтво про народження тощо);
— монологічний характер письмових текстів, потенційно обмежена кількість копій;
— наявність системи графічних знаків, властивих тільки писемній формі;
— спілкування не пряме, а опосередковане, що в свою чергу зумовлює ретельну роботу над добором засобів, їх уточнення, поліпшення, а звідси й сувора регламентація засобів та структури тексту, традиційність і консерватизм у структуруванні, доборі засобів.
Офіційно-діловому стилю
притаманне використання слів тільки
в тих значеннях, які визначає
норма загальнолітературного
Офіційно-діловий стиль визначає наявність мовних зворотів, певну стандартизацію початків і закінчень текстів документів. Це так звані кліше — усталені словесні формули, закріплені за певною ситуацією і сприймаються як звичайний, обов'язковий компонент. Наявність стандартних висловів полегшує, скорочує процес укладання текстів, приводить до однотипності засобів в однакових ситуаціях.
Кліше—це мовні одиниці, яким властиві постійний склад компонентів, їх порядок та звичність звучання. Наприклад: повідомляємо, надсилаємо вам, встановити контроль, слідством встановлено, згідно з оригіналом, відповідно до, мати на увазі, взяти участь, надати перевагу, порядок денний, план заходів затвердити тощо.
Вирізняють такі види кліше:
а) прості, що складаються з двох слів: до наказу, до відома, вжити заходів, оголосити подяку, накласти стягнення, прошу вас, надсилаємо вам, клопочу щодо, не заперечую тощо;
б) ускладнені, що мають більше двох слів: мати на увазі, визнати за можливе, брати участь у заходах, довести до відома, вжити суворих заходів, накласти дисциплінарне стягнення, завірено у двох примірниках, доводжу до відома тощо;
в) складні, що мають у своїй структурі два простих кліше, які поєднані в один блок: відділ боротьби з незаконним обігом наркотиків, контроль за виконанням наказу залишаю за собою, складено і завірено у двох примірниках тощо. Отже, тексти офіційно-ділового стилю вимагають документації тверджень, точності формулювань, не припускають двозначності сприймання змісту.