Конспект лекция по "Делопроизводству"

Автор: Пользователь скрыл имя, 02 Ноября 2012 в 16:26, курс лекций

Описание работы

Конспект лекция по Нині підвищення рівня організації та ефективності управлінської роботи залежить від того, наскільки раціонально поставлене діловодство в установах, організаціях, закладах та інших органах, наскільки правильно та грамотно встановлюються офіційні, службові, ділові, партнерські контакти між державами, установами, організаціями, а також налагоджуються приватні стосунки між людьми. Від того, наскільки правильно складений та оформлений документ, організована робота з ним, багато в чому залежить від ведення діловодства.

Содержание

1. Організація діловодства та його особливості
2. Значення діловодства
3. Нормативно-правова база діловодства
4. Правове регулювання процесів створення і функціонування документів
5. Процеси обсягу документообігу та його вимоги
6. 3 історії діловодства України

Работа содержит 1 файл

лекции деловодство.docx

— 621.96 Кб (Скачать)

—  вказівки вищих органів державної влади й управління;

— діяльність органів управління, передбачена нормативними актами, положеннями, статутами тощо;

—  інші підстави, що викликають потребу в правовому регулюванні роботи апарату управління.

Усі документи, що входять  до організаційно-розпорядчих, умовно можна поділити на п'ять груп:

1) організаційні — документи,  що закріплюють функції та  обов'язки протягом тривалого  часу (положення, статути, інструкції, правила тощо);

2)  розпорядчі — документи, за допомогою яких здійснюється розпорядча діяльність, оперативне керівництво на певному рівні (постанови, рішення, розпорядження, накази із загальних питань, вказівки, ухвали тощо);

3) довідково-інформаційні  — документи, що містять інформацію  про фактичний стан справ у  структурі, служать підставою  для прийняття розпорядчих документів (довідки, протоколи, огляди, доповідні,  пояснювальні та службові записки,  службові листи, звіти, доповіді, акти, договори, плани робіт, телеграми,  оголошення тощо);

4) документи з кадрових  питань — документи, що містять  інформацію про особовий склад  установи, зафіксовану в заявах  про прийняття (звільнення, переведення) на роботу, наказах про особовий склад, автобіографіях, характеристиках, контрактах, анкетах тощо;

5) особисті офіційні —  документи, за допомогою яких  одні особи висловлюють свої  пропозиції, скарги, передають повноваження  іншим щодо отримання документів, грошей тощо, закріплюють свої  права перед державою, установою  чи особою. Це доручення, заповіти, заяви (позовні, про призначення допомоги, до житлово-комунальних органів, про відшкодування збитків від злочину), розписки тощо.

Усі управлінські документи  за назвою, формою і складом реквізитів мають відповідати вимогам чинних державних стандартів та інших нормативних  документів з питань діловодства. 

 

3. Офіційно-діловий  стиль - стиль ділових паперів.  Підстилі офіційно-ділового стилю. Особливості офіційно-ділового стилю 

 

Мова відіграє важливу  роль у всіх сферах людського життя, у тому числі і в праводіловій. Саме за допомогою мови передається інформація про зміст правових відносин. За допомогою мови думка нормотворця виражається зовні, оформляється і стає придатною для зовнішнього вираження. Будь-який документ так чи інакше пов'язаний з усною або писемною мовою, і чим майстерніше володіє нею юрист, тим більші має професійні успіхи.

Добір мовних засобів залежить насамперед від сфери спілкування: одні мовні засоби використовуються в повсякденному спілкуванні, інші — в офіційній сфері, ще інші —  в науковому, художньому чи церковному мовленні. Відповідно в мові виробилися й різні стилі зі своїми мовними  засобами.

Як зазначено у Словнику-довіднику  лінгвістичних термінів, стиль —  це особливість мови, що проявляється у доборі, сполученні та організації мовних засобів відповідно до мети і змісту спілкування.

Розрізняють такі основні  стилі: розмовний, науковий, публіцистичний, офіційно-діловий та художній, кожен  з яких має свої жанри та особливості.

Оскільки будь-яка інформація реалізується завдяки мові, то, відповідно, буде дібрано стиль мови, якою вона буде зафіксована, передана і сприйнята. Цей складний процес може бути здійснений за допомогою спеціальної термінології — основного компонента будь-якого функціонального стилю. Зокрема, стиль офіційно-ділового спілкування людей у різних сферах життєдіяльності: праводіловій, економічній, соціально-політичній, культурній тощо — склався під впливом необхідності викладати факти з точністю, стислістю, конкретністю, не допускаючи двозначностей.

Мові ділових паперів  присутня стилістична суворість  та об'єктивність викладу, в ній не повинно бути емоційності та суб'єктивної оцінки. Саме це наближає стиль ділових  паперів до врівноваженого книжного, наукового стилю, проте знеособленість манери викладу є характерною  ознакою мови документа.

Щоб добре володіти й уміло  користуватися стилістичними засобами мови, потрібно досконало знати в  усьому їхньому розмаїтті граматичну будову та словниковий склад мови.

Офіційно-діловий  стиль — це функціональний різновид літературної мови, який обслуговує сферу офіційно-ділових стосунків переважно у писемній формі, служить для спілкування в державно-політичному, громадському та економічному житті, законодавстві, у сфері управління адміністративно-господарською діяльністю і дістає відображення у мові офіційних документів, якими регулюються ці відносини. Це один з найдавніших стилів, що властивий саме офіційним документам і діловим паперам, які й дали йому назву. Він поєднує дві функції:

— інформативну (повідомлення), що надає висловлюванню характер документа;

— волюнтативну (наказ), що спонукає до дії.

Сфера вживання ділового стилю  зумовлює його жанрову розгалуженість. Жанр — це вид тексту, що характеризується певними структурними та мовними особливостями.

Основне призначення офіційно-ділового стилю — регулювати ділові стосунки в установах, організаціях, закладах тощо та обслуговувати громадські потреби людей у типових ситуаціях. Цей стиль дає настанови, інформує громадян і суспільство про будь-які явища, факти, події, розумову діяльність людини, — у цьому й полягає його комунікативна функція.

Офіційно-діловий стиль  має такі підстилі, як: законодавчий, дипломатичний, юридичний та адміністративно-канцелярський, в яких різною мірою реалізуються три основні функції мовлення — повідомлення, спілкування, вплив.

Законодавчий підстиль має настановчо-інформативний чи власне директивний характер викладу. Він використовується в законотворчій сфері, регламентує та обслуговує офіційно-ділові стосунки між приватними особами, між державою і приватними та службовими особами, тобто він затверджує права громадян і політику держави. Це такі законодавчі акти як конституції, закони, укази, постанови тощо. Про настановчо-регулювальну функцію документів свідчать тлумачення цих різновидів законодавчих актів:

Конституція — основний закон держави, що визначає суспільний і державний лад, виборчу систему, принципи організації та діяльності державних органів, основні права й обов'язки громадян.

Закон — встановлені найвищим органом державної влади загальнообов'язкові правила, що мають юридичну силу.

Декрет — постанова уряду, що має юридичну силу.

Дипломатичний підстиль використовується у сфері міждержавних офіційно-ділових стосунків у галузі політики, економіки, культури, регламентує офіційно-ділові стосунки міжнародних організацій, структур, окремих громадян. Одні документи мають організаційно-регулюючий характер (договір, конвенція, ультиматум, угода), інші за змістом організаційно-впливові (декларація, заява, нота), ще інші — інформативно-описові (комюніке, меморандум), про що говорять самі назви документів, про це свідчить їх тлумачення в іншомовних словниках. Наприклад:

Договір — взаємне зобов'язання держав (наприклад, Варшавський договір про дружбу, співробітництво і взаємну допомогу, підписаний 14 травня 1955р. у Варшаві Радянським Союзом та країнами соціалістичної співдружності).

Ультиматум — дипломатична нота з категоричною вимогою однієї держави до іншої про виконання в певний термін тих чи інших дій або утримання від них, супроводжувана погрозою застосувати санкції.

Конвенція — угода між державами з якого-небудь спеціального питання (наприклад, наша держава підписала конвенцію про політичні права жінок).

Комюніке — офіційне повідомлення про хід або наслідки дипломатичних переговорів.

Меморандум — дипломатичний документ, у якому викладаються погляди урядів з будь-якого питання.

М.Г.Зубков у юриспруденції  вирізняє юридичний підстиль (судочинство, дізнання, розслідування, арбітраж), який обслуговує і регламентує правові та конфліктні стосунки:

— між державою і підприємствами та організаціями усіх форм власності;  — між підприємствами, організаціями, установами;

— між державою та приватними особами;

— між підприємствами, організаціями  й установами всіх форм власності  та приватними особами;

— між приватними особами. Реалізується в актах, позовних заявах, протоколах, постановах, запитах, повідомленнях  тощо (див. словник термінів). Це матеріали кримінальних, адміністративних, цивільних справ, що порушуються з приводу тих чи інших дій.

Адміністративно-канцелярський  підстиль використовується у професійно-виробничій сфері, правових взаєминах і діловодстві. Він обслуговує і регламентує службові стосунки між підприємствами, структурними підрозділами одного впорядкування, між приватною особою та організацією, установою, закладом і навпаки. Це різні види листів, заяви, договори, контракти, протоколи, накази, розпорядження, характеристики, доручення, розписки, акти, довідки, телеграми тощо.

Адміністративно-канцелярський  підстиль значно відрізняється від законодавчого чи дипломатичного стилів, бо саме в канцелярсько-діловій мові виявляється безпосередній зв'язок мови з виробничою діяльністю людей.

В адміністративно-канцелярських  ділових паперах мають дотримуватися  стабільність і досконалість форми, що є виявом високої культури мовця.

Документи всіх підстилів офіційно-ділового стилю характеризуються сукупністю мовних засобів на всіх рівнях мови, їм властиві слова з прямим значенням, терміни і шаблони, професіоналізми, відсутнє емоційне забарвлення слів; складні та складноскорочені слова тощо.

Специфіка офіційно-ділового листування полягає в тому, що незалежно  від того, хто є безпосереднім  укладачем документа й кому його адресовано, офіційним автором та адресатом документа майже завжди є організація, установа.

Як цілісна структура  будь-який документ має опиратись  на такі вимоги, як: стислість викладу  офіційного матеріалу; точне визначення формулювань? однозначність термінів; послідовність використання технічних  засобів правотворчості.

Офіційно-діловий стиль  існує у двох формах: усній і  писемній, які суттєво вирізняються між собою. Особливості писемної форми у порівнянні з усною  такі:

—  відсутність співрозмовника в момент висловлюваної думки, відсутність мовної ситуації;

— не завжди відома кількість  співрозмовників, якісний склад  аудиторії;

— писемна форма мовлення є вторинною щодо усної і спирається на усне мовлення як на своє джерело;

— наявність закріплення  текстів за формами існування (не всі письмові тексти можуть озвучуватись (наприклад, паспорт, свідоцтво про  народження тощо);

— монологічний характер письмових  текстів, потенційно обмежена кількість  копій;

— наявність системи графічних  знаків, властивих тільки писемній формі;

— спілкування не пряме, а опосередковане, що в свою чергу  зумовлює ретельну роботу над добором  засобів, їх уточнення, поліпшення, а  звідси й сувора регламентація засобів  та структури тексту, традиційність  і консерватизм у структуруванні, доборі засобів.

Офіційно-діловому стилю  притаманне використання слів тільки в тих значеннях, які визначає норма загальнолітературного слововживання, а також значення, традиційні для  ділових документів, які не порушують  їх стилістичної єдності й відповідають загальній тенденції стандартизації ділової мови.

Офіційно-діловий стиль  визначає наявність мовних зворотів, певну стандартизацію початків і  закінчень текстів документів. Це так звані кліше — усталені словесні формули, закріплені за певною ситуацією і сприймаються як звичайний, обов'язковий компонент. Наявність стандартних висловів полегшує, скорочує процес укладання текстів, приводить до однотипності засобів в однакових ситуаціях.

Кліше—це мовні одиниці, яким властиві постійний склад компонентів, їх порядок та звичність звучання. Наприклад: повідомляємо, надсилаємо вам, встановити контроль, слідством встановлено, згідно з оригіналом, відповідно до, мати на увазі, взяти участь, надати перевагу, порядок денний, план заходів затвердити тощо.

Вирізняють такі види кліше:

а)  прості, що складаються з двох слів: до наказу, до відома, вжити заходів, оголосити подяку, накласти стягнення, прошу вас, надсилаємо вам, клопочу щодо, не заперечую тощо;

б) ускладнені, що мають більше двох слів: мати на увазі, визнати за можливе, брати участь у заходах, довести до відома, вжити суворих  заходів, накласти дисциплінарне стягнення, завірено у двох примірниках, доводжу  до відома тощо;

в) складні, що мають у  своїй структурі два простих  кліше, які поєднані в один блок: відділ боротьби з незаконним обігом наркотиків, контроль за виконанням наказу залишаю за собою, складено і завірено у двох примірниках тощо. Отже, тексти офіційно-ділового стилю вимагають  документації тверджень, точності формулювань, не припускають двозначності сприймання змісту.

Информация о работе Конспект лекция по "Делопроизводству"